Digitaalne dokumendihaldus ja arhiveerimine

Kõigile meist seatakse kõrgeid eesmärke ja nõudeid: tuleb kulusid kokku hoida, peab olema efektiivsem ja kiirem, tuleb olla kliendisõbralikum, peab jõudma õigeks ajaks, tuleb olla esimene, jne. Ja seda kõike tuleb dokumenteerida. Ehk teisisõnu, me peame olema paremad informatsiooni töötlejad.

Me kõik toodame, vahendame, töötleme ja haldame informatsiooni igapäevaselt ja väga suurtes kogustes - alates vestlusest kolleegiga, telefonikõnest, aparaadi näidiku lugemisest kuni seaduste tegemiseni välja. Suur osa sellest informatsioonist on meie ettevõtte silmis vähetähtis ja selle säilitamise kestvus ei ole pikk, kuid teatavale osale infost omistatakse väärtus ja vormistatakse see dokumendina, mida tuleb hakata haldama.

1. Dokument on informatsiooni haldamise viis ja vahend

Ettevõttele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme: näiteks telefoniraamat, raamatupidamise tarkvara, tootmisaparatuuri mõõtude logi, intranet, kasutajajuhend, kliendiinfosüsteem, dokumentide loetelu, geoinfosüsteem, jne. Suur osa vajalikust infost liigub aga ringi dokumentide vormis.

Dokumendid sisaldavad informatsiooni, mis tõestab ettevõtte tegevusi ja otsuseid. Tegevuste dokumenteerimise vajadus tuleneb ettevõtte vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada omi õigusi ja fikseerida omi kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne partner. Korras dokumendid muudavad ettevõtte töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on ettevõtte mälu. Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid ettevõtte jaoks väärtuslik ressurss ja nii nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Ja omakorda, mitmed teised info haldamise süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol.

2. Dokumendil on oma elukäik

Iga dokumendi loomine käivitab terve tegevuste tsükli, mille dokument oma elukäigu jooksul läbib: alates dokumendi loomise otsusest, selle vormistamisest ja kinnitamisest, läbi selle edastamise, registreerimise, menetlemise ja kasutamise kuni selle säilitamise, arhiveerimise ja hävitamiseni. Mitmed nendest dokumendi elukäigu etappidest on ettevõttes ja asutuses sekretäri ülesannete hulgas ja enamuse etappide jaoks on olemas ettekirjutused või nõuded, kuidas neid läbi viia. Vastutus dokumendi haldamise eest ja nõuded sellele kokku moodustavadki dokumendihalduse.

3. Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu

Me kõik teostame dokumendihaldust - otsustades dokumendi kausta panemise või panemata jätmise, e-posti sõnumi paberile trükkides või jättes selle oma inboxi digitaalsena, mingi info kellelegi edastamata jätmisena, aasta lõpus dokumentide arhiveerimisena, unustades allkirja, jne. Kõik sellised väikesed otsustused on ettevõtte jaoks väga tähtsad ja osa ettevõtte infohaldusest. Selleks, et ettevõttes oleks garanteeritud vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendi- ja arhiivihaldus, on ettevõte paika pannud oma asjaajamise korra. Asjaajamiskorras määratakse dokumendi elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt. ettekirjutused dokumentide vormistamiseks, dokumentide registreerimise kord, dokumendi arhiveerimise kord, jne.). Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks ettevõtte tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki dokumentidele.

4. Digitaaldokumendid on samuti dokumendid

Tänapäeval veedavad kõik dokumendid vähemalt mõne oma elukäigu etapi arvutis. Sellest hoolimata, isegi kui dokument ei satugi paberile, vaid jääb arvutisse, on ta ikkagi ettevõtte inforessurss, ettevõtte dokument ja osa ettevõtte arhiivist. Ka digitaaldokumente tuleb hallata, neid registreerida, salvestada ja alles hoida. Dokumendihalduse mõttes ei erine dokumentide haldamine arvutis nende haldamisest paberil: põhimõtted jäävad samaks. Samas on digitaalsetel dokumentidel oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid (aga ka miinuseid): digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast, mis vananeb kiiresti.

5. Elektroonilise dokumendihalduse eelduseks on korras asjaajamine

Kuna dokumendihalduse printsiibid jäävad üleminekul paberdokumentidega asja ajamiselt digitaaldokumentidele samaks, ei saa digitaalse dokumendihalduse juurutamine õnnestuda enne, kui ettevõtte asjaajamine tervikuna on korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab ettevõtte vajadustele. Digitaalsete dokumentidega asja ajamise kunstlik eristamine paberdokumentide ringlusest toob kaasa tarbetu keerukuse, kasvava ajakulu, efektiivsuse languse ja turvariskide suurenemise.

6. Asjaajamise korrastamine algab eesmärkide ja vajaduste määratlemisest

Asjaajamise kui tervikliku süsteemi ulatuse ja struktuuri määravad ära ettevõtte vajadused, mis tulenevad ühelt poolt ettevõtte enda seest ja on teiselt poolt ette kirjutatud õigusaktide, normide ja standarditega. Sõnastades ettevõtte asjaajamise visiooni (kuhu me tahame jõuda), tuleb jälgida, et seatud eesmärgid oleksid reaalselt teostatavad, konkreetsed ja mõõdetavad. "Tuleb parandada meie dokumentide haldamise praktikat"? ei ole hea visioon, ega ka "Viskame kõik selle paberi ära"?. Visioon peab määrama, mida ettevõte tahab oma asjaajamisega saavutada ja millega tegelema kõigepealt, näiteks "Tagada klienditeeninduse dokumentide kogumine ja korrastus nii, et vajaliku info kättesaamine ei võtaks kauem kui 3-5 minutit"? või "Tagada arhiveeritud dokumentidele nõuetekohased säilitustingimused ja neile juurdepääsuks korrektne otsivahend"?. Eesmärkide sõnastamise järel tuleb välja selgitada piirangud, mis seatud eesmärkide saavutamist mõjutada võivad.

7. Asjaajamise normeerimine algab õigusaktidest

Väljakujunenud asjaajamise traditsioon ja tava muudetakse tavaliselt teatud perioodilisusega õigusaktidena normiks, mida seejärel kõik järgima peavad, kuid meil Eestis on see protsess seni üsna ebaühtlaselt kulgenud. Lisaks suurele ebaproportsionaalsusele eri- ja üldnormide vahel (viimase kahjuks), on meie õiguskorras suur erinevus era- ja avaliku isiku asjaajamist käsitlevate normide vahel. Detailsete seaduste ja määruste hulgas on raamatupidamisseadus, avaliku teabe seadus, avaldustele vastamise seadus, haldusmenetluse seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, jne. üldiste seadustena saaks nimetada vaid arhiiviseadust. Kuiriigiasutuste jaoks leidub nendes õigusaktides väga detailseid ettekirjutusi asjaajamisprotsesside läbiviimiseks, siis eraettevõtete jaoks on neid seal minimaalselt.

Terviklikku pilti, asjaajamise süsteemi, nende detailsete normide põhjal ei kujune. Tervikpildi saamiseks võib pöörduda standardite poole.

8. Standarditesse on kätketud parem praktika

Nii nagu õigusakte, on ka detailsemaid ja üldisemaid standardeid. Asjaajamist ja dokumentide haldamist kaudselt või otsesemalt puudutavad eristandardid on näiteks arhiivipüsivate materjalide kohta, dokumentide hävitusmeetodite kohta, erinevad terminoloogia standardid, metaandmete süsteemid, jne. Asjaajamise kohta on juba aastapäevad olemas ka üks üldine standard: ISO 15489 "Teave ja dokumentatsioon - dokumendihaldus"?, millesse on kokku võetud ja üldistatud paljude riikide asjaajamise parem praktika. Spetsiifilisemalt elektrooniliste dokumendihalduse süsteemide jaoks on nende toimimise ja omaduste kohta olemas funktsionaalsuse nõuded.

9. ISO 15489 "Teave ja dokumentatsioon - dokumendihaldus"? - uus dokumendihalduse standard

ISO 15489 koosneb kahest osast: standardi üldosa ja selle juurde kuuluv tehniline aruanne pealkirjaga "Suunised"?. Standard esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunised kohustuste kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta. Standardis on eraldi rõhutatud, et esitatud haldamise printsiibid kehtivad sõltumata dokumentide vormingust või kandjast - nii paberil kui digitaalsete dokumentide puhul - ning mistahes organisatsiooni tüübi puhul - nii avaliku kui eraõigusliku organisatsiooni jaoks. ISO 15489 on suhestatud ja annab ka suuniseid kvaliteedijuhtimist toetavatele standarditele ISO 9001 ja ISO 14001 vastava dokumendihalduse kohta.

ISO 15489 eestindamiseks on moodustamisel Eesti rahvuslik Tehniline Komitee.

10. "Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele"?

Riigikantselei on riigihankega tellinud sellise nõuete loetelu, mis määratleks tegevused ja omadused, mida erinevad dokumendihalduse tarkvarad peaksid dokumendi elukäigu üksikutel etappidel teostama. Funktsionaalsusnõuded kirjutavad rohkem ette mida ühe asjaajamise töölõigu käigus läbi viia tuleb, kui seda, kuidas neid tegevuse teostada tuleb. Seeläbi pakuvad ka funktsionaalsusnõuded tervikliku pildi digitaalsest dokumendihaldusest ja selle struktuursetest üksustest.Funktsionaalsusnõuded elektroonilistele dokumendihaldussüsteemidele koos nende

kasutamise juhendiga valmivad detsembris 2002. Täiendavat infot võib leida http://www.riik.ee/dhp ja http://www.eba.ee.

11. Mul on korras ja töötav asjaajamine, mis ma edasi teen?

Pane paika edukuse mõõt - mida ettevõte tahab digitaalse dokumendihaldusega saavutada ja kuidas seda mõõta. Määratle, milline asjaajamise töölõik saaks suurimat kasu digitaalsest haldamisest ja keskendu esimeses järgus sellele - tee ühest töölõigust pilootprojekt, mille eduka rakendamise järel saab edasi liikuda teiste töölõikude juurde. Defineeri enda jaoks "digitaalne dokumendihaldus"? lähtuvalt oma vajadustest.

12. Digitaalne dokumendihaldus täidab ettevõttes tugifunktsiooni

Digitaalse dokumendihalduse vahendid on ettevõttes kasutusel paljude teiste süsteemide kõrval (nt. raamatupidamise, personalihalduse, kliendisuhtluse, jne. süsteemid). Elektrooniline Dokumendihalduse Süsteem (EDHS) on digitaalsete dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise tarkvaravahend. EDHS kontrollib ja toetab:dokumentide loomist, vormistamise korrektsust ja versioonikontrolli;dokumentide registreerimist ja kirjeldamist;dokumentide kasutamist ja täitmist;dokumentide asukohta ja ülesleidmist.EDHS võib ühilduda:dokumentide skaneerimise vahenditega;grupitöö ja projektijuhtimise vahenditega;kliendihalduse vahenditega;

majandustarkvaraga; jne.

13. Mis kasu on digitaalsest dokumendihaldusest?

Digitaalse dokumendihalduse süsteemi juurutamise läbi saavutab ettevõte:Informatsiooni halduse, hoidmise ja sellele juurdepääsu paranemise;Skaneeritud paberdokumentide sidusrežiimis (on-line) kättesaadavuse;Paraneb ettevõtte kliendihaldus;Saavutatakse kokkuhoid:töötajate ajas (lihtsam dokumentide vormistamine, info kiirem leidmine, parem juurdepääs suuremale hulgale infole)dokumentide hoiuruumis ja mööbliskopeerimise kuludesnii ettevõtte siseste kui väliste klientidega suhtlemise ajas.Parema tööprotsesside sujuvuse;Parema infoturbe;Dokumentidele juurdepääsu kontrolli võimaluse (kontrolljälg);Paraneb statistika ettevõtte juhtkonna jaoks;

Paraneb grupitöö ja infovahetus.

14. Millised on digitaalse dokumendihalduse riskid?

Digitaalne dokumendihaldus seab täiendavaid nõudeid ettevõtte regulatsioonidele janormatiividele, millega asjaajamist kontrollitakse. Täiendavad nõuded tekivad kainfotehnoloogiale ning töötajate oskustele ja koolitusvajadusele. Suuremat tähelepanu tuleb pöörata andmekaitsele ja informatsioonile juurdepääsu kontrollile. Digitaalsedokumendihalduse läbi uuenevad ettevõtte tööprotsessid ja vastutused protsesside eest võivad ümber jaotuda.Dokumendihalduse tarkvara ei tohi muutuda eesmärgiks iseeneses: tarkvara juurutatakse, sest seda on millegi konkreetse jaoks vaja!Dokumendihalduse süsteemi kui terviku moodustavad üheskoos:inimesed, kes süsteemi kasutavad, infot ja dokumente loovad ning haldavad;tööprotsessid, mida hallatakse ja mida dokumenteeritakse;info ja dokumentide kasutajad, kelle jaoks seda kõike tehakse;vahendid, mida tuleb kulutada nii süsteemi soetamiseks kui selle käigus hoidmiseks.Selle koosluse mõne elemendi mittearvestamine tõstab digitaalse dokumendihalduse

juurutamisega kaasnevaid riske.

15. Digitaalse dokumendihalduse juurutamise põhjalik lähteuuring on õnnestumise alus

Viimase 9 punkti all käsitletud teemad saab kokku võtta pealkirja alla "Digitaalsedokumendihalduse juurutamise lähteuuring"?. Taoline lähteuuring peab:analüüsima ettevõtte struktuuri, keskkonda, rolli ja eesmärke ning identifitseerima nii tähtsad kui nõrgad kohad dokumendihalduse seisukohast (nt. tegevus, mis seni on puudlikult dokumenteeritud).analüüsima ettevõtte tegevusi ja funktsioone ja need liigitama.analüüsima dokumentidele esitatavaid nõudmisi - nii lähtuvalt ettevõtte tegevuste dokumenteerimise vajadusest kui õigusaktide ja teiste normide järgimise vajadusest (nt. kas on võimalik ja vajalik kasutada digitaalallkirja).hindama ühilduvuse vajadust ettevõttes juba kasutusel olevate süsteemidega (nt. Grupitöö vahendid, kliendihalduse vahendid, jne.).

Lähteuuringu läbiviimisse on mõttekas kaasata konsultante ja lähteuuringu tulemused võib sõnastada kas ülesande püstitusena digitaalse dokumendihalduse süsteemi juurutamiseks või funktsionaalsuse nõuetena sellisele süsteemile.

16. Dokumentide registreerimise tarkvaravahendid on tüüpiline näide dokumendihalduse automatiseerimisest

Enamus ettevõtteid juba registreerib dokumente lihtsama või keerukama tarkvara abil.Registreerimine on üks dokumendi elukäigu etapp (seejuures väga olulise tähtsusega etapp) ja selle teostamine elektrooniliselt annab ettevõttele kiire ja nähtava efekti. Registreerimine ei tähenda mitte ainult jälje jätmist dokumendi eksistentsi kohta, vaid ka dokumendi kohta terve hulga metaandmete salvestamist, mille abil dokumenti edaspidi hallatakse ja üles leitakse.

Digitaalse dokumendihalduse kontekstis on metaandmete kontrollitud lisamine dokumendile selle dokumendihalduse süsteemi haaramise (s.o. registreerimise) käigus lausa elutähtis, sest ilma kirjelduseta kaob dokument süsteemi ära sarnaselt paberdokumendile suures paberikuhjas.

17. Paber- ja digitaaldokumentidest koosnevaid hübriidtoimikuid hallatakse ühtede printsiipide järgi

üks olulisemaid metaandmete elemente ongi dokumendi asukoht ja ka dokumendile seatud juurdepääsupiirangud. Kuna digitaalset dokumendihalduse süsteemi kasutatakse praegu, ja kindlasti veel pikka aega edaspidigi, nii paber- kui digitaalsete dokumentide registreerimiseks ja haldamiseks samaaegselt, siis nõuab samasse sarja ja toimikusse kuuluvate, kahel erineval kandjal dokumentide koos haldamine ühtsete printsiipide rakendamist. EDHS saab küll füüsiliselt kontrollida juurdepääsu vaid digitaalsele dokumendile, mille asukoht dokumendiserveris või intranetis on registreeritud, kuid EDHS peab teostama intellektuaalset kontrolli ka paberil dokumentide ja nende asukoha üle. Mõlemal kandjal dokumentide jaoks saab korraga kasutuses olla vaid üks register, üks liigitusskeem ja ühed juurdepääsu piirangud;

vahet saab nende kahe vahel teha dokumendi asukoha määratlemise kaudu ning selle kaudu, et vaid digitaalsele dokumendile saab EDHSi kaudu otse juurde pääseda (nt. seda ekraanile kuvada).

18. Dokumentide skaneerimine nende registreerimise käigus lihtsustab juurdepääsu

Kui ettevõte:- saab palju dokumente paberil; või- vajab samast dokumendist korraga palju koopiaid; või- on jagunenud geograafiliselt kaugel asuvate osakondade või muude üksuste vahel,

siis on otstarbekas hinnata dokumentide skaneerimise võimalust nende registreerimise käigus ja dokumentide levitamist asutuses digitaalsena.

Enamus kaasaegseid EDHSe toetab paberdokumentide skaneerimise võimalust otse süsteemi kaudu või ühildub erinevate skaneerimisvahenditega ning pakub võimalust registreerida digitaalne pilt paberdokumendist dokumendina ning seda süsteemi kasutajatele kiiresti ja väikese vaevaga levitada. Dokumendiskannerite hinnad on praeguseks langenud peaaegu 1000 krooni piirimaile ja ei kujuta endast väga tõsist ressursikulutust.Paberdokumentide skaneerimise ülesseadmise juures tuleb silmas pidada:Töö kiirust: paberdokumendid tuleb skaneerimiseks ette valmistada (s.t. eemaldada metallkinnitid, paberid sorteerida), arvestada tuleb võimalusega, et dokument on trükitud mõlemale paberi poolele ja seda võib olla vaja skaneerida kaks korda, skannerid on erineva töökiirusega (kiirus ja hind on reeglina omavahel võrdeliselt seotud).Dokumentide formaati: enamus dokumendiskannereid töötlevad A4 suuruses lehti ja must-valgelt. Kui ettevõttel on vajadus skaneerida suuremaid lehti ja/või säilitada värvilist kujutist paberdokumendist, tähendab see kallima skanneri muretsemist.Skanneri resolutsioon (eraldusvõime), mida mõõdetakse punktides tolli kohta (dpi) ja mis määrab ära tekkiva digitaalse pildi detailsusastme. Kui algdokument on väikeses kirjas ja sisaldab palju kujundus- või vormielemente, oleks seda vaja skaneerida suurema eraldusvõimega. See aga tähendab mahukamaid pildifaile ja skaneerimise kiiruse langust.Optilise tärgituvastuse (Optical Character Recognition, OCR) kasutamise vajadus. Optiline tärgituvastus on tarkvaravahend, mis võimaldab digitaalse pildi kujul oleva dokumendi sisu konvertimist teksti kujule. Sellist tarkvara on palju ja mõneti erineva funktsionaalsusega (mõned spetsialiseeruvad näiteks rohkem tabelite ja vormide äratundmisele), kuid üldjuhul on nad efektiivsed ja hoiavad kokku palju tüütut dokumentide ümberkirjutamiseks kuluvat aega. Kui ettevõttel on vajadus sellise funktsionaalsuse järele, siis tuleb arvestada, et sellise tarkvara kasutamine skaneeritud pildi muutmiseks tekstifailiks lisab kogu protsessile ajakulu.Dokumentide skaneerimist on võimalik osta ka teenusena, kuid enamasti kasutatakse seda n.ö. tagantjärgi skaneerimiseks.Dokumentide skaneerimine nende registreerimise käigus ei tähenda automaatselt, et

originaalse paberdokumendi võib ära visata või hävitada. Dokumendi autentsuse säilitamise vajadused määravad ära ka vormingu, milles seda alal hoida tuleb. Praeguse hetke Eesti olukorras oleks ettevaatlik taktika siiski paberdokumendi säilitamine ja skaneeritud pildi kasutamine juurdepääsu lihtsustamiseks. Kokkuhoid tuleks seega peamiselt paberkoopiate vajaduse ja postituskulude vähenemise ning kontoris vaba riiuliruumi suurenemise arvelt.

19. Digitaalne dokumendihaldus ei nõua dokumentide tsentraalset registreerimist

Paberdokumentide ajastul oli tavaks dokumentide tsentraliseeritud registreerimine ettevõttes - nt. kantseleis või üldosakonnas või ühe kindla sekretäri poolt. Digitaalset dokumendihalduse süsteemi kasutades selleks otsene vajadus puudub ja kui ettevõtte osakonnal või üksusel on oma dokumendid ja nende registreerimise vajadus, võib süsteemi konfigureerida nõnda, et teatud osa dokumente registreeritakse neid loonud või saanud üksuses. Dokumentide registreerimise õigus tuleb reguleerida süsteemi kasutaja õiguste tasandil, kuid süsteem peab hoolitsema õige viitekoodide ja indeksinumbrite järgnevuse eest automaatselt.

20. E-posti sõnum on ka dokument ja seda tuleb hallata võrdväärselt teiste dokumentidega

Hea näide hajutatud dokumentide registreerimise vajadusest on e-post: e-posti sõnum on kahtlematult samuti dokument ja arhivaal, võrdväärselt kõigi teiste ettevõtte dokumentidega. Kuigi me oleme harjunud mõtlema e-postist kui sidevahendist, millestki pigem telefoni ja kirja taolisest, siis tegelikult on e-post ettevõtte jaoks oluline dokument, mida tuleb kaitsta, hallata ja registreerida ning säilitustähtaja möödudes hävitada. Ilma eraldi regulatsioonita 7 salvestatakse e-posti sõnumid tavaliselt iga kasutaja enda arvutisse ja neid hallatakse e-posti süsteemidega (nt. Netscape Mail, MS Outlook, Pegasus, jt.). Need programmid ei ole agadokumendihalduse vahendid, vaid kahe inimese suhtlemist hõlbustavad vahendid, mistõttu tuleb e-post selle haldamiseks dokumendi ja arhivaalina haarata dokumendihalduse süsteemi.Paraku sõltub selle põhimõtte läbiviimine suuresti töötajate harjumustest, distsiplineeritusest ja kehtestatud korrast. Dokumendi väärtust omava e-posti registreerimise kohustust ei ole lihtne läbi viia, sest e-post tundub isiklik, selle paberile trükkimine tundub tarbetu, see seisab inboxis kuni sellele on vastatud, jne.üldiseks heaks tavaks on nõuda töötajatelt kahe - isikliku ja töö - e-posti aadressi omamist ja töökoha e-aadressilt üksnes tööalase kirjavahetuse pidamist. See võimaldaks ettevõtte e-posti serverist automaatselt registreerimiseks valida kirju, mille saatja, teema või sisu viitavad vajadusele need registreerida. Enamus dokumendihalduse tarkvarasüsteeme pakuvad e-posti kasutamist süsteemi seest, n.ö. kontrollitud keskkonnas, kus saadetud ja saadud e-posti sõnumitest jääb süsteemi kohe jälg. Samas võib osutuda, et e-posti registreerimise vajadus on ka töötajatel, kellel muidu ei ole registreerimise tasandi juurdepääsu dokumendihalduse süsteemile. Või et e-posti sõnum tuleks registreerida korraga kahte erinevasse sarja, kuna samas dokumendis käsitletakse kahte erinevat teemat.Ilma eraldi regulatsioonita salvestatakse e-posti sõnumid tavaliselt iga kasutaja enda arvutisse ja neid hallatakse e-posti süsteemidega (nt. Netscape Mail, MS Outlook, Pegasus, jt.). Need programmid ei ole aga dokumendihalduse vahendid, vaid kahe inimese suhtlemist hõlbustavad vahendid, mistõttu tuleb e-post selle haldamiseks dokumendi ja arhivaalina haarata dokumendihalduse süsteemi.E-posti kasutatakse sageli teistes vormingutes dokumentide edastamiseks, mis on e-postile lisatud (attachmentina). Ettevõtte asjaajamise kord peab sel juhul ära määrama, kas dokumendihalduse süsteemis tuleb registreerida üksnes lisatud dokumendid või ka e-post, mille lisadena need saabusid. Seejuures peab süsteemis säilima e-posti ja selle lisade vaheline seos.E-postil on omadus mitte hävineda. Säilitustähtaegadest kinnipidamist ja kõigi dokumendi koopiate kontrollitud hävitamist on tihti raske korraldada, sest isegi kui töötaja on e-posti registreerinud dokumendihaldussüsteemis, võib ta olla jätnud koopia sellest omaenda e-posti süsteemi, kus see omakorda võib olla salvestatud mitmesse erinevasse kataloogi ja lisaks veel olla varundatud ettevõtte üldise serveri varukoopiatel.

E-posti haldamiseks arhivaalina on mõttekas koostada eraldi kord, näiteks asjaajamiskorra lisana ning töötajaid koolitada õigete dokumendihalduse praktikate osas.

21. EDHS on rohkem kui kirjade registreerimise programm

Elektrooniline dokumendihalduse süsteem pakub alati rohkem võimalusi kui pelgalt kirjade elektrooniline registreerimine - sellel on keskne osa kogu ettevõtte info haldamises ja see peab ühilduma teiste süsteemidega (nt. grupitöö vahendid, majandustarkvara, kvaliteedijuhtimise süsteemid, jne.). Kui te olete kirjade registreerimise tööle saanud, astuge järgmine samm: defineerige oma vajadused ja nõudke dokumendihalduse programmilt rohkem, rakendage seda rohkem ja mõelge selle peale kui info haldamise ja sellele juurdepääsu vahendile, mitte üksnes kataloogile, kust saab teada dokumentide asukoha. Dokumendihalduse süsteem peab muutuma ettevõtte tugisüsteemiks, millest on kasu, mis hoiab kokku aega ja raha ning mis kontrollib efektiivselt ettevõtte informatsiooniressursse.

Dokumendihalduse tarkvarad pakuvad palju lisafunktsioone: versioonikontroll dokumentide loomisel; dokumendiplankide, -standardite ja -põhjade kasutamine; dokumentide kasutamise ja täitmise jälgimine; ühilduvus teiste süsteemidega; dokumentide automaatne arhiveerimine; ja palju muud.

22. Digitaalne arhiveerimine - mis see ei ole?

Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, kuid neid ei tohi veelhävitada (s.t. nende säilitustähtaeg ei ole möödunud), on otstarbekas dokumendid digitaalsest 8 dokumendihalduse süsteemist välja võtta ja arhiveerida. Digitaalne arhiveerimine ei ole veel väga laialt kasutusel, seetõttu on otstarbekas üle korrata, et digitaalne arhiveerimine ei ole:failidest varukoopiate (back-up koopiad) tegemine (varundamine), eriti kui sellised varukoopiad kirjutatakse perioodiliselt üle;dokumentide publitseerimine Internetis, mis iseenesest ei garanteeri dokumentide säilivust ega ole korrektne arhiveerimine;lihtne dokumendifailide salvestamine nt. CD plaatidele ilma neid kirjeldamata;lihtne CD plaatide või muude salvestuskandjate riiulile ladustamine;arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmine - digitaaldokumendid tuleb arhiveerida juba enne nende Rahvusarhiivi üleandmise tähtaja kättejõudmist (praegu 20 aastat pärast arhivaali loomist), sest praktiline vajadus nende kasutamise järele kaob ja nad muutuvad süsteemi jaoks koormavaks;

mõnel juhul ei saa korrektseks arhiveerimiseks pidada ka dokumendi salvestamist mõndam standardsesse või avatud vormingusse (nt. ASCII, komaeraldus, TIFF või isegi PDF), sest dokumendile esitatavad autentsusnõuded vääravad sellise säilitamise strateegia.

23. Digitaalne arhiveerimine - mis see on?

Korrektne digitaalne arhiveerimine tähendab dokumentide dokumendihaldussüsteemist välja võtmist koos dokumentide juurde kuuluva kirjeldusega ning vajadusel selle kirjelduse (metaandmete) täiendamist tehniliste andmetega dokumendi loomise ja kasutamise jaoks vajaliku keskkonna kohta (s.t. riist- ja tarkvara). Elektroonilise dokumendihalduse süsteemi kontekstis ei pruugi digitaalne arhiveerimine tähendada dokumentide füüsilist eraldamist süsteemist - mõnede süsteemide puhul on võimalik arhiveeritud dokumendid salvestada eraldidokumendibaasi, mis jääb endiselt sidusrežiimis kasutatavaks, kuid ei ole enam primaarne dokumendibaas, milles toimuvad aktiivsete dokumentide otsingud. Mõned lahendused pakuvad dokumentide arhiveerimist ja säilitamist nn. Near-line lahendusena, kus arhiivist dokumendi kättesaamise aeg on pikem kui on-line lahenduste puhul. Dokumendid võib ka süsteemist välja võtta ja salvestada eraldi salvestuskandjatele ning neid säilitada off-line.Kõikidel puhkudel peab olema tagatud dokumentide piisav kirjeldus, mis võimaldaks neid hiljem kasutada ja vajadusel säilitamise käigus töödelda, et garanteerida nende kasutatavus pikema aja jooksul (nn. migreerimine ehk uutesse vormingutesse konvertimine).Digitaalse säilitamise rusikareegel on "tee kõigest mitu koopiat"? - see vähendab erinevaid riske, mis võivad tekkida vigastest andmekandjatest, äpardustest salvestamisel või koopiate tegemisel, ebasobivatest säilitustingimustest, vms. Hea tava on säilitada üks arhiivikoopia (nt. tagatiskoopia) geograafiliselt teises punktis ettevõtte põhiarhiivist, et tagada dokumentide säilimine ka õnnetusjuhtumite (nt. vargused, ruumides tekkinud uputused või tulekahjud, jne.) puhul. Tagatiskoopiate säilitamiseks on võimalik kasutada arhiiviteenuse pakkujate teenuseid.Digitaalse arhiveerimise korra sisseseadmisel tuleks eelkõige mõelda: - mida tahetakse arhiveerida ja milliste osade kaupa (nt. ühe asjaajamisaasta dokumendid, ühe kliendiga suhtlemisel tekkinud dokumendid, vms.); - kuidas tagada arhiveeritud dokumentide kasutamise mugavus ja kiirus - dokumentide arhiivist kätte saamine ja üles leidmine ei tohiks muutuda liiga aeglaseks ega keeruliseks;- kuidas tagada arhiveeritavate dokumentide piisav kirjeldatus;- kuidas tagada digitaalsete dokumentide kasutatavana säilimine pikema aja jooksul (st. milliseid failivorminguid kasutada dokumentide salvestamisel, kuidas korraldada perioodiline andmekandjate loetavuse kontroll, kuidas korraldada dokumentide konvertimine ühest failivormingust teise, jne.);- kuidas tagada digitaalse arhiivi turvalisus ja korraldada juurdepääs sellele.

24. Mis võib EDHS juurutamisel valesti minna?

Dokumendihalduse tarkvara kasutuselevõtu tulemused võivad osutuda pettumuseks, kui ei järgita mõningaid IT projektide põhitõdesid:Tarkvara iseenesest ei lahenda probleeme, kui te ei tea, mida te sellelt tahate: kui te loodate vaid dokumendihalduse tarkvarale, kuid ei muuda ettevõtte asjaajamise tööprotsesse ega kaardista olemasolevat asjaajamise süsteemi, siis jääb efekt saavutamata.Prioriteedid ja juurutamise järjekord tuleb kohe alguses paika panna. Soov kõike korraga automatiseerida ("kui juba, siis juba"? lähenemine) viib harva loodetud tulemusteni.Juhtkonna kaasamine projekti planeerimisse ja läbiviimisse on sama tähtis kui süsteemi kasutaja ärakuulamine ja tema vajadustega arvestamine.Juurutatud lahendusega ei tohi ainult kivistada praegust olukorda (asjaajamise korda), vaid lähenemine peab olema paindlik ja jätma võimaluse arenguks ning muutusteks.

Dokumendihalduse süsteemi juurutamine ei ole ainult IT projekt - asjaajajal, sekretäril ja arhivaaril on selles juhtiv roll ja sõna.

25. Mida ise saab kohe ära teha?

Ettevõtte infovahetuse korraldamine jätab külmaks väheseid ja tuleb kasuks kõigile. Initsiatiivi haaramine dokumendihalduse korraldamisel annab sulle teiste ees edumaa!Pane kirja visioon, mida tahaksid dokumendihalduse süsteemilt.Hakka peale ettevõtte asjaajamise korrastamisega.Selgita välja sinu ettevõtte dokumendihalduse regulatiivne keskkond - millised seadused, määrused ja muud normid mõjutavad dokumentide loomist, haldamist ja säilitamist.Räägi ettevõtte juhtkonnaga - tutvusta probleemi ja paku välja lahendusi.Vestle töötajatega, kes on või võiksid olla dokumendihalduse süsteemi kasutajad - uuri nende arvamust digitaalsest dokumendihaldusest ja soodumust selle kasutamiseks.

Kui vaja või kui sinu veenmisjõust jääb väheks, palka konsultant!

26. Kümme soovitust (tulevasele) digitaalse dokumendihalduse kasutajale

Hoia oma asjaajamiskord ja dokumentide loetelu ajakohased - vajaduste identifitseerimisele ja kaardistamisele ning dokumendihalduses süsteemi loomisele kulutatud aeg on kindlasti väiksem dokumentide üle terve ettevõtte tagaotsimisele kulutatud ajast. Analüüsi pidevalt oma ettevõtte vajadusi ja vajadusel tee korrektiive töökorralduses. Kaasa dokumendihalduse juurutamisse ja kasutamisse nii juhtkond kui ka IT osakond. Ära looda pimesi tarkvara peale, vaid määratle kõigepealt omaenda vajadused ja alles siis vali nende järgi omale sobiv tarkvaravahend. Planeeri tegevusi, jaota süsteemide juurutamine ja elluviimine etappidesse ning astu edasi sammhaaval. Määratle projekti edu mõõt - kuidas mõõdad dokumendihalduse süsteemi õnnestumist? Aktsepteeri, et päriselt paberivaba kontorit ei saa olema. Mõtle põhjalikult läbi dokumentide kirjeldamine (metaandmed) - digitaalne dokumendihaldus on rajatud metaandmetele. Ole järjekindel! Ära karda nõu küsida - teised vaevlevad samade probleemide käes, mis sinagi.

Osale arutelus

  • Raivo Ruusalepp

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine