Sekretär ära, bürootöö toimib sellest hoolimata

Puhkust saad alles siis täiel rinnal nautida, kui võid töömured täielikult unustada. See omakorda on võimalik alles siis, kui tead, et tööle naastes ei oota sind ees kaos. Seepärast soovitus: organiseeri töö oma äraolekul nii hästi kui võimalik.

"Ilma minuta saab ka hakkama"? - see lause ei peaks rahustama mitte ainult sind, vaid ka su ülemust, kes otseloomulikult kõige parema meelega eranditult just sinu teeneid kasutaks. Seetõttu ei peaks sa enne puhkusele minekut planeerima mitte ainult oma reisisihti, vaid organiseerima endale büroos ka parima asenduse. Kui midagi sinu äraolekul ei klapi, heidetakse süüdistavaid noote ka sinu poole ("Kas ta tõesti ei oleks võinud seda paremini organiseerida?") või jääb see töö üleüldse tegemata kuni sa taas oma laua taga tagasi oled.

Sekretäri asendaja leidmine lahendatakse erinevates asutustes erinevalt. Sageli polegi kindlat asendajat ning sekretär leiab peale paarinädalast eemalviibimist tööle naastes oma töölaua paberite all lookas ja suur osa puhkusel kogutud energiavarudest kulub selle kaose likvideerimiseks. Mõnikord antakse mõnele kolleegile ülesandeks vähemalt kõige pakilisemadki asjad ära korraldada - koordineerida kirjavahetust ja vastata telefonile. Kui vajatakse asendajat pikemaks perioodiks, on üheks võimaluseks osta sekretäriteenus väljastpoolt sisse või kasutada ajutist tööjõudu nt üliõpilaste teeneid. Levinuim on aga kasutada sekretäri asendajana tema puhkuse või haiguse ajal asutusesisesest personali. Seda eriti juhtkonna assisteerimisel, kuna sellel tasemel liigub palju konfidentsiaalset ja usalduslikku informatsiooni. Ideaalvariandis asendab sekretäri äraolekul alati sama kolleeg, kes juba tunneb ja teab firmat ning on kursis vastavate töökohustustega. Selline suurepärane võimalus on firmades, kus töötab mitu sekretäri.

Asendaja küsimus kuulub kindlasti nende oluliste teemade hulka, mis tagamaks optimaalset koostööd, oleks kindlasti vaja ülemusega läbi arutada. Seda peaksid sa tegema nii selleks, et kindlustada igapäevaste tööülesannete tõrgeteta täitmine, kui ka selleks, et sa ei peaks puhkuselt naastes töökoorma alla mattuma. Kahjurõõmsad mõtted a la "Las ülemus näeb, kui vajalik ma olen ning tunneb minust puudust" või konkurentsikartusest tulenev tõrjuv ja ükskõikne käitumine, ei ole siin kohased. Bürootöö professionaalse organiseerimise juurde kuulub muuhulgas ka see, et kõik sujuks takistusteta ka sinu äraolekul ja asendaja kõigest olulisest informeeritud oleks. Tõesta parem, et sinus on jõudu ja tahtmist oma teadmisi ja know-how?´d teistega jagada.

Tänapäeval teeb arvuti asendaja elu palju lihtsamaks: elektroonilises päevaplaanis on järgmiste nädalate kohtumised juba sisse kantud, loogiliselt sisseviidud failikataloogide süsteem võimaldab suhteliselt kerge vaevaga leida üles vajalikke dokumente. Kuid siiski jäävad paljud küsimused lahtiseks. Siin on abiks informatiivse nimekirja koostamine, kus on ära toodud kõik sinu töökorraldust puudutavad tähtsamad punktid.Dokumenteeritud on kõik olulised igapäevased, -nädalased ja -kuised rutiinsed tegevused. Nagu näiteks informatsioon koostööpartnerite kohta ja miks mitte ka juhised, kuidas nn hädaolukordades käituda (nt kui arvuti üles ütleb). Nii on asendajal olemas hea ülevaade ja ta peaks suutma enamvähem sinu asjades orienteeruda. Selline kokkuvõte on eriti hea juhuks, kui peaksid äkitselt haigestuma. Selliste SOS olukordade puhul võidakse panna asendajaks esimene ettejuhtuv naiskolleeg, kellel pole sekretäritööst aimugi ning kes seetõttu suhteliselt abitusse olukorda satub.

"Kasutusjuhendi" koostamisel mõtle selle peale, et asjad, mis sulle iseenesestmõistetavad tunduvad, ei pruugi sugugi nii igapäevased olla sinu asendaja jaoks ning see konkreetne info võib tema jaoks lausa eluliselt vajalik olla.

Hea oleks kui üldisem informatsioon ka nt intranetis üleval ripuks (kes on mis küsimuses vastutav, kuidas ja mis firmast tellitakse kontoritarbeid, milline on nõupidamiste ruumi tehniline varustatus, kuidas on korraldatud nõupidamiste ruumi kasutamine jms).

Järgnevalt pakume omaltpoolt välja ühe näidisnimekirja. Loomulikult peab igaüks seda ise vastavalt oma töökoha spetsiifikale muutma ja täiendama.

Lühiinfo asendaja kohta edasta kindlasti ka teiste osakondade töötajatele: asendaja nimi, millised ülesandeid ta täidab ja millal sa ise büroos tagasi oled. Kindlasti aruta oma ülemusega läbi, kuidas asendusperioodil asjad sujusid ja mida saaks järgmisel korral paremini teha. Kui asendaja on tubli, siis teenite mõlemad plusspunkte - asendaja kompetentsuse ja sina hea organiseerimise eest.

Arvuti

  • kasutajanimed ja salasõnad (vajadusel ka erinevatele andmepankadele ja internetilehtedele juurdepääsuks)
  • millises dokumendifailis on vajalikud dokumendipõhjad ja blanketid?
  • millisesse kataloogi mida salvestada?
  • .....

Post/E-mail

  • kuidas toimub posti asutusesisene jagamine?
  • mida võib kohe prügikasti visata?
  • kui suured on volitused posti iseseisval töötlemisel?
  • millist posti ei tohi avada?
  • mailboxi korraldus (suunamine asendaja mailiaadressile vms)
  • ...

Töökoht

  • kuidas on organiseeritud "töös"? olevad dokumendid?
  • kust leiab aadressid, visiitkaardid, olulised telefoninumbrid?
  • vajalikud võtmed/ uksekaardid/ koodid (nt seif)
  • ...

Igapäevane rutiin

  • ülevaade käimasolevatest projektidest (märgi üles vastavad kontaktisikud ja telefoninumbrid)
  • millised on igapäevased rutiinsed ülesanded?
  • mida oleks vaja sinu äraolekul täpsustada?
  • ...

Arhiveerimine

  • olulisem info nn kaustamajanduse ja dokumentide arhiveerimise kohta
  • kus asuvad piiratud kasutusega ja salajased dokumendid, kas asendajal on nendele juurdepääs?
  • ...

üleüldine töökorraldus

  • kuidas on osakonna töö korraldatud?
  • kes mille eest vastutab?
  • kuidas on korraldatud osakonnasisene kohvikeetmine jms
  • ...

Koostöö ülemusega

  • olulised kokkulepped ja reeglid (kes keedab hommikul kohvi, kuidas on organiseeritud lõunale minek, kas enne tööpäeva lõppu räägitakse läbi järgmise päeva tegemised jn)
  • kes on olulisemad äripartnerid?
  • kuidas on korraldatud dokumentide läbivaatamine ja allkirjastamine?
  • milline informatsioon on oluline, milline mitte?
  • milline on nõupidamiste kultuur?
  • külaliste vastuvõtt
  • ...

Osale arutelus

  • Sirli Sprivul

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine