Haigekassa Tartu osakonna sekretär Maret Kaljula seab oma töös esikohale tasakaalu

Eesti Haigekassa on avalik-õiguslik asutus, millega on seotud enamik eestlasi - tänavu suve statistika põhjal omavad vähemasti 1,2 miljonit inimest ravikindlustust. Lisaks ravikindlustuse korraldamisele kuulub Haigekassa kompetentsi ka tervishoiuasutuste motiveerimine, et arendataks tervishoiuteenuste kvaliteeti. Ent jällegi - selles mõjukas asutuses ei sujuks paljud protsessid sugugi nii edukalt, kui poleks olemas Eesti Haigekassa "visiitkaarte" - sekretäre.

Tartu osakonnas töötab sekretärina Maret Kaljula, kes sattus antud ametikohale sekretär-raamatupidaja kutse omandamise ajal Tartu Teeninduskoolis ehk praeguses Tartu Kutsehariduskeskuses. See oli kolm aastat tagasi ja esialgu tuli Maret Haigekassasse vaid raamatupidamise praktikale. "Aga jõudsin ka sekretäri aidata ja peale kooli lõppu kutsuti mind Haigekassasse poole kohaga tööle, hiljem juba täistööajaga."

Kuigi mõnes mõttes on Mareti töö Haigekassas üsna "tavaline sekretäritöö", peituvad selles omad Haigekassale omased momendid. Ta on seotud omamoodi kõigi nendega, kes saavad arstiabi Haigekaasa Tartu osakonna kaudu. Näiteks...

"Näiteks on meil olemas kindlad ?´Kliendi tagasiside?´ vormid, mida leiab meie klienditeenindustest. Nende kaudu saavad inimesed avaldada oma arvamust, tänu või esitada kaebusi. Enamasti tulevad kaebused või probleemid, mida aitame lahendada. Vahel aga saadetakse ka kiitusi mõne arsti tegevuse kohta. See on päris meeldiv, kui inimene oskab elust häid kogemusi välja noppida ja teistega jagada. Vahel helistatakse ja küsitakse, et : "Tahan perearsti vahetada, keda te soovitaksite". Siis tuleb nõu anda, kuidas valida ja kus on inimesele kõige lähem arstipraksis," räägib Maret.


Mille järgi soovitate perearsti valida?

"Kindlasti on oma roll perearsti valikul inimese elukohal, sest haigena on arstile minna niigi ebamugav. Ja mida lähemal, seda parem. Ka arstil on koduvisiite võibolla kergem teha tuttavas naabruses.

Kui klient helistab ja küsib nõu, siis kõigepealt vaatame, milline praksis tema elukohale lähemal on. Kas ta soovib naisterahvast või meesterahvast, nooremat või vanemat. Aga lõpliku vastuse annab juba perearst - kas tema nimistusse mahub veel patsiente. Mina isiklikult tegin valiku arsti suhtumise põhjal ja ei ole siiani kahetsenud. Kuna arstid käivad ka palju Haigekassas kohal, siis ikka vaatad hoiakuid. Mõnest kohe kiirgab ?´arstilikku?´ olekut ja positiivsust. Ja ma leian et arst peab oma tööd ikka südamega tegema ja oskama patsienti ära kuulata."


Millised on veel Teie ametiülesanded? Kuidas näeb välja tavaliselt üks tööpäev?

"Tööülesanded on nagu ikka sekretäritöös. Kirjavahetus (sissetulev, väljaminev ja asutusesisene), suhtlemine klientidega (nii silmast silma kui telefonitsi), koosolekute ettevalmistamine (materjalide paljundamine) ja külaliste vastuvõtt (kohvi ja suupistete valmistamine). Tavaline tööpäev algabki kell 8:00, kui tuleb tööpäevaks kõik valmis seada. Masinad tööle ja programmid lahti. Hommikupoole on ka rohkem telefonikõnesid. Kella 9 paiku tuuakse sissetulev post. See tuleb erinevate osakondade vahel ära jagada. Kuna Haigekassa Tartu piirkonda jäävad ka Jõgevamaa, Viljandimaa, Põlvamaa, Valgamaa ja Võrumaa, siis on posti kogus üpris suur.

Registreerin üldise kirjavahetuse ja teen valmis väljamineva posti. Selleks ajaks on kell juba paar tundi üle lõuna. Edasi vormistan kirju ja täidan jooksvalt tulnud ülesandeid. Läbi terve tööpäeva tuleb telefonikõnesid, mida peab oskama vajadusel õigele töötajale edasi suunata. Ka meilidele tuleb kiiresti vastused saata."


Kas sekretäriametis on ka keerulisi olukordi ja kuidas neid lahendate?

"Vahel juhtub ikka. Meie majas on põhiliseks probleemiallikaks asjaolu, et siin asub neli asutust. Peale Haigekassa veel Sotsiaalkindlustusameti Tartu Pensioniamet, Tartu Tervisekaitsetalituse Tartumaa osakond ja Tervisekaitseinspektsiooni Tartu labor. Vahel pole inimene endale selgeks teinud, kust tuleb tema laste igakuine ?´lasteraha?´ või kes võtab vastu vereproove. Ja kui ei oska kohe vastata, mis kellani Labor töötab, siis pooltel juhtudel kuuled toru teises otsas kärsitut küsimust, et: ?´Te ikka olete Põllu tänavas ju? Kuidas siis...te ju kõik ühes majas, kuidas ei tea??´

Tihti tulevad ka inimesed kohale tigedas meeleolus. Mingi negatiivne juhtum on neid ärritanud ja siis peab suutma nad rahulikult ära kuulata ja püüdma neid aidata. Vahel pöördutakse ka küsimustega, mis otseselt Haigekassa pädevusse ei kuulu. Siis peab oskama klienti õigesse asutusse suunata."


Mida seate esikohale - kas enda või firma huve?

"Esikohale püüan seada tasakaalu. Ei saa eelistada firma huve, sest firmast lahkumise korral ... Keegi pole ju asendamatu. Samas ei tohi ka isiklik elu segama hakata tööd, nii iseenda kohustusi kui sekretärist sõltuvalt ka kolleegide tööd. Tuleb leida kompromiss. Kui on ikka tähtajaline töö ja tööajast jääb puudu, tuleb teha mõni lisatund."


Millise teise ametikohaga võrdleksite sekretäri kutset?

"Kuna ma ise olen vaid sekretärina töötanud, siis ei oska ka muu elukutsega ühiseid jooni tõmmata. Minu isiklik seisukoht on, et eriala tuleb valida vastavalt loomulikele eeldustele põhinedes. Sekretär peab olema kindlasti suhtlemisoskusega, muidu sel alal kaua ei tööta. Ise olen oma valikuga rahul."


Missugune on õnnestunud tööpäev? Kes on õnnelik sekretär?

"Õnnestunud tööpäev on minu jaoks selline, kui ma jõuan peale tööd koju ja ikka veel jõuan naeratada. Vahel piisab naeratuse tekkimiseks ka lihtsast telefonikõnest. Aga kui inimene teisel pool toru suhtub positiivselt minusse ja minu töösse, siis see annab juba jõudu omaette. Õnnelik sekretär on oma tööga ja elukutse valikuga rahul olev sekretär."


Ikka tekib olukordi, kus inimene väsib. Kuidas Teie leevendate neid hetki, kui tekib näiteks tööstress?

"Kõige väsitavamad on hetked, kus tööd kuhjub rohkem, kui tööajaga teha jõuab. Sellised perioodid on Haigekassas lepingute sõlmimistel. Perearstidega sõlmitakse lepingud aasta lõpus, eriarstidega 1.aprilliks ja koolitervishoiu lepingud kooliaasta algul. Ja ikka on need perioodid töörohkemad ja tekitavad stressi. Sest teha tuleb ju lisaks igapäevasele tööle natuke rohkem. Aga iga kiire aeg saab ükskord läbi. Seda enam tuleb kodus osata lõõgastuda ja leida mingi rahustav tegevus. Kes jookseb, kes lõõgastub vannis, kes loeb mõnda raamatut."


Mis aitab puhata?

"Puhata saab ka tööd tehes. Tuleb osata lihtsalt valida õige hoiak. Kui ma olen omale selle eriala valinud ja pean selle töö ära tegema, siis võin seda samahästi teha ka rõõmuga. Ka kolleegidel on lihtsam suhelda rõõmsa sekretäriga."


Sekretär ja koostöö...

Mareti ülemus on Maivi Parv, Haigekassa Tartu osakonna direktor. Sekretäri arvates sujub koostöö toredasti, ühiste ettevõtmiste õnnestumisele aitab tema sõnul kaasa, kui saavutatakse tasand, kus ollakse justkui "ühel lainel" ja räägitakse "ühist keelt".

"Aja jooksul selgub ka mõni loomuomadus, mida suhtlemisel tuleks arvestada. Õpitakse tundma teineteise tujusid ja iseloomu."

Mareti ja Maivi Parvega ühes kontoris töötab ka haldusspetsialist, seetõttu on kontoritöö organiseerimine mõnes osas jagatud. "Näiteks kontoritöös vajalikud vahendid varub sekretär, suuremad ostud aga teeb haldusspetsialist. üldiselt ei ole meie kollektiivis inimesi, kes lahterdaks tööd ära: ?´see pole minu töö, see on minu töö?´. Kui vaja, tullakse sekretärile ikka appi. Ja sekretär aitab ka kolleege."


Teie soov oma ülemusele?

"Et tal jätkuks pikka närvi ja tal säiliks see rõõmus säde, millega ta oma tööd teeb."


Soov sekretäridele üldse?

"Soovin neile oskust teha oma tööd rõõmsa meelega."


Kolleegi kommentaar

Piret Kütt, Haigekassa Tartu osakonna töövõimetushüvitiste arvestaja:

"Maretiga olen koos töötanud alates sellest ajast, kui ta Haigekassasse tööle tuli. Meie koostöö võrreldes teiste sekretäridega, kes Haigekassas on olnud - olen tööl Haigekassas selle süsteemi loomisest alates - on väga meeldiv. Ta on ise äärmiselt täpne ja kohusetundlik ning nõuab seda ka teistelt. Tema peale võib alati loota, et mõni vastamata ununenud kiri saab vastatud tähtajaliselt, kuna ta tuletab seda vastajale pärast iga nädala möödumist meelde.

Ta on ääretult abivalmis (õpetab kuidas kasutada koopiamasinat, koostada nõuetekohaselt kirju, tuletab meelde, kui mõnel büroojuhatajal on jäänud täitmata tööaja tabel jne).

Meie sekretär on asutuse "süda". Enamus küsimusi Haigekassa kohta laekub sekretäri telefonile. Lihtsamatele küsimustele oskab sekretär vastata ise, keerulisemate puhul suunab kõne spetsialistile. Ei ole harvad juhtumid, kui helistaja ainult sõimab, teadmata, et ta on üldse sattunud valele numbrile.

Meie sekretäril on ka hea pingetaluvus. Lepingute sõlmimise perioodil on tööpäeva pikkus sageli mitte 8 vaid 12 tundi või enamgi.

Mareti poolt antud lubadus saab tema poolt alati täidetud. Mareti töö on pingeline. Telefon, sissetulevate ja väljaminevate kirjade hunnik, suhtlemine külalistega ja kolleegidega. Sekretäri tööd saab teha vaid inimene, kes suudab teha tööd vigadeta ja suudab kiiresti ümber orienteeruda teisele teemale.

Soovin talle jõudu ja tervist, et ta suurele töökoormusele vastu peaks. Lahked sõnad ja naeratus võib päästa ka üsna lootusetu olukorra. Kliendi rahulolust saab iga töötaja rahulolu. Edu talle!"?

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine