Väliskülalised on oodatud

Ametikohtumised välispartneritega ei toimu juhuslikult, need kohtumised on eelnevalt kokku lepitud ja ettevalmistatud.


Millised on tavapärased "hirmud"? väliskülalistega kontaktide loomisel?

Enam sekretäride poolt kirjeldatud juhtumid on need, kui külalised saabuvad kokkulepitud ajast tunduvalt varem ja nende aega tuleb täita. üks näide sekretärilt, kelle firmasse külalised saabusid pool tundi varem. Tippjuht tuli külalistele vastu, tervitas neid ja palus oodata õige kohtumisajani, ise lahkudes oma kabinetti. Ooteaeg tuli täita sekretäril. Loo jutustanud sekretär ei rääkinud saksa keelt, külalised olid aga sakslased, kes ise rääkisid puudulikult inglise keelt. Tahaks loota, et selliseid üleelamisi ei tule igapäevatöös sekretäridel ette sageli, kuid professionaalne sekretär saab ka selliste olukordadega edukalt hakkama.

Kuidas konkreetset olukorda lahendada?

  • Kõigepealt peaks külalistel olema koht, kus olla. Sekretäri väikeses tööruumis või koridoris seista, ei ole parim lahendus. Siis võiks juba maja tutvustada ja ringi liikuda.
  • Samuti on hea, kui firmadel ja asutustel on oma organisatsiooni tutvustavad voldikud, raamatud, mis on ka vähemalt ühes levinumas võõrkeeles. Alati sobib külalistele anda nii kingituseks kui vaatamiseks selliseid materjale.
  • Hea, kui kolleegidest on kedagi appi võtta, kes valdab hästi võõrkeelt, milles külalistega suhelda.
  • Külalistele võib pakkuda karastusjooke, kohvi või teed.
  • Suuremates organisatsioonides on külalistega tegelemine kommunikatsioonijuhi või suhtekorraldusjuhi kompetents.
  • Keelebarjäär on väliskülalistega suhtlemisel sagedamini ettetulevaid raskusi

  • Professionaalne sekretär oskab inglise keelt vähemalt suhtluskeelena.
  • Hea oleks osata paari enamlevinumat võõrkeelt sellel tasandil, et suuta võtta kontakti ja vestelda argiteemadel.
  • Firmad, kes suhtlevad rohkem rahvusvahelisel tasandil, on sekretäridel keeleoskus seotud ametikoha nõudega.
  • Igal juhul ei ole väliskülalised "kollid"?, keda peaks kartma, vaid sageli avatumad ja vahetumad inimesed, kui meie oma argipäevaelus suhtlemisel. Niisama vahetult ja viisakalt nendega ka käituma paeks. Vahetevahel näivad nad meile võib-olla liiga temperamentsed, isegi agressiivsed või vastupidi, liialt vaoshoitud, kinnised, siis teame, et igal rahvusel on oma iseloom- "rahvuslik iseloom"?, mis eristab kultuure kolme põhilisse kultuuriruumi:

  • lineaar-aktiivsed kultuurid (vaoshoitud, kannatlikud, vaiksed, armastavad privaatsust);
  • multi-aktiivsed kultuurid (jutukad, uudishimulikud, suured suhtlejad, kontaktsed);
  • reaktiivsed kultuurid (kontaktsed, kuid väljapeetud, väärikad, kannatlikud, head kuulajad).
  • Rahvused erinevad veel selle järgi, kas on rohkem orienteeritud:

    • dialoogile, st rohkem suhetele, avatumad suhtlejad, emotsionaalsemad: kõik Vahemeremaade rahvad- itaallased, hispaanlased, prantslased, jne.
    • või rohkem suunatud faktidele, täpsetele reeglitele, ettekirjutustele, nendeks on britid, skandinaavlased, Põhjaameeriklased, sakslased, shveitslased, jne.
    Tundes selliseid erinevusi ja osates neid arvestada, kulgeb suhtlemine kindlasti loomulikult.

    Olen kogenud oma kolleegidega suhtlemisraskusi külalistega Araabiamaadest, kelle suhtlemisdistants oli "distantsitu"?. Teades, et nende kultuurile on kontaktsus omane, ei sobinud see meile, vaatamata sellele.


    Kultuurishokist aitab üle saada olukordade juhtimine

    Juhtida saame toimuvat muidugi vaid siis kui suhtlemine toimub meie territooriumil. Nii lahendasime ka meie, eelpooltoodud näite puhul, toimuva.

    Külaliste saabumisel suhtlesime nendega vestlusringis madala teelaua ümber, kus istumiseks oli vähem ruumi ja isted olid mugavad. Järgmisel kohtumisel aga läksime koosolekuruumi ning vestlus toimus ametlikumas, distantsil tööõhkkonnas.Lõime enda ümber meile sobiva suhtlemisruumi ja külalised allusid meie korraldusele, milleks aitas koosolekutööruum igati kaasa.

    üldisi reegleid väliskülalistega suhtlemisel:

  • hea kui sekretärid oskavad paaris üldlevinumas võõrkeeles (inglise, vene keel jt) esmaseid võõrkeelseid väljendeid;
  • suhtlemist peab nautima ja erinevatest olukordadest "mängeldes"? välja tulema, avatus, lahkus, abivalmidus ja viisakus on head abimehed;
  • lugupidamisavalduseks asetame töölauale, kus väliskülalistega kohtumine toimub, oma riigi ja külalisesindajate riikide laualipud;
  • sobiv on valida töölaua lilleseade teise riigi rahvusvärvidest;
  • et külalisi oleks parem kõnetada, on suurematel tööalastel kohtumistel külalistele ettevalmistatud nimesildid- kas töölaual või rinda panemiseks;
  • töökohtumistel väliskülalistega, kus on kaetud einelaud, ei valita menüü ainult oma rahvustoitudest lähtuvalt - einelaudadel on rohkesti puuvilju ja salateid;
  • lauavesi on alati laual;
  • töökohtumiste programmide koostamisel ei täideta programmid liiga tiheda aja- ja sündmuste graafikuga, külalistele jäetakse otsustada, kas nad sisustavad ise oma õhtuseid aegu või valivad pakutud programmi võõrustajate poolt.
  • INIMLIKKUS aitab ületada kultuuribarjääre: olla avatud, sõbralik, lahke, nautida suhtlemist ja kõige olulisem- huumoriga saada üle kultuurishokist ja ettetulevatest "apsudest"?.

    Osale arutelus

    • Inge Ojakäär

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

    Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

    Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

    Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

    Küsitlus

    Millal plaanid suvel puhata?

    • Juunis
      17%
      17%
    • Juulis
      83%
      83%
    • Augustis
      0%
      0%
    • Ei puhkagi suvel
      0%
      0%
    • Muu
      0%
      0%

    Valdkonna tööpakkumised

    Uudised

    Teabevara

    Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine