Sekretär müügimeeskonna toetajana

Müügimeeskonna toetamine võib endas sisaldada erinevaid tegevusi, alates telefonile vastamisest kuni nõupidamistel osalemiseni. Kuid sõltumata konkreetsetest nõuetest, on siiski alati üks roll, mis igal sekretäri on ja mida temalt oodatakse - "kõiketeadja"?. Kelle poole ikka abiga pöörduda, kui on vaja mingit infot hankida või midagi täpsustada - ikka sekretär! Tema on ju enamuse ajast majas, suhtleb erinevate töötajate ja klientidega - tema teab või vähemalt teab, kes teab. Et ka firma sees koostöö toimiks - kõik mäletaksid, kes firma töötajatele palka maksab (et see pole mitte raamatu- või kassapidaja) ja keda teenitakse, on hea, kui kõik firma üksused oleksid kursis toimuvaga.

Sisene info levitamine

üpris tavaline on see, et inimesed ei ole rahul info liikumisega firmas. Paremal juhul tähendab see seda, et ei teata, kes kellega käib ja palju palka saab. Halvemal juhul on info osas tõesti kaos. Puudub süsteem, kuidas olulist infot kogutakse ja säilitatakse, või mis veel hullem, pole üldsegi kokku lepitud, millist infot oleks vaja koguda. Kui aga puudub info firma tegemistest, pole mõtet ka üllatuda, kui töötajad firma käekäiku ükskõikselt suhtuvad või tegutsevad vastuoluliselt. Seepärast tasub läbi mõelda:

  • milline info peaks olema kogu organisatsioonile teada/ kättesaadav
  • millist infot peab omama müügimeeskond
  • millist infot ja kuidas edastatakse klientidele
  • kuidas infot peaks säilitama
  • kuidas teha info kättesaadavaks
  • Mis kasu on efektiivsest sisekommunikatsioonist nii müügimeeskonnale kui firmale tervikuna?

    • Parem, kiirem teenindus.
      • Kui kõik inimesed on võimelised küsimustele vastama (nii omavahelises kui kliendisuhtluses), hoiame aega kokku.
      • Inimeste asendamine on lihtsam. Tihtipeale tundub sekretäri asendamine teistele töötajatele ülejõu käiva trikina ning siis tehakse seda vastumeelselt. Kui info on inimestele kättesaadav, või vähemalt teada, kuidas seda saab, kaob ka hirm asendamiste ees ning - teenindus sujub.
      • Ei teki kuulujutte. See, et infot ei ole, ei tähenda veel seda, et inimesed asjast ei räägi. Ikka räägivad - kuulujutte. Kuulujutud aga teadupärast levivad kiiresti ning muunduvad levikul. Tulemuseks võib olla mis tahes, kindlasti aga ka kõhklused ja hirmud. Inimeste teavitamine aga lisab usaldust firma vastu ning loob kindlustunde. End kindlalt tundev töötaja suunab aga oma energia tööle, mitte kuulujuttudele. Seega - parem töö, parem teenindus.
    • Loob positiivse suhtumise firmasse - nii töötajate kui klientide seas.
    • Suurendab firma usaldusväärsust.
    • Annab firma töötajatele enesekindlust.
    • Kindlustab hea koostöö firma sees.
    • Hea sisemine koostöö hõlbustab koostööd klientidega.
    • Paraneb firma maine.
    • Firmal on lihtsam saavutada planeeritud tulemusi.
    Infoallikad - kust ja kuidas saada infot?

    Tegelikult on infoallikad meil päris käeulatuses: kõikvõimalik aruandlus ja statistika; samuti info meie oma töötajatelt (nii müügiinimesed - info klientidest ja klientidelt) kui ka oma tuttavatelt. Ning loomulikult igasugune massikommunikatsioon. Vaja on vaid jälgida, otsida. Ehk nagu ütleb üks info liikumise põhireegleid: "Kes infot tahab saada - peab küsima. Kes infot tahab jagada - peab rääkima"?


    Millest informeerida?

    Millest vaid. Infot ei ole kunagi liiga palju. Ka ei tasu mõelda, et see, mis mulle teada ja elementaarne, seda ka teiste jaoks on. Mõned näited, millest informeerida:

    • Firma
      • Majanduslik olukord
      • Toodang
      • Personal
      • Eesmärgid
      • Areng
      • Muudatused
      • Info konkurentidest
      • Info klientidest, koostööpartneritest
      • Saavutused
      • Investeeringud
      • Omandussuhted
    • Firma erinevate allüksuste tegevus
      • Tootearendus
      • Turundusplaanid ja -tegevused
      • Uurimused
      • Uudistooted
    • Töö arenemine
      • Juurdeehitused
      • Uued üksused
      • Töörühmad
      • Töö sisu muutumine
    • Inimesed
      • Inimene töökeskkonnas
      • Sündmused firmas
      • Vaba aja veetmise võimalused
      • Pidulikud sündmused (sünnipäevad, pulmad, aastapäevad jms.)
      • Võistlused
      • Personali muutused
      • Saavutused
      • Autasud
    • Traditsioonid
      • Ajalugu, kroonika
      • Fotoarhiiv
    • Keskkond
      • ühiskond ja muutused
      • Sidusrühmad (partnerid, institutsioonid, organisatsioonid, press)
    Kuidas infot edastada?

    Ka selleks on erinevaid võimalusi. Nende valik sõltub kindlasti sellest, millist infot, kellele ja mis eesmärgil edastatakse. Kui on soov lihtsalt teavitada ning tagasiside pole oluline, sobivad kindlasti erinevad infokandjad: siselehed, seinalehed, intranet, elektronpost. Kui aga soov on tagasisidet saada või midagi arutada, siis peaks valima vahendi, mis seda võimaldab - nõupidamised, koosolekud, töörühmad.

    Kirjalikul info edastamisel, talletamisel tasub meeles pidada, et mida konkreetsem ja struktureeritum on esitusviis, seda lihtsam on inimesel infot meelde jätta.

    Kokkuvõtteks:

  • Oma personal on alati esimene sihtrühm, keda teavitada!
  • See, mis on sulle teada ja tundub elementaarne, ei pruugi seda olla teistele.
  • Info motiveerib.
  • Osale arutelus

    • Aet Leppik

    Raadio ettevõtlikule inimesele

    Hetkel eetris

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

    Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

    Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

    Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

    Küsitlus

    Kas osaled võistlusel PARIM SEKRETÄR 2018?

    • Osalen ise
      0%
      0%
    • Soovitan kolleegi
      0%
      0%
    • Soovitan tuttavat sekretäri
      0%
      0%
    • Ei osale ega soovita, kuid jälgin võistlust veebis
      40%
      40%
    • Ei osale ega soovita
      50%
      50%
    • Muu
      10%
      10%

    Valdkonna tööpakkumised

    Maxima otsib BÜROOJUHTI

    Maxima Eesti OÜ

    24. aprill 2018

    Teabevara