9 reeglit e-kirja koostamiseks

Võib vist julgelt väita, et enamus tööalasest suhtlusest käib e-kirja teel. Teisel kohal on telefonisuhtlus ja kolmandal näost näkku suhtlus.

Kui kellelgi on selle väite ümberlükkamiseks uuringuandmeid, oleksin nendest väga huvitatud. Suhtluskanalite rohkus ja hoomamatu arv igapäevaseid vestlusi sunnib meid e-kirja etiketis ühte silma kinni pigistama, sest vaevalt keegi viitsib iga e-kirja reeglitele vastavalt vormistada. The Sunday Times tõi välja 9 olulisemat punkti, mida e-kirjade koostamisel ja saatmisel järgida. Heidame neile pilgu peale.

 1. Viisakused kirja alguses – viisakustest nõretavad e-kirjad sobivad vist ainult USA-sse. Piisab ametlikust nimelisest pöördumisest (tervitusest). Nime tasub alati mitu korda üle kontrollida, sest ühel nimel võib olla mitmeid variatsioone, mis suulises kõnes võivad olla raskesti eristatavad – Andres ja Andrus jne.

2. Loo side – kui teisel pool e-kirja kanalit on inimene, kellega sa pole varem suhelnud, võta veidi aega ning koosta viisakas kiri, mis jätab nii sinust kui sinu ettevõttest hea mulje. Pööra tähelepanu kirja algusele (pöördumisele) ja kindlasti lõpule. Mida viisakam on kiri, seda reaalsem on luua usalduslik side.

3. Haara telefonitoru – vältimaks e-kirja koguse liikumist „liiga paljult“ „meeletule“ soovitatakse enne kirja kirjutamist mõelda, kas targem poleks see asi telefoni teel korda ajada. Tänapäeval tundub telefon parim lahendus: a) asjad saab kiiremini aetud; b) postkast hingab infomüra vähenedes kergendatult.

4.  Replay all – enne „send“ vajutamist vaata hoolega, kellele kirja saadad. See aitab sul vältida piinlikke olukordi (eriti ohtlik firmasiseste e-kirja listide puhul). Teiseks on murettekitav „replay all“ nupu meelega vältimine. Näiteks saadad kirja suurele ringile, hoides koopiareal asjasse puutuvaid inimesi, kuid asjaosaline saadab vastuse alati ainult sinule, kuigi vastus puudutab kõiki osapooli. Sina pead siis kirja omakorda suurele ringile edasi saatma. Jälle üks veider komme, millega paljud on kindlasti kokku puutunud. 

5. Suured algustähed – ÄRA KASUTA LÄBIVALT SUURI TÄHTI! Suuri algustähti võid kasutada instant messenger suhtluskanalites koos lugematul hulgal emotsioone väljendavate ikoonidega. Ametlikus kirjasuhtluses pole emotikonidel kohta, välja arvatud töötajate omavahelised kirjavahetused või väga head tuttavad teisest firmast.

6. Jää ametlikuks – kui saadad kirju oma tööandja e-posti aadressilt, säilita ametlikku kirjastiili. Väldi emotikone, mida viimasel ajal kohtab ametlikus suhtluses üha rohkem. Ära ürita olla vaimukas, sest sinu naljadest ei pruugi teine pool aru saada. Kui teil on firmas kommunikatsioonijuht, uuri temalt, millist vastamisstiili firmas kasutatakse. Tihti määratakse ühtse kommunikatsiooniga firmades ära ka kirja pöördumine, lõpp ja ettevõtte allkiri. Kui seda pole paika pandud, kasuta oma vaistu.

7.  Lühike on parem – pikk kiri on tüütu ja keegi ei viitsi seda lugeda. Proovi kirja pandud teksti alati 50% ulatuses vähendada. See eeldab toimetamist, kuid aja jooksul on sul lühikeste e-kirjade kirjutamine täiesti käpas. Kui ei suuda, siis kutsu kokku koosolek, sest ilmselgelt on tegemist mahuka teemaga.

8. Jäta vastamiseks aega - arvesta sellega, et kõik pole tehnofriigid, kes saavad e-kirju 24 tundi päevas ja 7 päeva nädalas oma laua- ja sülearvutisse, telefoni või Ipad'i. Paljude jaoks on e-kirjad samal pulgal tavapostiga – hommikul saad kirjad kätte ja heal juhul kirjutad samal päeval vastuse, mis jõuab adressaadini ülejärgmisel päeval. Anna vastamiseks aega. Ära helista kolm minutit pärast kirja saatmist ega uuri, kas kiri jõudis kohale ja kas viimane kavatseb sellele vastata. Kui tahad kiireid vastuseid, siis muidugi helista!

9. Kommunikeeri, ära õpeta – kui tunned, et pead end e-kirja vahendusel välja elama ning kirjutama 10 000 tähemärgi pikkuse õpetliku kirja, võta parem telefonitoru või kohtu temaga ja räägi asi selgeks.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, PR-blogi Vare & Jaakkola

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara