Ärikohtumiste ettevalmistamine ja läbiviimine

Perfektselt organiseeritud külaliste vastuvõtt tuleb kasuks ettevõtte imidzile ja on samas suureks plussiks ka sinu enda kontole. Kui sa end sellel "erialal" eriti hästi tunned, paned hea tööga ehk aluse isegi oma uuele karjäärile ettevõtte protokollispetsialistina.

Enamusele sekretäridest on külaliste vastuvõtmine rutiinne tegevus. Kuid tihtipeale on siin olulised just detailid. Kui õnnestub külalises tekitada just vastupidine tunne - tunne, et tegu pole rutiiniga, vaid et teda koheldakse individuaalselt just tema enda vajadustest lähtuvalt, on pandud tugev nurgakivi ärisuhete loomiseks tulevikus. Sageli meenutavad külalised esmapilgul ebaolulisena tunduvaid pisiasju, mistõttu just teie firma külastus pikas kohtumiste jadas eredalt meelde on jäänud.

Oluline on juba esimene rida

Iga ärikohtumine erineb teisest ja on omaette väljakutse. Alustama peaks juba kutse saatmisest - ei tohiks esimese hooga otsustada kõige lihtsama võimaluse - e-maili kasuks. Pigem tuleb hoolikalt kaaluda ja leida kõige sobivaim vahend.

Tegelikult on see ju iseenesestmõistetav: kutses peab sisalduma põhjalik informatsioon selle kohta, mis on kohtumise eesmärk ja mis külalist ees ootab. Täpne kuupäev, teema, osavõtjate ring, koht ja ajakava. Juhul, kui külaline ise soovib ettekannet või presentatsiooni teha, on vaja eelnevalt täpsustada, millist tehnikat ta selleks vajab. Programm peaks sisaldama peale planeeritud päevakorra punktide ka osalevate isikute nimekirja, hea oleks eraldi välja tuua ka isiku nimi, kes on nn kohtumise juht.Programmi koostamisel oleks viisakas küsida külalise poolseid ettepanekuid ja täiendusi. Juhul, kui kõik kutsutud ei ole kohalikud, on soovitav lisada kutsele ka kaart, kus on ära toodud võimalused, kuidas kohale jõuda (nt väljavõte linnaplaanist, kuhu on marsruut peale märgitud). Vajadusel lisada informatsioon transpordi, parkimiskohtade jms kohta.

Hea oleks kutsel ära tuua ka viide oma firma kodulehele, sealt saab külaline soovi korral ise lisainformatsiooni hankida. Kõrgel tasemel külalistele on vaja transport vastu saata. Samuti on oluline külaliste tulekust informeerida oma firma vastuvõttu/valvelauda. Mitmepäevase külaskäigu puhul on loomulikult vaja organiseerida ka majutus.

Kui viimasel minutil selgub, et mingil põhjusel lükkub külastus edasi või jääb üldse ära, peaks esmajärgus tegema järgmist:

* teavitama oma firma valvelauda/vastuvõttu * tühistama transpordi * tühistama hotelli broneeringu(d) * tühistama toitlustuse tellimuse * informeerima osavõtjaid

* alustama uue kohtumise aja kooskõlastamist

Rahvusvahelised külalised

Rahvusvaheliselt suhtleva ettevõtte sekretäri jaoks peaks baasteadmiste omamine kultuuride vahelistest erinevustest enesestmõistetav olema. Teadmiste vajaka jäämise korral on tänapäeval võimalik leida hulgaliselt materjale (raamatud, internet), et ise ennast selles vallas pädevaks teha.

Juhul, kui firmasse peaks tulema väliskülalisi, on kõigepealt vaja välja selgitada, mida võib ja mida ei või teha. On väga palju väikeseid detaile, mis erinevad meie tavadest ja kommetest. Näiteks jaapanlased vahetavad sarnaselt meiega meelsasti visiitkaarte, erinevus seisneb aga selle üleandmises: nad ulatavad oma kaardi kahe käega ning võtavad samas endale aega vastu saadud kaarti austuse ja põhjalikkusega lugeda. Jaapanlased tervitavad mitte käepigistuse vaid kummardusega. Lisaks on neil kombeks teha vastuvõtjale kingitusi (samas olles ise vastuvõtjad, ootavad nad samuti kingitusi). Kingitused valitakse vastavalt isikute positsioonile. Moslemite, hindude, Aafrika, Aasia ja Kesk-Ida maade kultuurides peetakse vasakut kätt ebapuhtaks ning seetõttu ei anta kinke ega visiitkaarte kunagi vasaku käega. See reegel kehtib ka vasakukäeliste kohta.

Etikett - kui osav sa oled?

Etiketi ülim nõue on täpsus. Tervituste järjekord vastab positsioonile. Ärielus kaotab reegel "daamid enne" oma kehtivuse. See tähendab sekretäri jaoks ka seda, et eelnevalt on vaja välja uurida külaliste positsioonid oma ettevõttes. Kahtluse korral on kõige parem küsida külla tuleva firma sekretärilt.

Külalise poole pöördutakse tema nime ja tiitliga, kui tal see on. Kui sekretär on külalistele ukse peale vastu mineja, peaks ta tervitamisel nimetama oma nime ja ametipositsiooni. Soovitav on eelnevalt enda jaoks valmis mõelda ilus kõlav lause, kuidas oma isikut ja funktsiooni hästi arusaadavalt ja sümpaatselt edastada.Juhul kui nõupidamiste ruum või ülemuse kabinet asub teises maja otsas ning külalisi on vaja läbi maja saata, on hea täita see aeg väikese vestlusega. Ei tasu tunda hirmu pealtnäha banaalsete jututeemade ees, nagu näiteks ilm ja linna vaatamisväärsused - need on teemad, kus kõik oskavad ja saavad kaasa rääkida ning tekib positiivne õhkkond. Kui on tegemist külalisega, keda paremini tuntakse, võib käsitleda ka mõnevõrra isiklikemaid teemasid, nagu nt "Kuidas Teie golfimäng edeneb - kas leiate ikka sellega tegemiseks aega?"Kuna sekretär on see, kes firmat tunneb, siis peaks ta minema ees. Vältimaks asjatut edasi-tagasi sebimist, on mõttekas seda eelnevalt ka viisakalt öelda: "Ma lähen ees, palun siitkaudu". Kui külalised soovivad üleriideid seljast võtta, siis näitab sekretär neile selleks koha. Meesterahvastele ulatab ta riidepuu ja vajadusel abistab naisterahvaid mantli maha võtmisel.

Juhul kui ülemus pole veel kohal, on tavaks pakkuda külalistele huvitavat lugemist (värsked ajalehed) ja tass kohvi. Peale seda võib sekretär oma töökohale tagasi pöörduda. Kui ruum, kus kohtumine toimub, on sekretäri tööruumidest väga kaugel, võib jätta neile ka oma telefoninumbri. Kui külaliste ooteaeg peaks pikem olema, võiks käia vahepeal vaatamas, kas saab neile millegagi kasulik olla.

Pisiasjade suur mõju

Mõned nõuanded, mida teha, kui on soov väikeste tähelepanuavaldustega suurt mõju avaldada:

* tavalise küpsise valiku asemel leia kondiitriletist midagi huvitavamat (väliskülaliste puhul midagi eestimaist); * külalise jaoks, kes firmaga juba lähemalt seotud on, vali lõunasöögiks välja tema lemmikrestoran; * kui on teada, et külalise puhul on tegemist gurmaaniga, tasub uurida ehk on linna tekkinud mõni huvitav söögikoht; * rahvusvaheliste külaliste puhul tõesta oma kultuurilist kompetentsi: moslemid ei söö sealiha, hindud ei söö ei sea ega loomaliha, hiinlsed ja jaapanlased ei armasta piimatooteid; * hoolitse ka külaliste õhtuse programmi eest, organiseeri neile näiteks teatri- või kontserdietendus; * kui on võimalus, siis heiska maja ees külalisettevõtte lipp või väliskülalise auks tema riigi lipp; aseta laualipud nõupidamiste lauale; * jäta hotellituppa tervituskiri koos väikese maiuspala või sümboolse tervituskingiga; * lahkumisel tee külalisele väike temaatiline kingitus.

Alljärgnevalt kohtumiste plaanerimist abistav tabel:

Firma:

...........................................................................

Kuupäev, kellaaeg:

.......................................................

Külalised

Firmasisesed osavõtjad

Informeeritud?

Külaliste majutus/transport

Transport lennujaamast/hotellist -kellaajad?

.................................................................................................

Transpordi eest vastutab

.................................................................................................

Hotelli reserveering ...................................................................

Külalised informeeritud?..............................................................

Korraldatud?.............................................................................

Tervitus hotellis/tervitustekst hotellitoas?

................................................................................................

Firma vastuvõttu/valvelauda informeeritud?...............................................................................................

Välismaalastest külaliste puhul silmas pidada:..............................................................................................

Päevakava koostamine: ?€Š jah, .........................................(kelle poolt)

?€Š ei

Firma/ettevõtte külastus: ?€Š jah, .........................................(millal, kes viib ringkäigu läbi, kas on talle teatatud?)

?€Š ei

Kohtumise sisulise poole ettevalmistused:.................................................................................................

Vajalikud dokumendid:.................................................................................................

Nõupidamiste ruum Asub: ..............................................................

Reserveeritud: ..................................................

Vajalikud abivahendid: ?€Š kohtade plaan/nimesildid/laualipud?€Š grafoprojektor?€Š videoprojektor

?€Š pabertahvel, paber, markerid?€Š ............

Toitlustamine: ?€Š külmad joogid?€Š kuumad joogid?€Š küpsised?€Š ...............

Toitlustus

Lõunasöök:Kuupäev, kellaaeg .......................................Restoran ...................................................

Reserveeritud ............................................

Menüü eelnevalt kooskõlastada:?€Š jah

?€Š ei

Erisoovid: ?€Š taimetoit

?€Š ...........................................................

Õhtusöök:Kuupäev, kellaaeg .......................................Restoran ...................................................

Reserveeritud ............................................

Menüü eelnevalt kooskõlastada:?€Š jah

?€Š ei

Erisoovid: ?€Š taimetoit

?€Š ...........................................................

Tasumine:?€Š kaardiga?€Š sularahas

?€Š arvega

Kingitus organiseerida??€Š jah

?€Š ei

Memo esitada: ...................................................(kelle poolt)Esitatud: ................................................................(kuupäev)Edastatud asjaosalistele:.........................................(kuupäev, saajad)

Asub kaustas: .................................................................

Osale arutelus

  • Sirli Sprivul

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine