Riina Turi sõnul on loomingulisus sekretäritöö võtmesõna

TJO Konsultatsioonid on ettevõte, kelle missiooniks on aidata kaasa organisatsioonide konkurentsivõime suurenemisele juhtimissüsteemide arendamise kaudu. Firma konsultandid viivad läbi koolitusi, konsultatsioone ja infopäevi väga mitmetel teemadel nagu näiteks kvaliteedijuhtimissüsteemi väljaarendamine, ekspordiplaani koostamine, siseauditi läbiviimine jne erinevate rahvusvaheliste standardite alusel. Sekretär juhiabi rollis tegutseb ettevõttes 2004. aasta detsembrikuust Riina Turi.

Riina iseloomustab ennast kui sünnilt linnalast, aga hingelt maatüdrukut, kes armastab merd. Oma kodukski on valinud ta pealinna servas majakese koos aialapiga ja rannaäärega, mis koduuksele peaaegu kätte paistab.

Sekretäri ameti ütleb Riina olevat oma teadliku valiku, kuigi selle äratundmiseni, et just see on tema jaoks õige tee, kulus aastaid. Pärast ülikooli lõpetamist töötas Riina kuus aastat teadusliku uurimise instituudis. "Kuna olin oma osakonnas üks nooremaid, lubati mul serveerida kolleegidele kohvi ja teha muid abitegevusi, millest minul oli ainult heameel". Selle põhjal hakkas Riinal tekkima kahtlus, kas ei peaks ametit vahetama.

Koos perekondlike muudatustega ja uue elukaaslase toetusel valiski Riina mõne aja möödudes südamelähedasema töö, sekretäritöö. Tänaseks on ta olnud büroo valdkonnas tegev juba üle 12 aasta - suuremates ja väiksemates ettevõtetes.


Kas Sinu haridustee toetab ametialast tegevust?

"Arvan, et kõik, mida olen elu jooksul õppinud, toetab seda. Alates keskkooliteadmistest ja filoloogi kutsest, kuni mitmete hilisemate täiendkoolitusteni. Vahepeale, ehk siis bürootöö algusesse jääb sekretäride kursus endises Haldusjuhtimise Instituudis."

Millised on bürootöö erinevused suur- ja väikeettevõttes Sinu kogemuse põhjal?

"Mõnes mõttes ei ole vahet. Info peab liikuma ja dokumendid korras olema nii siin kui seal. Samas on väikeettevõttes ilmselt kergem hoida asjaajamist kontrolli all ja tee soovist saavutuseni on lühem. Suurettevõte vajab tunduvalt rohkem toimimisreegleid, midagi peab olema tsentraliseeritud ja midagi peab jääma ka kohakeskseks. Selle piiri äratabamine on teinekord üsna keerukas. Asjaajamise koordineerimise töö Eesti Energias, kus töötasin peaaegu seitse aastat, andis väga palju võimalusi otsida, leida ja välja töötada büroolahendusi laiale dokumenditootjate ringile. See õpetas arvestama erinevate osapoolte soovide ja vajadustega."

Mis põhjusel vahetasid töökoha suures firmas väikeettevõtte sekretäritöö vastu?

"Põhjuseid, miks seda just hiljuti tegin, on mitu. Peamine neist - tahtmine näha kaugemale sealt, kuhu olin jõudnud. Otsisin koha firmas, kus tegeldakse mind huvitava valdkonnaga. Soov teha veel kord sekretäritööd tuleneb aga vajadusest lubada endale vähemalt aeg-ajalt teha seda, milleks tunned end tõesti kutsutud ja seatud olevat. Väikeettevõttesse sattumine oli seejuures juhuslik, kuid olen selle üle väga õnnelik. Sellist toredat meeskonnatöö kogemust pole mul ammu (kui üldse) olnudki."

Milline on sekretäritöös parim tunnustus?

"Parim on minu arvates see, kui oled võetud meeskonda. Kui tunned, et oled vajalik lüli ahelas, mis ei tohi katkeda. Ja kui sinu jõupingutusi märgatakse."


Millised on Sinu peamised töökohustused hetkel?

"Teen kõiki bürootöid (alates dokumendivormistusest kuni kontori kaunistamiseni ja külaliste vastuvõtuni), et muuta kolleegide tööpäevad sujuvamaks ja murevabamaks."

Kas sekretäritöös on kohta loomingulisusel?

"Loomingulisus on minu meelest sekretäritöö võtmesõna. Igatahes ongi see üks põhjus, miks oma ametit väga armastan. ühelt poolt mõistan selle all vajadust läheneda loovalt oma igapäevastele tööülesannetele. Isegi rutiinse tegevuse tulemus on märgatavalt parem, kui nüansid on viimistletud vastavalt olukorrale. Teiselt poolt kuulub selle ameti juurde aga nii palju ilumeelt ja fantaasiat nõudvaid kohustusi, et raske on mitte anda järele soovile olla kord väikestviisi kunstnik, kord kirjanik, lilleseadja või kasvõi näitleja."

Kas tekib ka rutiin ja kuidas sellest üle saada?

"Minul pole veel tekkinud (aastate jooksul, ma mõtlen). Sest iga päev on ju uus. Aga kui vahel tunned siiski, et kõik kisub liiga tavaliseks, võid ju kohe värvi lisada. Otseses või kaudses mõttes. ütled kolleegile ootamatu komplimendi või poetad lauale kireva sügislehe koos kastanist siiliga ja ongi vikerkaar väljas.

Aastaring on täis salapäraseid hetki - traditsioonilistest tähtpäevadest kuni kollektiivi- ja perekesksete sündmusteni. Tähelepanelik vaatleja näeb kiiresti ära, et inimestel tema ümber on mitmeid erinevaid andeid. Vaja tekitada ainult võimalus neid esile tuua. Kui leidub algataja, astuvad kaasalööjad juba ise ligi.

Rutiini lõhkumine pole midagi muud, kui teha mõni asi teisiti kui tavaliselt. Kas Sa näiteks tead, mis on lauateater? See on kontorilaua taga istuvad kolleegid teises rollis, pluss projektorist seinale kuvatavad taustadekoratsioonid. Minimaalsed kaunistused võib paigutada ka näitlejate ette tekstiraamatu kõrvale, kus neid on kerge vahetada. Kui kõik on hästi läbi mõeldud ja ette valmistatud, siis võtab proovitegemine vähe aega. Ja elevus nii artistide, kui publiku poolel on garanteeritud."

Mis motiveerib Sind särasilmselt tööd tegema?

"Motiveerib see, kui keegi leiab, et teen oma tööd särasilmselt. Sellest hakkavad silmad veelgi rohkem särama. Ning kordub sama ring uuesti ja uuesti. Aga kus see päris algus oli, ei tea. Vast siis, kui jõudsin äratundmisele, et see ongi minu jaoks maailma parim amet. Ja kui oled harjunud naeratama ja vastunaeratusi saama, siis ümber harjuda ei tahaks."

Kas ja kuidas ennast täiendad, et ametialaselt konkurentsis püsida?

"Kõigest, mis ümberringi toimub ja mida on antud läbi elada, on abi konkurentsis püsimiseks. Sest maailmas on ju kõik omavahel seotud, kuigi esmapilgul alati nii ei tundu. Ja iga kogemus tuleb kasuks, kui seda teadvustada õppetunnina. Siiski on lihtsam jõuda seoste nägemiseni, kui teeots on juba kätte juhatatud. Seepärast olen lisaks konkreetsetele asjaajamisteemasid puudutavatele õppepäevadele osalenud mitmetel psühholoogiaseminaridel, meeskonnatöö jm koolitustel ning iga-aastastel bürookonverentsidel Pärnus. Samuti olen küsinud kolleegidelt tagasisidet nende läbitud koolituste kohta ja andnud seda ka ise."

Kuidas iseloomustaksid head juhti? Tavaliselt räägitakse juhtide ootustest sekretärile, aga millised ootused võiksid olla sekretäril juhile?

"Sekretäri jaoks on hea juht see, kes vajab abi, st kellele sekretär saab oma abitegevustega kasuks olla. Kergem on koos töötada siis, kui sekretär tunneb nii juhtimise kui konkreetse juhi põhitõdesid ja võtab need omaks. Usaldus ja naljasoon on samuti tähtsad.

Kollektiivi ja firma jaoks laiemas mõttes on ideaalne arengumeelne juht, kes tunneb meeskonnatöö head tava ja seda ka rakendab. Tegelikult on parim juht see, kes mitte ainult pole juhiks saanud, vaid ka juhiks sündinud.

Mul on vedanud, et olen võinud lähedalt näha juhtimise argipäeva ja nähtamatult osaleda tähtsate asjade toimumise juures. Huvitavana meenutan koostööd kõigi juhtidega, keda olen assisteerinud. Väga tugevad isiksused, kellest igaühest on hulgaliselt õppida."

Millised isikuomadused ja sisemised väärtused on olulised, et bürootöös edukalt hakkama saada?

"Usun, et kõige tähtsam on soov olla teenindaja. (Siis ei pea ka naeratust vägisi näole manama, vaid see tekib töörõõmust.) Kasuks tuleb nõrkus korrektselt vormistatud dokumentide vastu, korraarmastus üldiselt ja tolerantsus maailma, sh inimtüüpide mitmekesisuse suhtes. Enesedistsipliin, mis sisaldab võimet konfidentsiaalset informatsiooni kontrolli all hoida (= mitte lobiseda kõigest, mida kuuled-näed-tead), on absoluutselt kohustuslik".

Millised on olnud suurimad kordaminekud Sinu töös?

"Tunnen heameelt selle üle, et aastate jooksul on mulle usaldatud erinevaid bürooteemadega seonduvaid vastutusrikkaid ülesandeid alates tõsitöistest kuni meelelahutuslikeni. Ja et alati on leidunud kaasalööjaid väga asjatundlike kolleegide näol. Võib-olla on kordaminek see, et kunagi, kui suurfirmas assistendina alustasin, unistasin korrastatud asjaajamisest erinevate üksuste vahel, ühel heal päeval aga saingi hakata ise sel alal jõudu proovima.

Töö ja puhkuse piirimail on seni vast suurimaks saavutuseks meeskonnakoolitust kujutav lühimängufilm "Kilplased"?, mis ideest kuni teostuseni on kollegiaalse koostöö vili."

Kas töö tuleb koju kaasa?

"Kui pidada silmas selle väljendi varjukülgi, siis praegu üldjuhul mitte. See on kompliment tööandjale. Aga heas mõttes on minu amet alati minuga kaasas. Ei oskaks ega tahakski olla tööl üks ja kontoriuksest väljudes teine inimene. Ka vabal ajal serveerin kohvi, abistan tuttavat ametikirja vormistamisel, kui vaja ja öisele kodutelefoni valeühendusele vastan rahumeelselt."


Kuidas iseloomustaksid motiveerivat ja mõnusat töökeskkonda?

"Oma ala asjatundjatest koosnev meeskond ja hästireguleeritud töökeskkond (täpselt määratletud vastutused, turvaline ja puhas kontor). Ja rõõm tõdeda, et see on minu tänane reaalsus."

Sekretär - kui tööõhkkonna looja - Sinu kogemus - kas see on nii ja kuidas saab sekretär selles osas endast parima anda?

"Nagu kodu süda on köök, nii on kollektiivi keskus sekretär. Tema peab hoidma tuld pliidi all, küll sealt juba soojus tubadesse levib.

Sekretär saab oma hoolitseva suhtumisega alati rõhutada päeva ja sündmuse tähtsust kohalolijate jaoks. Selles mõttes on ühevõrra olulised nii rahvusvaheline nõupidamine ja 50. sünnipäev kui ka tavaline tööpäev, iganädalane koosolek või kerge kohvipaus seminari vaheajal. Alati on kutsututel hea tunda, et nad olid oodatud just siia just praegu."

Kuidas veedad töövälist aega, kuidas lõõgastud?

"Enamuse vabast ajast veedan koos perega. Tore on teha aiatööd ja hoolitseda kodu eest, samuti lõkke ääres heas seltskonnas laulda, tantsida, muusikat kuulata, lugeda, käia teatris, kunstinäitusel või mere ääres kivikesi korjamas.

Minu erihobiks on aga üllatuste valmistamine. Kohustuslik tingimus siinjuures on isetegemine. Nii võib peret, sõpru, kolleege tähtpäeval tervitada väikese show?´ga, päevakajalise laulukese või temaatilise tordiga. Suuremate projektidena kuuluvad üllatuste alla kokkutulekud ja stiiliüritused.

Stsenaariumide väljamõtlemisel, rekvisiitide tegemisel ja sündmuste läbiviimisel on tihti abiks ka tugigrupp, kuhu kuulub tavaliselt minu perekond, eelkõige lapsed, ja teised projektiga seotud huvilised. "

Millest unistad une-eelsel ajal?

"Kutsun silme ette päeva parimad hetked ja ootan huviga, mida toob järgnev."

Kus ja kellena näed end 10 aasta pärast?

"Tänasest eetilisemas Eestis. Oma võimete kohaselt jätkuvalt tegijana."

Milline on Sinu elufilosoofia, moto, miski, millest juhindud oma tegemistes?

"Toetudes heale."

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine