9 reeglit e-kirja koostamiseks

Võib vist julgelt väita, et enamus tööalasest suhtlusest käib e-kirja teel. Teisel kohal on telefonisuhtlus ja kolmandal näost näkku suhtlus.

Kui kellelgi on selle väite ümberlükkamiseks uuringuandmeid, oleksin nendest väga huvitatud. Suhtluskanalite rohkus ja hoomamatu arv igapäevaseid vestlusi sunnib meid e-kirja etiketis ühte silma kinni pigistama, sest vaevalt keegi viitsib iga e-kirja reeglitele vastavalt vormistada. The Sunday Times tõi välja 9 olulisemat punkti, mida e-kirjade koostamisel ja saatmisel järgida. Heidame neile pilgu peale.

 1. Viisakused kirja alguses – viisakustest nõretavad e-kirjad sobivad vist ainult USA-sse. Piisab ametlikust nimelisest pöördumisest (tervitusest). Nime tasub alati mitu korda üle kontrollida, sest ühel nimel võib olla mitmeid variatsioone, mis suulises kõnes võivad olla raskesti eristatavad – Andres ja Andrus jne.

2. Loo side – kui teisel pool e-kirja kanalit on inimene, kellega sa pole varem suhelnud, võta veidi aega ning koosta viisakas kiri, mis jätab nii sinust kui sinu ettevõttest hea mulje. Pööra tähelepanu kirja algusele (pöördumisele) ja kindlasti lõpule. Mida viisakam on kiri, seda reaalsem on luua usalduslik side.

3. Haara telefonitoru – vältimaks e-kirja koguse liikumist „liiga paljult“ „meeletule“ soovitatakse enne kirja kirjutamist mõelda, kas targem poleks see asi telefoni teel korda ajada. Tänapäeval tundub telefon parim lahendus: a) asjad saab kiiremini aetud; b) postkast hingab infomüra vähenedes kergendatult.

4.  Replay all – enne „send“ vajutamist vaata hoolega, kellele kirja saadad. See aitab sul vältida piinlikke olukordi (eriti ohtlik firmasiseste e-kirja listide puhul). Teiseks on murettekitav „replay all“ nupu meelega vältimine. Näiteks saadad kirja suurele ringile, hoides koopiareal asjasse puutuvaid inimesi, kuid asjaosaline saadab vastuse alati ainult sinule, kuigi vastus puudutab kõiki osapooli. Sina pead siis kirja omakorda suurele ringile edasi saatma. Jälle üks veider komme, millega paljud on kindlasti kokku puutunud. 

5. Suured algustähed – ÄRA KASUTA LÄBIVALT SUURI TÄHTI! Suuri algustähti võid kasutada instant messenger suhtluskanalites koos lugematul hulgal emotsioone väljendavate ikoonidega. Ametlikus kirjasuhtluses pole emotikonidel kohta, välja arvatud töötajate omavahelised kirjavahetused või väga head tuttavad teisest firmast.

6. Jää ametlikuks – kui saadad kirju oma tööandja e-posti aadressilt, säilita ametlikku kirjastiili. Väldi emotikone, mida viimasel ajal kohtab ametlikus suhtluses üha rohkem. Ära ürita olla vaimukas, sest sinu naljadest ei pruugi teine pool aru saada. Kui teil on firmas kommunikatsioonijuht, uuri temalt, millist vastamisstiili firmas kasutatakse. Tihti määratakse ühtse kommunikatsiooniga firmades ära ka kirja pöördumine, lõpp ja ettevõtte allkiri. Kui seda pole paika pandud, kasuta oma vaistu.

7.  Lühike on parem – pikk kiri on tüütu ja keegi ei viitsi seda lugeda. Proovi kirja pandud teksti alati 50% ulatuses vähendada. See eeldab toimetamist, kuid aja jooksul on sul lühikeste e-kirjade kirjutamine täiesti käpas. Kui ei suuda, siis kutsu kokku koosolek, sest ilmselgelt on tegemist mahuka teemaga.

8. Jäta vastamiseks aega - arvesta sellega, et kõik pole tehnofriigid, kes saavad e-kirju 24 tundi päevas ja 7 päeva nädalas oma laua- ja sülearvutisse, telefoni või Ipad'i. Paljude jaoks on e-kirjad samal pulgal tavapostiga – hommikul saad kirjad kätte ja heal juhul kirjutad samal päeval vastuse, mis jõuab adressaadini ülejärgmisel päeval. Anna vastamiseks aega. Ära helista kolm minutit pärast kirja saatmist ega uuri, kas kiri jõudis kohale ja kas viimane kavatseb sellele vastata. Kui tahad kiireid vastuseid, siis muidugi helista!

9. Kommunikeeri, ära õpeta – kui tunned, et pead end e-kirja vahendusel välja elama ning kirjutama 10 000 tähemärgi pikkuse õpetliku kirja, võta parem telefonitoru või kohtu temaga ja räägi asi selgeks.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, PR-blogi Vare & Jaakkola

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine