7 olulisemat ootamatust

„Ma ju tegutseksin küll ja teeksin suuri asju ära, aga need teised! Nad ju segavad mind!“ Olete kuulnud kedagi nii lausumas? Ehk vahel ütleks isegi sama moodi?

Iga kord enne koolitust saadan osalejatele veebiküsitluse, et koolituse sisu peenhäälestada ja uurida ainult neid asju, mis osalejatele huvi pakuvad ja mille järgi neil on vajadus. Ootamatuste ja katkestustega toimetulek on 99l juhul sajast kõige olulisem teema, millega toimetulekut arutame.

Mis või kes meid segab ning mida saame teha, et ootamatusi ja katkestusi või vähemalt nende mõju vähendada? Näitan, milliseid probleeme mu koolitustel osalejad näevad ja milliseid lahendusi neile pakuvad.

1. Kolleeg

Kui sul on kiire ja töökaaslane ligineb su lauale, et midagi küsida või lihtsalt lobiseda, siis palun tõuse püsti.
Inimesed räägivad samal silmade kõrgusel ning kui sina ei tõuseks, siis tema istuks ja sinna tema jääks.

Paar ettevõtet, millega oleme koos töötanud, on visanud pärast ajajuhtimise koolitust ühest nõupidamisteruumist toolid välja ning püstijalu peetavate koosolekute pikkus on imetabasel moel vähenenud täpselt kaks korda.

Seejärel palu segajal lühidalt, paari lausega selgitada, milles on asi. Nüüd saad otsustada, kas segamini oli seda väärt või mitte.
Kui tegemist on väga olulise asjaga, siis tee mõned märkmed poolelioleva töö kohta, et hiljem oleks lihtsam jätkata. Vastasel juhul lepi kolleegiga aruteluks uus aeg, palu saata e-kiri, et sa ei unustaks tema probleemi, või delegeeri probleemiga tegelemine kellelegi, kel hetkel aega ja oskust seda lahendada.

Töökaaslaste tekitatud katkestusi aitavad kõige paremini ennetada omavahelised kokkulepped.

Levinuimad kokkulepped, mida inimesed on koolitusel teinud:

• Ühine märk.
Näiteks kui toa uks on lahti, siis võib segada, kui kinni, siis mitte. Või on keelumärk laual, kui segada ei tohi. Või märgitakse end Skype’is või Live Messengeris busyks. Või on Outlooki kalendris kirjas, et tegeled olulise tööga.

• Vaikne tund.
See sai alguse ühest tootmisettevõttest, mis kehtestas oma hiiglaslikus avatud kontoris iga päev kell 14-15 vaikse tunni nagu lasteaias – selle jooksul ei tohtinud kedagi segada välja arvatud juhul, kui tootmine jääb seisma.

• Ühised kohvijoomised.
Mõned ettevõtted on kuulutanud välja hommikuse ja pärastlõunase ühise kohvipausi. Sel juhul inimesed koguvad teistega arutamist vajavaid teemasid, millega kannatab järgmise pausini oodata, et neid siis koos arutada.

2. Klient

Kõik oli kena seni, kuni saabus klient...
Mida teha ootamatult saabuva kliendiga?

Tavaliselt soovitavad koolitusel osalejad käituda temaga sama moodi nagu töökaaslasega: näita kliendile, millise olulise asjaga oled hõivatud, ning lepi suuremate teemade aruteluks eraldi kohtumine.
Kliendiga suheldes täida nii ruttu kui võimalik tema väikesed soovid, millega tegelemine võtab alla kahe minuti.

Loomulikult võta teiste tööde vahele ka need kliendi soovid, mis häirivad oluliselt tema tööd või elu – olgu neiks tõrked sinu teenuse töös või olulise veaga kaup.

Enne kui tormad probleemi lahendama, uuri kliendilt, miks on sellega nii kiire ning kui suur on probleemi mõju – vahel selgub, et tegelikult on selle lahendamiseks aega mõnest päevast mõne nädalani või polegi probleemi mõju nii suur nagu alguses tundus.

3. Telefon

Hulk lihtsaid võtteid, mida inimesed välja pakuvad:

• Kui pead keskenduma, pane telefon hääletuks ning helista hiljem tagasi.

• Suuna võimalusel sekretärile või oma asendajale.

• Kui oled telefoni juba vastu võtnud, räägi püsti seistes ning silmitse järgmist tegevust, et kõne oleks lühem.

• Ütle vestluse teisele osapoolele, et sul on kiire, ning palun tal selgitada probleemi lühidalt kahe lausega. Või palu tal saata sulle e-kiri.

4. E-kirjad

Taas mõned lihtsad nipid:

• Loe e-kirju teatud ajavahemiku järel, näiteks kord tunnis, mitte kogu aeg.

• Lisa kirja lõppu selgitus, kui tihti e-kirju loed. Minu kirjade lõpust leiad lause: „Selleks, et töötada efektiivsemalt ja olla Sulle kasulikum, vastan Su kirjale hiljemalt tööpäeva jooksul. Kui on kiire asi, palun helista.“

5. Mina ise
Vahel katkestame oma tööd ise – olgu selleks mõni peas tiirutav uitmõte või äsja pähe potsatanud ahvatlev idee. Pane idee kirja ning mõtle pärast poolelioleva tegevuse lõpetamist, mida sellega pihta hakata.

6. Keegi teine pidurdab

Vahel juhtub, et keegi pole saanud oma osa tööst valmis, sest on teiste asjadega hõivatud, lihtsalt laisk või tuhapilve vangis. Sel juhul on abi realistliku ajagraafiku koostamisest, et me ei petaks end ebareaalselt lühikeste tähtaegadega. Ja agressiivse ootamise asemel saame ju teha midagi muud, vahetame lihtsalt tööde asukohad ajas.

Kui keegi on krooniline venitaja, siis arvesta tööplaani kavandamisel suurema puhverajaga. Samuti näita inimesele, millised tagajärjed on tema laiskusel, ning uuri, mida saate koos ära teha, et edaspidi kiiremini ja lihtsamini toime tulla.

7. Tehniline tõrge

Olgu selleks meie seast lahkunud internetiühendus või streikiv arvuti. Mida nüüd teha?

Loomulikult, meil on ju hulk tegevusi, mis ei sõltu tõrkuvast tehnikast – esmalt anname veast teada ning siis teeme midagi muud, milleks pole hetkel tõbist tehnikat vaja.

Sellised on olulisemad õpetused, mis pärit mu koolitustel osalejate meelest, kogemusest ja suust.

Mis ja kes sind segab ning kuidas tuled nende segamiste ja ootamatustega toime?

Kuidas neid ennetad?

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Aasta suurejooneliseim sündmus Radisson Blu Sky Hotelis!

Jõulupidu, kui üks ettevõtte olulisemaid sündmusi, on oodatud nii töötajate kui ka koostööpartnerite poolt. Radisson Blu Sky Hotel pakub peohõngulist atmosfääri ning erakordset elamust, mida elevusega oodatakse ja soojusega meenutatakse. Meie eesmärgiks on täita teie soovid ja ergutada maitsemeeli hõrgutistega, milles traditsioonid kohtuvad mitmekesise tänapäevaga.

Viljandi Pärimusmuusika Ait

Viljandi Pärimusmuusika Ait on mõnus koht, kuhu tulla kontserdile, loengusse, seminarile, konverentsile, tähtpäevi pidama ning vaadet ja õhkkonda nautima. Asume Viljandi südames, Viljandi Lossimägedes ja 360-kraadine postkaardivaade on hinna sees.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara