Intervjuu Pärnu Konverentside juhi Toomas Tamsariga

Tavaliselt valib juht endale sekretäri ja mitte vastupidi. Mis on need kriteeriumid, mille järgi juht sekretäri valib?Mida ülemus sekretärilt ootab? Arvan, et niipalju kui on erinevaid juhte, on ka erinevaid ootusi või ootustepakette. Siiski, minu jaoks on olulised järgmised asjad:

  • et majapidamine oleks korras. Mulle ei meeldi kontrollida, kas sekretärile antud töö on tehtud. Samuti ootan, et sekretär näeb ise ja teeb ise asju, mis tahaks parandamist.
  • et tööõhkkond oleks terve ja intriigivaba.
  • diskreetsus. Sekretär peab ülihästi tunnetama, kui palju ja millist informatsiooni edastada. Täiesti lukkus suu pole enamasti kõige parem lahendus (kui tegemist pole ärisaladuse või isiklike asjadega).
  • toetamist. Ka ülemus peab saama kellegagi asjadest (eriti just inimestest) rääkida ja alati ei saa see keegi olla keegi direktorite hulgast ja siis seda vähem näiteks spetsialist.
Sekretäri valimisel teen loomulikult valiku eelkõige lähtuvalt sellest, kellest usun oma ootusi täidetud saavat. Sekretäri professionaalsed oskused on eeldused ja nende kontrollimise olen usaldanud kas personalivalikufirma või personaliosakonna hoolde.

Mille järgi Sa hindad, et sekretär saab oma tööga hakkama? Kuidas ja mille järgi Sa aru saad, et Sinu ettevõttes on kõik korras?

Pole ettevõtet, milles on kõik korras. Mina ei ole kunagi rakendanud sekretäri töö hindamisel väga formaalseid kvaliteedikriteeriume. Kui asjad pole korras, hakkavad jamad enamasti kiiresti välja paistma - dokumendid kadunud, ülesanded tähtajaks täitmata jne. Kui käitub valesti, on ju näha.

Kui oluline on Sinu arvates sekretäri roll tööõhkkonna loomisel? Millega konkreetselt ta saab kaasa aidata, et see oleks positiivne ja meeldiv?

Sekretäril on ülioluline roll tööõhkkonna loomisel. Olen näinud sekretäri, kes oma ülilabiilse ülemuse tujud ära silus ja vastupidi, sekretäri, kes üsna probleemivabas õhkkonnas suutis neid ise kuhjaga tekitada. Õhkkonna loomisel on päris mitu faktorit: kellena sekretär end näeb, kuidas ta hoiab enese ja ülemuse ning enese ja teiste kolleegide vahelisi suhteid, kuidas ta oskab silmad lahti hoida teiste inimeste ja nende käitumise osas, kuidas ta saab hakkama prioriteetide seadmisega, iseenese tujude ohjamisega ja palju muud.

Kuidas kaasa aidata: olla tähelepanelik ja abivalmis, vajadusel ka ajutiselt ?“käsn?” olles, mis ümbritsevast õhust mürki imeb. Aga siis peab oskama ka sellest lahti saada. Kui ei oska, jäta parem see osa vahele.

Mida saab sekretär selleks teha, et teda väärtustataks nii juhi kui kaastöötajate poolt?

Sekretär saab iseenese väärtustamiseks teha sedasama, mida iga teine inimene - olla teiste jaoks väärtuslik. Teha oma tööd hästi, olla abivalmis, tähelepanelik... Minu arvates ei ole selles ametis palju teistmoodi midagi. Ja aeg-ajalt peab sekretär ka ise selgelt ütlema, mida ta hästi teinud on. Enese kiitmist ei saa ainult teiste hoolde jätta.

Kas liigne initsiatiiv ja uuenduste soov sekretäri poolt võib juhi jaoks ka kurnavaks muutuda?

Siin küsimuses sisaldub sõna "liigne". Liigne on liigne. Alati. Pigem vist on probleem siis, kui initsiatiiv on parasjagu suur. Mina ootan initsiatiivi. Ja kui see initsiatiiv on suur, siis positiivsete lahenduste kõrval tuleb paratamatult mõnikord EI öelda, sest kas a) ei usu ettepaneku kasulikkusesse, b) pole selleks raha kulutada, c) prioriteedid on mujal, d) ümberkorraldused bürookorraldused viivad inimeste tähelepanu nende põhieesmärkidelt mujale ja kuigi uus lahendus olekski ehk parem, on selleni jõudmine liig vaevaline. Minu probleem on siis, et need EI-d ei tapaks initsiatiivi.

Kuidas suhtud sellesse, kui sekretär ei räägi juhile edasi infot, mida kolleegid on talle usaldanud, aga mis oleks oluline firma juhil teada? Näiteks, kui keegi kolleegidest plaanib töökohast lahkuda või kui keegi ilmub tööle ebakaines olekus või kui töötajad pole juhiga rahul jne? Loogiline, et ta peab hoidma juhi poole, aga tavaline on, et hoitakse pigem kolleegide poole või jäädakse nö kahe tule vahele ja tekib stress.

See, kuidas sekretär suudab täita infovahendaja rolli, näitab minu meelest tema tõelist taset kõige paremini.

üldiselt ootan alati ja igal juhul, et sekretär hoiaks mind kursis asjadega, mida teadma peaksin, et juhitööd hästi teha. Sealhulgas majasiseste probleemidega. Näiteks, kui mingi asja suhtes on tekkinud üleüldine rahulolematus. Samas ma ei pea õigeks, et üksikute töötajate üksikud eksimused kuuluksid ettekandmisele. Siin piiri tõmbamine olulise info andmise ja pealekaebamise vahel on väga raske ja see piir on kerge nihkuma. Sageli põhineb infovahetamine ka sekretäri enese hinnangul inimesele ja tema tööle. Sekretär on inimene nagu iga teinegi ja seega ekslik.

Sekretär on kahe jõupiirkonna vahel - õieti mitte vahel vaid mõlemas sees. ühelt poolt juht ootab, et sekretär oleks tema paadis ja tingimusteta lojaalne, teiselt poolt tahavad ka töötajad, et sekretär oleks nende "poolt". Ja see paradoks tuleb lahendada mitte ühe poole kasuks ja teise kahjuks, vaid nii, et mõlemad saavad sekretäri usaldada ja mõistavad tema rolli.

Eelmisest jutust tulenevalt tekivad ka reeglid juhi info või mõtete vahendamisele töötajaskonnale. Ma ei usu, et kõige efektiivsem infojuhtimise viis on selline, kus sekretär ei räägi juhi poolt kollektiivi suunas midagi. Ta peab paratamatult inimestega suhtlema ja kuulama, mida nemad asjadest arvavad. Ja siis kas tegema nägu, et ei tea midagi või keelduma paljudel teemadel suhtlemast. Pigem arvan, et on hea, kui sekretär lepib juhiga kokku, millist tausta mil viisil valgustada võib. Karid on siin aga ilmsed. Vigade hind võib kõrge olla.

Seetõttu, a) kui ei ole kindel, ära räägi; b) kui ei saa rääkida, ära räägi; c) ära räägi asju, mis võivad pingeid pigem suurendada; d) ÄRA VALETA.

Kui sekretär ei ole oma palgaga rahul, siis mida ta peaks ette võtma?

Kui ei ole palgaga rahul? Kõigepealt, kui palju on neid inimesi, kes ON oma palgaga rahul? Või näiteks kommunaalkuludega või bensiinihinnaga?

Sekretär, nagu iga teinegi inimene, müüb oma tööjõudu tööjõuturul. Turul määravad hinna pakkumine ja nõudmine. Kui usud, et Sinu firmas makstakse Sulle palka vähem, kui Sinu õige hind oleks, küsi juurde. Kui ei anta juurde ja mujal antakse, on Sinu hind tõepoolest kõrgem, kui firma Sinu väärtust hindab. Kui ei saa ka mujal rohkem, siis makstakse Sulle õiglast või äkki veel üle Sinu turuväärtuse palka. Kui mujalt saad rohkem, siis on see otsuse küsimus: kas tahan teha vana (ja loodetavasti meeldivat) asja vähema raha eest või vahetad töökohta.

Mida ei soovita teha, on käia pidevalt selle jutuga, et keegi linna peal jälle pakkus rohkem ... anna palka juurde või lähen ära. Minule juhina jätab selline asi mitte niipalju sekretäritöö vaid ühe teise töö müümise tunde. üsna varsti ütleksin, et ole lahke, siin on paber...

Millega juht näitab välja, et ta on oma alluvate töötulemustega rahul? Kas tihedamini näidatakse välja rahulolu või rahulolematust?

Ei saa öelda, millega välja näitab. Mõni kiidab kogu aeg ja see pole siiras. Mõne suust "enam-vähem" on suurim võimalik kiitus. Sellest, kas ülemus rahul on, saab ju ometi aru, kui teda mõnda aega tunda. Vaata, kuidas ta teisi kolleege kiidab või laidab, kuidas ta neisse samal ajal suhtub ja võrdle, kuidas Sina selle kõrval välja näed. Vähene tagasiside andmine on juhtide üldine probleem. Aga juhte Sa ümber ei kasvata. Mõneks ajaks suudad ehk teda panna mõnda asja teistmoodi tegema, aga ümber ei kasvata. Kui saad, küsi ise tagasisidet.

üks asi on siiski teistmoodi. Juht võib vältida ebameeldivaid vastuseid sekretärile enam kui teiste kolleegide puhul, sest ta tahab näha sekretäri ikka rõõmsana enda juures ja seepärast väldib konflikte.

üldiselt arvatakse, et ülemus on iseendaga äärmiselt rahulolev inimene ja tal pole tuge vaja? Aga tegelikult ju on. Millist tuge saab sekretär juhile pakkuda?

Paljud juhid vajavad tegelikult tuge küll. Nagu ema või naist või sõpra või lihtsalt kedagi, kellele ennast tühjaks rääkida. Ja siis pärast jälle ILUS JA üLITARK JA PARAJALT PAKS MEES OMA PARIMAIS AASTAIS olla. Enamjaolt keegi seda ei taha tunnistada ja sellise mõttegi väljaütlemine on väärt ketseriks tunnistamist. Aga siiski, mõtle järgi, kas Sinult on tuge otsitud ja kas oled seda pakkunud. Paku ja ära pärast välja näita, et mäletad ülemuse nõrkushetki. Ega tal kedagi teist sageli polegi, kellega rääkida.

Mida soovitad neile sekretäridele, kes töötavad ettevõttes, kus juhi ?“ootused?” on suuremad, kui ametijuhendis või töölepingus kirjas (juhi ja sekretäri intiimsuhted)?

Juhi ja sekretäri suhete lähedus (intiimsus) on asi, mida ehk ei oskagi väga tegelikult probleemina arutada. Loomulikult on see üks väga riskantne asi. Aga näen seda asja töösuhete vahel siiski nii nagu muudegi intiimsemate suhete puhul - kui kaks (teades, et see asi jama võib kaasa tuua) tahavad, juhtub midagi. Kui üks tahab - ei juhtu. Kui kumbki ei taha - polegi midagi.

Kuidas on Sinu üldine hinnang, kui oled teisi ettevõtteid külastanud, et kas sekretärid tunduvad Sulle professionaalsed? Mida annaks paremini teha?

Ei oska küll öelda, et üldiselt ringi liikudes midagi väga viltu paistaks. Aga kui sekretär või tema töö juba väljastpoolt inimesele halb välja paistab, on olukord juba õige vilets.


Kokkuvõtteks - milline on Sinu arvates professionaalne sekretär?

Ei ole sellele mõelnud - mina tahan ikka, et mu kõrval oleks HEA SEKRETÄR.

Osale arutelus

  • Tiive Saarniit

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirja tellimine