Parim ajajuhtimise nõuanne

Koolitaja Raimo Ülavere
Koolitaja Raimo Ülavere

Koolitaja Raimo Ülavere jagab oma parimat ajajuhtimise nõuannet.

See kipub omamoodi juhtme kokku ajavat – selleks, et saada tulemuslikumalt oma asjadega loetud tundide jooksul hakkama, peaks näpistama sellest niigi läbi sõela pudeneva liivana kaduvast ajast veel veidi, et teha midagi, millel puudub esmapilgul igasugune side tulemuslikkuse ja parema ajakasutusega. No räägi-räägi, see on jälle mingi tore koolitajate (ja spordiklubide :-) ?!) mõttetu jutt, millel päris töömaailmaga pole mingit seost. Võib-olla. Ja võib-olla ka mitte.

Aja juhtimisega tegelemine on sageli tegelemine tagajärgedega. Aja juhtimise probleemide ja probleemidega kaasneva stressiga toime tulemiseks on välja mõeldud nipid-trikid meilide ja segajatega hakkama saamiseks, tonnide viisi erinevaid “to-do” listide ja plaanide tegemise viise, vahvaid prioriteetide seadmise mudeleid. Eesmärk on justkui luua eeldusi tippsoorituse tegemiseks, kõrvaldades takistusi. Ent tegelikult suudavad need sügavamaid probleeme pikaajaliselt kõrvalda üsna harva. Miks? Sest parimal juhul suudavad nipid-trikid taastada normaalolukorra, kus suudame enam-vähem mõistlikult toimida. Ent see seisund on veel väga kaugel sellest, et saaksime oluliselt täielikumalt oma potentsiaali rakendada. Ehk sportlaste keeles – et saaksime teha absoluutse tippsoorituse.

Ja mis siis aitab? Lühike vastus oleks – tegeleda tuleb põhjustega, mitte tagajärgedega. Selle veidi klisheelikult kõlava väite (mis loodetavasti ei vähenda väite väärtust) sisuga täitmine on aga juba keerulisem. Allpool üks võimalik metoodika, mõtteviis, mida vähemasti mina enda ja oma coachitavate juhtide peal olen proovinud. Sagedamini kui mitte ka edukalt.

Laias laastus jagunevad “ajahäda” põhjustega tegelemised kaheks. Esiteks, keskkonnaga seotud asjad. See tähendab, et kui organisatsiooni kultuuri osa on meiliuputus – kõik saadavad kõigile palju meile – siis pikaajaliselt ei aita see, kui üks inimene õpib ära meilide käsitlemise tehnika (nt nii, et kui vastamine võtab vähem aega kui 2minutit, siis vasta. Muul juhul tõsta kindlasse kataloogi ja tegele nende meilidega kindlal ajal.) Aitab aga näiteks see, kui vähendada järsult tippjuhtkonna meilide saatmist (eksperimentidega tõestatud fakt). Või siis kui organisatsiooni kultuuri osa on suurel hulgal lõputute koosolekute pidamine, ei aita see kui 1-2 inimest otsustavad oma koosolekute rutiine muuta. Seega, lahenduse osaks peaks olema kokkulepped, muutused kultuuris, mitte aga üksiktasemel “paremaks ajajuhtijaks” hakkamine.

Ja teiseks. Üksikisiku tasemel põhjustega tegelemine. Aastal 2001 avaldasid Jim Loehr ja Tony Schwartz Harvard Business Review's artikli, mis sai koheselt hitiks ja mis tundub mulle olevat üks parimaid enda arengu juhtimise metoodikaid. Sealhulgas on see ka väga hea ajajuhtimise “nipp”, mida olen ise kasutanud ja aidanud kasutada ka coachitavatel juhtidel. Niisiis.

Loehr ja Schwartz väidavad, et tippsportlastel ja juhtidel-tipptegijatel on väga palju sarnasusi. Meeste metoodika alused pärinevadki aastatepikkuselt töölt tippsportlastega, nüüd nimetavad nad ka juhte firmasportlasteks (corporate athlete). Nende sõnum on lihtne: iga juhi, iga inimese siht peaks olema tippsoorituse tegemine, oma täispotentsiaali ära kasutamine. Nad väidavad ka, et stress ei ole probleem, vähemalt suurel osal juhtudest mitte. Stress on hea stimulaator, see innustab meid tegutsema, andma endast parimat. Probleem on aga see, kui stress on pidev. Probleem on see, kui me peame vahetpidamata tegema tippsooritust, pidevalt olema piltlikult öeldes tippvormis, pidevalt “tulistama”.

Loehr ja Schwartz tegid uuringuid sportlaste pealt, mis eristab tipptegijaid mitte-nii-tipp-tegijatest. Ja üks olulisemaid erinevusi oli võime lõdvestuda. Näiteks suutsid tipptennisistid kahe mängupunkti vahel lõdvestusrituaalidega langetada oma pulssi 15-20% võrra. Seevastu mitte-nii-tippude pulss jäi jätkuvalt kõrgeks…Analoogia igapäevase tööeluga – tipptegija suudab teha pause, lõdvestuda, et siis jälle teha tippsooritus. Keskpärane tegija aga rassib pausideta hommikust õhtuni ja tehtud saab…noh midagi ikka saab, ent tippsooritusest on asi kaugel. Seega sooritus-lõdvestus-sooritus rütm. Ent kuidas siis konkreetselt?

Kuidas saada paremaks, tulemuslikumaks töötajaks-juhiks? Ja selhulgas ka paremaks enda ajas juhtijaks? Loehr ja Schwartz ei pane liiga palju auru konkreetsetele oskustele – esinemisoskused, kuidas anda tagasisidet, aja juhtimine vms. Nende metoodika on tagada, et juht oleks sooritust ehk tööd tehes tippvormis. Kui inimene on tippvormis, saab ta kõigega hakkama! Seega, allpool konkreetne metoodika ehk tippsoorituse püramiid ehk see, kuidas endale tipptegija vormi tekitada.

Püramiidi ehk tippsoorituse võimekuse kasvu peavad olema kaasatud nii füüsiline keha, emotsioonid, meel ja mõistus ning ka vaim. Kui üks neist osadest on puudulik, ei suuda ka inimene tippsooritust teha, väidavad Loehr ja Schwartz. Ja lisavad, et iga eelmine tase soodustab järgnevale tasemele jõudmist.

Füüsiline võimekus

Tippsoorituse alus on füüsiline võimekus. Kõikidel, mitte ainult sportlastel. Terves kehas terve vaim ja need muud ütlemised. Ent tõepoolest, pikajaliselt on üsna keeruline olla edukas (oma potentsiaali täieliku rakendamise mõttes), kui suitsetad, oled ülekaaluline ning ei jõua trepil hingeldamata teisele korruselegi. Täpsemalt, võib olla küll mõnda aega edukas, ent see on millegi arvelt – kas siis enda või kellegi teise tervise arvelt.

Viletsa füüsilise vormiga on ka keeruline olla edukas pidevalt, hommikust õhtuni. Olen küllalt kohanud inimesi, kes ütlevad, et “õhtuks on juhe koos”. Lisaks vaimule on siis ka keha väsinud…Ja olen kohanud inimesi (ja viimasel ajal üha rohkem), kes käivad keset päeva trennis ja tunnevad ennast ka õhtul veel suurepäraselt.

On tehtud lugematul hulgal eksperimente ja uuringuid, mis räägivad üsna selget keelt: regulaarse trenni tegemine parandab oluliselt heaolu tunnet, inimese võimekust hakkama saada enamate probleemide ja teemadega, tulla toime negatiivsete emotsioonidega jne. Kusjuures trenn ei pea siinkohal tähendama maratoonariks või ekstreemratturiks hakkamist. Igaühele tema võimete ja võimaluste järgi, ka tunnine jalutuskäik võib olla täitsa piisav. Oluline on regulaarsus ja füüsiline liikumine.

Küsimus paremaks aja juhtijaks tahtjale: Kui regulaarselt sa enda füüsisega tegeled ja kas seda peaks muutma? Kui jah, siis kuidas?

Emotsionaalne võimekus

Emotsionaalne võimekus tähendab olla teadlik oma positiivsete ja negatiivsete emotsioonide allikatest. Positiivsed on loomulikult need olukorrad, sündmused, inimesed, mõtted, kes tekitavad meis motivatsiooni, isu teha tipptulemust. Olles neist teadlik, saame neid ka teadlikult esile kutsuda – näiteks midagi, mida me endale mõttes ütleme, kui on vaja ennast supertulemuse lainele viia.

Ja teistpidi, mõistagi on negatiivsed emotsioonid need, mis kisuvad meie tulemuslikkust alla. Viha, frustratsioon, solvumine, hirm, kannatamatus – need kõik (ja palju asju veel) on midagi, mis mõjutavad meie “tootlikkust” selgelt negatiivses suunas. Ent ka neid saab “programmeerida”. Näiteks negatiivseid sündmuseid väiksemaks mõeldes. Või siis mingis olukorras konkreetse tegevuste jada rakendades. Näiteks liigse äkilisuse korral kasutades näiteks viie sammulist plaani: 1) Tundes negatiivsete emotsioonide tulva – kiirenenud pulss, rinnus pigistab vms – sulgeda silmad ja keskenduda mõnele südavale sisse-välja hingamisele 2) Lõdvestada näolihased 3) Tasandada häält ja aeglustada rääkimise tempot 4) Proovida mõelda, mida mõtleb teine inimene ja 5) Inimesele vastates üritada raamistada vastust positiivse kontekstiga.

Küsimus paremaks aja juhtijaks tahtjale: Mis on need rituaalid (tegevused, mõtted jne), mis aitavad sind paremale sooritusele ja mida võiksid rohkem teha? Mis on need destruktiivsed käitumised ja mõtted, mis kisuvad sinu tulemuslikkust alla ja kuidas neid vähendada?

Mentaalne võimekus

See on koht, mis on kõige enam ja otsesemalt seotud n.ö klassikalise aja juhtimisega. Loehr ja Schwartz räägivad siinkohal oskusest keskenduda, oskusest ennast ajas juhtida, oskusest kriitiliselt ja samas positiivselt mõelda. Nende vahendid on üsna lihtsad. Ja samas tõhusad. Näiteks väidavad nad (tuginedes uuringutele), et inimese veresuhkru tase langeb iga 90-120 minuti järel. Mis tähendab, et umbes sellise ajavahemiku suudab inimene keskendunult ja pühendunult järjest töötada. Ning siis vajab ta pausi – veresuhkru ja töövõime taastamiseks. Kasvõi 10-15 minutit selja sirutust, jalutamist, võib-olla mõne puuvilja nosimist aitab hästi.

Lisaks aitab mediteerimine. Kui su ettekujutusse hüppas nüüd buddha munk, kes rätsepistes lakkamatult “om mani padme hum” ümiseb, siis tegelikkuses ei pea see üldse nii keerukas olema. Piisab mõnest minutist vaikuses olemisest, keskendumisest välja hingamisele…jõudes kümneni, alusta uuesti algusest. Vähendab stressi ja tõstab keskendumisvõimet hüppeliselt. Ja päris hea mentaalse tugevuse trenn on ka visualiseerimine. Ehk kui sind ootab ees tõsine väljakutse, siis kolmandik võitu on juba võiduni viiva tee ette kujutamine, väidavad sportlased. Selleks peab lihtsalt tekitama endale aega ja ruumi.

Küsimus paremaks aja juhtijaks tahtjale: Kui sagedasti ja millal sa töös teadlikult pause teed, kui regulaarsed need on?

Vaimne võimekus

Sõnal “vaimne” all pole siin kontekstis esoteerilist või religoosset tagapõhja, ka ei puutu siia kuidagi intelligentsus. Vaimne võimekus tähendab siin võimet ja oskust siduda oma tegevus sügavamate väärtuste, uskumustega. Lihtsamalt – tähendusega. Kas sellel, mida ma teen või kavatsen teha, on minu jaoks oluline tähendus? Kui tegevusel on tähendus, siis tekib inimeses ka energia, mis aitab kaasa tippsooritusele. Kuidas seda tähendust leida ja luua?

Vaimse võimekuse tõstmine vajab aega ja ruumi. Seda ei saa luua rööpräheldes ning pidevalt hambad ristis eesmärkide poole kihutades. See võib vajada hoopis pause, reflektsiooni, päeviku pidamist, palvetamist, vaikusehetke. Kasvõi mõttepausi autoga koju sõites. Või päeva lõppedes mõtlemist (või ka üles kirjutamist): Mille eest ma täna tänulik olen, mida ma õppisin?

Küsimus paremaks aja juhtijaks tahtjale: Kui sagedasti sa mõtled sellele, mida sa teed ja miks sa seda teed – miks sa tööl käid, miks sa teed just seda, mida sa teed?

Seega, pikk jutt lühemalt kokku võetuna ehk tagasi algusesse: mine trenni :-)

 

Osale arutelus

  • Raimo Ülavere

    Raimo Ülavere
    coach ja koolitaja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara