Intervjuu Tallinna Keskraamatukogu kantselei- ja personaliosakonna juhataja Agnes Pärnamäega

On üks koht, kuhu raamatusõbrad leiavad tee iga ilmaga - tulgu taevast või paduvihma, nad võtavad oma vihmakeebi või vihmavarju, kaenlasse raamatupambu ja ikka lähevad, et anda ära läbiloetu ning valida suurtelt raamaturiiulitelt uus huvipakkuv lugemismaterjal. Loomulikult on tegu raamatukoguga.

Tallinna Keskraamatukogu on universaalne rahvaraamatukogu, just nimelt üks selline asutus, mis aitab raamatutega isegi neid inimesi, kellel pole enam jaksu või võimalust ise lugemist otsima minna. Keskraamatukogus on loodud eraldi rändfonditeenus, millega võimaldatakse ka eakatel ja invaliididel ning meditsiini- ja hooldusasutustel leida sobivat lugemismaterjali. Lugejaid on Keskraamatukogul ja selle harukogudel kokku üle 85 tuhande, aastas aga tehakse ligi 2 miljonit laenutust, kajastades raamatukogu eelmise aasta statistikat.

Viis aastat ametis

Kuid lisaks lugejatele on Tallinna Keskraamatukogul oma personal ning raamatukogu töö koordineerimise eesmärgil kantselei - ja personaliosakond, mille juhataja täidab ka sekretäri tööülesandeid. Viis aastat tagasi oli lahkumas tollane kantselei- ja personaliosakonna juhataja ning Keskraamatukogu direktor helistas Tallinna Sidekooli, et leida ametikohale uus, tubli, kohe kooli lõpetav noor.

"Olin kooli lõpetamas ning Tallinna Sidekooli sekretär-asjaajajate õppegrupi meister arvas, et sobin hästi antud organisatsiooni ja sellele ametikohale," räägib praegune Keskraamatukogu kantselei- ja personaliosakonna juhataja Agnes Pärnamägi.

"Võtsin pakkumise vastu. Sellele järgnes intervjuu raamatukogu direktoriga ja kohe, kui endine kantselei- ja personaliosakonna juhataja oli töölt lahkunud, sain tööle asuda. Siit ka minu väike üleskutse tööandjatele. Töötajat otsides ja et teda leida, on väga hea variant konsulteerida erialaste koolidega. Tihti võib saada sobiva töötaja."

Tallinna Keskraamatukogu on ühtlasi Agnese esimene ametlik töökoht.

"Minu amet Tallinna Keskraamatukogus on kantselei- ja personaliosakonna juhataja ehk teen nii sekretäri kui personalitöötaja tööd.?” Kuid kuna raamatukogus plaanitakse muutusi, siis luuakse lisaks kantselei- ja personaliosakonna juhataja ametikohale ka sekretäri ametikoht.


Sekretäri töö uudsus

Agnese sõnul huvitab teda töö juures alati uudsus. ?“Mõtlen ka ise uusi ideid välja, mida saan oma töös rakendada ja millega saan oma tööd hõlbustada ning ka huvitavamaks muuta. Kolm aastat tagasi tundsin, et pean ennast personalitöös täiendama ja asusin Tallinna Majanduskoolis omandama kutsekõrgharidust personalitöö erialal, selle aasta kevadel ka kooli lõpetasin.?”

Tore on see, et sekretäritöö ja personalitöötaja töö pole "kuiv", kus rutiini tekkides uusi mõtteid ei saa kasutada, leiab Agnes, kelle arvates on ameti pärl universaalsus. "Sekretär peab väga paljude ülesannetega toime tulema. Kindlasti toob see tihti kaasa liigse infotulva, mis väsitab, kuid pidev keskpunktis olemine korvab selle. Kui töölt keegi puudub, siis sekretär saab tavaliselt hakkama ka teiste tööülesannetega ja tundub justkui tühimikku polegi. Samas kui mõnest muust valdkonnast töötajal tuleb sekretäri asendada, kas ta saab sellega hakkama?"

Kas sekretäri või juhi abi amet raamatukogus erineb millegi poolest näiteks sekretäri tööst pangas või mõnes erafirmas?

"Arvan, et sekretäri töö erinevusi ei saa võrrelda avalik-õigusliku juriidilise isiku ja erafirma vahel, pigem tuleb vaadelda lihtsalt erinevaid organisatsioone. Kindlasti on iga organisatsiooni sekretäri töös teatud erinevusi. Standardsed ülesanded muidugi jäävad, nagu dokumendiringlus, infovahetus jne. Erinevusi võib tulla "lahtistest" tööülesannetest, näiteks kas sekretäri ülesandeks on kontoritarvete tellimine või teeb seda majandusosakond jne. Kõik sõltub organisatsioonist."


Aforism sekretäridele

Kuigi Agnes töötab raamatukogus, on kantselei- ja personaliosakonna juhataja lugemiseelistused üsna selgepiirilised - ta eelistab personalitööd kajastavaid ajakirju ning kõige rohkem loebki ta erialast kirjandust. Oma töös aga puutub ta eelkõige kokku dokumentidega ja personaliga, mitte raamatukogundusega.


Kui aga oleks võimalus kinkida igale Eestimaa sekretärile üks raamat, siis millise raamatu Te valiks?

"Kui mul oleks võimalus kinkida üks raamat igale Eestimaa sekretärile, siis arvan, et see võiks olla kuulsate inimeste kuulsatest mõtetest. Usun, et igaüks leiab tarkadest ütlustest häid mõtteid, mis on (järele)mõtlemist väärt, ja ka sekretär saab häid mõtteid, mida oma töös inimestega suheldes kasutada. Praegu on väga populaarsed juhtimisalased raamatud, mis on täis pikki ja keerulisi teooriaid. Kuid vaheldusena võiks ammutada ideid lühikestest mõtteteradest - ehk aitab see meie liigsetest soovidest küllastunud maailma parandada."

Agnese arvates on häid aforisme palju, seetõttu on tal ka palju lemmikaforisme. Näiteks T. Roosevelt: "Tee, mida võid, sellega, mis sul on, ja seal, kus sa asud" või O. Wilde: "Haridus on suurepärane asi, kuid on hea mõnikord meeles pidada, et mitte midagi sellest, mida peaks teadma, pole võimalik ära õppida".

Küsimusele - milline võiks olla aforism sekretäri tööst, vastab Agnes uue mõtteteraga: "Viisakas käitumine ja heatahtlik suhtumine paneb ka teise inimese oma olemuse järgi mõtlema." Kuna sekretäril tuleb oma töös palju suhelda, siis aforism käitumisest ja heatahtlikkusest peaks hästi sobima."

Agnes usub, et seda aforismi saab väga hästi praktiseerida siis, kui mõni endast väljas klient tuleb end sekretäri peal "välja elama". "Kui sekretär jääb rahulikuks ja viisakaks ning kuulab osavõtlikult, siis olen kindel, et lõpuks ka kõige vihasem inimene on lahkudes sekretäri käitumisest nakatunud. Ta läheb ja mõtleb oma olemuse üle ning leiab, et ka halbu situatsioone saab siiski mõistlikult lahendada."

Sekretäride päeval konverentsile!


Milline näeb välja Teie tööpäev? Millised on tööülesanded kantselei- ja personaliosakonna juhatajana?

"ükski tööpäev ei sarnane üheselt eelmise tööpäevaga ja enam on personalitööd, kui kantseleitööd. Minu tööülesanded Tallinna Keskraamatukogus on: vastan telefonikõnedele ja suunan telefonikõned, võtan vastu ja edastan telefoni teel tulnud teated; koostan ja vormistan dokumendid (kirjad, faksid, käskkirjad jm), registreerin, paljundan ja postitan dokumendid; vajadusel koostan nõupidamistest protokolle; ravikindlustuse loomine, peatamine ja lõpetamine; valmistan ette töötajate töölepingud, korraldan nende sõlmimise, muutmise või lõppemise; uuendan töötajate ametijuhendeid vastavalt juhilt saadud informatsioonile ja töökorralduslikele soovidele; puhkuste ajakava vormistamine; korraldan personalialast arvestust ja töötajate dokumentatsiooni haldamist; vormistan töötajate tööraamatud; kontrollin ja kinnitan tööajatabelid ning edastan need raamatupidamisele; pean ja täiendan koolituse aruannet; pean personalialast aruandlust, esitan vajalikke aruandeid asutusesisestele infokasutajatele või asutusevälistele infokasutajatele.

Tööpäevad koosnevad nimetatud ülesannete täitmisest; siin on ka tööülesandeid, mida iga päev teha ei tule, sõltub päevast. ühelgi tööpäeval pole ette teada, mis ülesandeid ja probleeme tuleb lahendada. Raamatukogu kantselei- ja personaliosakonna juhatajal pole teistsuguse spetsiifikaga tööülesandeid kui teistes organisatsioonides."


Kirjeldage mõnda oma tööpäeva, mis on olnud tõeliselt tore ja meeldejääv?

"Kindlasti on olnud palju vahvaid tööpäevi, kuid ikka kipuvad viimased sündmused paremini meelde jääma. Tõeliselt vahva päev oli sel aastal sekretäride päev. Hommikul kogunes administratsiooni kollektiiv ümber meie laua (siis töötas raamatukogus ka poole kohaga sekretär) ja olin suuresti imestunud antud situatsioonist. Ikka on tore, kui meeles peetakse. Eelmisel aastal tõi direktor mulle kimbu tulpe sekretäride päeva puhul. Enne seda sekretäride päeva meeles ei ole peetud, võimalik, et sellest lihtsalt ei teatud midagi."

Mida soovitate - kuidas arendada sekretäride päeva tähistamist?

"Sekretäride päeva iseenesest arendada on kerge: sellest tuleb rohkem informeerida. Tore oleks enne sekretäride päeva saada paari-kolmekümneleheline tasuta värviline trükis, mille saab sekretär uhkelt oma lauale või päevalehtede vahele panna. Ma usun küll, et infot on sekretäride päeva kohta rohkem vaja ?– siis hoitakse seda päeva ka rohkem ?„au sees".

Kuna see on sekretäri päev, siis peaksid teised teda meeles pidama. Organisatsiooni, eriti aga juhi poolt võiksid olla meelespidamise märgiks lilled. Lilled soojendavad alati südant ja usun, et meeldivad kõigile. üheks kenaks zhestiks on kindlasti see, kui sekretär saata sel päeval konverentsile, sest uus keskkond on hea motivaator. Sekretäril, kui organisatsiooni visiitkaardil, peaks olema võimalus kohtuda teiste oma ala spetsialistidega, et vahetada kogemusi ja saada uusi mõtteid."


Kuidas luua sekretäri ja juhi vahelist koostööd ka igapäevaselt veelgi efektiivsemaks?

"Tähtis on omavahel infot vahetada. Juht hõlbustab igal juhul sekretäri tööd siis, kui aitab dokumentatsiooni korras hoida ja dokumentide liikumise kohta on kehtestatud reeglid. Näiteks olukorras, kus dokument "unustatakse" teise struktuuriüksusesse ja hiljem, kui dokumenti otsitakse, siis ei jääks keegi sekretärile küsiva näoga otsa vaatama teadmata, kus küll seda paberit leida. Asjaajamiskorrast on palju abi, siis kui juht ja sekretär juhinduvad sellest ja seda järgivad ka kõik töötajad. Asjaajamiskord peab olema kõigile kättesaadav ja selle kasutamist peab jälgima."


Kui palju hindate seda, et olete omandanud sekretäri-asjaajaja kutse Tallinna Sidekoolis?

"Sekretärikutsest on mul palju kasu olnud: nii töö ajal kui väljaspool töö aega. Usun, et ka inimestel, kes on sekretärikutse omandanud, kuid sekretäri tööd ei tee, on see kasulik. Näiteks dokumentide korrektne vormistamine, mille sekretäriks õppides selgeks saad, on vajalik mitte ainult töötades sekretärina: sedalaadi teadmiseid läheb elus alati vaja.

Olen Tallinna Sidekoolis omandatud sekretärikutsega väga rahul. Selle kutseta saab ehk hakkama siis, kui sinu eelkäija on ülihea mentor ja suudab sulle kõik selgeks teha. Muidugi peab ka ise kiire õppija olema. Kuid ma ei taha uskuda, et sekretäritöö selgeks õpetamiseks kellelgi aega on; inimesel peaks olema endal vähemalt algteadmised sellest tööst. Ma ei väida, et selle kutseta hakkama ei saa, kuid kui organisatsioonis hinnatakse korrektset asjaajamist, siis sekretäril peab ikkagi sekretärikutse olema."

Soov kõikidele Eestimaa sekretäridele?

"Soovin kõikidele oma kolleegidele Eestimaal edu tegemistes ja sära silmadesse ning palju häid ja sõbralikke juhte!"

Kolleegi kommentaar

Kätlin Tamman, Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse referent:

?“Agnesega sain tuttavaks kolm aastat tagasi Tallinna Majanduskoolis, kus omandasime kõrgharidust personalitöö valdkonnas. Juba koolis tuli välja tema kohusetundlikkus ja täpsus, ta suhtus õppimisse väga tõsiselt, püüdes võtta maksimumi. Samuti sai ta koolis õpitud teooriaid kohe praktikasse rakendada, tuues sellega "uusi tuuli" asutusse.

Kuna meie tööülesanded osaliselt kattuvad, siis on just Agnes see, kellega konsulteerin ja arutan probleeme. Agnesele meeldib, kui organisatsioonis, kus ta töötab, valitseb kord nii dokumentatsioonis kui ka inimeste käitumises. Agnes on hea eeskuju sekretäri tööd alustavale inimesele, sest heast sekretärist saab tavaliselt ka hea juht!?”

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine