Mis asi on ikkagi projekt ja kes on projektijuht?

Organisatsioonis tuleb vahet teha, milline töö on projekt ja milline lihtsalt ühekordne töö.

Projektipõhise tegevuse maht kasvab igapäevatöös kiiresti. Erinevad organisatsioonid võtavad tööle projektijuhte, aga kes on projektijuht? Projektijuht on inimene, kes juhib projekti. Mis on projekt? Kas me saame ühtmoodi aru projekti mõistest?

Projektitööd defineerivad erinevad teoreetikud veidi erinevalt, aga samas üsna sarnaselt. Nendes definitsioonides tuuakse välja ühekordsust, piiratud ressursse, määramatust ja täht-ajalisust. Igapäevatöös on inimesed hakanud projektideks nimetama igasuguseid töid. Eelkõige saavad selle sildi külge need tööd, mille protsessi pole ettevõttes kirjeldatud ja millele pole kehtestatud kindlaid reegleid - inimestele on jäetud üsna suur otsustamisvabadus. Töötajate kaasamine otsustusprotsessidesse on aja nõue ja hädavajadus. Vajadus keskenduda kliendikesksele teenindusele, kus klientide nõudmised on väga erinevad, määrab ka tööde mitmekesisuse. Kuid kas iga suurema otsustusvabadusega ja eelnevatest natuke erinev töö on ikka projekt? Võime ju küsida, et mis seal ikka nii väga vahet on: vabalt võime tööd nimetada tööks, aga soovides tema tähtsust tõsta, ka projektiks.

Mis juhtub, kui organisatsioonis pole kokkulepet, milliseid töid määratleda projektidena? Oletame, et on otsustatud juurutada uut tööprotsessi. Juhid on määranud Vastutaja. Tema ülesanne on olemasoleva tööprotsessi kaardistamine, ettepanekute tegemine muudatusteks ja nende elluviimine. Vastutajale soovitakse edu ja sellega on juhid justkui kõik teinud. Eeldame, et Vastutaja on hakkaja ja kogemustega. Eeldame, et ta on saanud ka projektijuhtimise alast koolitust, kus talle on õpetatud planeerimise põhimõtteid. Siiski satub ta pärast plaani koostamist raskustesse.

Projektijuhi õigused

Inimesed, keda projektitöös on vaja, ei võta seda tööd kuigi tõsiselt - neil on ikka tähtsamaid ja olulisemaid töid teha. Projektijuhil on võimatu ka nõuda kohest ja kiiret tegutsemist. Ta ei saa otsustada, milliseid töid spetsialist antud ajaperioodil tegema peab, sest need inimesed ei ole tema vahetud alluvad. Lisaks avastab ta, et inimesed saavad kõige lihtsamatest asjadest täiesti erinevalt aru, justkui ei töötakski nad ühes organisatsioonis või ei olekski spetsialistid ühes valdkonnas.

Kogu häda on selles, et eeldused olid valed. Eeldasime, et ühes organisatsioonis mõistavad inimesed protsesse ühtemoodi ja saavad asjadest ühtmoodi aru. Tegelikult mõistavad inimesed tööprotsesse ühe juhi püsivas meeskonnas ühtmoodi. Seal, kus on olemas ühesugused tavad ja reeglid. Eeldasime, et inimesed, kellel on palutud töö ära teha, kohe kärmelt selle käsile võtavad, neil on selleks aega ja nende igapäevatöö on probleemivaba ning ammu tehtud. Nii ongi projektijuht hädas, kui projekti meeskond ei ole kokkulepitud ajaperioodil otseselt tema alluvuses. Tal ei ole võimalik otsustada spetsialistide aja üle, nii nagu seda teeb püsiva meeskonna juht.

Selleks, et ajutise meeskonna tööd korraldada, on vaja projektijuhile anda teatavaid õigusi, mida tal igapäevatöös ei ole. Kuidas sellises olukorras toime tulla - seegi on üks lisaoskus, mida enamik projektijuhtimise kursuseid ja teoreetilisi käsitlusi täna ei kajasta.

Kui me räägime projektidest kui ühekordsetest töödest ühe üksuse raames, mille tööd korraldab selle üksuse juht, siis on õigustega seotud küsimused töötajate töö korraldamise osas koheselt lahendatud. Vaadeldes olukordi, kus ühel juhul on juhil olemas tööjõu osas õigused ja teisel juhul mitte, on organisatsiooni juhtimise seisukohast tegemist täiesti erinevate tööprotsessidega.

Ajutiste meeskondadega töötades on vajalik juhtide aktiivne kaasasolek, et kindlustada projektijuhile vajalikud õigused ja töökeskkond.

Keeruline juhtimine

Juhid, kes ei ole igapäevatöös projektijuhtimisega seotud, kuid juhivad spetsialiste, kes sageli on kaasatud projektidesse, ei peagi arvama ja oletama, milliseid õigusi ühel projektijuhil vaja läheb. Projektijuht peab suutma luua endale ise vajaliku õigustega seonduva keskkonna ja koostöö juhtidega. Selline oskus on seotud kogemuste ja teadmistega. Vajalik on ka teiste juhtidega ühine arusaam, kuidas ajutiste meeskondade tööd korraldatakse.

Siit ka põhjus, miks organisatsioonides on vajalik defineerida, milline töö on projekt ja milline on ühekordne töö jne. Ajutiste meeskondadega realiseeritavates projektides käivituvad organisatsioonis hoopis suuremad protsessid kui püsiva meeskonnaga realiseeritavates projektides.

Organisatsiooni sisekommunikatsiooni seisukohast on hädavajalik, et kui kuulutatakse välja projekt, siis inimesed saavad aru, millised töökorralduslikud protsessid rakenduvad.

Kui organisatsioonis on need määratlused paigas, on võimalik täpsemalt defineerida, millise teadmise, oskuse ja kogemusega projektijuhti vajatakse. Ajutise meeskonna juhtimine on palju keerulisem kui pikka aega koostööd teinud meeskonna juhtimine.

Projektijuht peab siin toime tulema keskkonnas, kus ei ole ühtegi endastmõistetavat asja (sest inimesed mõistavad tööprotsesse erinevalt) ja spetsialistide defitsiidi tingimustes peavad koos hea ja väga hea tulemuse andma inimesed, kes kõige paremini koos töötama ei sobi.

Osale arutelus

  • Tiit Valm

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Kas osaled võistlusel PARIM SEKRETÄR 2018?

  • Osalen ise
    0%
    0%
  • Soovitan kolleegi
    0%
    0%
  • Soovitan tuttavat sekretäri
    0%
    0%
  • Ei osale ega soovita, kuid jälgin võistlust veebis
    40%
    40%
  • Ei osale ega soovita
    50%
    50%
  • Muu
    10%
    10%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib BÜROOJUHTI

Maxima Eesti OÜ

24. aprill 2018

Teabevara