Intervjuu Vastus Oü sekretäri Liina Toomepuuga

Esimest korda kohtusin Liinaga Pärnus Bürootöö konverentsil. Juhuslikult. Kuigi olin enne konverentsilosalejate nimekirja vaadates mõelnud, et proua Jelena Rootamm-Valteri assistendiga tahaksin lähemalt tutvuda. Miks? Sest Oü Vastus on Eestis sekretäre ja teisi bürootöötajaid koolitanud üle kümne aasta. See naine peaks täpselt teadma, milline üks tubli sekretär peab olema. Et kelle ta siis endale abiks on valinud, olin uudishimulik.

Sattusime jutlema konverentsi esimese tööpäeva lõpupoole. Liina oli rahul, et oli kohal, oli rahul sellega, mis kuulamiseks pakuti.

Kui nädalajagu hiljem talle e-kirja saatsin ja kokkusaamist küsisin, sain üsna kiire jah vastuse.

Kohtusime Rahvusraamatukogu kohvikus. Vestlesime pea poolteist tundi ja alljärgnevalt tahaksingi sekretar.ee lugejatega jagada, mida Liina oluliseks pidas rääkida.

Sain aru, et Liina on oma töö ja tööandjaga väga rahul. Pärit on ta 4-lapselisest perest, ema hoitud ja kasvatatud. Ema on bibliograaf ja ajakirjanik. Küllap on ta siis rahul, et tütar töötab firmas, mis asub Rahvusraamatukogus ja tegeleb ka raamatute kirjastamisega. Liina on 27 aastat vana, vabaabielus.

Liina: ?“Eraelus olen ma rõõmsameelne inimene, oma sõbrad olen valinud isiksuse järgi, lävin nendega päris palju. Ma arvan, et olen tolerantne inimene, kui teistel on teised huvid, maitsed ja arvamused, olgu. Sõbrad on mõttekaaslased. Põhiliselt Pärnust. Olen Pärnu linna fänn ja katsugu keegi mulle selle linna kohta midagi halvasti öelda.

Nädalavahetused ja puhkuse aeg möödubki põhiliselt selles linnas. Mulle meeldib lugeda (G.Durell on üks lemmikkirjanikest), inimestega suhelda, armastan tantsida ja head muusikat kuulata (Limp Bizkit, Staind, Linking Park jne). Käin aeg-ajalt ka teatris ja kinos. Spordiga ma suurt ei tegele, kuigi ju peaks? Aga bowlingut mängin (toim- Liina näeb nääpsuke ja terve välja, eraldi trenne talle vaja polegi). Rahvusraamatukogu on nii suur territoorium, et päeva jooksul saan ma siin majas ringi liikudes ja asju ajades oma liikumisvajaduse rahuldatud. Väga armas ja hea auraga maja.

Kui Oüs Vastus toimuvad kursused, siis juhatan hommikuti raamatukogu uksel meie kursuslasi õigesse kohta. Ja juhtub ka nii, et pean samaaegselt ka teisi majja tulijaid suunama, kuhu vaja. Sest hoone on tõesti suur ja firmasid katuse all mitmeid ja alati juhtub mingi üritus kusagil toimuma.

Oma kliente me armastame ja hoiame. Oma ülemusega olen ma kõigiti rahul (poetub aeg-ajalt jutu sisse). Sest: me mõtleme sarnaselt, meil on ühtemoodi väärtushinnangud, ja töötades on meil ju ühine eesmärk - et firma edukalt toimiks.?”

No kas siis kunagi midagi pahasti ei ole, aasin ma. Naeruga tunnistas Liina, et jah, piinlik endalgi, et selline kiidulaul välja kukub, aga?… las ma mõtlen ja meenutan. Vahest siiski leian midagi! Ei tulnudki meelde. üks kurbnaljaks juhtum oli siis, kui Liina oli vaid paar nädalat tööl olnud. Liina saadeti linna uut tindiprinterit ostma. Tüdruk ostis kogemata vale asjanduse. ?“ülemus vaatas siis mulle nii etteheitvalt otsa, et kuidas sa ometi võisid! Ja mul oli niiii häbi,?” meenutas Liina.

?“Tööle sain konkurssi korras ja mulle meeldis, et firma tegeleb koolituse ja kirjastusega. Kusagil finantssektoris või saapavabrikus või üldse suures tootmisfirmas ma küll ei tahaks töötada. Ei huvitaks. Mul võttis küllalt aega, et end oma töös tõestada ja et mulle järjest suuremaid ja tähtsamaid ülesandeid usaldataks. Tunnen end meie firmas vajalikuna ja tähtsana, saan ise otsustada ja vastutada. Ja vastutus mulle meeldib!?”

Kas tahaksid assistenditööd kuidagi promoda ka, küsin naljatades. ?“Ei, loosungit küll ei hüüaks, et tulge kõik sekretäriks! Ma arvan, et sekretäriks sobib inimene, kes suudab teisi mõista, tahab aidata, aga ei lase endale ka pähe istuda. Ja kui pole tööga rahul, eks siis sai vale eriala valitud. Oma tööst peab rõõmu ja naudingut tundma, mitte depressioonis hädaldama ja vaevlema.?”

Vaatasin ka Vastus Oü veebilehekülge (www.vastus.ee). Firma tutvustuses fotod kolmest naisest ja juures ametinimetused: direktriss, projektijuht, assistent. Kõik olulised ametid ja vastastikku toetades ja usaldades on jõutud rahuloluni tööst ja tasust.

Alljärgnevalt veel Liina vastused minu e-kirja teel esitatud küsimustele.


Kas tee assistendiametini oli okkaline? Kas Vastus on esimene töökoht?

Koolitus- ja kirjastusfirma Vastus minu esimene töökoht päris ei ole. Kuid eelnevad tööandjad on olnud üsna lühiajalised ja mitte midagi ütlevad, et neid ei tasu ära märkidagi. Tõeline töö (kui nii võib öelda) sai alguse ikkagi siis, kui asusin tööle Oüsse Vastus assistendi ametikohale. Hiljaaegu täitus siin firmas töötades juba viis aastat!


Millist koolitust sa oled saanud?

Peale keskkooli õppisin aasta sekretär-raamatupidajaks. Nii lühikese ajaga muidugi raamatupidamist ära ei õpi, kuid bürootöö alused saab enam-vähem selgeks küll.

Esimesel Oüs Vastus töötamise aastal läbisin ka kõik täienduskursused, mida meie firma ise läbi viis.

Kuidas jaotad oma tööpäeva?

Arvan, et tööpäeva jaotan enda jaoks nii, nagu enamik mõtlevaid inimesi: eelmisel õhtul panen paika, mida järgmisel päeval tingimata vaja teha on. Tähtsamad ja keerulisemad küsimused püüan paigutada päeva esimesele poolele, kui vaim kõige värskem ja ergum. Rutiinsem (see on vist paha sõna) tegevus lükkub päeva lõpu poole, et seda siis n.ö inertsist rahulikult teha. Olen sellel alal juba üsna kaua olnud ning töörütm on õnnestunud nii seada, et VÄGA suuri ootamatusi ja kauem-tööl-olemisi ei tohiks ette tulla. Kuid kui on kiirem periood (meie puhul siis palju kursuseid, raamatute müük), siis tahes-tahtmata jääb midagi kahe silma vahele ja eks siis hiljem tuleb topeltkiirusega rabeleda. Julgen väita, et oma tööga päris hätta pole ma kunagi jäänud.


Kui palju saad ise oma tegemisi/asju organiseerida? Loominguline pool?

Oma tegemisi/asju organiseeringi ikka mina ise. Kuna olen siin firmas juba n.ö vana kala, siis ülemusel (Jelena Rootamm-Valter), ei tule minu tööprotsessi jälgida vaid temani jõuab tulemus. Ausalt öeldes olen selle üle üsna uhke, sest minu töö kontrollimise asemel saab ülemus rahulikult tegeleda hoopis tähtsamate asjadega.

Kuidas suhtled pr. Rootamm-Valteriga, kuidas saad info tema päevaplaanist, nädalaplaanist?

Suhtlen temaga vahetult, kui ta on kontoris ja telefonitsi ning meilitsi, kui teda pole. Tavaliselt teame juba kuu või paar ette üsna täpselt, millised tööd ja tegemised ees ootavad. Iga töötaja saab siis juba ettevalmistusi teha järgnevateks etappideks. Nii ei teki ülepea rabelemist ja koormust saab ühtlasemalt jaotada.

Minul oma ülemusega kommunikatsiooniprobleeme pole. Suhtleme täiesti vabalt ja seda, et üks ei tea, mida teine teeb ?–- no selline mure meil puudub!

Kas igast tehtud tööst tuleb ette kanda? Või on loomulik, et kui enam teema jutuks ei tule, on selge, et töö korralikult tehtud?

Nagu juba varem mainitud: kindlasti ei tule ette kanda igast tööst. Täiesti loomulik on, et kui juba on otsustatud, et midagi tuleb teha, siis see ära ka tehakse. Eraldi tagant utsitada pole enam tarvis. Oluline osa ongi siin sellel, et olen oma ülemusega nn koostööd teinud juba aastaid ja tean, mida tema minult ootab ning mina oskan eeldada, mis temalt tulla võib.

Seega oled sa juhi abi. Kuidas saad aru, et juht on sinuga rahul või et midagi on kehvasti?

Kui midagi on kehvasti, siis eelkõige saan sellest ise esimesena aru. Ja meie kontoris ei ole tigedat põrnitsemist ja etteheitvaid pilke vaid kui ikka mingid tööülesanded on ebarahuldavalt täidetud, siis sellest ka räägitakse. Oleme väikefirma, suuri eksimusi lihtsalt ei tohi endale lubada. Aga kui keegi on midagi valesti teinud, siis asume alati kolleegidega ühisel jõul kahjusid likvideerima.

Kas kellast kellani töö on probleemiks?

Minu amet nõuab siiski kellast kellani tööl olemist. Ja selles osas olen küll rutiini pooldaja. Bürootöö konverentsil avaldati küll arvamust, et kui ikka enne viite tahad töökohalt lahkuda, siis edutamist ära oota. Vaidlen vastu: kui ikkagi suudad oma ülesanded täita kiiresti, täpselt ja professionaalselt, siis ma ei näe mingit vajadust võtta endale meeletuid lisakohustusi ja üle jõu käivad ülesandeid. Need ajad peaksid Eestis vist juba möödas olema, kus kokkuvarisemiseni tööd rabati. üks mu hea tuttav töötas aastaid riigiametis, kus oli kombeks olla 2-3 tundi peale tööpäeva lõppu ning ka laupäeval-pühapäeval tööl ning siis vastastikku kaeveldi ja nuriseti, et miks nii. Tegelikult oli aga kõiki haaranud mingi massipsühhoos, kus kinnisideeks oli, et mida kauem ajaliselt tööl olla, seda tublim oled. Kuidas asi lõppes, seda kahjuks ei tea.

Kas pidev telefonikõnedele vastamine ei sega loomingulist tööd, kui midagi tõlgid jne. Kuidas organiseerid ennast?

Segab loomulikult. Eriti, kui parasjagu koostad arveid või teed ülekandeid jne raamatupidamistöid. Meie firmas vastan üldjuhul ikkagi mina, aga kui kolleegid näevad, et olen töösse uppumas, siis tulevad nad mulle lahkelt vastu ja vastavad ise kõnedele.

Kas sekretäri/juhiabi töö on piisavalt ambitsioonikas/huvitav amet tänapäeval? Või peaks ikka kuhugi edasi pürgima?

Kõikide sekretäride eest ei oska ma kindlasti vastata. Suures firmas telefoni- või tehniline sekretär olla, no seal vist ikka väga põnev töötada ei ole? Aga ei oska ka nende eest, kes seal töötavad, otsustada.

Minu õnneks sattusin tööle just siia, kus on võimalik firmasisene areng. Kui peaksin tegelema täpselt samade ülesannetega, millega viis aastat tagasi, siis arvatavasti ma siin lihtsalt enam ei töötaks. Iga aastaga on mulle juurde tulnud uusi kohustusi ja vastutust, millega olen väga rahul. Pidevalt uuendame oma koolitusprogramme ja lisame nimekirja uusi seminare, koolituspäevi jne. Pidevalt ilmuvad ka uued raamatud (bürootöötajad peaksid teadma meie poolt kirjastatud raamatuid ?“Sekretäri ABC?”, ?“Ametikirja koostamine?”, ?“Asjaajamine?”, lisaks veel ilukirjandus. Tunnen, et toimub areng ja paigaltammumist ei ole.

Mis sunniks sind töökohta vahetama?

Sellele küsimusele on raske vastata. Isegi ei tule midagi pähe, mis sunniks sellist sammu astuma. Suurem palk? Paremad töötingimused? Huvitavam töö? Ahvatlusi võib olla palju, kuid just siin tulebki mängu selline asi nagu lojaalsus. Lojaalsus oma tööandja vastu ongi see, mis vähemalt minu puhul töötab. Ja pealegi ?– olen väga nõudlik oma ülemuse suhtes. Minu ülemus ei tohi olla rumal. Ajab naerma? Mind mitte, sest olen kuulnud lugusid tõeliselt rumalatest, nüridatest, õelatest, lausa alatutest ülemustest. Mulle meeldib täita ülesandeid, mida on jaganud tark ja intelligentne inimene. Seda minu ülemus ka on.

Kas su sõprade hulgas on ametikaaslasi?

Parimate sõprade seas mitte, kuid tunnen hästi müügisekretäre, raamatupidajaid jne.

Kas tööl tuleb kanda vormiriietust?

Kindlasti mitte vormiriietust. Aga korrektselt riietatud peab siiski olema. Teksaseid, tosse, dresse ja nabapluuse meie kontoris ei kohta. Meie kui prestiizhika koolitusfirma maine nõuab üsna ranget riietusstiili.

Mis sa arvad sellest, et viimastel aastatel on väga palju kursuseid sekretäridele just enesekehtestamise teemal? Kui palju saab ja on vajalik sekretäri ametis ennast kehtestada? Nagu mu tütar ütles ( 20 a. vana), et sekretär peaks justkui paindlik ja loomu poolest lahke ja aidatasooviv inimene olema. Mis enesekehtestamist saab/tohib seal juttu olla?

Enesekehtestamine on täiesti iseenesest välja kukkunud. Mingit alaväärsuskompleksi, et keegi minuga ei arvesta, mind ei kuulata ja ei võeta tõsiselt ?– mul küll ei esine. Tunnen ennast piisavalt tähtsana ja hinnatuna. Ning tundub, et vastavalt sellele, kuidas sa ennast ise hindad, hindavad sind ka sinu kolleegid, äripartnerid, kliendid jt.

Osale arutelus

  • Karin Haage

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine