Efektiivse ajajuhtimise 7 nippi

Hanna Jõgi (personalijuhtimise konsultant)
Hanna Jõgi (personalijuhtimise konsultant)

Efektiivne ajajuhtimine on kiiretel perioodidel eriti oluline. Personalijuhtimise konsultant Hanna Jõgi pani kirja enda jaoks olulisemad ja toimivad põhimõtted, mis aitavad igapäevaselt tööl aega kokku hoida ning vähendavad stressi tegemata jäänud asjade pärast.

1. Pane asjad tähtsuse järjekorda
Kui koormus üle pea kasvas vajasin efektiivset ja kiiret lahendust oma ülesannete prioriteetide määramiseks. Üks kõige olulisemaid õppetunde, mida olen saanud, on et tegemist vajavad asjad on erineva tähtsusega ning need on erinevalt ajakriitilised. Enne selle tehnika rakendamist, kippusid mitmed vajalikud asjad tegemata jääma, samal ajal kui tühi-tähi oli kenasti korras.

2. Keskendu ühele asjale korraga
Mul on olnud pikka aega harjumus reageerida igale uuele kirjale, katkestades tegevuse, mis parasjagu pooleli (eriti kergelt tuleb see siis, kui pooleliolev asi ei ole väga huvitav või veidi vastumeelne). Nii pikeneb aeg, mis ülesannete ärategemiseks tegelikult kulub.

Lõpeta rööprähklemine (multitasking) – see ei ole efektiivne ajajuhtimine. Vaid umbes 2% inimestest suurendavad efektiivsust läbi selle, et teevad mitut asja korraga. Keskmiselt suureneb multitaskides hoopis ärategemisele kuluv aeg ligikaudu 40% .

3. Lähtu 80:20 põhimõttest
Teatavasti kehtib põhimõte, et 80% tulemustest tekib läbi 20% sisendite ehk kui suudad välja mõelda, mis on see viiendik tegevustest, mis annavad kõige enam mõju lõpptulemusele, siis juba tead, millele tasub keskenduda. On tegevusi, mis võtavad küll palju aega, kuid nende mõju on lõpptulemusele pehmelt öeldes tagasihoidlik.

Oluline on siinkohal teada oma suuremaid ja kaugemaid eesmärke. Pidevalt tuld kustutades on väga raske hinnata, mis on oluline, mis mitte. Nii et kui vaja, alusta eesmrärkide seadmisest oma töö kohta ja võta seda kui ühte ülesannet, mis kindlasti kuulub selle 20% sisendite hulka.

“Kunagi ei ole piisavalt aega, et teha kõike, aga alati on piisavalt aega, et teha kõige tähtsamat!"

4. Planeeri oma aega ja sea realistlikke tähtaegu
Üks kõige efektiivsemaid aja planeerimise võtteid on aja planeerimine :) Niisiis päevakava, mis on jaotatud erinevateks tegevusteks, millele on arvestatud loogiline aeg, toimib kõige tõhusamalt. Alguses võib see olla keeruline, sest on raske hinnata, kui palju tegelikult ühe või teise asja tegemiseks kulub, kuid teatud aja möödudes muutud osavamaks ning oh üllatust varsti hakkab aega veidi isegi üle jääma ;)

Planeeri ka planeerimatut ehk planeeri aega selleks, et mõned asjad võtavad arvatust kauem aega. Üsna ebameeldiv on see, kui ei jõua oma asju õigeks ajaks valmis ning uus teema sõidab sisse. Parem planeeri veidi rohkem millegi tegemiseks ning kasuta ülejäävat aega näiteks pisikeseks puhkuseks või soovi korral premeeri end enne uue tegevuse algust näiteks Facebooki külastamise (ja mõne huvitava artikli lugemisega).

5. Vähenda segajaid
Segajateks võivad olla kaastöötajad, raadio, sotsiaalmeedia vms. Leia võimalus, kuidas olulistel hetkedel ennast välja lülitada ning tõeliselt ühele asjale keskenduda. Minu nõrkus on ajast aega olnud oma kirjade kontrollimine ja selle “tuttava” kõlli peale arvutiakna kiire vahetamine.

Võta asjad oma kontrolli alla – pane välja “mitte segada” silt, keera raadio kinni (või vastupidi, kuula kõrvaklappidest inspireerivat muusikat), vajadusel kasuta sotsiaalmeedia kasutamist piiravaid rakendusi või määra aeg, millal tegeled sissetulevate kirjade lugemise ja nendele vastamisega.

6. Tee ebameeldivad asjad enne ära
Ma olen ise suurepärane edasilükkaja, eriti kui see puudutab midagi, mille tegemist ma ei naudi. Loogika on selles, et tehes just need asjad esmalt ära, tekib eduelamus ning lisaks sellele kaob kuklast see kummitav tunne, et varsti ma pean “seda” tegema. Minu jaoks on selle harjumuse kujundamine olnud üks suuremaid väljakutseid ning kui aus olla, siis maadlen veel ka ise selle järjekindla rakendamisega. Aga olgem ausad, see toimib…

7. Ajasta tippvormi
Oluline on siinkohal tunda enda iseärasusi. Mõned inimesed on nö. hommikuinimesed, kes suudavad kõige raskemate ülesannetega rinda pista just varajastel hommikutundidel. Teised on jällegi õhtuinimesed, kellest on suhteliselt vähe tolku hommikul, kuid saavutavad tippvormi õhtul. (Minu meelest on veel ka ööinimesed, nagu mina, kes kõige parema tulemuse teevad siis, kui lasta neil oma asju ööpimeduses teha.) Kõige keerukamad ülesanded tasub jätta tippvormi ajaks, nii on võimalik päris palju aega kokku hoida. (Minu kõige efektiivsem aeg blogisse uusi postitusi kirjutada on näiteks õhtul kella üheksast kuni umbes kella kaheni öösel)

Selleks, et olla suuteline palju ära tegema, on vaja ka korralikult puhata. Seda nii töö vahepeal pause võttes kui ööund silmas pidades. Tee pause ja jälgi, et ei tekiks unepuudust.

 

Loe lisaks personalidisain.ee/personalijuhtimine-blogi.

Osale arutelus

  • Hanna Jõgi

    Hanna Jõgi
    PersonaliDisaini tegevjuht ja koolitaja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Viljandi Pärimusmuusika Ait

Viljandi Pärimusmuusika Ait on mõnus koht, kuhu tulla kontserdile, loengusse, seminarile, konverentsile, tähtpäevi pidama ning vaadet ja õhkkonda nautima. Asume Viljandi südames, Viljandi Lossimägedes ja 360-kraadine postkaardivaade on hinna sees.

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara