AS Balbiino sekretär Aule Urb

Balbiinos töötamise eelduseks ei pea Aule kindlasti mitte jäätisearmastust. Ja ise on selle parim näide, sest ta pole just suur jäätisesõber. Pigem on eelduseks oma töövaldkonna jaoks vajalikud teadmised ja oskused.

"Endal peab piisavalt pealehakkamist olema. Kui sa ise ennast ei aita, ei tee seda ka keegi teine. Ning head suhted kaastöötajatega, pingevaba töökeskkond on ka kindlasti hea töö tegemise aluseks." Jäätisevabriku sekretär kinnitab, et nii see ka neil on. "Siin on lihtsalt eriliselt tore seltskond. Selline pingevaba õhkkond."

Ta usub, et eelkõige ongi tema vajalik just kõigile oma kaastöölistele. "Kuigi, otsene ülemus on siiski meie juhataja ja tema poolt antud ülesanded täidan loomulikult esmajärjekorras. Juhataja pöördub minu poole dokumentide vormistamisega seotud küsimustes, külaliste majja tuleku puhul ja üldse kõigi tööülesannetega, mida saab mulle edasi delegeerida." Aule ütleb, et tema ülemus on erakordne juht, ta on väga tasakaalukas ja rahuliku loomusega. "Autoriteetne juht," kinnitab ta. "Tema juhtimisstiilis on selline diplomaatiline joon, oskus jääda firmas tekkivate küsimuste lahendamisel erapooletuks ja käsitleda kõiki võrdsetena." Aulele tundub, et juht usaldab teda ja see on oluline.

Kaastöötajad pöörduvad tema poole tavaliselt info küsimiseks ja dokumentide vormistamiseks. Sekretäritöö missiooniks peabki Aule seda, et kontoris töö sujuks. "Balbiinos pean ma oma missiooniks korraldada efektiivset infovahetust ja olla alati kõigile kõiges abiks."

Aule tööpäev algab kell 9.00. "Enne kontorisse tulekut võtan väravast valvuri käest ajalehed ja kirjad. Kontorisse jõudes vaatan üle meilid ja faksid. Panen lehed riiulisse ja jagan kirjad laiali. Külaliste vastuvõtmine ja nende eest hoolitsemine kuulub ka minu kohustuste hulka. Lisaks kontori varustamine kõigi vajalike kontoritarvetega. Vahest korraldan ka kontoris degustatsioone, kui on sortimenti lisandumas mõni uus toode. Valmistan ette laua ja kutsun rahva kokku.

Minu kohustuseks on ka Balbiino hinnakirja korrastamine: uute toodete lisamine, hindade muutmine ja sortimendist välja läinud toodete mahavõtmine. Müügiagentide varustamine värskete hinnakirjadega, ostu-müügilepingutega ja autojuhtidele ning teistele firmatöötajatele volikirjade vormistamine. Korra kuus täidan tööajagraafikuid, kuhu tuleb ära märkida kõigi töötajate puhkused, haigused ja ületunnid. Mõnikord asendan ka personalijuhti ja täidan tööraamatuid ning lõpetan lepinguid.

Kevadeti, kui tootmine suureneb, tegelen ka suveks hooajaliste tööliste värbamisega.

Suvel kuulub minu töökohustuste hulka ka tegelemine tarbijamängudega. Jagan infot kampaania kohta, korraldan loosimist ja teatan võitudest ning hiljem organiseerin ka auhindade kättetoimetamise."

Küsin Aulelt, et mis ta arvab, milliste omadussõnadega kolleegid teda iseloomustaksid. "Arvan, et sõnadega aktiivne, üldiselt rõõmsameelne ja abivalmis, vahest pahur ja mõnikord liiga kergesti ägestuv." Selle viimase tahaks Aule muidugi nooruse uljuse arvele veel kirjutada. "üldiselt hakkamist täis ja üsnagi otsekohene. Kindlasti on tugev argument ka see, et olen oma tööd puudutavate teadmistega kursis, kool just selja taha ju jäetud. Kuigi jah, see kõik seal oli teooria, siin aga praktika. Kokkuvõttes, arvan, et minu kõige tugevamad küljed ongi vabalt suhtlemine, leidlikkus ja julge peale hakkamine. Seda kõike läheb vaja näiteks oma firma suvepäevade ja jõulupeo organiseerimise juures. See suhteliselt teistmoodi töö on ju ka hea vaheldus igapäevasele kontoritööle. Otsida peo toimumiskoht, õhtujuht, ansambel, esinejad ja organiseerida ürituse ladus kulgemine.

Tegelikult korraldame me personalijuhiga koos aasta läbi firmas üritusi - meil on kombeks iga kuu viimasel neljapäeval võtta kokku kõik kontorirahvas ja tähistada selle kuu sünnipäevasid." See on ka üks asi, mis Aule arvates suurepäraselt rutiini tõrjub ja võimaldab tal endal järgida soovitust, mida ta paneks teistele sekretäridele südamele - nägu tuleks hoida naerul!

Kui iseloomuga tohib üks sekretär olla, küsin vahele. Aule arvab, et sellisel nähvaja tüüpi sekretäril pole ilmselt pikka tulevikku, tuleb ikka ära taibata, mida tohid öelda, mida mitte. Tuleb vähemasti üritada olla võimalikult lahke.

Uurin veel Aulelt, et kuidas ta just sekretäriametit õppima sattus. "Elukutse valikuga seoses oli selline lugu, et ega ma seda eriti ei valinudki. See lihtsalt juhtus nii. Tahtsin tegelikult sisse saada TPüsse kehakultuuri. Olin kooli ajal ikka läbi ja lõhki spordiga seotud - suvel kergejõustik ja pikamaajooks, talvel suusatamine. Tegin katsed ära ja väga halvasti ei läinudki, aga tahtjaid oli ikkagi rohkem kui saajaid ja nii ma ukse taha jäingi. Kuna mul rohkem nagu plaane polnud, siis sattusin Tallinna Kergetööstustehnikumi tegema sisseastumistesti. Hiljem vestlusel küsiti minu käest, et kui ma nii sporditüdruk olen, äkki ei sobigi sekretäriks. Võttis korraks nõutuks, aga vastasin, miks ei peaks sobima, et sportlased ongi vastupidavamad ja sihikindlamad. Seega asusin õppima juhiabi eriala ja omandasin seal rakendusliku kõrghariduse."

Praeguseks on Aule olnud Balbiino sekretär aasta ja kolm kuud ning kuna Balbiinos on nii hea töötada, siis ta leiab, et oma tulevikku näeb ta ka just selles firmas. Kas just sekretärina? Eks näis.

Osale arutelus

  • Anu Viita

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine