Büroo assistent Ilona Kunst soovitab uusi erialaseid teadmisi otsida ka raamatutest

Kinnisavarafirmas Prisma Kinnisvarade AS on büroo assistendi ja hindaja assistendina tööl mitmekülgsete huvidega daam - Ilona Kunst. Tema hobideks on nii lugemine, riiete disainimine, õmblemine kui ka lihtne sõpradega koos toidu valmistamine.Varem on Ilona töötanud sisekujundajana, kuid loomingulist inspiratsiooni meeldib talle rohkem hobi korras rakendada. Sestap jätkab ta tasapisi oma sisekujundusalaste oskuste jagamist büroos, kus töötab. Käesolevas loos leiate ka väikeseid näpunäiteid, kuidas tuua oma tööruumi lihtsate meetoditega uut sära ja stiili.

Igas päevas kindlad tööülesanded

Ilona tõdeb, et tegelikult ei tulnud ta kinnisvarafirmasse tööle üldse mitte eesmärgiga rakendada ennast just kinnisvara valdkonnas. Kõige olulisem oli tema jaoks leida töökohaks hea ja meeldiva töökeskkonnaga ettevõte. "Kuid kindlasti oli Prismasse tööle saamisel eelis seegi, et olin varem kinnisvarabüroos töötanud," lisab Ilona.

Prisma Kinnisvarades büroo assistent otseselt kinnisvara müümisega ei tegele, kuna selle jaoks on tööl maaklerid, kelle pädevuses on nii kinnisvara hindamine, müümine kui ka vahendamine. "Kõrvalt vaadates on see töö ebastabiilne, palju on närvilisi situatsioone ning ebameeldivusi. Peab olema ise väga konkreetne ja tahtejõuline, et selles valdkonnas töötada," tõdeb Ilona.

Büroo assistendil on Prisma Kinnisvarades kindlad tööülesanded täita. Vaja on korraldada büroo asjaajamist, suhelda klientidega nii telefoni teel kui ka otseselt, edastada vajalikud dokumendid adressaatideni, koostada hindamisaktid (sh pidada ka arvestust), koostada statistilisi aruandeid ning teha turuülevaateid.

"Hommikul jõuan reeglina büroosse esimesena," räägib Ilona. "Siis toon endale hommikuse kohvi lauale, lülitan sisse arvuti, vaatan läbi saabunud meilid ning olulisemad saadan edasi maakleritele. Edasi kujuneb päev hindamisakte koostades ja vahepeal telefonikõnesid vastu võttes ning neid edasi suunates. Kella kahe paiku teen väikese lõuna ning peale seda jõuab teha veel natuke tööd - vaatan üle tasutud arved ning kannan need andmebaasi sisse."

Kell viis õhtul aga sulgeb Ilona büroo ning jalutab pärast tegevusrohket päeva koju.


Öelge, milline on see meeleolu ja need emotsioonid, mis üldiselt valitsevad kinnisvaraäris?

"üldine meeleolu on väga asjalik, aeg-ajalt võib näha ka pisut närvilisust. Kuid see on iseeneslik igas valdkonnas, kus on vaja suhelda väga erinevate inimestega. Nii et meeleolu ja emotsioonid on lihtsalt inimlikud."

Ilona tunnistab, et tunneb end firmas ühe olulise osana kogu kollektiivist. "Minu täita on kindlad tööülesanded. Sellega hoitakse kokku teiste aega, et nemad saaksid tegeleda oma tööga põhjalikumalt. Kindlasti on võimalik saada ka ilma minu abita hakkama, iseasi, kas nii on parem või halvem."


Kui palju puutute kokku nende klientidega, kes kinnisvara vastu huvi tunnevad?

"Igapäevaselt."


Iseloomustage ka oma tööandjat... olete õnnelik, et just selles firmas töötate?

"Jah, mul on hea meel, et töötan just selles firmas. Juhtkonna positiivne ja äärmiselt inimlik suhtumine on kindlasti üks olulisemaid põhjuseid, kindlasti on suured plussid ka juhtkonna oskusel mitte lasta büroos kujuneda närvilisel õhkkonnal. Kõik kolleegid on alati positiivsed ja heatujulised."


On tööandja pakkunud Teile erinevaid koolitusi, mida läbida? Või olete ise millegi vastu huvi tundnud?

"Firma poolt ei ole koolitusi läbi viidud. Mina isiklikult tunnen küll huvi erinevate koolituste vastu, võimaluse korral olen ka mõnel osalenud. Aga kindlasti on hea asendus koolitustele erinevate temaatiliste raamatute lugemine."

Soovides ennast erialaselt täiendada ja otsides selleks sobivat kirjandust, on Ilona arvates oluline hakata lugema erinevaid valdkondi puudutavaid raamatuid. Ta ise hindab raamatutarkust väga. "Väga palju tarka ja õpetlikku on meelde jätta raamatutest, mis puudutavad erinevate rahvaste kultuuri ja mõtteviisi. Igas raamatus on midagi, mis meid õpetab," leiab Ilona, kes usub, et sekretäri kõige olulisem omadus on oskus inimestega suhelda ning seda oskust aitab arendada ka lugemine. "Suhtlemisoskuse omandamise jaoks peab meil olema hästi avar silmaring, et mitte end erinevates situatsioonides ebamugavalt tunda. Mida laiem on silmaring, seda rohkem on meil tuttavaid ning mida rohkem tuttavaid, seda rohkem on informatsiooni, mis meieni jõuab ja mida saame kasutada oma töös."

Ilona on konsulteerinud tööalaste küsimustega seoses ka teiste firmade sekretäride ja assistentidega. "Tööalane koostöö teise firma assistendiga oli näiteks siis, kui otsisin meie büroosse kokkupandavat büroo-golfi varustust. Kiiresti sain temalt informatsiooni ning ka kontaktid. Selline infoliini tüüpi koostöö on sekretäridel väga vajalik."


Kui palju võiksid sekretärid omavahel koostööd teha? Ja kui palju reaalsuses seda juba tehakse?

"Sekretäride omavaheline koostöö saab olla siiski suhteliselt minimaalne - Eestis kehtivad teatud reeglid kirjatehnikas ning ametikirjade vormistamisel, selleks ei ole vaja teha koostööd. Koostöö tundub kõige mõistlikum valdkonnas, mis puudutab väljaminekute vähendamist. Näiteks hea kvaliteediga ja hinnaga bürootarvete ja kontoritehnika pakkujad, koopiaid tegevad firmad, catering teenust osutavate ettevõtete kohta käiv informatsioon jne."

Ehk annaksite mõne soovituse - kuidas vajalik koostöö sujuks paremini?

"Koostöö on reeglina hea asi, kuid alati see siiski ei toimi. Liialt suured erinevused kollektiivide ja erinevate firmade põhimõtete ja strateegiate osas seavad sellele omad takistused. Pigem on hea, kui firma assistent õpib oma kollektiivi võimalikult põhjalikult tundma, see võib tuua palju olulist informatsiooni temani, ilma et ta ise peaks seda otsima."

Büroo sisekujundamine on väärtuslik oskus

Küsides Ilonalt, kas sekretäri tegemised kinnisvarafirmas ja näiteks meditsiini valdkonnas erinevad, leiab ta, et kardinaalselt see töö valdkonniti siiski ei muutu. "Olen enam kui kindel, et erinevates valdkondades lisanduvad vaid mõned pisemad tööülesanded, mis on konkreetselt seotud vastava ametiasutusega."

Veel usub ta, et sekretäri töös on mõistlik lähtuda õige valdkonna leidmisel enda isikuomadustest, et tõesti jõuda tööle sellesse valdkonda, mis individuaalselt sobib. "Kõige olulisemaks tuleb kindlasti pidada oma pingetaluvuse piire. Seda eelkõige siis, kui valida töökohaks mõni riigiasutus või lihtsalt väga suur ettevõte."


Kuidas kujunes omal ajal Teie eriala valik ?

"Ma ei valinud eriala, vaid haarasin kinni võimalustest, mida pakuti ning üritasin end lihtsalt täiendada."

Millistel erialadel olete veel töötanud?

"Erialased kutsetunnistused on mul spordiinstruktorina ja raamatupidajana. Töötanud olen varem sisekujundajana sisustussalongis ning kantselei juhina advokaadibüroos."


Mis jäi teile meelde sisekujundaja tööst sisustussalongis? Olete sisekujunduse teadmisi-oskusi ka hilisemas elus, näiteks oma kodus ära kasutanud?

"Ma polegi sisekujundaja tööd siiani pooleli jätnud, tegelen sellega lihtsalt pisut tagasihoidlikumalt ning pigem hobi korras. Looming tuleb hooti, mulle sobib see sellisel kujul rohkem, tulemus on parem, kui see ei ole kohustus. Olen kasutanud sisekujundusalaseid teadmisi ka mõni aeg tagasi töötades advokaadibüroos kantselei juhina, kus üleüldise mõnusa õhkkonna loomine kuulus minu töökohustuste hulka. Me proovisime seal hoida väga konkreetset joont ning pearõhu suunasime huvitavatele pisidetailidele - näiteks seinamaalid, põrandakate, vaasid, kirjatarbed ja kindlasti nõud ning salvrätikud. Püüdsin kasutuses hoida ainult ühesuguseid pastakaid, ühte värvi märkmepabereid, pliiatseid, ühe pakkuja kontoritehnikat jne. Need olid asjad, mis suuremalt jaolt aitasid luua stiili büroosse. Kõik, mis büroos oli, oli omavahel seotud ning seda pisidetailideni välja."

Mida võiks büroo sisustamisel teada? Mis loob külalistele büroost meeldiva mulje?

"Büroo sisustamisel on oluline luua soe keskkond vastavalt firma üldistele põhimõtetele. Ei tohiks kindlasti liiale minna liigse trendikuse mahutamisega bürooruumidesse. Büroo koosolekute ruumis on kindlasti soovitav omada väikest raamatukogu - see on asi, mis on nii stiilne kui ka kasulik, sest sealse valikuga on kliendile võimalik väga head muljet avaldada. Hästi positiivne on tuua kontoriruumidesse pisut meid ümbritsevat loodust - näiteks suureformaadilised fotod rohelusest ja värvidest - mets, jõed, lilleaiad, meri jne, et mitte uppuda asjalikkuse maailma, kus meid ümbritsevad vaid suured paberikuhjad ja nimekiri päevastest ülesannetest ning kohtumistest."


Leiab rõõmu toimetustest

Ilona ütleb, et tema üks omadusi on tunda igast päevast ja tegevusest alati rõõmu. "Ei ole paremat asja kui see, et sinust peetakse lugu ning sa saad olla kellegi jaoks kasulik. Kindlasti on büroo assistendi ameti juures hea ka, et on antud võimalus piisavalt rakendada oma loomingulisust. Ma tunnen rõõmu inimestest, kes on mu ümber ja sellest, et saan nende jaoks olla vajalik."

Kas võiksite anda teistele ametikaaslastele mõne lihtsa "hea tuju retsepti"?

"Kui tunda rõõmu sellest, et saad teisi aidata ükskõik kuidas, siis ei pea kunagi muretsema, kas keegi või midagi teeb su tuju heaks. Ise teistele head tehes on alati kindla peale väljaminek, et hea tuju on peale seda garanteeritud. Teise asjana on kindlasti iga päev ärgates esimest lauset alustada - "Nii hea, et ... (siis vaatad aknast välja ja lõpetad lause) ... täna on vihmane ilm."? Seejärel avastad end rõõmsalt naeratamas, et saad jälle oma lõbusad kummikud jalga panna."

Mille üle veel oma elus rõõmu tunnete?

"Ma tunnen rõõmu, et mul on toredad õed, superhea ema, ülitoredad sõbrad ning et mul on võimalik nende kõigiga jagada nii oma aega kui ka muresid ja rõõme. Vahel rõõmustab mind ka see, kui tunnen, et olen leidnud jälle vaimse tasakaalu oma mõtetes."

Kuidas meeldib Teile veeta oma vaba aega? Kui palju üldse jääb seda aega?

"Otsest vaba aega mul ei ole mitte kunagi, armastan lihtsalt kogu aeg olla hästi tegus. Selle aja, et minna sõpradega kinno, kohvikusse ja vabasse loodusesse ning tegeleda oma hobidega, ma lihtsalt leian. Kui vaja, siis võtan endale vähem kohustusi ja saangi vaba aega juurde."

Kui Ilona räägib oma hobidest, siis ei saa ta veelkord mainimata jätta raamatuid ja lugemist. "Ma armastan lugeda raamatuid, mis puudutavad selliste rahvaste elu, kellega ma iialgi ei pruugi kokku puutuda (näiteks somaallaste elu ja nende kultuur)," tõdeb ta. Samuti meeldib talle võimalus aega veeta laste seltsis. Näiteks käia sõbrannade laste trenne vaatamas ja võistlustel kaasa elamas või nendega lihtsalt koos aega veetmas.

"Veel meeldib mulle disainida ja õmmelda naiste riideid. See on hea mitmekesine hobi - kui on loominguline hetk, siis joonistad ja kui tahad tegutseda, siis lõikad välja ja õmbled kokku. Kõige olulisem harrastus on mul aga hommikune jooks suvel ja ujumine talvel. See on asi, mis mõjub hea tuju tekkimiseks 100 %. Juba kasvõi see, et kui sa näed, kuidas teised mitu tundi hommikul büroos ringi jalutavad tusaste uniste nägudega, siis see ajab naerma ning ei jää muud üle, kui järgmisel hommikul unised kolleegid kaasa kutsuda."

Hobidest on Ilonal esile tuua ka kokkamine. "See on igas mõttes hea ja väga "relaxing" tegevus, eriti veel siis, kui sõbrad külas. Alati on tore, kui igaüks võtab midagi kaasa ja mina siis mõtlen sellest mingi söögi välja. See on tõeliselt lõbus!"

Milline oleks Teie soov kolleegidele Eestimaal?

"Igas päevas on midagi ilusat, seda tuleb lihtsalt tähele panna."

Kolleegi kommentaar

Tiina Mägi, Prisma Kinnisvarade atesteeritud maakler:

Milline inimene ja kolleeg on Ilona?

"Ta on positiivne ja hea suhtleja. Asjalik ning leidlik."

Mis on tema väärtused töötamisel teie firmas?

"Ta on asendamatu - teab ja oskab kõike ning näitab üles alati omapoolset initsiatiivi."


Kui suur on Teie meelest kinnisvara valdkonnas büroo assistendi panus?

"Assistendi osa on kindlasti info edastamine. Mida suurem on firma, seda suurem osa on ka assistendil."

Osale arutelus

  • Aive Antsov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine