Juhi ajakava planeerimine

Juhi ajakava võimalikult efektiivne planeerimine on sekretäri üks olulisemaid töökohustusi. Professionaalse planeerimise aluseks on eelkõige juhi ja sekretäri vaheline hea koostöö. Tänu elektroonilistele võimalustele (Outlooki kalendrid, e-post jmt) on tänapäeval selle kohati vägagi komplitseeritud ülesande täitmine tunduvalt lihtsam, kui mõned aastad tagasi, sest väga palju kooskõlastusi saab teha elektroonilisel teel. Siiski on juhi ja sekretäri vaheline pidev infovahetus ja eelnevad kokkulepped tõrgeteta planeerimise tagamiseks hädavajalik.

Kohtumiste planeerimine ja koordineerimine on vastutusrikas ülesanne: kamandab ju sekretär oma ülemuse väärtuslikku tööaega. See nõuab nii suhtlusalast kompetentsi, head "kõhutunnet"? kui ka tugevat läbisurumisvõimet, et kohtumised täpselt algaksid ja lõppeksid. Lisaks peaks sekretäril olema toimuvast ka sisuline ülevaade, et osata näha seoseid ja suuta kohtumised vastavalt prioriteetidele järjekorda reastada. Selle jaoks oleks vaja oma juhiga nt aasta alguses vestelda nii ettevõtte kui ka juhi enda eesmärkidest ja rõhuasetustest: millised projektid on järgmisel aastal kõige tähtsamad, kes koostööpartneritest on nimekirja eesotsas? Ainult siis, kui sekretär omab kõike vajalikku informatsiooni, saab ta olla juhile efektiivseks toeks.

Rohkem distsipliini

Kui küsida sekretärilt, mis on ajakava planeerimisel kõige raskem, saab tavaliselt järgmisi vastuseid:

"Minu ülemuse kohtumised venivad regulaarselt ettenähtust pikemaks, ükskõik kui palju ma ka vahepealset puhveraega ei arvestaks. Minu jaoks tähendab see väga palju vaeva ja lisatööd, sest pean pidevalt järgnevaid kohtumisi edasi lükkama"?. Või "Minu ülemus kaebab tihti selle üle, et panen ta kalendri liiga tihedalt täis, nii et tal ei jää peaaegu ühtegi vaba hetke. Kuid mida ma pean tegema, kui ta ise on pidevalt lähetustes ja nendel vähestel päevadel, kui ta büroos juhtub olema, tahavad kõik temaga kohtuda?"?. "Minu ülemus lepib aegajalt ise kohtumisi kokku, mind ta sellest muidugi ei informeeri. Nii ongi mingi hetk külalised kohal ja mina ei tea asjast midagi."?, "Sageli on nii, et ta kutsub endale ootamatult külalisi, kellega siis pikemat diskussiooni alustab. Oma firma töötajad, kellel oli eelnevalt aeg kokku lepitud, peavad aga istuma ja ootama."?

Professionaalse ja efektiivse ajakava koordineerimise aluseks on hea eeltöö ja regulaarne sekretäri ja juhi vaheline kooskõlatamine. Juhiga oleks vaja läbi arutada järgmised küsimused:

* Mitu tundi ülemuse päevast võid sina tema aega planeerida? * Kui palju aega peab jääma kahe kohtumiste vahele? * Kui kaua võivad kohtumised kesta? * Kas keegi võib ülemust ka asendada, kui juhtub, et ta ise ei saa kohtumisel osaleda? * Milliseid kohtumisi tuleb käsitleda kui konfidentsiaalseid? * Kas ülemus vajab enne kohtumist ka ettevalmistusaega? * Kuidas koordineerida ajakava kooskõlastamist, kui ülemus lähetuses on? Kas tema elektrooniline kalender on sekretäri omaga sünkroniseeritud, kas ta pääseb sellele väljaspool bürood olles ka ligi? * Millised kohtumised ülemuse jaoks on tähtsad ja millistele võib vajadusel (nt kui kaks kohtumist üksteise "sisse" jooksevad) saata ka asendaja või üldse ära jätta? * Millistel inimestel on alati eelisjärjekord aja saamisel? * Kehtesta reegel - töötajad peavad ilmuma ülemuse jutule õigeaegselt või teine variant, et nad ootavad sinu telefonikõnet, et ei peaks ilma asjata ukse taga ootama. * Kas ülemus soovib, et sa talle isiklikult teatud aeg enne kohtumist lühidalt sellest märku annad või piisab talle elektroonilisest meeldetuletusest? * Kas on mingi konkreetne päev või kellaaeg, kus ta ei soovi kohtumisi kokku leppida? * Kas on mingi konkreetne päev või kellaaeg oma firma töötajate vastuvõtuks? * Kuidas planeerida kohtumisi peale pikemat töölähetust või puhkust? Kas ta vajab ka aega sisseelamiseks ja esimese tööpäeva peaks põhimõtteliselt vabaks jätma? * Kuidas korraldada tema erakohtumisi?

* Kuidas on korraldatud külaliste teenindamine (kohv jmt) majasiseste ja kuidas väljastpoolt maja külaliste puhul?

Ideaalis peaks ülemus enne kohtumist kõik vajaliku informatsiooni sulle korraga edastama, et sa ei peaks iga pisiasja kohta eraldi järele küsima. Kohtumise ettevalmistamiseks on sul vaja teada vastuseid küsimustele: kes kellega, kus, millal, kui kaua, mis teemal ja mis eesmärgil kohtub?


Nii on võimalik segadusi vältida:

* olulised kohtumisi lepib kokku ja koordineerib üks inimene, kõik "aja" küsijad suunatakse sinule; * ülemus võib küll kohtumisi kokku leppida, kuid lõplik kinnitus peaks toimuma läbi sinu, kuna sina omad kõige paremat ülevaadet kõikidest kohtumistest; * informeerige teineteist regulaarselt uutest kokkulepetest, muudatustest või võimalikest kokkulangevustest; * sa tead oma ülemuse prioriteete kohtumiste kokkuleppimisel; * sa saad temalt kogu vajaliku taustinformatsiooni; * juhul kui ülemus ei informeeri sind enda poolt kokkulepitud kohtumistest või ei märgi neid ise kalendrisse, oleks vaja kindlasti temaga sel teemal rääkida. Asjale võib läheneda just selle nurga alt, kui vajalik see info sulle on vältimaks võimalikke ebameeldivusi, mida teadmatuse tõttu võib ette tulla; * juhul kui ülemus väidab, et kõik kohtumised on kiireloomulised ja olulised, siis tee talle selgeks, mida see sulle tähendab: sinu ju ei tea, mis on tõeliselt oluline ja millise kohtumise sa esmajärjekorras broneerima pead; * kindlad kohtumised, nagu nt pidulikud sündmused, regulaarsed nõupidamised, kanna võimalikult varakult kalendrisse; * uued kohtumised ja nõupidamiste ajad kanna koheselt kalendrisse, siis on kõige aktuaalsem info kogu aeg käepärast.

Osale arutelus

  • Sirli Sprivul

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine