Kuidas vastata e-postile?

E-post on enamikus ettevõtetes oluline töövahend, mis on suures osas välja tõrjunud faksi ja tiguposti. Fakside ja tavakirjade vormid, stiilid, vastamise, töötlemise ja säilitamise kord on peaaegu kõikjal määratletud, seevastu e-posti liikumist ei kontrolli ega määra enamikus organisatsioonides miski. Kuigi sealtkaudu liikuva info hulk on sageli palju suurem. Kindlad reeglid välistavad vead, misläbi ettevõtte mainele kahju tehakse.


Reegel 1:

Igale saabunud kirjale tuleb vastata operatiivselt. Kiire vastamine on probleem igale töötajale, kellele tuleb päevas palju kirju. Ka allakirjutanu peab tunnistama, et ta pole inimene, keda siinkohal positiivseks eeskujuks tuua. Nii mõnigi kord juhtub, et kiri jääb algul vastamata, hiljem mattub see saabunud kirjade virna ja lõpuks kaob sealt ühel või teisel viisil. Kliendid ootavad tavaliselt vastust vähemalt 24 tunni jooksul. Iga vastuseta päev süvendab ettevõttest muljet, et klientidega ei viitsita tegeleda.

Kui töötaja on puhkusel või komandeeringus, peaks tema kirjakasti kontrollima keegi teine, näiteks sekretär, ning hoolitsema, et kõik kirjad edasi saadetaks ja vastataks. Sellist tegevust praktiseeritakse maailmas ääretult vähe ning seetõttu on see hea meetod firma maine parandamiseks.


Reegel 2:

Kirjale tuleb vastata nii, et seda on meeldiv lugeda. Äärmiselt sageli vastatakse kirjale viisil, et kirja algusesse kirjutatakse vastused küsimustele ning kogu kliendi kiri jäetakse alles (vt allolevat tabelit). Küsimuse esitaja peab oma kirja lugema täies pikkuses, raisates sellega aega.

Selline stiil näitab lugupidamatust kirja saaja ehk kliendi suhtes või oskamatust kirjaprogrammiga ringi käia.

Esiteks tuleb julgelt pruukida DELETE-klahvi. Kõik üleliigne küsija kirjast tuleb kustutada, järgi peab jääma vaid vajalik. Eriti tobe on, kui isegi kliendi tervitus ja allkiri talle tagasi saadetakse.

Teiseks, vastused tuleks kirjutada küsimuste järgi, kusjuures küsimuste ja vastuste vahel peaks olema tühi rida.

Et vastust ja originaalkirja paremini eristada, võiks originaalkiri olla märgistatud mingi sümboliga rea alguses (vt tabelit). Sellist märgistust teevad tavaliselt kirjaprogrammid automaatselt, kui neile seda öelda.


Reegel 3:

Kui ei ole teada, mis programmiga klient kirja loeb, tuleks see salvestada plain-text#ina. Tänapäeva kirjaprogrammid pakuvad hulgaliselt kujundamisvõimalusi: kasutada saab erinevaid kirjatüüpe, rasvast ja kaldkirja, lisada pilte... Selleks, et kiri kõigi kujunduselementidega saajani jõuaks, tuleb see lähetada HTML-keeles. Kui aga kirja saaja loeb seda HTML-keelt mittetundva programmiga, sisaldab see tema jaoks hoopiski ebamäärast sodi ning kirjast arusaamine võib olla vaevaline.

Seega, kui pole teada, millise programmiga klient kirja loeb, tuleks kontrollida kirjaprogrammi määranguid ning vaadata, et kirja formaat oleks plain-text, mitte HTML.

Kui te kirjeldatud reegleid arvesse võtate, võite oma mainet konkurentidega võrreldes üsna kiiresti parandada.

E-kirjale vastamise näited


halb näide

Lugupeetud hr. MaasikasTeie vajadustele vastab kõige paremini süsteem PictureTel 200. Komplekti
käibemaksuga hind on 24 360.-
Parimate soovidega,
Marko Laurits
Mihkel Maasikas wrote:
> Tere Datel!
> Meid huvitab> videokonverentsi-> süsteem, mille abil> saaks konverntsi> pidada kuni 4-liikme-> line grupp.
> Mida te soovitate? Ning > millise hinnaga?
> Tervitades,> Mihkel Maasikas> BBB Eesti Oü

hea näide

Lugupeetud hr. Maasikas> videokonverentsi-> süsteem, mille abil> saaks konverntsi pidada

> kuni 4-liikmeline grupp. > Mida te soovitate?
Teie vajadustele vastab kõige paremini
süsteem PictureTel 200.
> Ning millise hinnaga?
Komplekti käibemaksuga hind on 24 360.-

Allikas:

Äripäev

Osale arutelus

  • Marko Laurits

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine