Stressi vähendav töökorraldus

Töötada sekretärina tähendab täita tervet rida sekretäri rollile suunatud ootusi (saabuv post registreerida ja kiiresti õigetele inimestele laiali jagada, telefonikõned vastu võtta ja teated edastada jne.) Sekretäri rollile suunatud ootused on kirjas ametijuhendis kohustuste ja õiguste kujul.

Peale kirjapandud kohustuste ja õiguste on igas asutuses veel ootusi, mida ehk polegi üheselt sõnastatud, kuid mis on ometi tajutavad ja isegi "tungivad".

Sekretär, kes tabab ära ka õhusolevad väljaütlemata ootused ja vajadused, on võrreldav perenaisega majas, kus kõik end hästi tunnevad. Ta märkab kaastöötajate vajadusi, hangib vajamineva, korraldab ära mõne kinnikiiluva suhte vms - nii et tänu sekretäri vastutulelikkusele ja ka selgelt välja ütlemata soove ennetavale tegutsemisele sujub igaühe töö paremini.

Proaktiivne sekretär

Sellise sekretäri tööviisi ja käitumise iseloomustamiseks sobib sõna proaktiivne: sekretär teeb seda, mis tema väärtushinnangutest lähtudes on vajalik töö paremaks sujumiseks, ega piiritle oma tegevust üksnes sellega, mis on kirjas ametijuhendis. Teiste sõnadega: ta teeb kõik, milles on kokku lepitud, ja veel rohkem - teeb ka selle, mida hetkel on vaja tööprotsessi edenemise huvides.

Sekretär saab oma tööd proaktiivselt teha muidugi juhul, kui tööandjapoolne töökorraldus seda vajab ja võimaldab, kuid oluline on ka sekretäri enda hoiak oma töö suhtes. Proaktiivselt saab töötada see, kes tajub oma tööd mitte paratamatu katsumusena nende hüvede kasutamise eel, mida palga eest saab, vaid võimeid proovile paneva ja arendava positiivse väljakutsena, eneseteostusvõimalusena.

Proaktiivsus ei tähenda siiski kõigi "saadaolevate" tööde ja tegevuste enda peale võtmist. Stressi vältimiseks on oluline, et sekretär ise otsustaks, milliste ülesannetega toimetulek on tema võimuses, mis on olemasoleva aja ja vahenditega saavutatav ja mis mitte. Kui see otsus on tehtud, jääb üle vaid keskenduda ja teha ülesanne ära nii hästi ja nii väikese ajakuluga kui võimalik.

Tuntud stressiraamatu "Ruttu rahulikuks" autor Paul Wilson kirjutab: "Kui oled võtnud endale ülesande, millega sa tead end toime tulevat, sea endale mõistlik tähtaeg ja keskendu tööle - anna endast parim. ürita keskenduda ühele tegevusele korraga. Tähelepanu jagamine mitme samaaegse tegevuse vahel tekitab pinget, ainult ühe asjaga tegelemine on viljakam ja mõjub rahustavalt."

Kehtestav käitumine

Seetõttu tuleb paljudel puhkudel ka kehtestavalt käituda ja kolleegide või isegi ülemuse soovidele vastata äraütlemisega.

Näide: "Kahjuks ei saa ma enda peale enne esmaspäeva rohkem kohustusi võtta."

Sageli kardetakse "ei" öelda hirmust oma töökoha säilimise või edutamisvõimaluste pärast, kuid just sellise kartuse korral võib ülejõukäiva ülesande enda peale võtmine olla tõeliselt ohtlik!

Kehtestavalt käitudes seistakse oma vajaduste ja õiguste eest ning tehakse seda viisil, mis võimaldab suhtlemispartneril vastata samaga. Avameelne oma vajadustest ja tunnetest rääkimine ilma partnerit süüdistamata või muul viisil ründamata võimaldab tülitsemise asemel vastuolud läbi arutada ja kokkulepeteni jõuda.

Stressi vältimiseks on proaktiivsust vaja ka suhtumises kontorisse kui füüsilisse keskkonda. Uues töökohas ei pruugi sekretär üksnes kohaneda olemasolevate tingimustega, vaid vajalik võib olla tema aktiivne osalemine töökohtade väljaarendamisel.

Küsimustik töökoha ja tööruumi sobivuse kohta

Alljärgnevalt on toodud küsimused 9 teemavaldkonna kohta, mis aitavad sul oma töökoha ja selle ümbruse värske pilguga üle vaadata.

Vasta igale küsimusele jah või ei.

# Kas töökeskkond nendes ruumides, kus sa ise töötad ja kus sa oma tööülesannete tõttu liigud, jätab meeldiva mulje? Kui ei, siis mida annaks üldmulje parandamiseks teha?Meeldiv töökeskkond näitab, et firma hoolitseb töötajate eest, ja loob asutusele positiivse imago külastajate silmis.# Kas valgustus sinu töökohal ja ruumis tundub sulle piisav? Kas ruumi pääseb nii palju loomulikku valgust, kui on hoone arhitektuuri poolest võimalik? Kas kunstvalgus on kvaliteetne?Loomulik valgustus aitab silmi rahustada ja hoiab meeleolu.# Kas ruumis on paraja temperatuuriga ja piisavalt värske õhk? Kui kerge on temperatuuri ja õhuvahetust reguleerida?# Milline on müra tase? Kas näiteks on võimalik märgatavat müra tegev ventilaator vaiksemaga asendada või koopiamasin teise ruumi viia?Kui tööruumis mängib töö ajal raadio, peab selleks olema kõigi selles ruumis töötavate inimeste nõusolek.# Kas töölaudade paigutus ruumis võimaldab kergesti kontakteeruda ja samas annab töötajale teatud privaatsuse? Kas oleks mõni parem viis töölaudade, abilaudade, riiulite jne paigutamiseks? Kas arvutiekraanide ja klaviatuuride paigutus on ergonoomiline? Kas töötoolid on reguleeritavad, võimaldades leida kõige vähem väsitava asendi nii seljale kui õlgadele ja kätele?Monitor peaks paiknema otse töölaua juures istuja ees ja veidi madalamal silmade kõrgusest. Klaviatuur peaks olema sellisel kõrgusel, et töötades poleks vaja õlgu tõsta.# Kui kerge on saada arvutiabi? Kui kiiresti kõrvaldatakse rikked?# Kas sidevahendite paigutus on töötaja jaoks mugav, nii et telefoniga rääkides on kerge mõnd fakti kontrollida paberkandjatelt või arvutist ja teha märkmeid?# Kas kontori varustus on ettenähtud tööülesannete jaoks piisav? Kas praegune andmesäilitussüsteem võimaldab kiiresti leida otsitavad andmed ja dokumendid? Kas tööks ja töömaterjalide säilitamiseks on küllalt ruumi? Kas asjad pannakse oma kohale tagasi?# Millised kujunduselemendid lisavad ruumile omapära ja hubasust?Lilleseade ja väike arv potililli mõjuvad rahustavalt ja muudavad kuiva kontoriõhu ka veidi niiskemaks. Elavad lilled ja taimed vajavad siiski korrapärast hoolitsust. Seda peaks tegema üks ja sama inimene. Kui lillede eest hoolitsemine on sinu ülesanne, siis hangi teavet selle kohta, kui palju vett ja valgust sinu hoole all olevad taimed vajavad.

Osale arutelus

  • Ann Seilenthal

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine