Intervjuu AS Viisnurk sekretäri Birgit Siitamiga

Alljärgnev intervjuu on tehtud Pärnus asuva metsa- ja puidutööstusettevõtte AS VIISNURK sekretär Birgit Siitamiga. Avatud olemise ja väga kena välimusega noor inimene.

Eelmise aasta oktoobris vahetus Viisnurgas juhatuse esimees ja et uus juht hr T.Arro vajas/valis endise sekretäri oma abiliseks ja toeks, on ju ilus märk sellest, Birgit oma tööd tunneb ja teda usaldatakse.

Palusin Birgitil end veidi lähemalt tutvustada.

Olen 26. aastat vana, läbi ja lõhki Pärnu tüdruk - sündinud, kasvanud ja õppinud siin.

Püüan alati olla rõõmsameelne ja kõiges, ka halvas, head näha. Ja kui ka läheb halvasti, tuletan meelde isa ütlust "iial ei tea, mille vastu see hea oli"?.

Naiselik edevus ja tähelepanu vajadus on ka minus täiesti omal kohal. Ilmselt oli see ka ajendiks minu kunagisele otsusele kohalikul missikarussellil osaleda, lõpptulemus oli kroon ja lint ja piisavalt tähelepanu. Tagantjärgi on huvitav sellele ajale tagasi mõelda, ma olin täiesti kindel, et mina sellistel üritustel ei osale, aga ühel päeval käis peast krõps läbi ja järgmisel päeval olin juba eelvoorus. On mida meenutada.

Nagu õde ütleb, olen ehtne jäär (sündinud 1. aprillil), teen kõike omamoodi - kuulan küll teiste nõu ära, aga lõpuks teen ikka nii nagu endale sobivaks pean, isegi kui ma selle otsuse läbi kõrvetada saan. Ja kui väljas vihma sajab, istub jäär akna juures, käsi põsakil ja unistab, kõigest. Olen parandamatu romantik.

Kuidas missinduses hästi esinenud tüdrukust sekretär sai? Kas õppisid ametikoolis või sai amet selgeks praktika/kogemuste läbi?

Keskkooli viimases klassis sai tehtud kutsesobivustest ja selle tulemuste põhjal langes valik sekretäritööle. Huvi selle töö vastu oli olemas ja nii ma läksingi pärast keskkooli lõppu 1994.a õppima Tallinna Kergetööstustehnikumi sekretär-asjaajaja-arhivaariks. Kooli lõpetasin 1996.a ja sama aasta septembrist alustasin tööd Viisnurgas.

Kas ametinimetus on algusest saadik olnud sekretär või oli alguses assistent või asjaajaja või juhiabi või veel miski muu?

Ametinimetus oli ja on ka praegu keskadministratsiooni sekretär.

Kuidas end oma töös täiendad? Kursused, seminarid? Kas pealik on vastutulelik täiendõpet pakkuma?

Olen käinud erinevatel kursustel ja konverentsidel, täiendanud ennast erinevate arvutiprogrammide osas. Olen osalenud ka Eesti Juhi Abi ühingu väljasõidukursusel Soome ja külastanud sealset sekretäride messi.

Kui kursus on põhjendatud, siis pole juhil selle vastu midagi.

Kas heale emakeelele lisaks tuleb osata/suhelda ka võõrkeeltes?

Jah, minu töös läheb vaja nii inglise kui ka vene keelt.

Milline on sekretäri töö sisu Viisnurgas?

Selle võib laias laastus kolmeks jagada - asjaajamine (dokumendihaldus), juhtimistugi (alates juhtide ajakava koordineerimisest kuni assisteerimiseni aastaraamatu koostamisel) ja kõik muu (ürituste korraldamine, infolehe toimetamine, kroonika pidamine, firmakingitused).

Ole hea ja kirjelda sekretar.ee lugejatele ühte oma tööpäeva.

Igapäevatöö lahutamatuks osaks on traditsiooniline kohvi tegemine /kuigi tee joomine on kohvile üha rohkem kandadele astumas/, sissetuleva posti sorteerimine ja selle vabrikutesse saatmine. Hommikusse aega mahub ka tutvumine värskete ajalehtedega. Need tegevused ootavad mind igal hommikul, kõik järgnev on aga päeviti väga erinev, oleneb olukorrast. Praegusel hetkel on põhirõhk ettevõtte aastapäeva korraldamisel. 17. veebruaril möödub 58. aastat Viisnurga asutamisest ja traditsiooniks on seda igal aastal oma töötajatega tähistada.

On ehk meeles mõni ekstreemolukord, kus hetk oli n.ö. hull, aga laabus ikka?

Tööga seoses ei meenugi olukorda, mida saaks lausa ekstreemseks nimetada. Küll aga olen ise üritanud ekstreemseid olukordi luua ja argipäeva vahele särtsu tuua. Kuna mul on sünnipäev 1. aprillil, siis see annab selleks piisavalt häid võimalusi - ühel aastal otsustasin eirata kõiki sekretärile kohaseid etiketireegleid ja valisin tööletulekuks kõige lühema, sädelevama ja piisavalt avara dekolteega kleidi mille kapist leidsin, panin jalga kõige kõrgema kontsaga kingad ja pähe roosa paruka.

Pidid siis küll oma pealikku ja kolleege hästi tundma, et nii ulja etteaste tegid. Kas läks korda ja päev sai lõbusam?

Tuleb öelda, et läks asja ette, kõik said piisavalt nalja ja vaheldust halli argipäeva. Kõige suurem aprill oleks muidugi see, kui üldse tööle ei ilmuks, aga seda pole ma veel katsetanud.

Kas sekretär peaks olema kaastöötajatest veidi eraldiseisev, et vältida arvustavaid jutte näiteks juhtkonna aadressil või klatshi?

Minu arust kindlasti mitte. Hea tööõhkkonna loobki just see, kui kõik suhtlevad kõigiga võrdselt, mitte ei mõelda tema nö auastmele/tiitlile.

Keegi ei suuda olla töölaua taga kogu tööpäeva jooksul järjest. Kuidas on organiseeritud Viisnurgas telefonile vastamine ja jooksvate küsimuste lahendamine, kui oled lõunal või on asjaajamisi majast väljas? Või kui juhtud haige olema?

Minul on läinud selles suhtes hästi. Meil on personalitöötaja-arhivaar, kes minu eelkäija lahkumisest kuni minu tulekuni täitis sekretäri ülesandeid ja vajadusel on ta ka praegu lahkesti nõus mind aitama. Seega pole probleeme, kui on vaja majast välja minna (ürituste organiseerimisel tuleb seda tihti ette), lõunal käia või kui juhtun haige olema.

Kas direktor ja sekretär puhkavad ühel ajal või on hädavajalik, et sekretär oleks direktori ära olles kohal?

Pigem olen võtnud oma puhkuse sel ajal, kui juhid puhkavad. Siis on lihtsam minu asendajal, piisab sellest, kui ma annan teada, millal olen puhkuse ajal kättesaadav.

Kas sekretär tegeleb ka juhtkonna ärireiside korraldamisega (piletite broneerimine, hotellid, päevakavad jms) ja külaliste vastuvõtu organiseerimisega?

Jah, ka need ülesanded kuuluvad minu töövaldkonda.

Kas on töös ka sellist, mida parema meelega väldiksid?

Protokollimine ei kuulu just minu meelistegevuste hulka. Sellega seoses tuleb meelde eelmise aasta aktsionäride koosolek, mida ma protokollisin. Tavaliselt on need möödunud väga rahulikult, ilma pikemate sõnavõttudeta. Nii ma jätsingi tol korral diktofoni kaasa võtmata. Aga oh õnnetust, just sel päeval otsustas üks aktsionär nagu kuulipildujast küsimusi välja lasta ja mina õnnetu pidin oma näppudele hirmsat valu andma. Sain oma õppetunni kätte ja järgnevatel aastatel saab diktofonist minu lahutamatu kaaslane.


Kas tööpäev lõpeb, kui n.ö. kell kukub?

Täpsel ajal tööpäeva lõpetamised jäävad üldjuhul vähemusse. Ikka tuleb ette olukordi, kus mingit asja on kohe järgmiseks hommikuks vaja või pressib tähtaeg takka, siis tuleb olla kuni vaja. Pigem olen kauem tööl, kui et varem alustan. Vahest aga ongi pärast tööpäeva lõppu kontoris rahulikum, saab keskenduda tegevustele, mida tööpäeva jooksul teha ei õnnestu. Näiteks infolehe toimetamisel on iga telefonihelin või kolleegi küsimus segavaks faktoriks ja viib mõtted kohe mujale. Õhtul aga oled oma aja peremees.

Saan aru, et tööülesannete hulka kuulub ka päevalehtede lugemine ja pealikule huvi pakkuda võiva refereerimine? Kas lehelugemine töölaua taga töökaaslastes ja külalistes ei jäta väära muljet, et näe, istub siin ja loeb töö ajal lehti?

Jah, selline punkt on ülesannete hulgas täitsa olemas. Kuna pean ka ettevõtte kroonikat, siis tuleb seda nagunii teha. Seda, kas ma teistele valet muljet ei jäta, peaks muidugi nende käest küsima, aga loodan, et nad mõistavad, et see pole aja surnukslöömise tegevus, vaid üks osa minu tööst.


Aeg kirjeldada/kiita oma tööandjat. Kas juhile on lihtne alluda ja kas kiitused on kerged tulema? Kuidas motiveeritakse usinamalt töötama?

Minul on kaks ülemust - juhatuse esimees ja arendusdirektor. Esimesega neist on koostöö kestnud alles veidi üle kolme kuu, teise juhiga olen algusest peale koos töötanud. Ometi on mõlema puhul suhtlemine vaba ja meeldiv. Vastused oma erinevatele küsimistele/päringutele saan alati kätte ja eriti meeldib see, et räägitakse veel rohkemgi juurde, et asjast paremat ülevaadet saada. Võetakse kui võrdset.

Kiitustega on nii nagu on, neid pole kunagi palju. Eks ennastki tuleks selles osas parandada, kui head näed, siis tuleks see ka välja öelda.

Kui motivatsioonist rääkida, siis üks motivaator on kindlasti inimesed minu ümber, kolleegidega on vedanud. Lisaks inimestele ja meeldivale töökeskkonnale on motivaatoriks ka uued ja keerukamad ülesanded, võimalus end nende täitmisel proovile panna. Erinevaid tööülesandeid tehes saad aru, mis sulle tegelikult meeldib ja millega hästi hakkama saad.


Hea on kuulata oma töö ja töökaaslastega rahulolevat inimest. Aga räägi palun ka oma töövälisest elust. Millised on huvid? Kuhu ja kellele oma aega jagad?

üks tegevus, mis küll ka ametiga seotud, on Pärnu Sekretäride Ametiliidu (PSA) juhtimine. 1997.a aprillis sai ühel sekretäride koolitusel kokku grupp aktiivseid sekretäre, kes olid huvitatud omavahelisest suhtlemisest ka pärast koolitust. Nii see algas.

PSA on mittetulundusühing, mis seob Pärnu ja Pärnumaa sekretäre, assistente. Enamasti käime koos kord kuus, korraldame huvipakkuvaid loenguid, jagame kogemusi, tutvume hotellidega jne. Praegu kuulub PSAsse veidi üle 20 liikme.

Tõelist mõnu tunnen ööklubis tantsimisest. See on minu jaoks väga lõõgastav tegevus. Lähed ja tantsid kuni jaksu on, unustad kõik muud mured ja lihtsalt oled.

Eile avastasin enda jaoks uuesti teatris käimise, olin selle unarusse jätnud. Nii et teatrietendused, kontserdid tuleks uuesti päevakorda võtta. Kui tantsimine pakub toitu kehale, siis viimastest saab ammutada hingetoitu. Ja kui õhtuti igav on, võtan kätte mõne romaani või lühijutu, mis nõretab armastusest, tunnetest ja veel muust ilusast.


Kas pisaratevalamist ja rõõmuhõiskeid on tööpäeva sisse ka mahtunud? Kuidas end rahustad, kui miski väga ebameeldiv olukord on tekkinud, aga kulmu kortsutamine pole lubatud?

Pisaratevalamist ei mäleta, aga viimane rõõmuhõise oli seotud Äripäeva Aastaraamatu konkursiga, kus Viisnurk sai kolmanda koha. Selle tegemisse sai maetud hulk tööd ja vaeva ning see oli tõeliselt meeldiv üllatus. Alati on hea, kui mingi asi valmis saab, aga kui seda veel tunnustatakse, siis seda parem tunne on.

Tõesti, ega kontoris just karjuda ei saa. Arvutisse on kogutud mitmeid nö hea tuju pilte. Kui tunnen, et suunurk hakkab viltu vajuma, vaatan neid pilte ja läheb jälle hästi. Kui aga miski nii viltu läheb, et pildid ei aita, siis mul on oma kabinetis hea nurgatagune, ma siis lähen sinna ja turtsun natuke omaette. Aitab küll.

Kuis Sulle tundub, kas sekretäriamet tänases Eestis on tunnustatud?

Arvan, et on küll. Nii nagu igale ametikohale sobivad teatud omadustega inimesed, nii on ka sekretäri puhul. Juhtide nõudmised lähevad üha suuremaks ja see näitab, et nad vajavad selle töö peale head erialast spetsialisti. See annab ka sellele tööle tunnustust juurde.

Kas see amet on vaheetapp karjääriredelil või võiks olla ka hallipäiseid sekretäriprouasid, kes oma aastate pikku omandatud teadmiste ja väärika olekuga võiksid firmat vaid ehtida ja usaldusväärsust lisada?

Eks esindatud on mõlemad variandid. Karjäär sellel ametikohal on kindlasti võimalik, oleneb muidugi firma struktuurist ja võimalustest. PSA endiste liikmete hulgas on mitmeid näiteid selle kohta, et sekretäri koht võib väga hästi olla vaheetapiks karjääriredelil. See aga ei näita, et sekretäri amet oleks ebahuvitav. üldsegi mitte, ka see koht vajab head töötajat. Aga alati on hea, kui sinu oskusi hinnatakse ja tõus karjääriredelil seda ju näitab.

Eks ma isegi olen selles osas ootaval seisukohal. Juhiga sai räägitud võimalikest muudatustest ameti osas. Aeg näitab, mis saab.

Kellel aga soov sekretäriks õppida, siis ärge kahelge. Häid sekretäre on alati vaja ja töö on kõike muud kui igav!

Osale arutelus

  • Karin Haage

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine