Kutsu koostööpartner kultuuriüritusele!

Eelnevates artiklites olen peatunud sellel, kuidas muuta korraldatav üritus meeldejäävaks sündmuseks - kuidas leida särav idee ning mil moel tagada selle perfektne teostus. Ent alati ei peagi sündmust ise looma, mõnikord piisab ka sobiva üles leidmisest ja sellest osa saamisest. Oma häid koostööpartnereid ja kolleege võib vahelduse mõttes kutsuda kaasa elama spordivõistlusele või osa saama teatri- ja kontserdielamusest. Nagu ikka, on ka sellisel valikul nii plusse kui miinuseid

Plussid:

* Garanteeritud on heal tasemel meelelahutus * Võimalus kutsutuid positiivselt (ootamatult) üllatada * Korraldamiskulu on väiksem * Ettevalmistustöö nõuab vähem aega

* Kutsutud teavad täpselt, mis neid ootab (motivatsioon kohale tulla võib olla suurem)

Miinused:

* Sageli on külaliste kutsumiseks, piletite ja/või kutsete kätte toimetamiseks liiga vähe aega * Kõigile kutsututele ei pruugi lühikese etteteatamisaja tõttu üritusel osalemine sobida. Seetõttu nõuab osavõtjatega tegelemine intensiivsust, paindlikust ja kiiret (ümber)otsustamist * Teistest sündmusest osavõtjatest eraldatud koosviibimise ruumi leidmine võib osutuda keeruliseks või hoopiski võimatuks

* Ettevõtte esinduspersoonidel pole tänu sündmuse omapärale sageli võimalust kõigi kutsututega isiklikult suhelda

Kõige tähtsam otsus, mille pead tegema, puudutab loomulikult ürituse valikut, kuhu külalised kutsuda. Lisaks sobivale toimumisajale ja -kohale peab see haakuma ka kutsutute elustiili, harjumuste ja huvidega ning toetama koosviibimise laiemat eesmärki.

Teatavasti ei saa kunagi meeldida kõigile. Kutsudes koostööpartnereid osa saama kultuuriüritusest, on oluline leida kesktee laada- ja kõrgkultuuri vahel. Taotlus on ju, et ettevõtmine jätaks elamuse võimalikult paljudele. Sestap tasub küsida nõuandeid erialainimestelt ning teha hoolsalt taustauuringut. Emotsionaalse laengu andjatena on ehk kõige pretensioonitumad heatasemelised spordiüritused; teatrietenduste ja kontsertide puhul tuleb veenduda, et need liiga kaua mängukavas olnud poleks. Kui teie ettevõte on aastaid toetanud näiteks klassikalist muusikat, on sobiv kutsuda koostööpartnerid just seda kunstiliiki nautima - nii saate muu hulgas edastada ka ettevõtte poolt toetatavaid väärtusi ja vihjata oma sotsiaalsele rollile.

Vähem korraldustööd, rohkem tähelepanu detailidele

Kui oled otsustanud külalised spordivõistlusele, teatrisse või kontserdile kutsuda, tuleb sul lahendada järgmised küsimused:

1. Pääsete broneerimine võimalikult headele kohtadele või VIP-kohtadele. Selgitada tuleb pääsmete väljaostmise tähtaeg, selleks ajaks võiks olla teada ka kohaletulijate umbkaudne arv. 2. Eraldi koosviibimisruumi broneerimine. Kui ruumi saamine ei õnnestu, on mõistlik kutsuda külalised peale sündmust õhtusöögile või koosviibimisele, et õhtu "ära ei vajuks"? ning teie kui kutsuja teenitud tähelepanu pälviksite. 3. Külaliste kutsumine. Väikese etteteatamisaja tõttu on otstarbekas enne telefonitsi ja/või e-posti vahendusel saada külalise kinnitus osalemise kohta. 4. Transport Juhul kui sündmus toimub teises linnas, tuleb muretseda transport. Pika sõidu korral on hea ka bussisõidust sündmuse märkimisväärne osa korraldada. Selleks sobib erinevate suupistete ja jookide pakkumine, video vaatamine, põneva jaotusmaterjali jagamine, üllatusesineja etteaste, seletused ja muhe jutt ümbruskonna kohta vms. 5. Pisiasjade täpsustamine - Kutsete/pääsmete kättesaamine juhul, kui neid ei ole õnnestunud eelnevalt külalisteni toimetada (kust ja millal?). - Vajadusel kaaskirja kirjutamine juhul, kui enne üritust külaline veel mingeid toiminguid tegema peab (pileti käepaela vastu vahetamine vms). - Ajakava teatavakstegemine. Kas pääse tagab osavõtu veel mingile ürituse ajal, enne või pärast toimuvale sündmusele, pääsu VIP ruumidesse vms? - Parkimise korraldamine. Kutse/pääsmega saada vajadusel kaasa parkla asukoha kaart ja/või parkimispiletid. - Kui peale sündmust korraldate õhtusöögi või koosviibimise, tuleb kutsutuid informeerida, kus ja mis kell jätkuüritus toimub ning kuidas sinna pääseb (transpordi korraldamine!). Loomulikult on vaja enda jaoks eelnevalt paika panna jätkusündmuse eesmärk ja ajakava. Kõik ikka selle nimel, et jätkusündmus kujuneks osavõtjatele meeleolukaks ja huvitavaks. Jälgida tuleb, et jätkusündmus ei konkureeriks põhiüritusega. Õhtusöögi puhul tasub eelnevalt läbi mõelda külaliste paigutamisele lauda (lauaplaan), kohakaardid, külaliste juhatamine lauda, menüü ja menüükaardid.

- Kuidas toimetada kutsed/pääsmed kutsututeni? Kas on otstarbekas kasutada kullerit või toimetate kutsed ise kätte?

Kui kõik ettevalmistused tehtud, jääb üle vaid head sündmust nautida.

Näide elust

: Venepäraselt kaupluse laienemist tähistamas

Mõne aasta tagune ettevõtte arengukava nägi ette Tartu kaupluse laienemise. Läbirääkimised päädisid 2000. aasta detsembris kaupluseks sobiva hoone ostulepingu allkirjastamisega. Otsustasime selle sündmuse puhul Tartu piirkonna tähtsamad koostööpartnerid kutsuda Vanemuise kontserdimajja Moskva Patriarhaadi koori jõulukontserdile. Kuna otsus sündmust tähistada tuli peaaegu viimasel minutil, tõi korraldustöö kaasa suuremat sorti rabelemise ja töise pinge. Oli ju jõulukuu, mis teatavasti toob sekretariaadis töötajatele kaasa niigi tavapärasest suurema koormuse.

Kõvasti nägime vaeva külaliste kutsumise ja kutsete kätte toimetamisega. Viimane oli eriti komplitseeritud, sest korraldustööd koordineeriti ja kutsed trükiti Tallinnas, kutsututeks olid aga Tartu piirkonna koostööpartnerid ning üritus ise toimus samuti Tartus. Meid aitas oluliselt kullerteenuse osutaja. Lõpptulemusena jõudsid kutsed kutsututeni enne üritust.

Väärib mainimist, et kontsert oli vägev. Muusika puudutas paljude hinge ja kontserdi lõppedes pärlendas nii mõnegi külalise silmanurgas meeleliigutusepisar.

Pärast kontserti olid külalised palutud koosviibimisele. Selleks eraldasime kontserdimaja fuajees ühe osa piirdega. Kontserdi lõppedes ei avatud saali kõiki uksi, administraatorid suunasid kontserdikülalised garderoobi külgustest. Koosviibimisele pääses kutse ettenäitamisel. Kuna kontserdil esitati vene muusikat, oli ka koosviibimine korraldatud vene stiilis. Meeleolu hoidsid "õigel lainel"? taustaks kõlanud vene romansid, kehakinnituseks pakkusime venepäraseid hõrgutisi. Peale nii võimsa emotsionaalse laengu saamist oli paras õdusas seltskonnas muljeid jagada ja lõõgastuda.

Osale arutelus

  • Kersti Sõõrumaa

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Aasta suurejooneliseim sündmus Radisson Blu Sky Hotelis!

Jõulupidu, kui üks ettevõtte olulisemaid sündmusi, on oodatud nii töötajate kui ka koostööpartnerite poolt. Radisson Blu Sky Hotel pakub peohõngulist atmosfääri ning erakordset elamust, mida elevusega oodatakse ja soojusega meenutatakse. Meie eesmärgiks on täita teie soovid ja ergutada maitsemeeli hõrgutistega, milles traditsioonid kohtuvad mitmekesise tänapäevaga.

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara