Sekretäride ülemus, sekretärid ja nende töö moodsas büroos

Kui koristusfirma ja koopiamasinaga on suhteliselt lihtne, siis inimestega on raskem,?” iseloomustab oma tööd PricewaterhouseCoopersi (PwC) büroojuhataja Andres Hurt, kes juhib kuut sekretäri.

Kui palju teatakse, mida ametinimetus office administrator ehk büroojuhataja endas sisaldab?

Ikka peab seletama küll. Mingi selline funktsioon on igas ettevõttes olemas, aga tavaliselt pean ikka üle rääkima. Kui toon paralleeli haldusjuhiga, siis saadakse alati enamvähem aru. Büroojuhataja amet on haldusjuhi madalam tasand, väiksema organisatsiooni variant. Kui tegu oleks näiteks Eesti Energia või Põllumajandusministeeriumiga, siis vastav ametinimetus oleks haldusjuht. Aga haldusjuht PwC 100 töötaja kohta oleks ilmselt liiga pretensioonikas.

Kui aga on vähem töötajaid kui PwC-s, kes siis büroojuhataja ülesandeid täidab?

Siis sekretär täidabki ilmselt. Sõltub ettevõtte spetsiifikast, tehas on ilmselt teine asi kui näiteks büroo. Kuskil 50 ja 100 töötaja vahel see piir jookseb. Haldamisega on seotud ka inimeste juhtimine.

Mida Sa teed?

Mida ma teen? See on kaval küsimus! Ma vastutan selle eest, et kontoripool toimiks korralikult, et vajalik tugi klienditööd tegevatele töötajatele oleks pidevalt saada. On sellised tugiosakonnad nagu raamatupidamine, finantsjuhtimine, IT, HR ehk personalijuhtimine. Kõik, mida need ei tee, teeme meie. Kui nüüd loetleda, siis vastutame kontoriruumide, remondi, ümberehituste, kolimiste, mööbli, turvasüsteemi, läbipääsusüsteemi, telefonisüsteemi (antud hetkel kahasse IT-ga), kontoritarvete, raamatute-ajakirjade, arhiivikorralduse, dokumentide valmimise, koopiate, tõlkimise ja kontoritehnika korrashoiu eest. Ja vastuvõtulaua sekretäritöö eest.

Sul on siis päris vastutusrikas töö?

Ei tea, nii ei saa öelda. See oleks päris vastutusrikaste tööde üle irvitamine. Kui ma mõtlen arstide, advokaatide, tuletõrjujate või lennujuhtide peale, siis minu töös ühtegi nii suurt viga ei saa teha, mis firmale halvavalt mõjuks. Need asjad, mis minu alluvuses saavad juhtuda, võivad halvimal juhul põhjustada tohutut ebamugavust, aga võin oma ?‘klientide?’ ehk PwC spetsialistide kiituseks öelda, et nad suudavad ka ilma kontoriadministratsioonita hakkama saada. Iseasi muidugi, kuivõrd efektiivselt ja kas neile meeldiks, kui nad peavad mingit jama tegema, mis nende otseste töökohustuste hulka ei kuulu.

Võrdle palun oma tööd klassikalise juhiabi ja sekretäri tööga.

Mul on selline mulje jäänud, et klassikaline juhiabi, klassikaline sekretär istub ja ootab, mis on järgmine ülesanne ja siis teeb selle ära. Ta reeglina - võibolla teen kellelegi ülekohut - ei pea tegelema iseenda töö organiseerimisega ja muidugi ka meeskonna juhtimisega. Viimane on ka minu töö kõige suurem väljakutse. Keerukas on kontrollida kõike, mis toimub, kogu süsteemi: kontoritehnikat, inimesi, suhteid hankijatega ja et Sul ei jookse inimesed järsku minema, sest nad on saanud kuskilt parema pakkumise. Kui koristusfirma ja koopiamasinaga toimuvat on suhteliselt lihtne kontrollida ja selle eest vastutada, siis inimestega on raskem.

Kuidas Sa kontrollid, et sekretärid ei saaks mujalt paremat pakkumist?

Et keegi ei saaks paremat pakkumist, seda ei saagi tegelikult kontrollida. ühest küljest teeb asja lihtsamaks see, et meil on nii hea firma, et siin tahetakse töötada. Nii palju kui ma suudan, püüan hoida meie-tunnet ja anda tagasisidet. Tuleb lihtsalt rääkida! Need on organisatsiooni juhtimise põhipunktid õpikust: räägid inimestega ja juba selle rääkimise läbi inimesed tunnevad end tähtsatena.

Teile tullakse tööle ainult nime pärast?

Meile tullakse lihtsalt nime pärast jah. Ilma naljata! Ma arvan, et me saaks endale sekretäre ka miinimumpalgaga, aga meie eesmärgiks ei ole võtta inimesi madalaima palgaga. Me tõesti võiksime selliseid ?‘rekordeid?’ püstitada! Iseasi, kui palju me selliste sekretäride tööga pärast rahul oleks.

Nüüd sekretäride jaoks valus teema - madal palk?

Mina usun turu reguleerivasse jõudu. Keegi on siis loll, kui sekretär vale palga eest töötab - kui palk on alla turuhinna, siis on sekretär loll. Ja kui sekretärile makstakse liiga palju üle turuhinna, on kas firma loll või raha lihtsalt liiga palju. Või siis teeb sekretär oma tööd erandlikult hästi. Ja palk ei ole ainus motivaator. Ja kõike ei saa rahas mõõta. Ma ei usu, et on olemas mingi imenipp, kuidas sekretäri palka suurendada. Muidugi võib mingeid keelatud või poolkeelatud võtteid kasutada manipuleerimiseni välja, aga ?…

On olemas erinevaid teste oma võimekuse määramiseks. Kui oled ikkagi üle keskmise võimekas oma vanuse ja soo kohta, siis mine edasi, ära jää sekretäriks! See on soovitus neile, kes ei ole oma palgaga rahul. Olen täheldanud seda, et inimesed loomuldasa kardavad muutusi. Tean inimesi, kes pole aastaid oma tööga rahul, aga sellest hoolimata on töökoha kaotus nende jaoks kohutav tragöödia. Samas on kuu aja pärast inimene teises töökohas ja omadega rahul. Ära siis kannata, kui Sa ei ole rahul! See on puhtalt minu isiklik suhtumine, aga kui ma lakkan oma tööd nautimast, siis palun neid, kellest mu töökorraldus sõltub, muuta neid asju, mis mind takistavad. Võin alati küsida koolitust või lisapuhkust ning mis tingimustel seda saaksin või öelda, mis mulle ei meeldi. Kui see ei ole võimalik, siis üritan leida koha, kus ma saan tööd tehes õnnelik olla.

See on kuni teise eriala leidmiseni välja?

Absoluutselt! Meil igaühel on kohustusi - kellel on autoliising ja kellel väike laps, aga ma usun küll, et Eesti on võimaluste maa. Kes vähegi soovib, see leiab. Siin on muidugi risk, et kui inimene on enda jaoks enesest loonud reaalsusele mittevastava ettekujutuse, siis võib tulla tagasilöök.

Riski või õigemini selle muu ametikoha juurde, aga ka sekretäriameti juurde käib kindlasti õppimine.


Kas te võtate tööle ka ainult tehnikumiharidusega sekretäri?

Kindlasti võtame! Vale on öelda, et me vaatame ainult CV-d. Vähemasti mina üritan juba CV-dest leida inimest ennast, pigem loen ridade vahelt ja jätan ametliku info kõrvale. Kõik konkursid on suunatud sellele, et leiaksime inimese, kes ise tahaks väga meil töötada. Valikukriteerium number üks on see, et inimene tahaks töötada siin ja sellel erialal. Meil on ka näiteks filoloogiharidusega sekretär ja ta töötab väga hästi. Ja ma tahan üldse väga kiita oma alluvaid: usun, et oleme üks kõvemaid tiime Eestis.

Millega võitsid Sinu praegused alluvad Sinu südame?

üks ühine nimetaja on see, et nad on kõik tahtnud siia tulla. Teine on avaram maailmanägemine. Tüüp inimesi, kes meile tööle ei saa, on hea haridusega, aga puudulike kooliväliste teadmistega. Kui küsid, mis parteid Eestis valitsuskoalitsioonis on, kes on Tallinna linnapea ja mis ühisraha Euroopas käibele tuli - inimesed ei tea ja ütlevad: ?„Mul ei ole aega midagi muud peale õppimise teha, sest arvan, et õppimine on niivõrd tähtis.?“ Muidugi on õppimine tähtis, aga Sa ei saa töötada sekretärina, kui Sa mitte midagi laiast ilmast ei tea. Väga raske on tulla siia ja hakata tippklientide kõnesid vastu võtma, kui ei tea näiteks, kes on Ain Hanschmidt ja kes Indrek Neivelt.

Kõik algab huvist ümbritseva vastu. Kui Sul ei ole huvi, võid ka ajalehte lugeda, aga midagi meelde ei jää! Eganiisugused sekretärid siis ka rohkem ei tee, kui täpselt ametijuhendis kirjas on! Aga mis teeb töö heaks ja suurepäraseks: kui ta on tehtud nõutavast paremini. See on ka PricewaterhouseCoopers?’i moto - We deliver what we promise and add value beyond what is expected.

Kohe lähevad eitavate vastuste virna need CV-d, kus on mitu kirjaviga sees. Inimene ei tunne õigekirja või on hooletu. Mõlemad variandid on sekretäriametis lubamatud. Ma ei usu argumenti, nagu just seda CV-d kirjutades oli hästi kiire, aga muidu tehakse kõik väga korralikult.


Kas varasem töötamine ainult ühes asutuses on töölesaamisel takistuseks või näitab see hoopis lojaalsust tööandjale?

Heale spetsialistile ei ole takistuseks, kui ta on kaua aega ühel töökohal töötanud. Iseasi on see, kui ühe koha peal töötamine paneb muu arengu kinni. Mis minusse endasse puutub, siis ma ei kujuta ette väga pikka karjääri ühe koha peal. Mina olen rahutu inimene, aga inimesed on erinevad!

Arvan, et inimesed peaksid mõtlema tuleviku peale, omandama kasvõi hobikorras mingi alternatiivse lisaeriala. Olles sekretär võib olla ka näiteks hobijuuksur või hobiõmbleja, et kui kaotatakse ootamatult töö ning konkurentsivõime ?… See on küll julm, et vanu inimesi ei taheta tööle võtta ja iseäranis sekretäriks, aga tuleb lihtsalt teadvustada, et sellel alal on risk olemas. Sekretäriala võib ka täiesti kaduda, tunnetan sellisid märke.

Mida see tähendab, et sekretäri amet kaob ära?

Mobiilsuse kasv on lihtsalt nii suur, et juhid suhtlevad mobiilide ja e-mailidega. On küll ka sekretäre, kes e-maile töötlevad. Aga need, kelle jaoks sekretärid töötavad, teevad palju asju ise mobiilselt ära, nii-öelda käigupealt. Siin on valik juhtidel ja spetsialistidel, kas nad arendavad või täiendavad endal mingeid oskusi, või hoiavad inimest palgal.


Kui Sa lähed mingisse firmasse, mis Sa sekretäride juures kõigepealt vaatad?

Võib-olla vaistlikult jälgin seda, mida nad teevad ning kuidas nad suhtlevad. Aga ma ei kujuta ette, et ütleksin: ?„Ma käisin selles-ja-selles firmas ja nägin, et sekretär teeb niimoodi tööd ja teie peate ka nüüd hakkama niimoodi tegema!?“ Meil on tööl väga tugevad professionaalid ja ma sekkun äärmiselt vähe.

Ma ikka pinnin veel: kas sekretäri välimus ei ole üldse tähtis?

See on poliitiliselt ebakorrektne vastus, aga väidetakse, et ilusate inimestega on meeldivam suhelda. Võime öelda, et ei diskrimineeri ja ei tee eelistusi, aga paljud asjad toimuvad alateadlikult. Meie väga kenad sekretärid on valitud kõik koos naissoost personalijuhiga ning meil on olnud äärmiselt vähe erimeelsusi. Aga seda ma julgen küll öelda, et minu alluvuses ei ole välimuse baasil ametikõrgendust keegi saanud!

Osale arutelus

  • Anne Oja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine