Siselehe toimetamine

Teie firma on otsustanud, et vaja oleks välja anda firma siselehte. Uus töökohustus asetatakse tööga niigi koormatud sekretäri õlule- kui saab päevast päeva kirjade kirjutamisega hakkama, saab ka pikemate kirjatükkidega! Seega on vastne sekretär- siselehe toimetaja täiesti uues situatsioonis, kus täitmist ootavad uued ja võõrad kohustused. Algselt rõhuvast kohustusest on võimalik sirge seljaga välja tulla aga igal sekretäril!

Seda, et üks sekretär siselehe toimetamisega hakkama saab, usub ka Hansapanga sisekommunikatsioonijuht ja ühtlasi panga siselehe ?“Hansa Online?” toimetaja Katrin Vahimets: ?“On ju sekretäril koosolekuid protokollides olemas ülevaade käimasolevatest projektidest ja plaanidest. Samuti on sekretärid tihti kaasatud firma ürituste korraldamisesse.?” Ka Katrinil endal puudub ajakirjanduslik väljaõpe- õppinud on ta hoopis psühholoogiat!

Kuna üksi lehe tegemiseks vajaliku aja leidmine ametliku tööaja piires oleks võimatu, tulekski alustuseks leida inimesed, kes sinuga koos moodustaksid lehe tuumiku. Katrin väidab, et üldiselt neil kaaskirjutajatest puudu ei tule, avatud organisatsioonis ollakse lihtsalt harjunud infot omavahel jagama. Persoonilood tulevad näiteks pangakaartide osakonnas töötava kolleegi sulest.Toimetaja suur võit oleks, kui toimetusse kuuluks ka keegi firma juhtkonnast.

Pange üheskoos teiste kaaskirjutajatega (sekretärist toimetaja eestvedamisel loomulikult!) paika teie siselehe ilmumiseks vajalikud töökohustused ja tähtajad.

Otsustada tuleb:

  • Nimi Nime tarvis võiks näiteks välja kuulutada firmasisese konkursi- eriti vahva oleks, kui juhtkond leiaks võimaluse võitja premeerimiseks.
  • Siselehe vorm - formaat, trükitud või siseveebis paiknevSiseveebis paikneval lehel võiks olla ka prinditav versioon.
  • Ilmumissagedus
  • Püsirubriigid - näiteks persoonilood, juubilaride meelespidamine, küsimuste-vastuste rubriik
Väiksemas firmas, kus lehe ilmumissagedus on harvem, võib sekretär enamuse ülesannetega loomulikult ka üksinda hakkama saada. Pisemas firmas võib juhtuda ka seda, et lehe jaoks on sisulist ja uudset materjali vähe ning tarvilik info jõuab töötajateni koosolekul. Sellisel puhul võiks siseleht olla pigem meelelahutuslik- tähtpäevade meelespidamine, kiitmine, motiveerimine ja eelkõige just mõnus lugemine.

Firma Visal Oü sekretär- siselehe toimetaja Rita Jershova arvab, et kui lehte peab toimetama sekretäritöö kõrvalt, pole mõtet asja liiga keeruliseks ajada: ?“Pigem olgu siseleht lihtsa ülesehitusega, kõikide ajakirjandus- ja küljendustavade arvestamiseks oleks juba vaja täiskohaga toimetajat ja vastavat koolitust!?”

Lehes võiks kajastada firmas vastuvõetud otsuseid (seletada otsuse tagapõhja, analüüsida), kokkuvõtted tehtust, persoonilood, töötaja ja kliendi jaoks vajalik info. Hansapanga siselehes on heaks traditsiooniks saanud teha persoonilugusid töötajatega, kes on pälvinud kollegide tunnustuse. Visal Oü tutvustab oma töötajaid tähestiku alusel järge mööda.

Kui tegu on siseveebis paikneva siselehega, siis soovitaks kindlasti luua võimalus kirjutiste kommenteerimiseks. Nii saavad kollegid omavahel dialoogi luua ja teisalt on vajalik selleks, et igal töötajal oleks võimalus tähtsate asjade puhul oma sõna sekka öelda.

üsna palju teadmisi nõuavad toimetaja käest lehe küljendamine ja fotode tegemine ning töötlemine. Tore, kui firmas on inimesed, kes seda teha oskavad. Siseveebi puhul on asendamatuks abimeheks kindlasti firma IT eest vastutaja. Juhul, kui küljendamine jääb aga sekretäri või mõne teise inimese peale, kes sellega esimest korda kokku puutub, tuleb firma juhtkonnalt kindlasti vastavat koolitust paluda. Muretseda tuleb ka vajalik tarkvara, mis koos koolitusega läheb maksma üsna kopsaka summa.

Visal Oü küljendab oma lehte programmis Microsoft Word, graafikud koostatakse Microsoft Excelis ja fotod saavad lõpliku lihvi Adobe Photoshopis. Tuttavad programmid paljudele sekretäridele. Leht näeb igati korrektne ja põhjalikult viimistletud välja!

Vabakutseline fotograaf Mari Palmi arvab, et lehe fotode tegemine oleks mõttekas usaldada ikkagi professionaalile (selleks pole vaja eraldi fotograafi palgata vaid konkreetse foto tegemiseks saab teenust osta) või vähemalt kellelegi, kes teab fotograafiast pisut enam kui nn. seebikarbi kasutaja. Oma arvamust põhjendab Mari: ?“Tavalise fotoaparaadiga tehtud pilt võib trükituna jääda väga kehva kvaliteediga, isegi kui pilti arvutiprogrammis töödelda?”.

Siinkohal Mari soovitused foto tegemiseks:

  • väldi üldplaani, kus on liiga palju pisikesi objekte
  • ära liiguta kätt vahetult enne foto tegemist
  • tehes fotot päikese või mõne muu ereda valguse poole, kasuta kindlasti välku, muidu muutub pildistatav tumedaks eristamatuks koguks
  • must- valgena ilmuv leht võiks proovida teha must- valgeid fotosid, mida saab teha iga fotoaparaadiga, vaja on vaid õiget filmi. Must- valge foto ilmutus on värvilisest kallim, kuid üldjuhul on foto kvaliteet trükitud lehes parem
  • ära karda nõu küsimast kasvõi näiteks fotopoest, kus oma filme ilmutad
  • Lõpetuseks mõned soovitused siselehte toimetavale sekretärile:

  • paku võimalust kaastööks kõigile organisatsiooni töötajatele
  • kaasa kirjutamisesse ka firma juhid ja omanikud
  • siseleht võiks ilmuda regulaarselt
  • firma siseleht peab olema kättesaadav kõigile töötajatele
  • ka siselehes on vajalik õigekirja kontroll
  • Kirjutiste tellimisel arvesta:

  • käsitletav teema peab olema huvitav suurele osale lehe lugejaskonnast- loomulikult võib aeg- ajalt lehte planeerida ka kitsa spetsiifikaga artikleid, kuid nende vajalikkust tuleks eelnevalt analüüsida
  • teema peab olema piisavalt uudne või päevakohane, väldi kõigile teada olevaid uudiseid
  • Pealkirja valimisel:

  • ära unusta, et iga kirjatüki puhul on pealkiri just see, mis lugema kutsub
  • pealkiri peaks andma aimu artikli sisust- st. pealkiri ei tohi olla eksitav
  • pealkiri koosnegu maksimaalselt ühest lausest, ülejäänud väga olulise võib artikli alguses rasvasemas kirjapildis välja tuua
  • Osale arutelus

    • Kelly Koor

    Raadio ettevõtlikule inimesele

    Hetkel eetris

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

    Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

    Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

    Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

    Küsitlus

    Millal plaanid suvel puhata?

    • Juunis
      17%
      17%
    • Juulis
      83%
      83%
    • Augustis
      0%
      0%
    • Ei puhkagi suvel
      0%
      0%
    • Muu
      0%
      0%

    Valdkonna tööpakkumised

    Uudised

    Teabevara

    Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine