Edule aitab kaasa sõbralik ja loominguline keskkond

Intervjuu Meediatänav Oü büroojuhataja Siret Koopuuga

Meediatänav on Tallinnas tegutsev väike reklaamibüroo. Eriline selles mõttes, et eksisteerib ainult peamiselt kahe töötaja initsiatiivil ja koostööl. üks nendest kahest töötajast, kes on Meediatänava loomise juures algusest saati ärksalt osalenud, on büroojuhataja Siret Koopuu.

Sekretäri tal abiks ei ole, kohvi keedab ta endale ise ja tema õlul on ka firmasse saabunud kirjadele vastamine, ühesõnaga büroo- ja firmasisesed toimetused peavad assistendi puudumisele vaatamata korralikult seatud saama. Varem on Siret töötanud Office Line?’is müügijuhina ja tolleski firmas bürootöö valdkonna korraldamisega kursis olnud.

Uurisin temalt lähemalt, kuidas korraldada edukalt firmasisest tööd... Ja nagu selgus ?– ikka rõõmus meel, oskus teiste inimeste tegemisi väärtustada ning iseenda igapäevatööd hinnata on jätkuvalt omadused, mida tasub arendada, kui on soov vältida tööstressi ja arusaamatusi.


Mahukas tööpõld

?“Büroojuhataja ametikohaga kaasnevad tööülesanded ja vastutus on tihti firmades väga erinevad. Olen näinud büroojuhatajaid, kes täidavad sekretäri-administraatori ülesandeid, ja büroojuhatajaid, kes hoiavad silma peal kõigel büroos toimuval nagu tegevdirektorid. Palju oleneb firma suurusest,?” räägib Siret.

?“Väikeses firmas juhtub ikka nii, et iga töö jaoks eraldi inimest pole ja tuleb täita erinevaid ülesandeid. See on arengu seisukohast muidugi kasulik, kuigi teinekord võivad lained üle pea käia ja raske on kõike hallata.?”

Meediatänava kontoris töötab Siret koostöös kujundajaga, kes on samuti omal alal üsna universaalsete tööoskustega. Büroojuhataja aga tegeleb nii partnerite kui ka klientidega, koostab ja sõlmib vajalikke lepinguid-kooskõlastusi ning paneb paika hinnapoliitika. ?“Teinekord, kui mul on mõnest kujundusest hea ettekujutus, võin ka kujundajale oma ideid lisaks pakkuda. Kõik tööd on omavahel otseses seoses ja mulle meeldib kõike hallata.?”

Siret on töötanud Meediatänavas pea poolteist aastat. Reklaamifirma loodi tootmisüksuse juurde, mis oli seni pakkunud peamiselt vaid allhanketöid siiditrüki ja printimise alal, kui aga omanik otsustas eraldi luua ka reklaamibüroo, kutsuti Siret bürood juhtima.

?“Olen lõpetanud pedagoogikaülikooli matemaatika-füüsika teaduskonna tööõpetuse õpetaja erialal. Koolis õpetajana töötasin vaid õppimise ajal, peale lõpetamist jäin lapsega koju. Pikka aega töötasin Office Line?´is kontorite varustamise alal, peamiselt sealt pärinevad arusaamised firma toimimisest, müügist, meeskonnatööst ja juhtimisest.

Palju olen muidugi hiljem juurde õppinud ja Meediatänavat käivitades kogenud.?” Uue firma käivitamine on Sireti arvates keeruline, kuid huvitav ja arendav kogemus. Ta on õnnelik, et talle see kogemus anti.


Avatus aitab arengule kaasa

Sireti sõnul aitab nii firma toodete kui ka firmasisese töö arengule üheaegselt kaasa avatus ja üksteisega arvestamine. Kaastöötajate ülesannetega kursis olemine ja enda tööülesannete õigeaegne täitmine. Vastastikune lugupidamine.

?“Lugupidamise all tuleb mõista lisaks inimesest lugupidamisele ka tema töö hindamist ja kompetentsi usaldamist. Sekretärile on oluline teada, kus keegi viibib ja millal saabub. Aitab väikese tahvli kasutamine, kuhu kontorist lahkujad kirjutavad kellaaja, millal neid tagasi on oodata.

Et teineteise töödega rohkem kursis olla ja meeskonnatunnetust säilitada, on hea näiteks kord nädalas koosolekul läbi arutada, kes millega tegeleb ja kuidas keegi aidata saab. Seda võib edukalt asendada igahommikune kohvilauavestlus, kus tegemised läbi arutatakse. Eduka koostöö oluline osa on kontori üldine positiivne ja töine õhkkond.?” Sekretäride osa on aga positiivse tööõhkkonna loomisel väga suur, usub Siret.

?“Rõõmsameelne ja asjalik sekretär ei jäta mitte ainult külalistele head muljet, vaid nakatab tihti oma töörõõmuga ka teisi. On tore, kui sekretär on varakult kohal ja tervitab kõiki naeratusega. Pealegi, kõik peavad lugu inimesest, kes lisaks oma keerulistele ülesannetele teeb ära assistendi tööd, mis aitavad kõigil teistel oma tööd paremini teha.?”


Edukus, töö ja õnn

?“Edukas saab olla alal, mis meeldib ja mida tehakse rõõmuga,?” on osa Sireti elufilosoofiast. Büroos on alati suhteliselt väikesel pinnal koos erinevad inimesed, kelle tööülesanded on tihti vastandlikud, kuid üksteisest sõltuvad, teab ta oma kogemustest. ?“Lisaks headele ametioskustele on väga tähtis ka meeskonnatöö oskus ja teistega arvestamine. Tuleb arvestada, et juhi tähtsaim mõjutusvahend on tema emotsioonid, nendega saab väljendada nii üleolekut ja nõudlikkust kui ka sõbralikkust ja tänulikkust ning inimese hindamist. Esimesed muidugi koostöös kasuks ei tule.?”

Teinekord võib teatud olukorras bürootöötajale tunduda lihtsam teha mõni töö ise ruttu ära, kuid tavaliselt viib see selleni, et jäädki seda ülesannet täitma. ?“Eriti sekretäri ametis kiputakse tihti talle jooksvalt lisaülesandeid andma ja lõpuks pole aega enam telefonigi vastu võtta. Et oma töödega edukalt toime tulla, tuleb lisaülesannete vastuvõtmisel ettevaatlik ja resoluutne olla.?”

Kuidas saaks juht, aga ka iga töötaja büroosiseses töös vältida rohkem konflikte, näidata välja positiivsust ja heatahtlikkust?

?“Konflikte tekib ikka, neid päriselt ära hoida ei õnnestu, kuid oluline on kõik konfliktid rahulikult lahendada. Keegi tark mees on kunagi öelnud: räägi, kui sa oled vihane ja sa saad hakkama parima kõnega, mida kunagi kahetseda. Konfliktide puhul tuleb alati kõigepealt rahuneda, siis mõelda, mida mina oleksin saanud teisiti teha, ja alles siis, mida keegi teine võinuks teisiti teha. Seejärel läbi tunnetada, kuidas sellest teisele teatada nii, et ta tahaks teinekord teisiti teha.?”

Teiste vastu lahke olla pole raske, sellega peab lihtsalt algust tegema, usub Siret. ?“Juba lastelaulgi ütleb, et naeratus teeb ilma ilusamaks ja tuleb sinu juurde tagasi. Head suhted ja positiivne tulemus ongi need, mis annavad jõudu ka edaspidi heasoovlik olla.?”

Töö ja õnn - kuidas need kaks elu väärtust saavad käia ka käsikäes?

?“Õnn on väga lai mõiste. Neid inimesi, kes on ühel alal väga andekad ja kindla kutsumusega, on siiski väga vähe. Suurem osa inimesi peavad oma kutsumuse leidma elu jooksul. Õnnelik võib olla ka väga lihtsat tööd tehes. Samas on hea tunne, kui oled hakkama saanud millegi uuega, midagi leiutanud ja õppinud, midagi paremaks muutnud.

Õnn on see, kui saad töös oma võimeid maksimaalselt ära kasutada, näed tehtu tulemust ja oled sellega rahul ning saad selle eest ka õiglaselt tunnustatud. Kindlasti aitab õnnele kaasa sõbralik ja loominguline õhkkond.?”

Milline on Teie puhkus?

"Aktiivne puhkus värskes õhus koos perega. Kui on rohkem vaba aega, proovin kokku saada vanade sõprade ja sugulastega, kellega igapäevaselt pole mahti suhelda. Puhkuse juurde kuulub kindlasti ka meri ja suures koguses värsket õhku ning kaunites paikades ringirändamine.?”

Kuidas algab tööpäev firmas Meediatänav?

?“Iga päev on eelmisest erinev, kuid osa toimetusi on ka igapäevased. Esimese asjana avan arvuti ja vaatan üle saabunud meilid. Jälgin oma postkasti päeva jooksul pidavalt ja kui võimalik, vastan kõigile kirjadele koheselt.

Toon ise posti ja võtan vastu telefonikõned. Tavaliselt on tööpäeva jaotus selline: kolmandik päeva tegelen pakkumistega ning ülejäänud aeg kulub pikaajaliste plaanide tegemisele koos uudistoodangu planeerimisega, ka klientide külastamisele, jooksvale asjaajamisele. Kui olen väljas, vastab kõnedele kujundaja või suunatakse kõned edasi mobiilile.

Klassikalist assistenti, kes aitab kirjadele vastata, teeb hinnapakkumisi, keedab kohvi ning paljundab ja valmistab ette vajaminevaid materjale, ei ole mul kunagi abiks olnud. Olen harjunud suhteliselt iseseisvalt hakkama saama. Mingil hetkel on kindlasti vajalik, et keegi aitaks lihtsamaid hinnapakkumisi teha, kirju saata ja jooksvaid küsimusi lahendada. Võimalik, et tulevikus on vaja tööle võtta sekretär, kes teeks samaaegselt ka müügisekretäri tööd.?”

Meediatänava büroo juhataja soovib kõigile sekretar.ee lugejatele päikselist ja rõõmsat suve. ?“Väärtustage seda head, mis teie elus on ja naeratage rohkem!?”

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara