Kõige tähtsam tegevus

Võta vähemalt paar-kolm korda päevas aeg maha, hinga kümme korda sügavalt sisse välja, vaata endale peeglist sügavalt silma ning küsi: „Kas asi, millega ma praegu tegelesin, on päriselt ka tähtis?“

Ilmselt keeruliste ja kiirete aegade tõttu näen oma seminaridel üha enamaid inimesi, kes ei pööra piisavalt tähelepanu sellele, millega nad oma tihedaid päevi täidavad.

Selle asemel, et kaaluda iga tegevuse vajalikkust ning tähtsust, võiks neid nimetada Eesti parimateks tuletõrjujateks, sest suurema osa nende päevadest võtab enda alla kiirete probleemide lahendamine, mis pikemas perspektiivis ei pruugi üldse olulised olla.

Selline käitumine seab löögi alla tuleviku seisukohast äärmiselt oluliste probleemidega tegelemisega edasilükkamise ühele ilusale päevale, kui meil on aega tähtsate asjade jaoks. Paraku ei tule seda päeva mitte kunagi, sest alati on tulekahjusid, mida kustutada.

Briti ajajuhtimisguru Mark Forster tuli mõne aasta eest välja revolutsioonilise seisukohaga, kuulutades: „Prioriteet on jama“. Tema lähenemise kohaselt on prioriteet kahendsüsteem – kas me tegeleme mingi asjaga või ei tegele. Kuigi alguses tundub Forsteri jutt naiivse lihtsustusena, on tema seisukohas iva olemas. Kuna aega ei jätku nii ehk naa kõige jaoks, mida peaksime tegema või tahame teha, siis peame esmajärjekorras üle vaatama oma fookuse, mis paneb paika, millega tegeleme ja millega mitte.

Vastasel juhul võime ühel hetkel avastada, et suurema osa aja tegeleme hõivetöö ehk busywork’iga. Selle moodustavad kõik ülesanded, mis hoiavad meid hõivatuna, kuid mis tegelikult ei panusta lõpptulemusse.

Paraku paistab hõivetöö sageli välja palju vajalikum kui tegelik töö ehk real work, sest tegelik töö nõuab enne tööleasumist kaalumist ja tegevuste mõtestamist, kuid tihti me ei raatsi seda pausi kiire elutempo tõttu võtta.

Kutsun sind üles paaril-kolmel korral päevas korra hingama sügavalt sisse ja välja ning vaatama kõrvalt, kui tähtis on see tegevus, millega just hetke eest olid hõivatud.

IT-maailma keskuses Silicon Valleys tavatsevad ettevõtted panna tegevuste prioriteeti paika nelja mõõdiku põhjal.

Esimene neist on eesmärk. Enne tegutsema asumist küsi endalt, kas kavandatav tegevus on tõhusaim tee eesmärgi poole või leidub eesmärgi saavutamiseks mõni veel efektiivsem viis.

Teisena juhivad Silicon Valley ärijuhid riske. Kui kavandatav tegevus hoiab ära või vähendab oluliselt riske, siis on tegemist olulise asjaga, mis aitab tulevikus jõuda eesmärgini lihtsamini.

Kolmandaks kaalu suhteid – kui tegevus aitab hoida ja parandada olemasolevaid või luua uusi suhteid, siis on see tegevus tähtis, sest koostöös on oluliselt lihtsam edasi liikuda kui üksinda.

Viimasena otsi eesootavast tegevusest uusi võimalusi. Kui kavandatav tegevus loob tuleviku tarbeks vastupandamatuid võimalusi, siis on arukas see tegevus helgema tuleviku nimel ette võtta, selmet oodata ilmaolude paranemist.

Kui oled leidnud, et tegevus väärib tõesti elluviimist, on aeg meenutada kaasaegse juhtimisteooria looja Peter Druckerikolme reeglit, millest ta kirjutas 43 aastat tagasi ilmunud, kuid siiani aegumatus raamatus „The Effective Executive“.

Esmalt visualiseeri kavandatava tegevuse tulemus. Mis selle tegevuse tulemusena juhtub? Kui ei juhtu suurt midagi või on muutus väheoluline, võib tegevuse kõrvale visata.

Järgmisena kaalu delegeerimise võimalusi. Kas keegi sinu meeskonnas tuleks selle tegevusega peaaegu sama hästi toime kui sina? Kas keegi sinu meeskonnast saab selle tööga kiiremini toime kui sina? Kui nii, siis delegeeri tegevus koos sellest lähtuva vastutusega. Sinu ülesanne on ju tegeleda eelkõige nende asjadega, mida suudad ellu viia vaid sina ise.

Kolmandaks mõtle, kuidas saaksid tegevuse võimalikult efektiivselt ellu viia.

Sellest plaanist lähtuvalt tee see asi teoks.

Hoolimata kiirest tempost on kasu ka asjade ülevaatusest. Kui elu läheb väga kiireks, siis pane kirja, millal täpselt ja kui kaua mingi asjaga tegelesid. Võid seda teha nii paberil kui ka mõne hea veebiteenuse, näiteks toggle.com abi kasutades. Kord nädalas võta pool tundi ning vaata üle, millele kulutad liiga vähe ja millele liiga palju aega. Ajamonitooringu järeldused aitavad edasist aega nutikamalt planeerida.

Ajajälgimise ja kavandamise töös on kasu nn Eisenhoweri maatriksist, mille abil saad jagada tegevused neljaks:
* kiired ja olulised,
* nö aega-küll ja olulised,
* kiired ja ebaolulised ning
* aega-küll ja ebaolulised tegevused.


Loo oma kalendris aeg, et pool tööajast tegeleda oluliste asjadega, mille tähtajad ei hinga praegu veel kuklasse. Sihipärane tegutsemine selles suunas aitab tulevikus tulekahjude arvu vähendada.
Sellest lähtuvalt planeeri igasse päeva aeg vähemalt ühe sellise tööga tegelemiseks.

Järgmises etapis vali välja kaks asja: üks oluline tegevus hommikupoolikusse ja teine pärastlõunasse. Tulemusi näed ilmselt juba lähinädalatel.

Lõpptulemusena on meie eesmärk maksimeerida Pareto printsiipi ning leida üles viiendik meie tegevusi, mis annavad neli viiendikku tulemustest ning keskenduda just sellele kriitiliselt tähtsale viiendikule.

Kui see õnnestub, liigume edasi palju kiiremini kui sihitult sinna-tänna näiliselt kriitiliste asjadega rabeledes.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine