Mitmepäevase visiidi korraldamine

Visiitide korraldamine ja väliskülaliste vastuvõtt on teema, kus kõrvalseisja ei tohiks kommenteerida, et just nii on kõige õigem teha või et nii ei tohiks mitte mingil juhul teha. Muidugi on olemas üldtuntud tavad ja kombed, mille järgimine on iseenesestmõistetav, kuid kõik sõltub ikkagi konkreetsest olukorrast - kes kellele mis eesmärgil külla tuleb. Samuti oleneb visiidi programmi kokkupanek paljuski ka vastuvõtja rahalistest võimalustest ja kindlasti ka vastuvõtja ning külalise enda nägemusest, milline see konkreetne visiit peaks välja nägema - kas viimse detailini lihvitud või on jäetud ka nn hingamisruumi. Tihtipeale soovivad külalised ise, et neil mõni pärastlõuna või õhtu vabaks jäetaks, et omal käel veidi ringi vaadata. Mitte vähem olulist osa mängivad siin ka firma või asutuse enda väljakujunenud traditsioonid ja protseduurireeglid, mida külaliste vastuvõtmisel kindlalt järgitakse.

Järgnevalt toome ära ühe mitmepäevase tipptasemel välisdelegatsiooni visiidi näidisprogrammi koos kommentaaridega. Loodetavasti leiad siit nõuandeid, mis on tulevikus abiks sarnaste visiitide korraldamisel.

Aeg Tegevus Kestvus Osalejad Tähtis Vastutaja Esmaspäev, 15. november 2004 17:40 Delegatsiooni saabumine Tallinna Lennuväljale Hr TammPr Kask transport vastas, vajadusel eraldi auto pagasi jaoks Pr Kask 17:50 Siirdumine hotelli 20 min 18:10 Majutamine 30 min jne tervitustekst, kirjalik programm ja linnakaart hotellituppa valmis pandud jne 18:40 Siirdumine Tallinna vanalinna 20 min vajadusel transport 19:00 Jalutuskäik Tallinna vanalinnas 30 min 19:30 Õhtusöök restoranis vähemalt 2 h kohakaardidlauaplaanmenüügarantiikiri 22:30 Siirdumine hotelli vajadusel transport Teisipäev, 16. november 2004

08:00

Hommikusöök hotellis 30 min 08:30 Siirdumine firmasse ....... 30 min transport vastas; vajadusel ka saatja 09:00 Saabumine firmasse 09:00 Firmasisene programm (ringkäik firmas, presentatsioonid, nõupidamine koostöövõimaluste arutamiseks jms) 3 h nõupidamiste ruumi ettevalmistus:lipud, nimesildidfirmat tutvustavad materjalid kaante vahel, kirjutusvahendid, vesi,kohvilaud - võib teha vajadusel ka eraldi kohvipausi Soovitav eraldi välja tuua ettekannete/ presentatsioonide esitajad 12:00 Siirdumine lõunasöögile 30 min transport 12:30 Lõunasöök restoranis 1,5 h kohakaardidmenüügarantiikiri 14:00 Siirdumine tehasesse 30 min transport 14:30 Tutvumine tootmisega (ringkäik tehases, presentatsioonid jms) 2 h 16:30 Siirdumine hotelli 30 min 17:00 Vaba aeg 1 h 18:00 - .... Õhtune programm (õhtusöök, kultuuriüritus?) Kolmapäev, 17. november 08:00 Hommikusöök hotellis 30 min 08:30 Siirdumine firmasse ....... 30 min transport vastas; vajadusel ka saatja; pagas ka kohe auto peale 09:00 Saabumine firmasse 09:00 Kokkuvõtete tegemine 30 min

nõupidamiste ruumis

09:30 Koostööleppe allakirjastamine 10 min allkirjastamiseks laud ette valmistada:lipud, sulepeadleppe tekstid 2 eks-svajadusel assistendid, kes lehte keeravad ja lepinguid allkirjastavad, pokaal shampust, fotograaf 09:40 Pressikonverents 30 min nimesildid (suurema formaadiga, et tekst oleks näha), laualipud,ajakirjanikud! 10:20 Kohvilaud, vestlus vabas õhkkonnas, kingituste vahetamine 30 min kuna lõunat ei sööda, siis toekam kohvilaud (salatid, tikuvõileivad jms) 10:50 Siirdumine lennujaama 20 min transport 12:20 Väljalend Tallinnast kui on väljalennuni aega, kasutada VIP-lounge ?´i

Programm

* soovitavalt vormistada väikeses formaadis (nn taskuformaadis); * programm edastada kindlasti ka autojuhtidele; * programmis peaks olema toodud päevakord, osavõtjate nimed ja ametipositsioonid; * programmis peaks samuti olema ära toodud ka järgmine oluline info: Eesti poolsete kontaktisikute, hotelli ning vastava saatkonna aadressid ja kontakttelefonid;

* programm eelnevalt ka külalistega kooskõlastada ja küsida nende poolseid ettepanekuid ja soove;

NB! Väljas toimuvate tegevuste puhul arvesta alati võimalusega, et ilmastikuolud on muutlikud, nt kui planeerid jalutuskäiku, hoia tagataskus plaan B, juhuks kui peaks hakkama vihma sadama. Sama kehtib transpordivahendite kasutamise kohta (nt jahisõit, hobuvanker jms), kui see sõltub ilmast, arvesta alati, et sinu põnevast ideest teha midagi ekstreemset, võib saada ekstreemsus selle negatiivses tähenduses.

Hotell

* informeerida hotelli vastuvõttu, kui võimalik täita juba eelnevalt vajalikud formularid; * hotellituppa valmis panna tervitustekst, soovi korral väike kingitus, karastusjoogid, puuviljad; * kirjalik visiidi programm ja linnaplaan võiksid samuti hotellitoas valmis olla (juhul kui neid ei anta vastuvõtja poolt juba lennujaamast hotelli sõites);

* kui on tegemist väikese hotelliga, mille ees on olemas lipumastid, heisata võimalusel ka lipud; talvisel pimedal ajal on efektne kui hotelli sissepääsu juures põlevad küünlad

Restoran

Restorani valikul kuula kindlasti enne maad. Eriti tähtsa visiidi puhul otsusta kindlasti mõne äraproovitud "vana ja hea" kasuks, kus võid toidu ja teeninduse kvaliteedis kindel olla.

Kõrgetasemelise visiidi puhul piduliku õhtusöögi korraldamiseks mõningad näpunäited:

* laud võiks asuda võimalusel täiesti eraldi ruumis, selle puudumisel leida mõni vaiksem nurgake, et oleks üldisest melust veidi eemal (eeldusel, et ka juhtkond nii soovib); * istekohad kindlaks määrata ja varustada nimekaartidega; * lauaplaani koostamisel jälgida isikute ametikohti ning üldtuntud etiketireegleid (nt naisterahvast ei paigutada, kui võimalik, äärmisele istekohale jms); * istumise järjekord soovitavalt eelnevalt juhtkonnaga kooskõlastada; tõlgi kasutamisel peaks tõlk istuma nii, et ta saaks probleemideta tõlkida mõlema delegatsiooni juhi vahelist vestlust; * suurema arvu külaliste puhul võib ette valmistada ka lauaplaani, et oleks lihtsam kohti leida; * vältimaks hilisemaid arusaamatusi on soovitav menüü ette tellida (eriti kui eelarve on piiratud); * võimalusel vormistada väikesed menüükaardid; * menüü vajadusel eelnevalt juhtkonnaga kooskõlastada; * piinlike olukordade vältimiseks on soovitav eelnevalt uurida ka külla tulevate isikute eelistusi toidu osas (nt mõned ei armasta küüslauku, mõned on taimetoitlased), ideaalne infoallikas - külla tuleva firma sekretär; * lauaplaan, nimekaardid ja menüü võiks olla ühise vormistuse ja sümboolikaga; * eelnevalt kokku leppida tasumise osas, soovitav on tasuda ülekandega arve alusel, et vältida maksekaartide ja sularahaga toimetamist, see võib ka külalist piinlikku olukorda seada; * arvesta, et õhtusöögi jaoks oleks aega piisavalt planeeritud (minimaalselt 2 tundi);

* pidulikule õhtusöögile võib kaasata ka nn ettevõtte väliseid aukülalisi - vastava riigi saatkonna esindaja (nt majandusatashee), kedagi kaubandus-tööstuskojast ehk teisisõnu kedagi, kes oleks teemadega kursis ja annaks samas õhtusöögile "värvi".

Lõunasöögid ei ole tavaliselt nii väljapeetud, ajaliselt on nad ka lühemad. Lauaplaan ei ole eluliselt vajalik, istumise järjekord peaks nimekaartidega siiski olema kindlaks määratud (kui on rohkem kui 4 inimest), et vältida olukordi, kus kõik seisavad ja keegi ei oska endale sobivat kohta leida või nt kus isikud, kellel oleks vaja teineteisega rääkida satuvad üksteisest kaugele.Lõunasöögil võiksid osaleda need isikud, kes on osalenud päeva esimeses pooles (võtmeisikud toimunud nõupidamistelt).Menüü tellimisel soovitav käituda sarnaselt nagu õhtusöögi puhul. Mitmepäevaste visiitide puhul jälgida, et toidud ei hakkaks korduma (nt ei ole hea pakkuda kalapraadi nii lõuna kui õhtusöögiks, välja arvatud juhud, kui on tegemist erisoovidega).


Koostööleppe allkirjastamine

Koostööleppe allkirjastamisel on tekstid tavaliselt juba eelnevalt madalamal tasemel kooskõlastatud, kohapeal tehakse ehk ainult väikeseid muudatusi.

Allkirjastamisel on vaja kindlasti kontrollida, et sulepead kirjutavad; paber võiks olla kvaliteetne; lehed, kus on allkirjad on soovitav järjehoidjatega ära märkida; lehtede keeramiseks ja lepingute vahetamiseks võiks abis olla assistendid.

Fotograaf

Olenevalt visiidi tähtsusest otsustatakse ka fotograafi kohaloleku vajadus. Fotograafi kasutamisel oleks ilus peale visiiti saata külalistele ka väike fotoalbum.

Osale arutelus

  • Sirli Sprivul

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine