Intervjuu AS ATKO Grupi sekretär-juhiabi Marina Sonniga

Marina Sonn on töötanud AS ATKO Grupi sekretär-juhiabina paar viimast kuud. Oma kolleegile, personalijuht-jurist Katrin Martis"™ile on ta silma jäänud juba kui kohusetruu, särav, aktiivne ning abivalmis inimene. "?Olen siin firmas alles värske,"? räägib Marina. "Aga tunnen, et olen juba kohanenud ja põhiasjad selged, ehkki õppida on veel küllaga. Kandideerisin ATKO Gruppi töökuulutuse peale, kuna eelmine sekretär-juhiabi oli lapseootele jäämas. Jõudsime firma omanikega vastastikes soovides-nõudmistes-nägemustes kokkuleppele ja nüüd ma siin siis toimetan."?


Loomult sekretär

Marinal on CV-sse kirja panna kaks eriharidust. Ta on diplomeeritud õmblustehnoloog ja hiljem omandanud juhiabi eriala.

"Pean end "sündinud" sekretäriks, sest armastan oma tööd väga,"? tõdeb ta ning lisab, et on sellel tööalal juba ligi seitse aastat ning selle aja jooksul töötanud neljas erinevas ettevõttes.

"Erinevates ettevõtetes olen sekretärina teinud erinevat tööd - lisaks klassikalistele sekretärikohustustele assisteerinud personalijuhti, raamatupidajat, vahendanud ettevõtte varade müüki, osalenud messidel, organiseerinud kliendi-, suve- ja talvepäevi... Tööülesandeid on olnud seinast seina."?

Päris esimene töökoht oli Marinal aga AS-is Klementi, õmblejana.

"Läksin töö kõrvalt Tallinna Kergetööstustehnikumi kaugõppesse õppima õmblustehnoloogiat. Kuigi juba siis oli soov õppida sekretäriks, ei olnud see mõeldav, kuna ma ei töötanud vastaval erialal, mida toona nõuti. Kui õmblustehnoloogia eriala lõpetasin, koondati just Klementist hulk tehnolooge."?

Marina vahetas ametit ja suundus tööle tolleaegsesse Hoiupanka tellerina. "Siis viisin ka paberid sisse Tallinna Kergetööstustehnikumi sekretär-arhiivinduse erialale, ikka kaugõppes. Kui lõpetasin antud eriala, pakkus tehnikumi õppealajuhataja proua Aavik võimalust õppida veel poolteist aastat ja saada lisaks eriharidusele rakenduslik kõrgharidus. Olin kohe nõus ja nii me koos grupiõega läksimegi õhtusesse osakonda. Oli väga raske aeg - pere ja kodu kõrvalt peale tööd käia neli korda nädalas õhtuti koolis - see on siiani meeles... Grupiõega üksteisele ja oma peredele toetudes lõpetasime tehnikumis juhiabi eriala 2002. aasta veebruaris cum laude. Oleme siiani tänulikud oma peredele, sest ilma nendeta me nii kaugele poleks jõudnud."?

Kirjutades tehnikumi diplomitööd palus Marina oma töö juhendajaks Eesti Juhi Abi ühingu asepresidendi Sirje Orveti ning lõputöö teemaks valis "Sekretäritöö läbi ajaloo.""Kindlasti pean lisaks tehnikumis õpetatule enda suurimaks õpetajaks ning kujundajaks Sirje Orvetit. Ka lõputöö kirjutamine ja materjali kogumine andis palju lisateadmisi. Tänu õpingutele on mulle selgeks saanud sekretäritöö sisuline pool: kui tähtis, õilis ja vajalik on see töö ja selle töö tegija. Ka on meeles Sirje Orveti sõnad - et sekretäritöö imidzh muutuks prestiizhikamaks nii sekretäride kui juhtide seas, peame meie, sekretärid, oma töö, isikuomaduste, teadmiste, kompetentsuse ja professionaalsusega üldise arvamuse kummutama ja paremaks muutma. See on olnud "motoks", mis on pannud mind pingutama ja püüdma oma tööd maksimaalselt hästi teha. Olen praegu ka Eesti Juhi Abi ühingu liige."?


Iga päev on eriline

"Ma armastan väga oma tööd ja eriala,"? tunnistab Marina. Sest see töö on alati tema jaoks põnev ja huvitav ning ükski tööpäev ei sarnane teisega - mingi erilisus on igas päevas sees. Marinale sobivad olukorrad, kus on tekkinud mingi konkreetne probleem ja ta saab tegeleda probleemiga algusest kuni lahendini.

"Näiteks - inimesel on mingit tõendit vaja, aga ei tea täpselt, millist ja millisele asutusele esitamise jaoks. Või on kolleeg kuskil liikluses ja ei tea täpset asukoha aadressi, kuhu ta minema peab. Või helistatakse inimesele, kes on parasjagu lõunal, kuid helistaja soovib probleemi lahendust kohe - selline kiire operatiivne asjade käigu enda kontrolli alla võtmine ja lahendamine tekitab adrenaliini. Ja veel milline tänu on lahendi saanud inimese silmis või hääles - sellepärast tasub juba seda tööd teha!"?


Mis teid selle ametini tõi? Kuna otsustasite - et nüüd hakkan sekretäriks?

"Mulle on alati meeldinud nn "kontoritöö" - olla asjade ja melu keskel ning olla osaline, hoida "kätt pulsil". Meeldib töötada tähtsate otsustuste juures ning suuri otsustajaid assisteerida. Meeldib, et saan olla väike haldjas, kes teeb kolleegide töötamise mugavamaks, lihtsamaks. Ja mulle meeldib vormistada dokumente, jälgida dokumentide vastavust seadustele, neid hallata, pidada registreid jne. Ma ei tea, millal ja miks otsustasin selle eriala kasuks, usun, et see lihtsalt läks nii - loksus paika ning olen väga rahul, et teen tööd, mida armastan."?


On teie tutvusringkonnas ametikaaslasi-kolleege? Kui tihti suhtlete teiste sekretäridega?

"Suhtlen väga tihedalt oma kahe grupiõega sekretäriõppe päevilt - nii perekondlikult kui töiselt. Teise sekretäriharidusega inimesega on lihtsam oma tööst rääkida - mõistab sind poolelt sõnalt, annab nõu, vahetame kogemusi. Oleme kolmekesi üksteisele olnud toeks nii eraasjades kui tööasjades. Hea meel on, et meie lapsed ja abikaasad saavad ka hästi läbi."?


Kas sekretärideks ja juhiabideks sobivad teatud tüüpi inimesed? Või ei saa sellist üldistust teha?

"Kindlasti on olemas teatud tüüpi inimesed, kes sobivad paremini antud tööd tegema, aga üldistusi teha ei saa. Kuid näiteks flegmaatilisel inimesel on seda tööd raske teha. Inimene, kes tahab ja jaksab seda tööd teha, peab olema ergas - reageerima kohe, samas peab ta säilitama külma pea ja kõhu (ei tohi närvi minna), olema kindlasti lahke, soe, sõbralik, hea suhtleja ja hea kuulaja.

Sekretär on kontori perenaine, ta vastutab kontori aura eest, sest kui sekretär on päikseline, on kogu kontor päikest täis. Nagu ütleb meie firma üks omanikest - sekretäril peab olema naerukurd suunurgas ja sära silmis!"?


Töötasu on oluline

Marina leiab, et sekretär peaks olema selline inimene, kes suudab koondada töökaaslased kokkuhoidva seltskonnana. "Sest ollakse ju kui üks pere, kes võitleb ühiste eesmärkide nimel, mis on juhtide poolt ette antud."? Ka on vaja sekretäril olla suhteliselt tugeva närvikavaga, on Marina seisukoht. "Sekretär on ju sageli märklaud esimestele emotsioonidele, sealhulgas nii headele kui halbadele. Seda aga ei tohi isiklikult võtta. Peab olema lihtne, siiras, loomulik, tegema tööd hingega."?


Kuidas sekretäri tööpäev algab, millised on toimetused ja mis kell tööga lõpetate?

"Sekretäri hommik algab tavaliselt ikka hommikuse lõhnava kohviga! Meie firmas teeb küll esimene tulija kohvi, kuid tihti olen see mina. Järgmisena vaatan üle nõupidamiste ruumi - kas kõik on korrektne - sätin toolid paika, vaatan serveerimisnõud üle, lisan küpsiseid kaussi. Meie firmas käib päris tihti külalisi ja nõupidamisteruum peab olema "alati valmis".

Seejärel lähen toon värsked lehed ja posti ära. Sorteerin arved, kirjad, registreerin, teen koopiaid, edastan... Vaatan üle sissetulnud e-mailid - tegelen nendega: vastan, saadan edasi. Ja siis algab jooksev töö: kirjade kirjutamine, personalitöö, külaliste vastu võtmine jne, kuni õhtuni.

Kuna töötan ATKO Grupis alles lühikest aega, on minu jaoks iga uus päev täis ootust, põnevust, uusi tööülesandeid, emotsioone. Nii mõnegi asja tegemine võtab veel praegu rohkem aega, kui peaks, aga püüan olla tubli ja kiiresti õppida. Kolleegid on väga toetavad ja aitavad rõõmuga."?


Kas palk, mis töö eest makstakse, on oluline?

"Eks tasu töö eest on igale inimesele oluline - see on ju tasu sinu töö ja sinu panuse eest. Tasu töö eest peaks olema piisavalt suur, et inimene ei mõtleks töö ajal sellele, kuidas järgmine kuu rahaliselt hakkama saada, mida süüa osta, kust kohast kokku hoida. Selline töötaja ei ole 100% efektiivne, tema mõtted viibivad tööst eemal. Kui aga tasu on normaalne, inimene on sellega rahul, töötab ta intensiivsemalt ja efektiivsemalt - seega panus tööandjale kindlasti suurem. Töötasu näitab ka teatud määral seda, kui kõrgelt hindab sind tööandja."?


Mõned sekretärid on kurtnud, et palk on liiga väike... mida soovitate ette võtta sellises olukorras?

"On ettevõtteid, kus on väga jäik palgaastmestik ja et töötaja palka tõsta, tuleb ta üle viia teisele ametile. Siinkohal ei oska midagi soovitada....

Et palka juurde küsida, soovitaksin teha nii. Eelnevalt analüüsi oma tööd ja esita ülemusele aruanne asjaajamisest, milles avaldub - mis on paremaks, efektiivsemaks, lihtsamaks jne läinud sinu töötamise ajal. Kindlasti esita ettepanekuid, mida saaks veelgi muuta või mis lisaülesandeid sa võiksid veel täita ja sellega seoses üle vaadata ka sinule makstav töötasu. Kui see versioon ei toimi, tuleks äkki ülemuselt otse küsida, et mida sa peaksid tegema (näiteks mingid muudatused asjaajamises, lisaülesanded vms), et saada soovitud palka. Tuleb selgeks teha, et ülemus on sinu partner ja hetkel toimuvad läbirääkimised."?


Töötab rõõmsa meelega

Marina jaoks on oluline see, et tal oleks meeldiv tööl käia. "Selleks ongi vajalik, et oma tööd armastaksid, et oleksid toredad ja meeldivad töökaaslased, hubane töökoht ning töökorras töövahendid. Ka on boonus, kui tööandja omal algatusel leiab, et sind võiks koolitusele saata. See tõstab nii tööandja kui töövõtja väärtust! Minul on kõik need tingimused täidetud."?


Kes teie arvates võiks kujundada sekretäri päeva?

"Sekretäri päev kujuneb ise, olenevalt sellest, kas oled juhi isiklik sekretär või üldsekretär ehk kogu kontori sekretär. Mina olen nii-öelda üldsekretär ja assisteerin kõige rohkem personalijuhti. Meie koostöö sujub väga kenasti ja efektiivselt. Olen kõvasti juurde õppinud personaliküsimustes ja püüan teda aidata ning assisteerida, sest lisaks personalitööle tegeleb ta ka ettevõtte juriidiliste küsimustega."?

Sekretär peab Marina arvates olema suuteline ise oma asjad korraldama selliselt, et nii ülemuse korraldused kui ka jooksvad ülesanded saavad alati täidetud. "Tuleb koheselt küsida, kas "kiire asi" on ikka kiire, sest võib selguda, et selle kiire asjaga on kaks päeva aega. Samas kui ikka on tõesti kiire, tuleb kiirelt ka asi lahendada. Kõik asjad on võimalik lahendada kokkuleppeliselt ja teiste aega respekteerides."?


Kas teile sobib rohkem, kui päeva tegevus on hommikul juba ette teada?

"On hea, kui on ette teada, mis päev toob, siis jõuab planeerida - kiiremad asjad enne ja mitte nii kiired hiljem. Ka saab probleemi varakult juba süveneda ning lahendus tuleb kvaliteetsem.

Päeva kujundamine on organiseerimiseküsimus, kui kõik tegevused läbi mõelda, jõuab ühe tööpäeva jooksul ikka väga palju asju korda saata. Kiireid ülesandeid tuleb iga päev ette ja üpris tihti - sel juhul tuleb end kokku võtta ja samuti kiirelt tegutseda. Kiired ülesanded hoiavad vaimu värske!"?


Kui palju on neid telefonikõnesid ja e-maile, mida päeva jooksul vastu võtate?

"Kõnesid ja e-maile ma kokku lugenud pole ning päevad pole vennad. Iga kõne ajal püüan olla vaid helistaja jaoks - kuulata tähelepanelikult ning püüda kohe aidata. Kõik me teame, kui paha on, kui sind suunatakse ühe juurde ja siis teise juurde jne. Püüan meeles pidada õpetust: telefoni räägi naeratades - häälekõla on hoopis teine - särav ja reibas! E-mailidele reageerin tavaliselt nii kiiresti, kui võimalik - saadan edasi, vastan jms. E-mailindus ongi mõeldud üheks operatiivsemaks kommunikatsioonivahendiks."?


Kas suudate igas töösituatsioonis säilitada rõõmsa meele?

"Kuna armastan oma ametit ja tean läbi kogemuste selle ameti nii-öelda varjukülgi, siis 95% ajast töötan rõõmsa meelega. Meeldib tulla tööle tundega - MA TAHAN TÖÖLE MINNA! Ärritun, kui antakse minimaalselt infot, kuid tahetakse maksimaalset tulemust ja väga kiiresti, kurvastan, kui minu töötulemused pole õigeaegselt täidetud, sest kolleeg pole jälle mulle asju õigeaegselt esitanud..."?


Aktiivne puhkus

Et tööst puhata, tuleb Marina sõnul tegeleda sellega, mis inimesele endale väga meeldib."Mina puhkan tööst uues kodus - saime hiljuti valmis oma maja, mille abikaasaga koos ühiselt ise valmis ehitasime. Puhkan aktiivselt - jalutan metsas ja mere ääres, tegelen aiaga, koristan, võtan külalisi vastu. Meeldib olla oma perega ja teha midagi koos - kasvõi puid laduda. Armastan reisida, tantsida, lugeda, olla lihtsalt looduses ja jälgida lindude, putukate toimetamisi. Meri rahustab mind väga - kunagi võisin istuda tundide kaupa mere ääres kivil ja vaadata-kuulata lainete loksumist, visata kive vette. Nüüd kahjuks enam nii palju aega pole leidnud."?

Teie viimane toredam kultuurielamus, millest osa võtsite?

 

"Eelmise aasta sügisel käisin "Aidat" vaatamas - väga võimas elamus! Aasta algul vaatasin operetti "Veneetsia öö" - tore, lahe lugu. Hiljuti käisin sõpradega ööklubis Saksa DJ-d Sash-i vaatamas/kuulamas - ka äärmiselt kaasakiskuv muusika, kuigi võib olla mitte just kõrgkultuuriline elamus.

Tahan öelda, et ei ole kindlaid suundi, mida eelistan. Pigem käin täpselt nii tihti või harva üritustel, kui hing ihaldab ja rahakott lubab."?


Missugune oleks soov Sekretar.ee lugejatele?

"Ametiõed hoidke kokku! Päikesesära silmadesse ja südamesse!"?


Kolleegi kommentaar

AS ASKO Grupi Personalijuht-jurist Katrin Martis


Mis on Marinas teie meelest erilist?

"?Liiga vähe on küll koos töötatud, kuid silma on jäänud, et ta on kohusetruu, hästi aktiivne, särav, pealehakkaja, abivalmis, konfliktivaba."?


Kas ta sobib oma ametialale?

"?Jah. Meie valik osutus Marina kasuks tema töö- ja elukogemuse pärast ning tundub, et valik on õnnestunud. Marina on kiiresti sulandunud kollektiivi."?


Mida võiks talle tulevikuks soovida?

"Meie ettevõtte eesmärk on, et Marina sobituks rohkem juhi jaoks juhiabiks, eesmärgiga vabastada juhti lihtsamatest ja tavapärastest otsustustest. Soovin talle edu ja arengut meie ettevõttes, et meie töösuhe kestaks kaua."?

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine