Kuidas valida ürituseks ruumi nii, et see oleks enam kui vaid 4 seina?

Enne ruumide otsimist võiks selge olla ürituse eesmärk, ligikaudne inimeste arv, toitlustamise ja majutamise vajadused, piirkond ja eelarve.
Enne ruumide otsimist võiks selge olla ürituse eesmärk, ligikaudne inimeste arv,...

Pidupäevade ja töiste pidupäevade (seminarid, konverentsid) jaoks sobivaid ruume otsides olen omal nahal kogenud, kuidas ebaõnnestunud ruumivalik ähvardab läbi kukutada kogu ürituse või nullida selle loodetud kasuteguri, kirjutab seminarroom.eu ja pidupäev.ee toimetaja Ann Vainlo.

Pealtnäha suurepäraste tingimustega ruum on osutunud õhukindlaks konservikarbiks, mis üritusel osalejad hapnikupuuduse tõttu juba paari tunni pärast ahastamapanevalt haigutama ajas. Või rikkus toitlustaja konverentsi peaettekande ära sellega, et kolistas koridoris nõudega, sest uksed polnud vähimalgi määral helikindlad. 

Kuidas valida ruumi, nii et vältida võimalikke apsakaid?

Enne ruumide otsimist võiks selge olla ürituse eesmärk, ligikaudne inimeste arv, toitlustamise ja majutamise vajadused, piirkond ja eelarve. 

1. Kuidas ruumi suurust arvestada? 

Kõik sõltub ürituse stiilist ja tegevustest. Tavalise vastuvõtu puhul arvestatakse rusikareeglina 1m2 inimese kohta. Näiteks mahutab 50m2 saal vastuvõtustiilis maksimaalselt 55, banketistiilis 40 ning klassiruumistiilis 35 inimest. Kui Sul on valida kahe ruumi  vahel, millest üks on suurem ja teine väiksem, kui Sul vaja on, siis võta suurem – suurema ruumi saad erinevate kujundusvõtetega mugavaks ja hubaseks kujundada. Arvesta sellega, et audiovisuaalne tehnika (ekraan, dataprojektori laud, kõlarid jm) võib võtta koguni 15% ruumi pindalast.

2. Milline peab olema asukoht ja ligipääs? 

Asukoht vajutab kogu sündmusele pitseri. Kas Sinu ürituse jaoks sobib pigem midagi rustikaalset või urbanistlikku? Vajad Sa loomingulist atmosfääri või äärmiselt asjalikku? Milline peab olema ligipääs (ühistransport?) ja parkimisvõimalused? Kui kaua võiks sõit sündmuse toimumispaika kesta?

3.  Ruumi kasutamine

Kui paindlike võimalustega peab ruum olema Sinu ürituse aja- ja tegevuskava arvestades? Kas vajad varajast algust või hilisõhtust toimetamist? Vajad mitut ruumi erinevate tegevuste (grupitööde) jaoks? Ööpäevaringset ligipääsu ruumidele? Eraldi ruumi pagasi või inventari jaoks?

4. Ruumi paigutus

Millises stiilis tuleb ruumipaigutus? Kui sul oodatud 100 osaleja asemel registreerub vaid 50, kas paigutust on võimalik kiiresti muuta (nt algsest vastuvõtust banketiks)? Milline on ruumide helikindlus? Kas olulised on pehmed või kõvad istmed? Kas lae kõrgus on piisav ja ega kellegi vaatevälja või liikumisuruumi ei sega postid? Millised on ruumi dekoreerimise võimalused? Kas pauside ajal peab olema võimalik ruumi uksi lukustada? 

5. Tehnilised võimalused

Kas on olemas WiFi, dataprojektor, ekraan, mikrofon, kõlarid? Kas on olemas piisavalt pistikuid ja/või pikendusjuhtmeid? Kas ruumi saab pimendada? Kas õhtutemperatuuri saab reguleerida? Kas on võimalik üles panna vajalikud viidad ja sildid? Kas vajad ettevalmistusaega heli- ja videoproovi jaoks?

6. Muud vajalikud teenused

Kui palju vajad ettevalmistusaega ja koristusaega? Kas toitlustamist saab korraldada ürituse kulgu takistamata ja millised tingimused selleks on? Kas tualettruume on piisavalt? Kes on tugiisik, kui vajad pikendusjuhet või abi läbipõlenud projektorilambi vahetamiseks? 

7. Usalda, aga kontrolli

Peo- või seminarikoha pildid internetis võivad olla petlikud ja ruumide proportsioone võib valesti tajuda. Soovitav on igal juhul käia kohapeal ruume vaatamas ja testimas. Kas õhk ruumis tundub värske ja kas ventilatsion töötab? Kas ruum on helikindel? Milline on põrandakattematerjal (heli summutav või võimendav),  kas tualettruumid on korralikud? Kas samal ajal toimub veel mõni üritus? Tee endale kaasa nimekiri olulistest asjadest ja aruta need kohapeal ruumide omanikuga läbi.

8.  Kuidas leida sobivaid ruume võimalikult vähese ajakuluga?

Seminarroom.eu andmebaasis on sadu seminaride, konverentside, bankettide ja vastuvõttude jaoks sobivaid ruume. Õiget ruumi on lihtne otsida asukoha, inimeste arvu, majutuse, toitlustuse, ruumide paigutuse, tehnilise varustatuse jpt tingimuste järgi. Enim meeldinud ruumid saab lisada „Minu valikutesse“ ja neile vaid ühe klikiga hinnapäringu saata

Pidupaev.ee lehel tasub vaadata peokoha alamjaotust, kus on võimalik ruume sorteerida lähtuvalt inimeste arvust, maakonnast ja majutuse ja toitlustamise võimalustest, kuid erinevaid saali stiile välja toodud pole. Samas võib leida ühtlasi toredaid ideid pidupäevadeks.

Erinäoline valik toredatest peokohtadest lähtuvalt osalejate arvust

Peokohad kuni 25 inimesele

  • TAKKK Kunstikeskus Harjumaal loovatele kogunemistele, soovi korral organiseeritakse toitlustamine 
  • Veinivilla Lääne-Virumaal – hubane koht 30 inimesele, kus ruume rentides saab tellida ka koduveini koolitust/degusteerimist
  • Eramu Nõmmel – terve maja on teie päralt. Privaatne peokoht 30 inimesele   
  • Estonian Golf @ Country Club Jõelähtme imeilusa golfiväljaku kõrval privaatsed ruumid 20-liikmelistele seltskondadele 

Peokohad 50  inimesele

  • Atla mõisa koolimaja Raplamaal, kus saab tellida toitlustuse ja tutvuda savitööga
  • Alter Stuudio Tallinna kesklinnas – privaatne peokoht, soovi korral organiseeritakse toitlustamine 
  • Hotell Kolm Õde – luksuslik peokoht kuni 80 inimesele Tallinna vanalinnas 
  • Trofee Jahimaja Jõgevamaal ootab teid privaane jahilossile omane keskkond kuni 80 inimesele luksuliku majutuse ja toitlustamisega 

Peokohad 100 inimesele

  • Sangaste loss Valgamaal – pidulikele sündmuste jaoks sobilik ruum koos toitlustamise ja majutusega 
  • Kiviõli Seikluskeskus – lahe sportlikult kaasaegne keskus Ida-Virumaal kohapealse toitlustamisega 
  • Alatskivi loss Tartumaal mahutab kuni 120 inimest. Pakub toitlustamist ja majutamist 
  • ESTONIA Resort Hotel&Spa – sel suvel kapitaalse uuenduskuuri läbinud hotell Pärnus pakub imelisi ruume kuni 150 inimesele koos toitlustamise ja majutusega
  • Aurik Katharina mahutab Majakasalongi 120 inimest. Merel teid juba keegi segama ei tule ning toitlustamine saab organiseeritud 
  • Restoran Mr Jakob – imemaitsva toiduga ja kaunite vaadetega koht Otepää Golfiväljakul mahutab kuni 140 inimest 
  • Toosikannu Puhkemaja peasaal Raplamaal mahutab kuni 120 inimest. Soovi korral söögi ja majutuse korraldamine 

Peokohad 200 inimesele

  • Tallinna Õpetajate Maja – Raekoja platsil asuv hoonekompleks mahutab suurimas saalis kuni 250 inimest,  terves majas pea 1000 inimest
  • Ammende Villa Pärnumaal – peoruum kuni 250 inimesele. Väärt toitlustamine ja majutus 
  • Eesti Vabaõhumuuseum mahutab Kõrtsi talli kuni 200 inimest. Lisaks pakutakse rahvuslikke roogasid 
  • Nelijärve Puhkekeskus Harjumaal ootab suurimasse saali kuni 250 inimest. Soovi korral ka toitlustamine ja majutus 
  • Vanamõisa Vabaõhukeskus Saue lähedal Harjumaal üllatab hubase palksaaliga, kuhu mahub kuni 200 inimest 
  • Voore Puhkekeskus Jõgevamaal mahutab kuni 200 inimesega seltskondi. Pakub nii toitlustust kui majutust 

Suured peokohad, mis mahutavad 300 inimest või rohkem 

  • Sakala Keskus Viljandimaal – sümpaatselt restaureeritud Stalini-aegse kultuurimaja suur saal mahutab lahedasti 300 inimest. Võimalik rentida terve maja 
  • Mustpeade Maja Tallinna vanalinnas mahutab  imeilusasse keskaegsesse valgesse saali kuni 400 inimest  
  • Mooste mõis Põlvamaal – lahedasti renoveeritud mõis jagub ruumi kuni 500 inimesele. Soovi korral organiseerivad ka toitlustamise
  • Viljandi Pärimusmuusika Ait – põnevalt taastatud aida suur saal mahutab kuni 500 inimest
  • Teaduskeskus Ahhaa Tartus mahutab majja pidutsema kuni 700 inimest 
  • Tallinna Lauluväljak – pakub suuremaid ja väiksemaid ruume. Suurimasse ruumi mahub kuni 1000 inimest

Lisainfot vaata seminarroom.eu ja pidupäev.ee.

Osale arutelus

  • Ann Vainlo

    Ann Vainlo
    pidupäev.ee ja seminariruum.eu toimetaja

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine