Siseleht konkureerib IT-lahendustega

Kus ja kuidas peaks teavitama ja tunnustama firma töötajaid, kas traditsioonilisel paberkandjal või elektroonilisi vahendeid kasutades? Mõlemat tüüpi infolevitamise viisidel on oma head ja vead.

BCS Itera IT-konsultant Evika Eljas ei taha paberile trükitud siselehe kadumist ennustada: "Lähema viie aasta prognoos on, et IT ei kao mitte kuhugi!"? Kui mõni aeg tagasi olid firmade koduleheküljed ja firmasisene asjaajamine kaks eri asja, mida ühendas inimliides, siis tänapäevased vahendid võimaldavad luua töökeskkonda ja firma intranetiportaali ühendava keskkonna.

Majandustarkvara pakkuv BCS Itera juurutab viies Eesti ettevõttes Microsoft Sharepoint Portal Serverit, mille abil ettevõtete juhid loodavad olulisi konkurentsieeliseid saada. Sharepoint ühendab endas kõiki elektroonilise dokumendihalduse mugavusi ja tekitab ettevõtte intranetti kasutajapõhiseks reguleeritava siseportaali. Paljud firmad tellivad kõigile huvilistele avatud kodulehekülje ning ettevõttesisese intranetilahenduse tailor-made korras. Lihtsaima ja läbinisti eestikeelse intraneti saab igaüks luua Hoti portaalis.

Ent kõike paberil toimuvat intranetti üle kanda ei ole BCS Intera dokumendihalduse valdkonna juhi Ingrid Pakatsi sõnul mõistlik ega isegi võimalik. "Lolluse automatiseerimine on lihtsalt automatiseeritud lollus,"? ütleb Pakats otse. IT toetab info liikumist ettevõttes ning peab tooma aja ja kulude kokkuhoidu, mitte pole eesmärk omaette.

Äripäeva siselehte Kuulutaja toimetav personalijuht Malle Heerde räägib, et nii siseleht kui intranetti pandud info on ettevõtte töötajatele väga olulised. Läbi viidud rahuloluuuringu tulemused tõstavad mõlemad siseinfo kandjad teiste rahulolu määravate tegurite etteotsa, intranet edestab paberil siselehte vaid pisut. "Siselehte pooldasid isegi need, kellelt ma ei oleks seda arvanud - IT ja veeb,"? ütleb Heerde. "Paljud võtavad lehe koju kaasa, sest töö juures ei ole aega lugeda."?

Infoliikumist pärsib suhtumine, et kõik ettevõttes toimuv on ärisaladus. "Mis puudutab minu valdkonna asju, peaks küll olema teistele valdkondadele näha,"? selgitab Eljas. "Põhimõte peaks olema hoopis vastupidi, et mina ise otsustan, millist infot ma tahan saada ja millist mitte. See on lükka-meetodi asendamine tõmba-meetodiga."? Ehkki siseportaali annab kuvada kasutajapõhiseid vaateid, peaksid ettevõtte üldine info ja erinevate osakondade tegemised olema kõigile kättesaadavad.

Kahte siselehte toimetanud Kelly Koor on kindel, et paberile trükitud siseleht ei kao kuhugi, sest paljudel töötajatel ja klientidel puudub igapäevane ligipääs internetti. Samuti annab siselehe ühendamine kliendilehega võimaluse tekitada usaldust ning hoida suhteid. Koor mainib, et ettevõtte töös esile kerkinud probleemide lahendamine avalikkuse silma all on mujal maailmas levinud reklaaminipp ja ettevõtte tugevuse näitaja. "Kui keegi toob katkiläinud asja tagasi, siis võib kajastada seda, kui ruttu on võimalik see välja vahetada,"? toob Koor näite.

Siseportaali toimetamisega saab hakkama iga sekretär, kinnitavad Eljas ja Pakats otsekui ühest suust. Ehkki elektrooniline teabehaldus esitab sekretärile kõrgemaid nõudmisi, aga vabastab see töö rutiinist.

"Et jooksed paber näpus mööda bürood - sellist tööd jääb kõvasti vähemaks,"? kirjeldab Pakats tulevikku.

Töö automatiseerimine võimaldab vastutuse portaali erinevate osade sisu üle delegeerida osakondadele. üldiseks kasutamiseks mõeldud dokumendid riputab süsteem intranetti automaatselt. Juhtimist lihtsustavad andmebaasis sisalduvate näitajate põhjal ekraanile joonistuvad majandus- ja müügitulemuste graafikud.

Heerde suhtub intraneti muutmise õiguste andmisse paljudele inimestele skeptiliselt. Teabe ülespanemise õigus on rohkem kui 200 töötajaga firmas vaid kahel inimesel. "Kui paljud vastutavad, siis on asi lõpuks tegemata,"? kirjeldab Heerde kontrolli kadumist ja siselehe väljaandmisega seonduvat.

Mis on toimetamisel kõige raskem? "Leida kirjutajaid vanemast generatsioonist, kes on firmas kaua aega töötanud,"? kirjeldab Koor oma kogemust. "ülemused heal juhul ütlevad paar sõna mikrofoni ja et las toimetaja kirjutab."? Kirjutamise kogemuse puudumisel võib ühe artikli tegemine isegi pool päeva ära võtta.

"Rõõm on ikkagi see, kui on hästi palju lugusid,"? leiab Heerde. "Olgu või igavaid ja et pead neid lühendama."? Heerde arvates on kõige raskem tunne, kui ta vahel vaatab valmis lehte ja talle tundub, et seal ei ole ühtegi pärli, sest midagi ei ole firmas nädala jooksul sündinud. "Siis tunned, et kõik lood oleksid nagu augutäited."?

Heerde räägib, et tänapäeval ei ole tagasihoidlikke töötajaid olemas. Kõik tahavad, et neist siselehes kirjutatakse ja seal peaks töötajaid tunnustama isegi rohkem. "Kui keegi ütleb, et ah miks nüüd mina, siis see on kõige edevam! Ajakirjanikud räägivad, et see on kuldreegel."? Inimesed, kes näiteks ütlevad end poseerimist mitte armastavat, sätivad kõige kauem lipsu ja tunnevad kõige rohkem muret, kuidas pildile jäävad.

Siseleht

+ kättesaadav kogu ettevõttele+ saab lugeda puhkenurgas kohvi juues+ võib tellida koju ja näidata perekonnale, sõpradele+ sisaldab kompaktselt kogu olulist infot+ ülevaatamine ja infoga kurssisaamine käib kiiresti+ oluline meie-tunde hoidja- kõigile lugejatele üks ja sama info- toimetaja muutub asendamatuks- kokkupanek nõuab oskusi- trükiprotsess aeganõudev- kaasnevad kulutused materjalile

- oht, et lood lähevad hapuks

E-kiri

+ hea mugav infot ja faile laiali saata+ ei vaja erilisi teadmisi IT-st+ võimaldab firma asjadega pidevalt kursis hoida+ infolevitamisega kaasnev kulu praktiliselt olematu+ kirjakastist saab kustutada mida iganes+ kindlatest tulevad kirjad saab suunata otse prügikasti- teised ei näe kui ülemus sind kiidab- klikkimine ja kirjade avamine raiskab aega- aegajalt tuleb ikka mõni viirus- ei tekita meie-tunnet- prügikasti võib minna ka olulisi asju

- vana, ent olulise info otsimine ajab hulluks

Siseportaal

+ saab siduda dokumendihaldusega+ kogu teave pidevalt kättesaadav+ ülesehitus läbimõeldud ja kohandatav kasutajale+ otsingumootoriga on lihtne vajalikku leida+ kuvab kasutajaõigustele vastavaid vaateid+ väheneb toimetaja töökoormus- vajab ettevõtte sisevõrku ja/või internetiühendust- arvutitöökohata infoni pääsemine raskendatud- toimiva portaali rajamise kulud on suured- automatiseerimisel võib kaduda kontroll portaali sisu üle- oma firma IT-jõud ei pruugi tehnikast enam üle käia- tekib sõltuvus portaali valmistajast

Osale arutelus

  • Anne Oja

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine