Aja juhtimine

Aeg on suurim looduses olev "jõud" - miski ei saa teda peatada, miski ei saa muuta. Nagu päikest ei ole teda näha, nagu tuult ei saa teda puudutada ning kõikidest loodusjõududest on tal meie üle kõige suurem mõju.

Aeg on konstantne, vaid meie tajume seda erinevalt. Mõnikord me tunneme, et aeg on väärtuslik, teinekord me raiskame seda. Me anname talle võime ravida, kui me ütleme, et aeg parandab kõik haavad. Samas võib ta meid tappa, kui elame stressis ja ütleme, et aega ei ole. Igapäevaelus ei ole midagi rohkem defineeritud, kui aeg.

Edukate inimeste üks saladus on, et nad muudavad neid asju, mida teised arvavad, et ei ole võimalik isegi mitte kontrollida.


Tõhusus ja efektiivsus

Tõhusus tähendab teha asju õigesti. Efektiivsus tähendab teha õigeid asju. Efektiivselt töötada tähendab teha asju vähima kulutatud pingutusega. Efektiivsus viib Su punktist A punkti B otse. Ebaefektiivsus viib Su sinna ringiga. Efektiivsus tähendab ka teha asju tulemusega.

Paljud inimesed, kes aja juhtimist õpivad küsivad, et kummaga peaks rohkem tegelema hakkama kas tõhususe või efektiivsusega? Teoorias ja praktikas on parim vastus, et kõigepealt tuleks parandada oma efektiivsust. On palju parem aimata tulemusi, kui muretseda protsessi pärast. Liiga tihti kaotame orientiiri tähendustes ja seejärel ka lõppeesmärgi.

Ajaraiskajate kõrvaldamine

Ajaraiskajad on nii Sinu ümber kui ka Sinu sees. Märka kõige sagedasemaid ajaraiskajaid oma päevas. Võrdluseks Sinu omale, toome siinkohal välja omalt poolt mõned, mis on meile kõigile tuttavad:

1. Vähetähtsa tegemine enne olulisemat.2. Läbimõtlemata tegutsema hakkamine.3. Tegevuse sinnapaika jätmine enne, kui on lõpetatud.4. Asjade tegemine, mida võiks delegeerida teisele inimesele.5. Asjade tegemine, mida võiks delegeerida modernsele tehnikale.6. Asjade tegemine, mis tegelikult ei kuulu otseselt Sinu töö hulka.7. Liiga paljude, keeruliste ja kattuvate dokumentide säilitamine.8. Liiga paljude erinevate kohustuste haldamine.9. Suutmatus kaitsta end segajate eest.10. Lasta koosolekutel ning arutlustel minna omapead.11. Viia läbi ebavajalikke koosolekuid, külastusi ja/ või telefonikõnesid.

12. Triviaalsete andmete taga ajamine pärast seda, kui peamised faktid on teada.

Prioriteetide paika panemine

Kui Sa paned oma prioriteete paika, siis on kaks kuulsat seadust, mida tuleks meeles pidada:

Esimene on Pariknsoni seadus, mis väidab, et töö kipub venima kuni antud tähtajani. Parkinsoni seadus peab tähtsaks kahekordset paika panemist. Kui Sa ei tea, mis Sinu prioriteedid on, siis teed Sa lisaajaga ja teise töö arvelt. See võtab lõppkokkuvõttes rohkem aega.

Teine on Pareto printsiip, mis ütleb, et 20% Sinu tegevusest toob 80% kasu ja vastupidi.

Tegevusmeelespea kasutamine ("to do"? list)

Nimekiri asjadest, mida tuleb teha iga päev ja nädal, on väärtuslik abivahend aja juhtimisel. Tegevusmeelespea pidamine organiseerib Sinu mõtlemist ja planeerimist vähima ajaga, et saavutada maksimaalne efektiivsus. Lühikese aja pärast märkad Sa juba, et töötad lihtsalt efektiivsemalt stressi sattumata.

Sinu tegevused peaksid olema järjestatud vastavalt tähtsusele. Hea oleks ka kirja panna millal, mis ja kus Sa midagi teed, et suurendada võimalusi teha neid suurepäraselt.

Päeva lõpus vaata üle tehtud tegevused ning küsi eneselt järgmised küsimused:

- Millised tegevused oli väga tähtsad, millised vähem ja millised kõige vähem?- Kas ma viisin kõige tähtsama lõpule?- Millal päeval olin ma kõige produktiivsem? Kõige vähem?- Kui rahul ma olen sellega, kuidas ma oma aega kasutasin?- Kas on midagi mida ma muutma peaks?

- Kust ma saaksin aega säästa?

Analüüsi ja hinda oma tegemisi. Samas tee uus meelespea järgmiseks päevaks.


Hoia märkmed käe ulatuses

Kõik aja juhtimise eksperdid nõustuvad väitega, et mida rohkem märkmeid Sa teed, seda teadlikum pead Sa olema aja kasutamise parandamise võimalustest.

Süstemaatiliste märkmete tegemisel õpid Sa teiste asjade hulgas ka seda, mis Sulle raskusi valmistab. Hea ülevaate annaks ka enda tugevustest ja nõrkustest tehtud graafik kui visuaalne pilt.


Edasilükkamine

Edasilükkamine on nagu viirus - ta hiilib vaikselt ligi, imeb energiast tühjaks ning temast on raske lahti saada kui Su vastupanu on nõrk. Edasilükkamine on asjatundmatuse lähisugulane ning ebaefektiivsuse nõbu - see on ka põhjus, miks nende abielu tabu oleks. Järgnevad soovitused aitavad Sul "viirusest" jagu saada:

1. Pane endale tähtajad. Mõõdukas surve motiveerib, liigne surve mitte. Pane paika kokkusaamised, kohustused ning kirjuta üles enda eesmärgid.

2. Ära takerdu keerulistesse probleemidesse! Iga päev puutume me kokku nii keeruliste kui ka lihtsate ülesannetega. Lahenda kõigepealt keerulised ning alles seerjärel lihtsad. Paljud lükkavad keerulised ja suured asjad edasi, sest nad näivad liiga hirmutavad, et tegeleda nendega etteantud aja raamides. Neil on tunne, et kui nad teevad suured asjad kohe lõpuni ära, siis võib juhtuda, et nad ei jõua teha muid selleks päevaks plaanitud kohustusi. Lahendus peitub suure asja väikesteks tükkideks tegemises. Nii saad päeva jooksul teha ühe suure asja mitmes osas.

3. Ära lase perfektsionismil enda üle võimust võtta! Ole oma tegemistes tootlik! Sa võid alati varasemate asjade juurde tagasi tulla ning muuta nad paremaks kui nad rahu ei anna. Mis veel parem - Sa võid parandamise kellelegi delegeerida!

Inimesed on edasilükkamise ees nõrgad. Parim ravim selle vastu immuunseks muututada on efektiivne tegevus.

Paberimajanduse organiseerimine

Püüa igale kirjale kohe peale lugemist vastata. Igasugune paberkandjal olev materjal püüa jagada kolme kategooriasse: teemad, mida Sa pead õige pea lugema, teemad, mida peab lugema ning teemad, mida võiks lugeda. See muudab artiklid veelgi kättesaadavamaks.

Tavaliselt kipub ikka pabereid lauanurgale kogunema. Võta endale eesmärgiks tegeleda iga paberiga ühe korra, s.t olles temaga tutvunud, otsusta kohe, mida temaga edasi teha - kas panna oma kohale tagasi või tegeleda lõpuni.

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine