Intervjuu Eesti Geenivaramu juhatuse assistendi Mirjam Jalakuga

Sihtasutuses Eesti Geenivaramu töötab juhatuse assistendina Mirjam Jalak, kes jõudis Geenivaramusse tööle avaliku konkursi teel. "2002. aasta veebruaris lugesin CV-Keskuse tööpakkumistest, et siia vajatakse juhatuse assistenti. Kuna vastasin nõudmistele - kõrgem haridus, teadmised kvaliteedijuhtimisest, inglise keele oskus - otsustasin oma CV saata," räägib Mirjam. "Peagi kutsuti mind vestlusele kahe tollase juhatuse liikmega ning märtsi lõpus teatati, et osutusin valituks."Selle aasta 8. aprillil täitus tal Geenivaramus kolm aastat töötamist. "Geenivaramu plussiks - nii siia töötama kandideerides kui ka tänasel hetkel, on selle ettevõtte omapära ning unikaalsus, võimalus osaleda milleski uuenduslikus, näha toimuvat seestpoolt ning anda oma panus selle õnnestumisse." Mirjamile valmistavad heameelt ka meeldivad kolleegid ja organisatsiooni üldine positiivne õhkkond.


Kvaliteedijuhi roll

Enne Geenivaramusse tööle asumist oli Mirjam ametis Dentes Tervishoiukoolis ja Dentes Erakliinikus kvaliteedijuhina. 2001.aastast omab ta ka Tartu ülikooli lõpudiplomit ettevõttemajanduse erialal. "Juhiabi ega sekretäri ametit pole ma kunagi õppinud, teadmised ja oskused on tulnud töö käigus. Koolis õpitut olen saanud rakendada Dentes Tervishoiukooli ja Dentes Erakliiniku kvaliteedijuhina töötades ning Geenivaramu kvaliteedijuhi rolli täites."

Juhatuse assistendil on Geenivaramus mitmeid erinevaid ülesandeid, ehkki põhitöö seisneb juhtkonna igapäevases assisteerimises. "See hõlmab erinevate koosolekute (juhatuse, nõukogu jne) planeerimist vastavalt põhikirjale ja reglemendile, materjalide ettevalmistamist, protokollimist. Samuti kõikvõimalike dokumentide, kirjade, lepingute, aruannete koostamisel osalemist, dokumendihaldust, infovahetust jm."


Kas olete koosolekute protokollimist püüdnud ka kuidagi lihtsamaks ja kergemaks enda jaoks teha?

"Olulisemad koosolekud lindistame ja lindistused hoiame alles. ühest küljest on see vajalik säilitamaks täpset infot koosolekul toimunu kohta, teisest küljest kergendab see ka hilisemat protokolli vormistamist - lindistuselt saab vajaduse korral sõnavõtud üle kontrollida ja täpsustada."

Lisaks eelnimetatud ülesannetele on oluline töökohustus Geenivaramu juhtimissüsteemiga seonduva planeerimine, rakendatuse jälgimine ja kvaliteedistandardi järgimise kontrollimine, räägib Mirjam.

Tema kompetentsi jäävad ka juhtimissüsteemi dokumentatsiooni haldamine ja täienduste sisseviimine ning kvaliteedikoosolekute ja siseauditite korraldamine. "Seega täidan juhatuse assistendina ühtlasi ka Geenivaramu kvaliteedijuhi rolli. Haldan ka personalidokumentatsiooni, valmistan ette töölepingud ja ametikirjeldused ning hoolitsen muu personaliga seonduva eest. Geenivaramus eraldi personalijuhti pole."

Mida tähendab siseauditite korraldamine? Kas see on keeruline protseduur juhatuse assistendi jaoks?

"?Siseauditeid on kohustatud läbi viima ettevõtted, kus on juurutatud ISO 9001:2000 standardile vastav kvaliteedijuhtimissüsteem. Siseaudit, lühidalt öeldes, seisneb ettevõtte oma sisemises auditis, kus töötajad auditeerivad ettevõttes toimuvaid protsesse, vastavust standardi nõuetele ning teevad ettepanekuid nende parendamise jaoks. Keeruline tundus siseauditi korraldamine alguses, kui alles tutvusin kvaliteedijuhtimise põhimõtete ja standardi nõuetega. Praegu, kui juba mitu siseauditit selja taga, on teema tuttav. Keeruline võib olla siis, kui audit satub ajale, kus organisatsioonis on eriti kiire periood ja töötajad peavad oma põhitööülesannete kõrval leidma aja veel ka siseauditiga tegelemiseks."?


Traditsiooniline päeva algus

Mirjami tööpäev algab igal hommikul väikese traditsiooniga - nimelt on tavaliselt esimesena plaanis mailboxi sisselogimine ja saabunud kirjade vaatamine.

"?See on meeldiv ja traditsiooniks muutunud algus päevale, aitab sisse elada alanud tööpäeva tegemistesse ning sõltuvalt sellest, kas on laekunud kiireloomulisi tööülesandeid, kujuneb ka ülejäänud päeva planeerimine."?

Geenivaramu juhatuse assistent leiab, et selles organisatsioonis töötades on tema puhul arenenud eelkõige oskus kuulata ja analüüsida saadud infot, selekteerides infos välja olulise ning arenenud on ka oskus osata vajalikku infot kasutada tööülesannete täitmisel vajalikul hetkel - seega analüüsioskus.


Missugune on juhiabi või sekretäri looming tema töös?

"Sekretäride, juhiabide ja assistentide loomingulisus avaldub eelkõige vajaduses ning võimes olla paindlik, kohaneda kiiresti erinevate olukordadega, edukalt hakkama saada ootamatutes situatsioonides, hallata suurt hulka infot ning osata seda efektiivselt kasutada."

Kas on mingeid piiratud ülesandeid, kus tunnete, et sooviksite rohkem vabadust?

"Vabadust on piisavalt - ei saa öelda, et Geenivaramus kedagi piirataks. Ametikirjelduses on muidugi täpselt määratletud töökohustused ning õigused, aga inimesest endast oleneb palju - kui initsiatiivikas, aktiivne ja koostöövalmis ta on."


Kas koostöö juhatusega on teie arvates keerulisem, kui see, et täita lihtsalt sekretäri ülesandeid?

"Oleks vale väita, et sekretäritöö välistab koostöö juhatusega. Olen seisukohal, et iga ametikoht hõlmab suuremal või vähemal määral meeskonnatööd, sh koostööd otsese ülemuse või juhtkonnaga."


Uus probleem vajab abi küsimist

Inimeste seast, kes on olnud Mirjamile tema õpingus ja erinevates ametites õpetaja või nõuandja osas, ta kedagi konkreetset välja ei tooks. "Eeskujuks, nõuandjaks ja mõjutajaks on alati suuremal või vähemal määral ülemused," leiab Mirjam. "Tahes-tahtmata avaldavad mõju inimesed, kellega igapäevaelus kokku puututakse - kolleegid töö juures, kooli ajal kaasõpilased ja õpetajad jne."


Millistest inimestest kujunevad toredad ja koostööaltid kolleegid?

"ühe kolleegi teeb toredaks eelkõige sõbralikkus, koostöövalmidus, avatus, ausus ja usaldusväärsus."


Kui palju teie meelest peab sekretär/juhiabi küsima nõu oma töös teistelt inimestelt?

"Arvan, et iga amet eeldab vahel nõuküsimist ja arupidamist, olgu see siis sekretäri või direktori amet."


Millistes olukordades soovitate alati pigem nõu küsida, kui ise otsuseid teha?

"Nõu peaks kindlasti küsima, kui olukord on uus ja tundmatu ning otsusest sõltub palju."


Õnnelik tööpäev?

Toredaid ja meeldejäävaid päevi on olnud Mirjami sõnul palju. Tööpäevad teevad tema arvates õnnelikuks kordaminekud ja õnnestumised.

"Näiteks 2003. aasta augustis käis Bureau Veritas Eesti Oü auditeerimas Geenivaramu juhtimissüsteemi vastavust ISO 9001:2000 standardile. Geenivaramu juhtimissüsteemi ülesehitamine ja käivitamine on Geenivaramusse tööle asumisest alates minu tööülesanne olnud. Edukas audit ja sertifikaadi omistamine tegid päeva väga õnnelikuks - see kordaminek oli mulle oluline."


Kas on olnud ka raskeid tööpäevi, kui olete olnud probleemide ees, millele raske lahendust leida? Kellelt olete abi saanud?

"On olnud tööpäevi, mis lõppesid öötundidel või võtsid osa nädalavahetusest. Seda siis, kui oli erandkorras vaja kiiresti suur hulk infot läbi töötada ja olulised dokumendid ette valmistada. Õnneks ei jäeta kedagi üksi oma töökoormaga, vaid tehakse ühiselt pingutusi, et töö võimalikult kiiresti valmis saaks."?


Kas tööst puhkus on teie jaoks oluline? Kuidas seda veedate?

"?Puhkus on oluline, et suudaks igal hommikul hea tujuga ärgata ning tööle asuda. Puhkuse veetmisel on alati oma koht minu lähedastel inimestel - pere ja sõbrad ning hobidel, milleks on fotograafia ja lugemine. Nüüd, kevade saabudes lausa kisub välja värske õhu ja päikese kätte."?


Teie soovid oma tulevikult?

"Jätkuvat tunnet, et arenen edasi, saan iga päevaga targemaks ja kogenumaks ning võin rahul olla oma töö ning saavutustega."


Kolleegi kommentaar

SA Eesti Geenivaramu labori juhataja Dagni Krinka:

"Kolleegi ja töökaaslasena on Mirjam väga meeldiv. Sõbralik, tagasihoidlik, delikaatne ja empaatiline inimene. Töökohustuste täitmisel väga kiire, korralik, kõrge stressitaluvusega, vastutustundlik ja lojaalne. Meie koostöö on seni sujunud ühegi tõrketa. Mirjam pole töökohustusi kunagi unarusse jätnud, kõik tööalase püüab täita võimalikult operatiivselt ja täpselt. Kui ta peab inimestele esitama mingite tööülesannete täitmise nõuet, oskab ta seda teha väga stiilselt - tagasihoidliku armsa naeratusega. Talub ära talle esitatud tavaliselt emotsionaalsed "mul pole aega" vastuväited ja oskab oma malbel moel saavutada selle, et mistahes ülesanne ikkagi täidetud saab.

Mirjami puhul imetlen mina alati tema olemust - väga naiselik, malbe, tagasihoidlik, tasakaalukas. Tema naeratus on relvitukstegevalt armas. Mirjami praeguses töös juhatuse assistendina on kõik need omadused just need, mis loovad tööalase väga hea sisekliima ja aitavad juhatusel operatiivselt erinevate ülesannetega toime tulla."

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine