Mõttetu koosoleku surm

Patrick Lencioni väidab oma koosolekuteteemalises äriromaanis “Death by Meeting“, et me ei käi mitte liiga palju, vaid liiga vähe koosolekutel. Aga me veedame neil koosolekutel liiga palju aega. Lencioni soovitab jagada koosolekud formaaditi.

Igapäevane kiire ülevaade
Igal hommikul kindlal ajal soovitab ta korraldada kiire, viieminutilise püstijalu koosoleku, millel iga osaleja ütleb paari lausega, millised olid tema eilsed saavutused, annab teada tekinud takistustest (kui neid on) ning eesootava päeva tegevuskavast. Sellise koosoleku tulemusena teab kogu tiim, millega keegi tegeleb, ning takistuste ilmnemisel saab nende kõrvaldamisega kiirelt tegelema asuda.

Iganädalane taktikakoosolek

Korra nädalas soovitab ta korraldada taktikaliselt olulistele teemadele keskenduva koosoleku. Suuremas osas tiimidest toimub ju selline arutelu, millel osalejad annavad ülevaate oma tegevusest ja lahendavad arutamist nõudvaid probleeme, igal nädalal või üle nädala. Erinevalt tavapärasest lähenemisest ei soovita Lencioni seda koosolekut põhjalikult ette valmistada.

Kuigi taktikanõupidamisel puudub päevakord, on sel olemas struktuur. Esmalt leiab aset nn välguvoor, mille käigus iga osaleja raporteerib lause-paariga eelmise nädala olulisematest saavutustest, annab teada arutamist vajavatest teemadest (need paneme kirja näiteks tahvlile) ning uue nädala tegemistest.

Kui aruteluteemade kandidaadid on tahvlil, otsustavad osalejad koos, millised on 3-7 teemat, mida ühiselt on vaja arutada – võib-olla mõne teema arutamiseks pole kõiki kohalviibijaid vaja ning selleks saab korraldada eraldi, selge fookusega kiire koosoleku.

Pärast iga punkti arutelu vormistavad osalejad tulemuse memosse, milles on kirjas kes mida ja mis ajaks teeb pärast koosolekut. Kui päevakorda trügib mõni strateegiliselt oluline suuremahuline teema, siis selle panevad osalejad strateegiakoosolekul arutatavate teemade kandidaatide loetelusse. Ainult erandjuhtumil, kui strateegilise teema arutamiseks pole otstarbekas oodata korralise koosolekuni, toimub strateegilise teema arutelu erakorralisel strateegiakoosolekul. Aga see on pigem erand kui reegel.

Strateegiakoosolek kord kuus

Korra kuus soovitab Lencioni korraldada strateegiliste teemade arutelu. See kestab üldjuhul 2-4 tundi, mille jooksul jõuab arutada teemat või äärmisel juhul paari. Sellele koosolekule eelneb põhjalik eeltöö, et arutelu oleks tulemuslik ning kõik seisukohad saaksid väljendatud. Eesmärgiks on ju võimalikult hästi läbi kaalutud otsus.

Suur pilt kord kvartalis

Korra kvartalis on mõistlik võtta terve päev või poolteist, et väljaspool kontorit minna mõne väga olulise teemaga süvitsi ning lahata seda väikseimate üksikasjadeni. Nii nagu strateegiakoosolek nõuab ka see põhjalikku ettevalmistust ning kavandamist, et arutelust tõuseks maksimaalne kasu.

Meilikoosolek ja infotahvel

Alati tasub kaaluda enne koosoleku korraldamist, kas seda on tegelikult ka vaja või piisab info edastamisest e-kirjas, intranetis või infotahvlil. Kui infot saab seda moonutamata edastada kirjalikult, arutelu järgi vajadus puudub ning tõenäoliselt info saajad ei soovi küsimusi esitada, tasub võib-olla kirjutada hoopis lühike e-kiri info vajajatele või riputada see seinale või sisevõrku infotahvlile.

Kui koosolekud süstematiseerida sellisel moel formaatide kaupa, siis tulemuseks on kiirem infovahetus, aja kokkuhoid ning efektiivsuse tõus. Proovi järgi, siis koged.

 

 

 

 

 

 

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine