Suvepäevad, kas juba käes?!?

Loodan, et oled leidnud mõnusa koha, kus pidada ettevõtte suvepäevi. Mis saab edasi? Haara härjal sarvist ja asu juba korraldustöö kallale!

Alguses valitseb mõtetes virr-varr. Millest küll alustada? Pane kõik mõtted ja hulluna tunduvad ideed paberile! Lisa ka üksikasjad, mis meelde tulevad ja mida kardad korraldamistuhinas unustada. Vii kolleegidega vesteldes jutt suvepäevadele, loodetavasti saad mõne laheda mõttetera, mis marjaks ära kulub. Nõu tasub pidada üritusturundusfirmadega, sest neile on ürituste korraldamine igapäevane töö, sulle aga harv lisaülesanne. Selline mõtete-ideede kogumine võtab aega mõne päeva. Väga kauaks ei tasu hiilgavaid ideid ootama jääda, parem on ühe-kahe stsenaariumiga juba põhjalikumalt tegelema hakata. Tekita endale üks loetelu vajalikest töödest-toimetustest ja teine loetelu headest ideedest, mida suvepäevadel ette võiks võtta.

Järgmise sammuna tuleb sul selgusele jõuda, kas saad korraldamisega ise hakkama või moodustad kolleegidest korraldustoimkonna. Seltsis korraldustööd teha on igal juhul lõbusam kui üksinda asja kallal pusida!

Jaga korraldustoimkonna liikmetele konkreetsed ülesanded ja määra tähtajad, millal te jälle kohtute ning milliste teemadega tegelete. Kindlasti ei tohiks korraldustoimkonna kooskäimistest kujuneda tüütud ja lõputud koosolekud. Ära ei tohi unustada tegutsemislusti, korraldatakse ju üritust ka enda jaoks!

Korraldustoimkonnal on vaja lahendada olulised allpool toodud küsimused

Idee, mis stiilis suvine üritus korraldada ja mida ette võtta. Kas peate spordi- või basseinipidu, kas ammutate stiilipeoks inspiratsiooni ajaloost, filmist, kunstist või telesaadetest? Või otsustate hoopiski karnevali või (erinevate) rahvuste stiilis peo kasuks? Loomulikult ei tasu kõrvale heita mõtteid koos matkata või ette võtta midagi ekstreemset ja erakordset.

Otsuse langetamist mõjutab oluliselt suvepäevadel osalejate arv ? kas teie kollektiiv on pisike või suur, kas osa võtavad ainult töökaaslased või tulevad kaasa ka nende lapsed ja kaasad? Omapoolsed piirangud seab ka ürituse toimumise koht ja raha, mida saate korralduseks kasutada.

Kui idee ja stiili kohta on otsused langetatud, on järgmiseks pingeliseks teemaks eelarve.

Eelarvet koostades pead kindlasti arvestama järgmiste detailidega:

* suvepäevade toimumise koha rent ja vajadusel majutus * söök * jook * suvepäevade sümboolika (suunaviidad, särgid, nimesildid, diplomid, päevaplaanid, kutsed, trükised jne) * peotarvikud (telk või katusealune, õuemööbel, küünlad või tõrvikud) * meelelahutus (päevajuht, ansambel või diskor) * muud kulud (auhinnad, helitehnika, valgustehnika, piltnik, peoplatsi kaunistamise vahendid, sportimisevahendid, meditsiiniline abi ja vajadusel turva) * transport * juhul, kui kaasad üritusturundusfirma, siis ka projektijuhtimise tasu

* varu ootamatute väljaminekute tarvis

Nagu näha, on nimekiri pikk ja loomulikult lisandub kulutulpa lähtuvalt konkreetsest üritusest ridasid veelgi. Mida täpsem on eelarve, seda vähem ootamatusi sind üritusel tabab. Kirja võiks panna kõik ? alates kleeplindist, kääridest ja nimesildi kaelariputamise nöörist ning lõpetades arstimitega.

Eelarvet mõjutab otsus osalemistasu maksmise kohta. Ei saa salata, et varmalt oodatakse tasuta pidu. Teisalt kohustab osavõtutasu maksmine maksjat kindlasti kohale tulema ning seega on maksu kogumine ühtlasi ka osavõtjate registreerimise eest. Osavõtutasu küsimuses on mõistlik nõu pidada ettevõtte juhtidega ? see on siiski oluline otsus.

Miks ja millal kaasata üritusturundusfirma?

Korraldustoimkonna ühiste valikute hulka kuulub ka otsus üritusturundusfirma kaasamise kohta. Miks ja millal kaasata üritusturundusfirma? Kindlasti siis, kui teie suvepäevadel osaleb palju inimesi, üritus kestab mitu päeva ja kogu ettevõtmisel on "mastaapi"?.

üritusturundusfirma hooleks saab jätta päevajuhi, ansambli ja diskoriga kokkulepete saavutamise. Professionaalsete "hea tuju loojate"? vahendusel jõuab suvepäevadele ka heli- ja valgustehnika, telgid ning õuemööbel. Loomulikult antakse teile makstud tasu eest ka ohtralt head nõu: aidatakse ideed läbi mõelda, koostatakse päevakava ja stsenaarium, valmistatakse trükised ning muu suvepäevade sümboolika. Julge küsida! Samas ei saa ka salata, et kõiki protsesse ise juhtides saab väärtusliku kogemuse.

Alternatiiviks eelpoolkirjeldatud organiseeritud suvepäevadele on ettevõtmine lähemate kolleegide seltsis, kus kõik otsused sünnivad spontaanselt ja kohapeal.

Kuidas teavitada kolleege suvepäevade toimumisest?

Kui ettevalmistused suvepäevadeks tehtud, jääb otsustada veel viis, kuidas oma heast mõttest kolleegidele teada anda. Kas avaldada suvepäevade kuulutus ettevõtte siselehes ja/või intranetis, saata igale töötajale personaalne kutse või panna kuulutus ainult teadetetahvlile? Kindlasti tuleb ära tuua ka info, millal on suvepäevadele registreerimise viimane päev ning kus ja kuidas seda teha saab.

Kasulikke nõuandeid

Lõpetuseks mõned praktilised nõuanded selleks, et ettevõtte suvepäevadest saaks aasta tähtsündmus, mida osalejad veel kaua mäletavad:

* Enne suvepäevi käi ürituse toimumise kohas ja lepi majarahvaga kokku kõik pisiasjad (toitlustamine, sportimisvõimalused, parkimine, majutus- ja pesemisvõimalused, WCde olukord, territooriumi eraldatus turvaprobleemide vältimiseks, lõkke tegemine ja lõkkepuude hankimine, elektrivõimalused jne)! * Päevajuhile anna teada kõik suvepäevadega seotud ootused ja soovid! Mida täpsemini suudad oma soove kirjeldada, seda paremini teab päevajuht neid suvepäevade läbiviimisel arvestada. Päevajuhiga räägi ka läbi, milliseid sportlikke ettevõtmisi tasub läbi viia ja kas mingit tegevust võiks hoopiski vältida. * Kõikide kohtumiste kohta koosta memo!

Osale arutelus

  • Kersti Sõõrumaa

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara