Sekretäri läks abilisena vaja juba ajaloos

Sekretäride ametiroll uueneb ajas, nii nagu muutuvad töö tingimused ja võimalused, ent samas ulatuvad selle ameti juured tagasi kaugemasse ajaloosse kui ainult lähiminevik. Kui vaadelda seda tööd viimaste aastakümnete plaanis ja varasemalt, siis mingisugused sekretärirolli ühisjooned on säilinud. Võimalik, et just see üldine hoiak - et sekretär on keegi, kes alati olemas ja vajalike kohtumiste-kirjade eest hoolitsemas.Näiteks Ameerika statistikast ilmneb, et juhid peavad üha enam ise enda eest hoolitsema, sest suhe üks sekretär viie juhtivtöötaja kohta 1972. aastal on praeguse seisuga kuivanud ühe sekretärini tosina juhi kohta. Samas, kui juhid on muutumas üha iseseisvamaks, ei saa veel ükski heal tasemel püsiv organisatsioon hakkama sekretärita.

Antud artiklis on vaadeldud sekretäri rolli ajaloolises plaanis ning käsitletud sekretäri ja juhi koostööd, ilma milleta organisatsioonisiseste eesmärkideni naljalt ei jõuta.

Sekretäri roll ajaloos

Sekretär tähendab oma kõige algsemas tähenduses isikut, kes on asutusse või üksikisiku juurde tööle võetud selleks, et ta aitaks pidada kirjavahetust, korras hoida dokumente ja kokku leppida kohtumisi.Sõna "sekretär" tuleb nimetusest "saladuste hoidja" (inglise keeles "secret keeper"). Algul oli sekretär isik kuninga või kuninganna teenistuses, kes oli pühendatud niihästi riiklikesse kui ka isiklikesse saladustesse.Enne Esimest maailmasõda olid peaaegu kõik sekretärid mehed ning sekretäre palkasid enda juurde tööle kõikvõimalike elualade inimesed. Aristokraatidel olid erasekretärid, kes aitasid neil koostada isiklikke kirju, jälgida arvepidamist, vastata kutsetele jne. Äritegelastel olid samuti sekretärid, keda nimetati ametnikeks, ja neilgi töökohtadel töötasid siis tavaliselt meesterahvad.Sekretäride ehk ametnike staatus töötajate hulgas oli suhteliselt kõrge ning nende tööd hinnati ja austati.Esimese maailmasõja ajal asusid sekretäridena tööle naised, kuna enamik mehi oli haaratud sõjategevusega. Kui mehed pärast sõda tagasi tulid, asusid nad tööle oma endistel erialadel - kuid sekretäridena nad tööle enam ei hakanud.See oli ka aeg, kui sekretäride palku vähendati, ja palkade languse tulemusena langes ärimaailmas ka selle töö staatus ning sellele tööle esitatavad nõudmised.Sekretäri rolliks kujunes oma ülemuse (esialgu peamiselt ühe ülemuse) toetamine ja tema eest hoolitsemine, tööd algasid kirjade masinal ümber löömisest ja lõppesid ülemuse prouale lillede ostmisega.Tol ajal kulus lihtsatele töödele, näiteks mõnest dokumendist kümne koopia tegemisele ja nende laialijaotamisele tunduvalt rohkem aega, kui need toimingud tänapäeval aega võtavad. Sest puudusid sellised vajalikud töövahendid, nagu faksid, koopiamasinad, arvutid jne.Seega pilt tänapäeva sekretärist on väga erinev sellest, milline oli sekretär 70 aastat tagasi. Tänu uue tehnika kasutuselevõtule on tööülesandeid võimalik täita paremini ja lühema ajaga ning see vabastab sekretärid muude tööde jaoks.


Sekretär ametinimes

Võib märkida sedagi, et 1970-ndate aastate keskpaigani oli sekretäri ameti valijatele selgelt välja kujunenud struktuur ja edenemise tee. Peale väljaõpet asus sekretär harilikult tööle masinakirjutajana, sageli masinakirjutusbüroos. Mõne aja möödudes võidi ta edutada nooremstenograaf-masinakirjutajaks, siis vanemsekretäriks ja seejärel isiklikuks abiks. Igal ametikohal oli konkreetne nimetus ja neid, kes tõepoolest nimetasid ennast sekretäriks, oli tol ajal üldiselt vähe.

Praegu on kogu maailmas paljude administratiivse valdkonna ametite nimetustes olemas ka sõna "sekretär". Ehkki kontoritöötaja ja masinakirjutaja tööd on väga erinevad sekretäri omast, kasutatakse sõna "sekretäri" ametinimetuses, kuna see tõstab niihästi sekretäri kui ka ülemuse enda staatust.

Sekretärist on saanud populaarne eriala ning selle eriala esindajad on suutnud kummutada eelarvamused, nagu teeksid sekretäritööd ainult naised, keda ei huvita karjäär või kõrgem haridus. Paljud kõrgetel ametipostidel olevad naised on oma tööalast karjääri alustanud just sekretäridena.Järgnevalt mõned näited tööaladest, mille esindajaid on nimetatud ka sekretärideks - masinakirjutaja, büroojuhataja, juhi abi, väljaõppe juht, isiklik abi, abi, personalidirektori abi jne. Ehkki sisuliselt teeb inimene ikka kas büroojuhataja või hoopis isikliku abi tööd, on tema ametinimetus sekretär.

Samas on teatud ametinimetustes "sekretär" õigustatud. Näiteks büroosekretär, sekretär-asjaajaja, müügisekretär, vastutav sekretär, sekretär-raamatupidaja, kelle rollid võivad olla väga erineva tööspetsiifikaga. Neid kõiki alasid seob aga termin "sekretär", mis teeb nende tööalade esindajad firma infoliikumise keskmeks.

Büroosekretär peab tegelema telefonikõnede ning kontorikülastajatega, infoliikumise ja kontoritarvetega varustamisega. Müügisekretäri roll on seotud müügitööga, näiteks klientide informeerimine pakutavatest toodetest ja müügipakkumiste ning -arvete koostamine. Sekretär-raamatupidaja peab oskama osalist või bilansini raamatupidamist.

Kuid nii tänapäevasel sekretäril, sekretär-raamatupidajal kui ka müügisekretäril peavad igal juhul olemas olemas koostöövõime, lojaalsus, hea suhtlemine, täpsus, otsustusvõime, pingetaluvus, enesekindlus, organiseerimisvõime, abivalmidus jne.

Koostöö juhiga

Juhist ja sekretärist on võrreldes aastakümnete taguse ajaga saanud üha enam koostööpartnerid, sest sisuliselt teevad nad tööd ühiste eesmärkide nimel. Seetõttu võib juhti ja sekretäri kirjeldada kui tuulelohe kahte poolt või siis ühe teemandi kahe erineva küljena.Juhi ja sekretäri rollid vaieldamatult täiendavad teineteist. üks lihtsalt ei saa heas organisatsioonis eksiteerida teiseta. Sekretäri roll on sama tähtis kui juhi oma, sest omas rollis on ta asutusele ainuvajalik.Paika peab ka kõnekäänd - et kui keskpärasel juhil on esmaklassiline sekretär, siis võib ta välja paista päris tubli juht, aga kui esmaklassilisel juhil on keskpärane sekretär, siis paistab temagi välja pigem keskpärase, mitte tippjuhina.Kõigi tasemete juhid töötavad tänapäeval üha suurema pinge all. Paljud juhid on osanud endale valida ka sekretärid, kes on vajadusel valmis töötama suurema töömahuga. Sekretärid kaebavad harva, et tööd on ülemäära palju, nad lihtsalt on selles ametis õppinud korraldama oma päevaplaane arukalt.

Et partnerlus toimiks meeskonna mõlema osapoole huvides, on vaja, et nii sekretär kui ka juht mõistaksid üksteise rolle. Ja ühelt töökohalt teisele liikudes tuleks igal sekretäril või juhi abil kindlasti eelnevalt endale teadvustada, et iga asutuse sekretäri töö erineb teise omast. Et uues asutuses on uus juht, uued tööülesanded ja võimalik, et selle tööga kohanemisel on vaja rohkem ka paindlikkust ja uusi teadmisi.

Allikad:

- Raamat"Juhi koostöö sekretäriga", Debra Allcock, TEA Kirjastus

- Lehekülg http://www.rmp.ee/uudised/juhile/1919

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine