Intervjuu suhtekorraldusfirma Past ja Partnerid tegevjuhi Aune Pastiga

"Sekretäri loodud esmamulje mõjutab suurigi tehinguid"

Millist rolli Teie arvates mängib sekretär/ juhiabi tänapäevases ärimaailmas?

Mitte kunagi ei ole teist võimalust luua esimest muljet! Kes on kõige sagedasem esimese mulje looja? Kes vastab telefonile? Kes juhatab spetsialistideni? Sekretäri loodud esmamulje mõjutab suurigi tehinguid.

Aga vanad kliendid? Kui firma juht on nagu kiri logol, siis sekretär on nagu taust. Kui kiri on silmatorkav, aga taust räpane ja peletav, siis hääbub ka koostöö.

Meie infoühiskonnas on edukas see, kes valdab enam infot. Hea sekretär oskab infot otsida, talletada ja jagada. Hea sekretär on energia allikas.

Missugust erialast koolitust soovitate sekretärile oma tööülesannete tõhusamaks täitmiseks?

See sõltub inimesest ja firmast. Erinevad firmad vajavad erinevaid impulsse. Oluline on igal pool info hankimise ja jagamise oskus, kommunikatsioonioskus, koostööoskus. Ja iseennast peaks tundma sama hästi kui oma firmat. Või ehk pareminigi. Mis on minu nõrkused, kuidas reageerin kriisiolukorrale, mis on mu tugevad küljed, mis kompenseerivad mu nõrgemaid külgi.

Mulle meeldib suhelda inimestega, kes oskavad silma vaadata. See on suur oskus, vaadata nii, et tekiks koostööle kutsuv keemia.


Millised on sekretäri imago atribuudid? Sisemised/ välised?

Ma ei ole teinud uuringut sekretäri imago kohta. Kahjuks ei saa kõike ka välismaisest kirjandusest üle võtta. Olen teinud uuringuid Eestis imago tekke kohta. Kõige olulisem on emotsionaalne suhe. Need, keda tõugatakse, on käitunud ülbelt või üleolevalt. Samas ei pruugi suure firma sekretär käituda üleolevalt, aga firma ise, tema suurus mõjub ja kui sekretär suhtleb viisakas külmas rutiinis, võib kliendil jääda mulje, et tegu on üleoleva firmaga. üleolev aga on ohtlik ja kurnav igal juhul.

Kuidas saab sekretär kujundada oma firma kuvandit imagost? Kas firma ideoloogia lähetatakse alati ülevalt allapoole? Kuidas suhtuda sekretäri initsiatiivi kuvandit parandada või muuta? Kuidas sekretär peaks looma soodsa pinnase oma ideede teostamiseks?

Täna oleme jõudnud isakese Marxi ideaalmaastikule. Marx nõudis, et töövahendid peavad kuuluma töötajatele. Kellele kuulub näiteks reklaamifirma töövahend või audiitorifirma? Mulle tundub, et töö tegijale. Mis on sekretäri töövahend? Mis on väärt ka kõige kaasaegsem sekretärilaud, kui sealt puudub sekretär oma teadmiste ja tunnetega?

Kui firmas pole üldiselt mõistetud, et suurim ressurss ja seega ja kasumi allikas on inimene, siis pole säravast võltsimidzhist ööd ega mütsigi kasu. Firma imago loovad sihtgrupid, meie oma sõnumi ja käitumisega mõjutame selle protsessi erinevaid osi. Täna sõltuvad kõik legaalsed ettevõtmised avalikkuse toetusest. Ja sillaks avalikkuse ja firma vahel on sageli sekretär.

Millised on kuvandi loomisel esinevad "surmasõlmed"?

Suurim surmasõlm on mõelda, et me saame kellelegi pildi endast pea sisse maalida.

See on just imidzhiloojate arvamus. Tegelikkuses on meie sihtgrupid need, kes oma kogemuse sõelast meie tegevuse läbi lasevad ja siis endale (sageli alateadliku tegevuse tulemusena) meie imago loovad.

Eduka suhtekorralduse üheks vaalaks on kommunikatsioon. Kus asub sekretär täna selles kommunikatsiooniahelas? Missugune võiks olla sekretäri positsioon firma suhtekorralduslike eesmärkide elluviijana?

Mis on kommunikatsioon? Milleks meil seda üldse vaja on? Kasumit kajastatakse ometi arvudes!

Kommunikatsioon on nagu liiteaine, mis seob erinevad osad töötavaks tervikuks. Katsuge firma missiooni või töötajate rahulolu arvudega kirjeldada. Postmodernistlikus ühiskonnas on lood taas au sees. Iga hea kaubamärk, on hästi jutustatud lugu. Sekretär on firma hästijutustatud loo sissejuhatus.

Kas firma väline imago ja sisemine organisatsioonikultuur saavad toimida eraldi? Millised on tagasilöögid?

Kas naine saab olla lapseootel ja samal ajal mitte olla lapseootel? Saab olla lapseootel ja käituda nii nagu ei oleks. Tavaliselt reageerib loodus sellises olukorras iseenesliku raseduse katkemisega. Inimene, kes teeb ühtsorti nägusid ja teistsorti tegusid, ei ole kuigi kaua usaldusväärne. Miks peaks firmadega teisiti olema.

Kuidas soovitate toimida sekretäril, kes soovib areneda oma firma professionaalseks suhtekorraldajaks? Millised on sobilikud isiksuse omadused?

See on hea mõte ja hea stradipositsioon. Soovitan lugeda nagu hull, õppida, jälgida, õppida tegema üldistusi. Kommunikatsioonijuhtimine on väga raske töö, aga parim, mida elus olen kohanud. Suhtekorraldus on praktiline tegevus, pressiteated jms. Kommunikatsioonijuhtimine on juhtimistegevus, otsustustegevus, strateegiline tegevus.


Tänapäeva firmajuhid üritavad osaliselt ise " suhteid korraldada " ja nad ei oska oma tegevust hinnata firma edasise arengu mõjutajana. Missugune võiks olla firmajuhtide ideaalilähedane suhtumine?

Iga firma juht on hetkel sellele firmale enamasti parim. Keegi meist ei ole ideaalne. Aga suhtekorralduslike oskuste ja kommunikatsioonijuhtimise teadmistega saame muuta oma ja oma firma tegevust tõhusamaks. Suhtekorraldusel on ainult üks eesmärk: saavutada organisatsiooni ees seisvad eesmärgid. Nii kingavabrikus kui kirikukooris.

Kommunikatsioonijuht on see, kes aitab organisatsioonil muutustega kohaneda, muutuda, areneda nii, et tekiks parim koostöö kõigiga, kellega suhtleme ja kellest sõltub meie eesmärkide saavutamine.

Te esinete Bürootöö konverentsil teemal: Organisatsiooni sisemise imago kujunemine. Öelge palun paari lausega, millest Te ettekandes täpselt räägite?

Mind kummitab üks lause I have a dream! Käisin Vanemuises Kolme õde vaatamas. Tulin poole etenduse pealt ära ja hakkasin kodus raamatut kirjutama. Raamatu kirjutamine on olnud nagu kolme õe Moskvasse kolimine. Tundsin, et kui ma etendust veel vaatan, satun masendusse. Tänaseks on raamatust 100 esimest lehekülge valmis.

Tõeline nauding on kirjutada. Mind ümbritsevad ka imetoredad inimesed nagu Tiina Tsatsua, kes on väga hea käsiraamatu autor. Tema küsib kogu aeg, et kuidas on. Nüüd tegi ettepaneku, et kui iga päeva kohta ei valmi 3 lehekülge, siis ta saadab mulle meilile KOLEDA SÕNA. Tiina on meeldiva inimesena ääretult meeldiv, kardan, et tema põhjalikkuse juures on ta ka koleda sõnaga päris kole. Teine vapustav naishing on Kai-Riin Meri. Tema on lubanud olla toimetaja, see on parim, mis võiks mu tekstile juhtuda. Kai-Riin on väga hea kommunikatsioonispetsialist, kõnelemata tema hobist, toimetamisest. Nii et õdede ja kinnisideedega saab ehk ühele poole.

Olen Tartu ja Helsingi ülikoolide doktorant, käin aastas 3-4 korda rahvusvahelistel konverentsidel esinemas. Teemaks ikka imago kujunemine. Kui raamat hakkas arvutis ise ennast kirjutama, siis tundus, et see protsess kulgeb nüüd peatumatult ja nagu minust sõltumatult. Raamatutekstist puhkamiseks näpin oma imago-uuringute 3000 respondendi kümneid vastuseid. Esmakordselt saan kindlalt väita, mis eristab negatiivset ja positiivset imagot ja mis mõjutab imago teket rohkem, kas propaganda ja info lisamine või suhtlemine ja emotsioonid. Ja nii see lause mul meeltes kumisema hakkaski. I have a dream!

Mul on unistus luua imago tekke mudel tänapäevases eesti keelekeskkonnas ja muutuvas ühiskonnas. Konverentsil kõnelen sellest, mis imago on, kuidas ta kujuneb ja mis sellest kõigest sekretärile kasu on. Jagan tükikest oma unistusest.

Osale arutelus

  • Ingrid Stahl

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine