Koopia asendab pleekinud originaaldokumendi

Kergesti pleekivatest kassatÅ?ekkidest tehtud koopiad koos originaaliga aitavad tõestada kulusid ka seitsme aasta möödudes.

Nii 2002. aasta 1. juulist kehtima hakanud maksukorralduse seadus kui ka 2003. aasta 1. jaanuarist kehtiv raamatupidamise seadus kohustab ettevõtjat säilitama raamatupidamise dokumente nende koostamisele järgneva aasta algusest lugedes seitsme aasta jooksul. Mõlemad seadused lubavad dokumente säilitada nii paberile trükituna kui ka elektroonilisel kujul.

Algdokumentide säilitamine on ettevõtja enda mure. Riigikohus on sõnaselgelt kirjutanud, et kui revisjoni ajal pole esitada loetavat, st kontrollimist võimaldavat dokumenti, ei saa kulu tulust maha arvata. Müüja käest paari aasta pärast uusi eksemplare saada pole mitte alati lootust.

Paberdokumentide seitsmeaastasel säilimisel on praktiliselt ainult üks takistus: pleekimine. Väga kergesti kaotavad teksti kõigi spetsiaalsete kassaprinterite väljatrükid, on need siis tehtud sinise tindi või musta tahmaga. Tavaliste arvutiprinteritega trükitud paberid säilitavad loetavuse palju paremini.

Juba 90ndate algusest valitseb maksuametnike ja raamatupidajate vahel vaikiv kokkulepe, et kui arvest on tehtud koopia ja originaal selle kõrvale kleebitud, siis loetakse kontrollimisel pleekinud originaali asemel koopiat.

Elektroonselt võib säilitada kõiki raamatupidamise dokumente, nii algdokumente kui ka registreid. Põhimõttelised elektroonse dokumendihalduse pooldajad on isegi saadud arved arvutisse skanninud ning säilitavad neid pildifailina. Kõik on iseenesest korras, sest raamatupidamise seadus ei ütle, et algdokument peaks olema tingimata paber, vaid et see on tõend, millel on kõik vajalikud andmed.

Elektroonselt säilitatavaid dokumente peab ettevõtja suutma vajaduse korral maksuametnikele mõistliku aja jooksul esitada kas neile vastuvõetaval elektroonsel kujul või siis paberile trükituna.

Microsofti failiformaadid xls ja doc on praegu faktiliselt standardiks muutunud, st nende lugemisega ei peaks probleeme tekkima. Skannitud või pildistatud dokumentidega on asi natuke keerulisem, sest võimalikke pildifaili-formaate on palju. Universaalselt loetavaks võib neist nimetada ainult JPEG-formaati, mille failinime laiend on Windowsi keskkonnas jpg.

Failide seitsmeaastaseks säilitamiseks on kõige kindlam need kõrvetada CD-le või DVD-le. Kõvakettad ja mälupulgad ei pruugi seitset aastat vastu pidada ja disketid tuleks praegusel ajal hoopis ära unustada.

Kui nii register (päevaraamat) kui ka algdokumendid on elektroonsel kujul ja andmekandjaga midagi juhtub, on lood kehvad. Kausta köidetud paberid riiulis on vähemasti esialgu kindlam lahendus.

Osale arutelus

  • Piret Birk

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara