Kogemuste võistlus: kuidas juhtida juhi aega?

Koolitasin hiljaaegu kahte rühma assistente, juhiabisid ja referente. Mõlemal koolitusel arutasime selle üle, kuidas aidata tippjuhil oma aega korraldada. Mõnel puhul on see lihtsam ja mõnel puhul keerulisem – sõltub sellest, milline on juht ja milline juhiabi roll.

Ühest küljest on juhiabi väravavaht, kes hoolitseb selle eest, et juhi kalendrisse ei trügiks sisse ebaolulised asjad. Juhi töö on keskenduda olulistele asjadele. Kui juhiabil on selge arusaam juhi prioriteetidest, on seda tööd lihtsam teha. Kui see nii ei ole, siis lepi juhiga arutelu aeg, et endale pilt selgeks saada. Ja kui juht ei taha vedu võtta, siis küsi temalt, kuidas lihtsustaks tema elu see, kui saad asjadest temaga sama moodi aru.

Teisest küljest on juhiabi tugimeeskonna alustala, kes valmistab ette materjale olulisteks kohtumisteks ning hoolitseb selle eest, et juhil oleks olemas kõik vajaminev edukaks tööks. Juhiabil on selles töös kümneid rolle, aga kuidas end jagada nende kõikide vahel?

Avastasime, et üheks abivahendiks on Mark Forsteri loodud Autofookus, millest kirjutasin oktoobris.

Juhile meeldib sageli rutiin (ma ei mõtle päevast päeva korduvate tegevusi, vaid pigem aja rütmi, milles ta on harjunud elama) – arvesta sellega, kuidas ta oma päevi on harjunud täitma. Harjumuspärased tegevused harjumuspärastel aegadel. Siin on abi ajasahtlitest, mis aitavad päeva korrastada: näiteks nõupidamisteks esmas-, kolma- ja neljapäevade pärastlõunad, pooleli asjade „sabade“ lõikamiseks reedete pärastlõunad ning mõttetööks hommikupoolikud, kui meel kõige virgem.

Proovi koos juhiga leida, milline võiks olla tema nädalane rutiin ning kuhu te proovite koos mingeid tegevusi planeerida.

Kas saaksid oma juhilt küsida edasisidet? Edasiside puhul uuri, mida saaksid juhi hinnangul oma töös paremini teha, et tema saaks oma tööd paremini teha. Leppige üks muudatus korraga kokku ning vii see ellu, küsides mõne nädala pärast tagasisidet. Arenguvestlused toimuvad ju liiga harva, sageli vaid kord-paar aastas.

Selliseid pisikesi ja lühikesi arenguvestlusi võiks ju pidada iga kuu, sest su töö on oluline juhi tööelu korraldamisel ning tema aja säästmisel. Tal tasub investeerida pool tundi kuus selleks, et saaksid teda paremini aidata.

Mida teha siis, kui mingi asi juhi juures sind häirib?

Aga kui küsiksid temalt nende asjade kohta, mitte ei annaks tagasisidet?

Erinevalt lihtsalt ütlemisest ei põhjusta siiralt uudishimulikud küsimused halvakspanu ega mõju kriitiliselt.

Meil kerkis nende koolituste käigus veel hulk küsimusi, millele me vastuseid pole siiani leidnud. Loodan siin Sinu abile.

Kuidas selgitada juhile, et juhiabi tööpäevad ei pruugiks vahel kesta poole ööni nagu juhil?

Kuidas selgitada juhile oma tegelikku koormust, kui ta „sajab“ sisse ebaolulise teemaga samal ajal, kui Sul on kiire ja oluline töö pooleli?

Kuidas hoida juhiga häid suhteid muutumata tema enamiku soovide täitmise masinaks?

Kuidas mitte lasta end puudutada vahel esinevast ülemäärasest kriitikast?

Mida teha siis, kui juht ei taipa Sind hea töö eest tunnustada?

Need ja paljud teisedki on küsimused, millele ootame vastuseid kommentaarides.

Palun jaga oma kogemusi ning too esile oma probleeme!

Auhinnana kõigi sisukate küsijate ja vastajate vahel loosime nädala pärast välja priipääsme minu ajajuhtimise avalikule koolitusele Sulle sobival ajal.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine