Kriitiline e-kiri võib mõjuda sama rängalt kui surmaotsus

Elektronkiri on väga efektiivne suhtlusvahend, kuid seda ei tasu kasutada igas olukorras - näiteks kriitikat ei soovitata e-kirja abil edastada, kuna see võib mõjuda kui surmaotsus.Digitaalallkirjata e-kiri ei ole ametliku dokumendiga võrdsustatud. Ametlikus suhtluses võib küll e-kirju kasutada, kuid kohus neid üldjuhul asitõendina ei aktsepteeri. Kui aga näiteks müügiga tegelev ettevõte on oma koostööpartneritega kokku leppinud, et saadab e-posti teel tellimuse, siis seda aktsepteeritakse. Probleemsete asjade puhul on mõttekam saata kiri ka paberil.


E-kiri kui dokument

IBM Eesti tegevdirektor Valdo Randpere ütles, et nende ettevõte tunnustab e-kirja igal juhul ametliku dokumendina. Emafirmaga ja välisriikidega suheldes on Randpere sõnul juba viis aastat väga laialt kasutuses ka digitaalallkiri, Eestis see aga veel levinud ei ole. 

Eesti Juhi Abi ühingu kutsekomisjoni liikme Janne Kerdo sõnul peaks organisatsioonides olema kehtestatud asjaajamiskord, mille osaks on ka e-kirjade haldamise kord. Kerdo hinnangul praegu seda veel enamikus ettevõtetes ei ole, kuid paljudes on juba hakatud sellele mõtlema.

See on oluline, sest juhuks, kui tekib mõni kohtuvaidlus, peavad olema ka e-posti teel vahetatud kirjad salvestatud. See ei tähenda, et need kirjad peaksid olema välja prinditud - peaasi, et nad on eraldi säilitatud.

IBM Eestis on kirjade salvestamise kord sätestatud. "Kui on majanduslikku laadi kokkulepped, mis sisaldavad rahalisi kohustusi, siis need tuleb ka paberkoopiatena arhiveerida,"? ütles Valdo Randpere. "Neid dokumente tahavad näha ju ka audiitorid. Aga selliseid kirju on ikkagi suhteliselt vähe, nii et see ei tähenda, et kõik kirjad tuleb välja printida,"? lisas Randpere.


E-kirjale oodatakse paari päevaga vastust

Heaks tavaks peetakse, et e-kirjale vastatakse hiljemalt kahe päeva jooksul. Isikliku kirjavahetuse puhul see muidugi nii rangelt määratletud ei ole, kuid kui vastamata on veel ka nädala-kahe pärast, on see juba halb märk, leidis Kerdo.

Randpere ütles, et temal on kogu tööpäeva jooksul e-postkast lahti ja kohe on näha, kui mõni uus kiri saabub. Randpere üritab alati võimalikult kiiresti kirjadele vastata või vajaduse korral õigetele inimestele edasi saata - juba sel proosalisel põhjusel, et muidu võib see lihtsalt meelest minna.

Kolmas võimalus on saata vastus vormis "Olen kirja kätte saanud, mõtleme selle üle"? või "Vastan pikemalt veidi hiljem"?, et anda saatjale märku kirja kättesaamisest.

Ka ühisliisingu kliendihaldur Piret Laidvee ütles, et tal on e-postkast töö ajal kogu aeg lahti. Ise saadab ta kiireloomulised küsimused e-kirjaga vaid neile, kelle kohta teab, et nad on arvuti taga ja vastavad kirjadele ruttu. Muidu eelistab ta telefoni teel suhtlemist, eriti nende inimestega, kelle puhul teab, et need ei istu päev läbi laua taga - nagu näiteks firmajuhid või müügimehed.

Laidvee lisas, et on imelik, kui e-kirja saatnud inimene mõne minuti pärast helistab ja uurib, kas kiri kätte saadud. Seepeale otsib ta tavaliselt kohe kirja üles ja vastab inimesele suuliselt. "Aga milleks siis üldse e-kiri saadeti?"? imestas Laidvee. Ka Kerdo arvas, et pärast e-kirja saatmist enam üle helistada ei maksa. "See peaks olema elementaarne, et asutuse töötaja vähemalt korra päevas e-postkasti vaatab. Mõnes asutuses on kogu päev avatud e-post kohustuslik, et toimuks operatiivne infovahetus. "Milleks siis kogu see tehnoloogia, kui seda ei kasutata?"? leidis Kerdo.

Hansapanga klienditoe eesmärk on vastata 90 protsendile e-kirjadest vähemalt kahe tunni jooksul, ütles Hansapanga suhtekorraldusjuht Ando Noormets. Kindlasti tuleb aga vastus anda hiljemalt 10 päeva jooksul kliendi pöördumisest alates. Kõikides asutustes aga nii rangeid reegleid ei ole, seetõttu on paljud ettevõtjad leidnud nippe, mis aitavad garanteerida vastuse saamist.


Vastuse saamise tagab isiklik pöördumine

E-kirja lõpusõnana on sobilik kirjutada näiteks "Tagasisidet ootama jäädes"?. Kerdo sõnul on see konkreetne palve, samas võib tunduda natuke käskivana. Tema sõnul see üldjuhul toimib. "Kindlasti ei tohiks aga kirjutada "Ette tänades"?. See on halb, sest nii pannakse inimene olukorda, et ta peab vastama ja kindlasti positiivselt,"? ütles Kerdo.

Tihti saadetakse e-kiri korraga paljudele inimestele. "Kui panna adressaadi- (To) reale korraga näiteks kolm nime, siis ei saa mitte kellegi käest vastust - kõik arvavad, et küll teine vastab, ning keegi neist ei tunne end isiklikult kohustatud olevat. Lihtne soovitus - kui tahate saada vastust, pange saaja reale vaid üks nimi, ning kui tahate, et keegi veel selle kirja saaks, pange nende nimed koopia- (Cc) reale,"? rääkis Valdo Randpere.

Paljud firmad kasutavad e-posti oma pakkumiste tegemiseks ja reklaami saatmiseks, kuid nagu selgus küsitletute jutust, on sellised masskirjad enamasti viimased, mis läbi loetakse ja millele vastatakse. Valdo Randpere tunnistas, et ta ei viitsi kunagi reklaampakkumisi läbi lugeda.

"Reklaami saatmine interneti kaudu ja e-posti teel on tugevasti ülehinnatud, sest tegelikult ei ole töö ajal inimene reklaamile vastuvõtlik. Kui mul on tööl kiire, siis ainult ärritab, kui tulevad mingid rämpskirjad ja reklaamid,"? ütles Randpere, tunnistades samas, et kui pöördumises on näiteks "Lugupeetud Valdo Randpere"?, on see juba iseenesest hea algus ja võib-olla osutab ta sellele kirjale veidi rohkem tähelepanu. "Kui aga kahe esimese rea jooksul selgub, et tegu on reklaamiga, loobun ma ikkagi lugemisest, ja ma ei arva, et ma selles suhtes erandiks olen, sest kirju tuleb päeva jooksul ju väga palju,"? selgitas Randpere.

Koolitusfirma Audentes Ariko ASi turundusjuht Riina Kurg märkis, et tema kasutab e-kirju kursuste otsepakkumiste tegemiseks ja klientidele uudiste teatamiseks. Tema sõnul suurendab vastuse saamise tõenäosust see, kui kliendi käest on eelnevalt küsitud, kas ta soovib infot saada.

Samuti helistatakse klientidele hiljem üle. "Inimesed on tavaliselt väga hõivatud ja nad ei pruugi kõiki, ka oodatud e-kirju alati kohe avada. ülehelistamine peab toimuma soovitatavalt paari päeva jooksul pärast e-kirja saatmist, siis on see kõige tulemuslikum,"? arvas Kurg.


E-kiri ei asenda kogu suhtlust

A-Selveri ketis saadetakse e-posti teel tagasisidet selle kohta, kui firma töötajad käivad klientidena Selveri kauplustes ja näevad seal midagi, mis ei vasta ettevõtte väljatöötatud standarditele. A-Selveri juhataja Ain Taube sõnul on firmas nii kokku lepitud, ja probleeme ei ole tekkinud. E-posti teel pole aga võimalik lahendada probleeme ja sel juhul on vahetu suhtlus vältimatu. "E-posti teel ei saa ikkagi otseselt suhelda, vaid vahetada lihtsalt informatsiooni,"? on Taube seisukoht.

IBM Eesti asutusesiseses suhtluses e-kirju ei kasuta, selleks on neil spetsiaalne gruppide tarkvara programm. Valdo Randpere hinnangul ei sobi e-kiri asendama kogu suhtlust.

Päris kindlasti hoidub ta e-posti teel kellelegi märkust tegemast. "E-kirja teel edastatud kriitika saab tavaliselt võimendatud, ilma et saatja seda kavandanud oleks. Kui ma midagi kellelegi otse ütlen, tuleb sinna juurde kehakeel, võib-olla väike muie suunurgas või sära silmades, mis pehmendab öeldut. E-kirjaga saadud märkust tõlgendab saaja enamasti kui surmaotsust,"? märkis Randpere.

Elektronkirja saatmise head tavad

  • To-lahterHea tava kohaselt pannakse e-kirja saatmisel To-reale nende inimeste nimed, kelle jaoks on kiri esmaselt oluline või kes peavad selles sisalduva korralduse võtma täitmiseks.
  • Cc-lahterCc- ehk koopiareale lisatakse need nimed, keda tahetakse lisaks sellest infost teavitada, kuid kelle jaoks ei ole teave esmatähtis. Vahel on piir suhteliselt hägune, aga põhimõtteliselt see reegel kehtib ja seda arvestatakse.
  • Bcc-lahterNeed nimed või aadressid, mis lisatakse Bcc- ehk pimekoopiareale, ei ole teistele sama kirja saajatele näha. Näiteks kui ei taheta, et ükski adressaat saaks teada, kellele veel on e-kiri saadetud, võib To-lahtrisse panna oma aadressi ja kõik ülejäänud Bcc-lahtrisse. Sel juhul ei ole aga tegu ametliku pöördumisega.
Soovitused pani kirja Piret Laidvee.

Allikas:

Äripäev

Osale arutelus

  • Merike Teder

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine