ühe firma kaks visiitkaarti

Tavapäraselt oleme harjunud büroodes nägema sekretärilaua taga istumas üht inimest, kes hoolitseb kontoritöö sujuva toimimise eest. Tõenäoliselt juhtub mõnikord, et kõikide tööülesannete täitmiseks jääb ühest kätepaarist väheks ja tulemuseks võivad olla tõrked asjaajamises ning stressis sekretär. Firmas Rimess MRI sellist olukorda naljalt juhtuda ei tohiks, sest igapäevaselt on kõiki töötajaid abistamas ja kliente teenindamas kaks sekretäri korraga.

Rimess MRI on Eesti erakapitalil põhinev audiitorkontrolli ja raamatupidamise finantsnõustamise teenuseid osutav ettevõte. Rimessi kontoris võtavad siseneja vastu kaks kõrvuti istuvat tumedapäist noort daami - Triin ja Eliko. Sekretäri ametinimetust kannavad nad mõlemad ja tööd jaguvat kuhjaga kummalegi. "üksinda ei saakski hakkama, eriti esimesel poolaastal, kui finantsmaailmas käib eelmise aasta kohta kokkvõtete tegemine ja auditeerimine," kirjeldab Eliko. "Büroopind on meil suur, pidevalt on tarvis ringi sehkendada, samal ajal on vaja tagada, et alati oleks keegi kliendile ust avamas ja telefonile vastamas," lisab ta. Triin hindab olukorra kõige kiiremaks olevat juunis, siis kui läheneb aastaaruannete esitamise lõpptähtaeg. "Kliendid helistavad ja muretsevad, kas ikka jõuab kõik õigeaegselt valmis, sel ajal võtab suure osa meie päevast aruannete paljundamine, mõnikord on vaja teha igast aruandest viis koopiat, õigetele paberitele allkirjad organiseerida, köita ja lõpuks laiali saata - klientidele, vahel ka äriregistrisse," kirjeldab ta.

Mõlemad sekretärid on abiks kõikidele põhitegevusega tegelevatele töötajatele - so raamatupidajatele ja audiitoritele, samuti saavad nad igapäevaselt ülesandeid juhtkonnalt. Töökohustused on Triinul ja Elikol suures osas sarnased - telefonikõnedele reageerimine, edasi ühendamine, kirjavahetuse haldamine nii paberil kui elektroonsetes kanalites, külaliste vastuvõtmine, kohvilaudade katmine. Eliko administreerib lisaks firma klientide andmebaase ja Triin vastutab dokumentide arhiveerimise eest. Samas kinnitavad Triin ja Eliko ühest suust, et loomulikult on nad suutelised ka teineteist neis ülesannetes vajadusel asendama.

Lisaks tegelevad sekretärid ka seminaride ja konverentside korraldamisega - organiseerivad ruume, hotellimajutust, hoolitsevad materjalide eest. Ka personaliürituste organiseerimisel on nad abiks. Rimess MRI?´l on lähimad koostööpartnerid kolmes Balti riigis ja suvepäevi peetakse koos. Toimuvad need igal aastal eri riigis, nii et kui korraldajaks juhtub olema ka näiteks Läti pool, siis on vaja siiski tegeleda busside tellimisega, osalejate registreerimisega.

Firma põhitegevusest- finantsmaailmast ja raamatupidamisest Triin ja Eliko siiski palju teadma ei pea. Mõned põhiarusaamad on nad siiski omandanud ."Enne ma ei teadnud üldse, mis on auditeerimine ja aastaaruannet ei olnud oma silmaga näinudki," muigab Triin. Eliko lisab, et silmaringi laiendamise mõttes on need teadmised vajalikud, aga numbrid talle tegelikult ei meeldi. Tema peab end pigem loominguliseks inimeseks, kes läheks ainult "arvude maailmas hulluks."


Töö, õpingud ja tulevikuplaanid

Triin on olnud tööl Rimessis aastajagu päevi. See on tema esimene töökoht üldse. Sekretäri ametikoha Rimessis sai ta läbi avaliku konkursi. Ise ta hindab tagantjärele, et väga keeruline ja raske selle läbimine ei tundunud. Eliko, kes sel ajal juba firmas tööl oli, mäletab,et konkurss oli siiski päris suur. Ligi 100- st kandideerijast oli Triin just see, kes sobivaks osutus. Triinul on olemas ka erialane haridus - ta on õppinud Pedagoogikakoolis referent- asjaajajaks. Triin kinnitab, et koolitarkusest on ka praktilises tööelus kasu olnud. "Õpingute käigus lõime oma firmad, arendasime neile asjaajamise ja dokumendihalduse süsteemid - nendest teadmistest olen abi saanud küll."

Eliko on olnud Rimessi sekretär mõned kuud kauem kui Triin. "Mina otsisin parajasti tööd, üks mu hea tuttav töötas siin audiitorina, tema soovitas mind. Kuna tegemist oli kevadise ajaga ja nagu öeldud, on see periood kõige töömahukam finantsmaailmas, siis ametlikku konkurssi ei olnudki aega korraldada. Käisin juhtkonnaga vestlemas ja olingi tööle võetud." Praegusele töökohale eelnevalt töötas Eliko kindlustuses klienditeenindajana. Haridustee on Elikol päris põnev. Bürootööd ja sekretäriametit ei ole ta üldse tudeerinud. Aga selle eest õppis ta mõned aastad Kunstiakadeemias kujunduskunsti. "Olen lapsest saati loominguga tegelenud, lõpetasin Haapsalu Kunstikooli ja tundus loomulik ka jätkata selles valdkonnas. Paar aastat ülikoolis käimist tekitasid minus siiski tunde, et ma ikka ei ole nii andekas ja loov inimene, kui peaks. Tahaks ju kõiges, mida teen, olla parim. Sel kevadel oleksin pidanud lõpetama. Väike okas oli hinges küll, kui sõbrannale lõpetamise puhul lilli viimas käisin." Joonistab ja maailib Eliko siiski oma lõbuks, aga õpib nüüd hoopis psühholoogiat ning on valikuga rahul.

Sekretäriametit peab ta enese jaoks pigem vaheetapiks. "Tegelikult tahaksin saada loomapsühholoogiks. See on inimene, kes uurib sõna otseses mõttes loomade käitumist, aga mõned töötavad ka lemmikloomade nõustajatena. Soov olekski saada selliseks spetsialistiks, kes aitab inimestel oma lemmikloomadega toime tulla. Enamus juhtudel on ju inimesed ise põhjustanud oma lemmikute kummalised käitumised." Seda eriala kahjuks Eestis õppida ei ole võimalik, seega kavatseb Eliko spetsialiseeruda inimeste nõustamisele ja oma sõbrannade peal teeb ta ka juba praktikat.

Triingi plaanib haridusteed jätkata. Mõttes mõlguvad keeletoimetaja ja tõlkimise erialad.

Karjääritegijateks kumbki end otseselt ei pea, aga arenguvõimalust loevad nad oluliseks kriteeriumiks valikute tegemisel. Nii Triin kui Eliko on pärit väljaspoolt Tallinna - Triin Loksalt ja Eliko Haapsalust. Just enesearendamine ja soov õppida olid need, miks Tallinna elama-töötama asuti.


Hea sekretär ja motiveeriv töökeskkond

Sekretäri jaoks olulisteks iseloomuomadusteks peavad Eliko ja Triin võimet enda tundeid kontrollida ja vaos hoida. "Ei saa kliendile oma paha tuju välja näidata, isegi siis, kui tema halvasti käitub." seletab Triin. Eliko lisab pingetaluvuse, sõbralikkuse ja abivalmiduse. "Ja hinge ei tohi asju võtta. Ise pean seda kunsti veel õppima," naerab Eliko. Mitte ainult sekretäritöö, vaid üldse inimlikest väärtustest olulisimaks peab Eliko siirust. "Ma ei pea silmas naiivset ellusuhtumist, et ütlen kõik välja, mis pähe tuleb, vaid sellist sisemist ehtsust." Triinu sõnul on ka kohusetundlikkus ja rõõmsameelsus väärt omadused.

Mõnusa töökeskkonna tähtsaks komponendiks peavad Rimessi sekretärid head kollektiivi. "Mina arvasin enne, et raamatupidajad on nö "kontorirotid", kuivad ja elutud. Aga meil on väga toredad inimesed. Mind paneb lausa imestama kui aktiivsed nad on, teevad tõsiselt sporti, vabal ajal käiakse võistlustel, viimati osaleti rattarallil."

Oluline on ka see, et firma oleks edukas. "Kui tööandja on raskustes, siis ükskõik, kui hästi sekretär oma tööd ka teeks, rõõmu oleks sellest vähe," arvab Eliko. Samuti on juhtidel suur roll tööõhkkonna kujunemisel. "Hea juht peaks tekitama tunde, et tehakse koostööd. Hea juht ei anna käske, vaid suunab ja arendab," on Triin ja Eliko ühel meelel.

Ka füüsiline töökeskkond ilus olema. "Ei saa ju olla mõnus tööl käia, kui kontor on kole, pime ja hall," lisab Eliko kunstnikuhing. Rimessi kontor asub Tallinnas Ahtri tänaval uues büroohoones. "Merd me küll aknast ei näe, aga laevakorstnaid küll!" kinnitab Triin.

Tegelikult selles ruumis, kus sekretärid istuvad, aknaid ei olegi. " Ei saa öelda, et me nüüd päikese ja päevavalguse puuduse üle kannataksime. Liigume palju büroos ringi ka ning avarust ja õhku on siin piisavalt." Juhil on ka suur roll tööõhkkonna kujunemisel. "Hea juht peaks tekitama tunde, et tehakse koostööd, kes mitte ei anna käske, vaid suunab ja arendab," on Triin ja Eliko ühel meelel.

Rimessis toimub ka rida üritusi, kus töötajad üheskoos ka peale tööpäeva seltsis aega veedavad. Lisaks eelpool mainitud suvepäevadele on traditsioon jõulude paiku kolleegidega teatris käia ja talvepäevad peetakse koos peredega. Näiteks käidi eelmisel aastal Soomes Himosel suusatamas. Ka sünnipäevade tähistamine on au sees. Firma poolt saab tähtpäevaline lillekimbu ja sekretärid aitavad katta nõupidamiste ruumis laua, kus siis õnnesoove edastatakse ja kringlit süüakse.


Vaba aeg ja harrastused

Eliko vaba aeg kuulub maalimisele, samuti armastab ta lugeda, nüüd koolis käies eriti psühholoogia-alast kirjandust. Veel meeldib talle sõita jalgrattaga ja ratsutada. Triinu sõnul on selle vaba-ajaga selline kummaline asi, et see justkui kaob käest. Peale tööd mõned vajalikud asjatoimetused, sõbrannadega suhtlemised ja ongi õhtu käes. Hetkel käb Triin veel ka autokoolis ja see võtabki enamuse tema ajast. Vahel mahuvad päevaplaani mõlemal tüdrukul ka trenniskäigud.


Sekretäri välimus

Kontorigarderoobi teksapüksid ei passi. Nabapluusid ja sõnumitega T-särgid jäävad ka koju. Tööl kannavad Triin ja Eliko korrektset ja viisakat riietust. Ilusalongides nad tunde ei veeda, aga kerge meik käib siiski tööpäeva juurde. Mõlevad usuvad, et sekretär peab oma väljanägemise eest hoolt kandma. Kuigi vahel olevat keeruline värske ja reibas välja näha. Juhtub ju vahel, et mõni sünnipäev venib eelmisel õhtul pikemaks või mõni hea raamat nõuab tähelepanu hommikutundideni, siis on järgmisel päeval raske küll. Triinul on just lähiminevikust selline päev näitena võtta. "Olin ikka väga väsinud ja päev venis." Samas märgib Eliko, et Triinu silmad olla tol päeval veidi kummalised tundunud, aga muus osas ei olnud magamatusest jälgegi.

Eks seegi on sekretäritöös vajalik oskus - olla kena, hoolitsetud ja heatujuline - hoolimata kõigest.

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine