Koosolekute 9 kokkulepet

Ajajuhtimise koolitaja Kristjan Otsmann on pannud kirja mõned koosolekute tulemuslikumaks muutmise võtted, mida ta on oma klientide juures kohanud. Kui neid kasutada, võiks koosolekute efektiivsus kasvada paar korda. Miks mitte see välja printida ja koosolekuruumi seinale riputada.

  1. Koosolek on väga kallis juhtimisvahend, sest sellel olevatel inimestel on tõenäoliselt teisi olulisi tegevusi samuti. Kas koosolekule on alternatiiv nagu näiteks e-kiri, Skype’is vestlus või ühiselt muudetav dokument? Kui ei, siis on arukas korraldada koosolek.

  2. Saada korrektne kutse vajalike osalejatele. Miks koosolek tuleb? Mis on selle eesmärk? Kirjuta eesmärk koosolekukutse teemareale. Mida koosolekul arutame? Kirjuta päevakorrapunktid kutse sisusse. Keda on koosolekule tingimata vaja? Saada ainult neile kutse. Millist eeltööd nad peaksid tegema? Lisa see info koosoleku kutsesesse nagu ka taustamaterjalid. Kui need asjad peaksid olema koosoleku kutsest puudu, on kutsutul õigus otsust põhjendamata koosolekust keelduda.

  3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejate kalendrisse ei tekitata topeltbroneeringuid. Kui osaleja saab kutse ajaks, mil tal on teine sündmus kavas, võib kutsele saata äraütleva vastuse otsust põhjendamata. Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.

  4. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.

  5. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.

  6. Koosolekute vahele jääb piisav aeg selleks valmistumiseks, vajadusel koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendamata tagasi lükata.

  7. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.

  8. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.

  9. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.

Osale arutelus

  • Kristjan Otsmann

    Kristjan Otsmann
    ajajuhtimise koolitaja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Sündmused Lennusadamas on kordumatud

Suur sündmus väärib olenemata külaliste arvust suure algustähega peopaika. Üheks selliseks on kahtlemata Lennusadam koos vesilennukite angaariga, mis rajati sada aastat tagasi Vene tsaar Nikolai II korraldusel, osana Peeter Suure merekindlusest. Ainulaadne arhitektuuripärl on Paksu Margareeta kõrval teiseks koduks Eesti Meremuuseumile.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara