"Kindlasti minge!" on Julia Ivanova soovitus välismaale tööle minemisest unistajaile

Paljud meist on ilmselt mõtisklenud välismaale tööle minemise võimalusest. Mõni tahab suurt raha teenima minna, mõni uusi kogemusi ja väljakutseid otsima. Kiviõli tüdrukul Julia Ivanoval, kes töötab juba neljandat aastat infosekretärina Eesti Vabariigi Peakonsulaadis Peterburis, olid lisaks veel teisedki ajendid.

Julia on Eestist pärit, aga vene peres sündinud ja vene keskkonnas kasvanud tüdruk. 1996. aastal lõpetas ta Kiviõli 2. Keskkooli ja tuli teha otsus kuhu edasi minna. üks asi oli Julia jaoks selge - ta tahtis kõrgharidust omandada ja edasi areneda. Jäi veel ainult õppimiskoha valik. Keskkooli lõpetas ta hõbemedaliga, mis oli sellel ajal suur pluss ülikooli astumisel. Seetõttu tundus talle võimalus Eestis edasi õppida liiga lihtne ja ta tahtis minna kusagile mujale oma teadmisi proovile panema. Kuna Peterburi ei ole Eestist kaugel ja soovi korral on võimalus kasvõi igal nädalavahetusel kodus käia, otsustaski Julia selle linna kasuks. Otsus mujale kolida tuli Julia jaoks üsna valutult, sest tema elukaaslane elas juba Peterburis. Peale ülikooli lõpetamist asus ta tööle Eesti Vabariigi Peakonsulaadis Peterburis, mis on EV Välisministeeriumi allüksus.

Eesti välisesinduste üheks tähtsaimaks ülesandeks on asukohariigis Eesti kodanikele nõu ja jõuga abiks olla. Konkreetselt tegeleb peakonsulaat Eesti viisade vormistamisega, notariaaltoimingute ja perekonnaseisutoimingute teostamisega, kirstu ja urni pitseerimisega, Eesti elamislubade ja Eesti kodakondsuse taotluste vastuvõtmisega, turismifirmade registreerimisega, kultuurikoostöö küsimustega ning aitab Venemaal hätta jäänud EV kodanikke. Loomulikult käivad kõik need küsimused läbi sekretäri.


Kas igal Eesti Välisministeeriumis töötaval sekretäril on võimalus suunduda mujale riiki tööle või on selle jaoks mingid eeldused vajalikud?

"Mina ei ole varem EV Välisministeeriumis tööl olnud, aga põhimõtteliselt eeldab Välisministeeriumis töötamine töötajate teatud roteerumist. See tähendab, et iga Välisministeeriumis vähemalt 6 kuud töötanud sekretär võib soovi korral kandideerida välisriigis asuva EV esinduse vabanevale ametikohale. Avaldus esitatakse personaliosakonda ja peale seda võtab Välisministeeriumi Kõrgem Atestatsiooni Komisjon vastu otsuse nende arvates parima kandideerinud taotleja ametisse määramise kohta."


Kas töö konsulaadis erineb kuidagi töötamisest traditsioonilises äriettevõttes?

"Sekretäri töö sisu on enam-vähem sarnane igal pool: telefonidele vastamine, väljamineva/sissetuleva posti registreerimine, kirjade koostamine, asutuse asjaajamise korraldamine jne. Töö konsulaadis on aga kõigepealt riigi töö ja on riigi töö välismaal.

Inimeste jaoks, kes konsulaati helistavad või oma küsimustega/muredega pöörduvad, olen mina meie riigi nö nägu. See tähendab, et oma esimese arvamuse Eesti Vabariigist kujundavad nad suhtlemisel minuga ning minu kompetentsuse järgi. Minu arust ongi vahe selles, et olles konsulaadi või mõne teise EV välisesinduse töötaja, sa vastutad mitte ainult oma asutuse, vaid Eesti Vabariigi hea maine eest. Sellises situatsioonis on sekretäri vea hind väga suur."

Kas bürootöökultuur Venemaal erineb kuidagi Eesti bürootööst?

"Sellele küsimusele vastamisega jään isegi hätta.... Töötan küll Peterburis, aga tegelikult ju Eesti riigiasutuses ja eestikeelses kollektiivis. Samas tundub kõrvaltvaatajana, et Venemaa firmades oleneb bürookultuur enamuses juhist, mitte selle firma asukohamaast."


Milline on Sinu töökeel hetkel?

"Meie asutuse sisene töö- ja suhtlemiskeel on eesti keel. Kuid olles EV välisesindus peame me asukohariigi inimestega suhtlema keeles, milles nad meie poole pöörduvad. Seega igapäevase töö käigus räägin ma eesti, vene ja inglise keeles."


Mida soovitaksid inimestele, kes mõtisklevad selle üle, kas minna välismaale tööle või mitte?

"Arvan et neile, kes mõtisklevad, kas minna või mitte, ütlen - kindlasti minge! Kui inimene hakkab juba mingisugusele ideele mõtlema ja iseendaga seda võimalust arutama, siis ta on põhimõtteliselt selleks uueks kogemuseks sisemiselt valmis, kuid kardab seda uut ja tundmatut. Aga kartus ei ole meie elu parim nõuandja ja liikumapanev jõud. Me kardame, et mingi asi on raske, aga tegelikult teeb selle raskemaks just meie kartus. Seega, olge julged ja te saate kõigega hakkama! Loomulikult, on positiivseks küljeks uued kogemused, võimalus otseselt ja kohapeal tutvuda teise riigi kultuuriga, igapäevase elu ja õhkkonnaga.

Miinuseks on igatsus kodu ja lähedaste järele. Alguses on seda eriti tunda; pärast aga harjud veidi ja saad suurest igatsusest üle, kuigi igapäevastest kõnedest koju ei saagi loobuda. Ikka on vaja kuulda lähedaste häält, teada kuidas neil läheb ja muidugi ka oma muresid jagada."


Oled ametilt infosekretär, milliste muredega Sinu poole pöördutakse, millist teavet vajatakse?

"Küsimuste spekter on vägagi lai. Põhiliselt tuntakse huvi viisa saamise vastu. Siis küsitakse kuidas ja millega Eestisse reisida saab, kuidas ühte või teist kohta leida ning üldse Eesti elust-olust. Tegeleme ka Eesti elamislubade ja kodakondsuse taotluste vastuvõtmisega. Samuti võtame vastu taotlusi Eesti passi vahetuseks."


Millised kultuurilised erinevused võrreldes Eestiga eriti silma torkavad?

Esimese ja vist kõige tugevama mulje inimeste kultuurilistest erinevustest jättis mulle selline juhtum: esimestel nädalatel peale Peterburisse saabumist, läksin Nevski prospektile jalutama (nende jaoks, kes ei ole veel Peterburis käinud ütlen, et see on üks sellistest põhilistest turismikohtadest, kus praktiliselt iga Peterburi saabunud turist käib jalutamas ja nö linnaelu vaatamas). Ilm oli päris palav ja mul tekkis õudne jäätise isu.

Ostsin endale jäätise, istusin rõõmsalt pargipingi peale maha, vaatasin, kuidas elu mu ümber käib - kõik oli ju uustulnuka jaoks maru huvitav. Ja kui minu väike eine oli edukalt lõpetatud ja ma kavatsesin jäätise ümbrise minema visata, ootas mind päris suur üllatus: mitte kusagil ei olnud prügikasti.... Ma olin täitsa Å?okeeritud.... Vaatasin ringi - maas oli igasuguseid kommi-, jäätise- ja krõpsuümbriseid ning inimestele tundus absoluutselt loogiline ja loomulik visata see kõik lihtsalt tänavale...

Mina kõndisin, ümbris käes, kuni järgmiseni metroojaamani, kogu aeg ringi vaadates, et ehk leidub prügikasti varem... kuid ei.

Nende aastate jooksul, mis ma siin Peterburis olen olnud, on linn muutunud palju puhtamaks ja hoolitsetumaks. Ja ka prügikaste leidub nüüd tänavatel palju tihedamini, aga inimeste mõtlemisviis on oma üldjoontes endine: milleks kõndida praht käes kuni järgmiseni prügikastini? Parem viskan selle minema siis, kui pähe tuleb.

Aga mitte mingil juhul ei saa kategooriliselt väita, et Peterburis on ainult sellised inimesed. Absoluutselt mitte! Enamus inimesi on kõrgelt haritud, intelligentsed ja alati abivalmid, kui näiteks tänava peal pöörduda nende poole palvega näidata või seletada, kuidas mingisse kohta saada või mingit tänavat leida."


Kas läheksid veel mõnda teise riiki tööle, kui võimalus tekiks?

"Peterburgi ma päris elama ei jääks. Hetkel tunnen, et Peterburi on minu jaoks juba teatud mõttes läbi töötatud koht, kust vaevalt saab eneseteostamise mõttes midagi uut ja põnevat. Kui juba mõelda ja rääkida teistest võimalustest, siis loomulikult tahaks kõigepealt Eestisse tulla, kuigi mõnda teise riiki tööle minek ei ole ka välistatud."


Kas sekretäri amet oli Sinu jaoks juhuslik või teadlik valik?

"Ikka teadlik. Olen seda meelt, et just sekretäri töö annab edaspidiseks arenguks ja karjääriks vajaliku kogemuse ja teadmised, kuidas asutus sisemiselt toimib. Aitab omandada inimestega suhtlemise oskusi ja enda jaoks aru saada, kas oled üldse võimeline stressi taluma."


Kas Sinu haridustee toetab ametialast tegevust?

"ülikoolis olen õppinud majandust ja juurat. Loomulikult olen õppimise käigus saanud erinevaid teadmisi, mis on mind ka minu sekretäritöö tegemisel aidanud (meile õpetati muuhulgas ka asjaajamist). Olen põhimõtteliselt veendunud, et juriidiline haridus mõjutab inimese mõtteviisi, aitab paljudele asjadele ja probleemidele vaadata ratsionaalsemalt ja lihtsamini nendega hakkama saada."


Millised on Sinu peamised töökohustused hetkel?

"Tööpäevad ei ole praktiliselt kunagi sarnased. üldiselt kuulub infosekretäri töökohustustesse hulka esinduse telefonidele vastamine; konsuli vastuvõtule taotlejate registreerimine; nootide, kirjade ja teiste dokumentide vormistamine, nende kooskõlastamise ja allkirjastamise organiseerimine, peakonsulaadi üldise e-posti aadressi igapäevane kontrollimine ja sissetulnud kirjadele vastamine; arhiivi haldamine ja korras hoidmine; Eesti kohta infomaterjalide posti teel levitamine; Eesti passi, elamislubade ning viisade vormistamise kohta informatsiooni edastamine; esinduse külaliste vastuvõtmine (vajadusel hotelli broneerimine, transpordi korraldamine jms).Kindlasti tekib ka muid tegemisi, mis otseselt ametikohast ei tulene, aga mis kuuluvad konsulaadi tegevusvaldkonda."


Mis on sekretäritöös parim tunnustus?

"Kolleegide rahuolev meeleolu ja teadmine, et nende rahulikuks ja normaalseks tööülesannete täitmiseks on kõik vajalik ja minust sõltuv õigeaegselt ning korrektselt ära tehtud."


Kas tekib ja rutiin ning kuidas sellest üle saada?

"Oleneb sellest, kuidas oma töösse suhtuda. Alati võib öelda, et iga töö on nüri ja monotoonne, aga minu isiklikul arvamusel on töös, mis on seotud inimestega suhtlemisega, väga raske rutiini ette kujutada. Inimestega suhtlemine on ettearvamatu ja vastates järjekordsele telefonikõnele ei tea sa kunagi, mida inimesel on küsida või öelda, aga sa pead selleks juba ette valmis olema."


Kas sekretäritöös on kohta loomingulisusel?

"Alati leidub kohta loomingulisusele. Isegi sellises - esimesel pilgul loomingut mitte eeldaval ametikohal, nagu sekretär. Sekretäri põhiülesanne on olla teistele asutuse töötajatele abiks, et nende igapäevane töö oleks võimalikult mugav ja häirivatest pisiasjadest vaba. Näiteks - kui ma alles tulin konsulaati tööle, kirjutasid meie viisasekretärid, kes taotlejate viisataotlusi vastu võtavad, meie konsulaadi kontaktandmed käsitsi. Esiteks ei olnud see iseenesest mugav ja teiseks võttis aega, mida võiks protsessi lihtsustamisel kokku hoida ja kasutada viisataotlejate korrektseks ja kiireks teenindamiseks.

Mina seda kõike nähes, tegin enda arust väga lihtsa asja: lõin meie konsulaadi kontaktandmed arvutisse, printisin välja ja jagasin meie "viisanaistele". Neile see leid väga meeldis ja nad olid sellega ise rahul ning tänulikud, et keegi mõtles ka nende probleemide ja tööprotsessi lihtsustamise peale. Varem millegipärast ei olnud keegi selle peale tulnud... See on väga lihtne näide, et alati võib leida isegi oma ameti piirides võimalusi loominguks ja värskete mõtete tekkimiseks."


Mis motiveerib Sind särasilmselt tööd tegema?

"Teadmine, et minu töö on teiste minu kolleegide jaoks tähtis ja nende poolt hinnatav. Arusaamine, et korrektselt, õigeaegselt ja rõõmsa meelega oma töökohustuste täitmine mõjub kolleegide meeleolule positiivselt ning aitab ka neil oma tööga paremini hakkama saada.

Vahel üllatavad meeldivalt kliendid, kes helistavad lihtsalt selleks, et soovida kõike paremat, tänada hea suhtumise ning korrektse teenindamise eest ja öelda, et Eesti külastamine oli nende jaoks meeldiv ning meeldejääv kogemus. Peale selliseid kõnesid tunned ennast nii inimeste, kui ka riigi jaoks eriti vajalikuna."


Kas ja kuidas ennast täiendad, et ametialaselt konkurentsis püsida?

"Praeguseni hetkeni ei olnud otsest vajadust oma teadmisi täiendada - piisas nii saadud haridusest, kui ka töökogemusest, mida konsulaadis töötades olen omandanud. Samas olen alati valmis ennast täiendama ja uusi kogemusi saama."


Kuidas iseloomustaksid head juhti?

"Hea juht on kõigepealt tark, rahulik, enesekindel, avara silmaringiga ja oma valdkonnas kompetentne inimene. Inimene, kes on meeskonnatööks valmis ja oskab oma alluvate arvamusi kuulata ja oma seisukohta argumenteerida mitte ainult sellega, et "ta on juht, ja selle pärast tema arvamus on ainukene ja õige". Hea juht ei sekku ilma vajaduseta tema poolt antud ülesannete täitmise protsessi, vaid teda huvitab, et ülesanne saaks ettenähtud ajaks ära tehtud ja ülejäänu on juba töötaja rida."


Millised isikuomadused ja sisemised väärtused on olulised, et bürootöös edukalt hakkama saada ?

"Ma ei eristaks edukaks bürootööks vajalikke omadusi inimeste tavalistest väärtustest, mille hulgast mina hindan kõige rohkem inimlikust, abivalmidust ja oskust panna enda teiste inimeste olukorda, mitte minna ülbeks ja nina püsti ajada, vaatamata sellele, milliseid on su saavutused professionaalses ja majanduslikus vallas. Kindlasti aitavad hea naljasoon, huumorimeel ja ratsionaalne suhtumine ellu nii bürootöös kui ka igapäevaselt tekkivatest raskustest üle saada."


Millised on olnud suurimad kordaminekud Sinu töös?

"Sellele küsimusele vastaks ma niimoodi, et minu töötulemuste tunnustamine ja kolleegide poolt konsulaadi tööde kordaminekus minu väikese panuse märkamine, on minu enda jaoks üks suur kordaminek."


Kas töö tuleb koju kaasa?

"Otseses mõttes ei tule. Olles riigiasutuse töötaja ma ei saagi tööd kaasa võtta, aga mõttes tuleb töö ikka koju. Vahel, peale eriti pingelist päeva, kui oli palju suhtlemist probleemsete klientidega, jääb hinge kripeldama mõte, et kas ma tegin ikka kõik õigesti või oli probleemil mõni parem lahendus. Ikka mõtled ja analüüsid möödunud situatsioone ja otsid neile parimat lahendust."


Kuidas iseloomustaksid motiveerivat ja mõnusat töökeskkonda ?

"Motiveeriv ja mõnus töökeskkond on minu jaoks arenev ja hästi mobiilne meeskond, kus leidub koht ka iga töötaja loomingulisusele asutuse üldise eesmärgi heaks. Kus tunned, et igaüks on firma jaoks midagi tähtsat teinud ja kolleegid oskavad seda ka hinnata."


Sekretär - kui tööõhkkonna looja?

"Tööõhkkond sõltub enamuses ikkagi juhist, kuid ei tasu ka sekretäri panust firma õhkkonna loomisesse alahinnata. Optimistlikult ellusuhtumisega, naeratav, sõbralik ja abivalmis sekretär aitab ka tööõhkonda positiivselt mõjutada."


Kuidas veedad töövälist aega?

"Lõõgastun tavaliselt sporti tehes. Proovisin mitmeid spordialasid ja nüüd otsustan vastavalt oma tujule ning enesetundele, millega just täna tegeleda tahaks. Vahepeal on tuju jõusaali trenniks, vahepeal aga hoopis Yoga või Pilates'e tegemiseks. Trennid annavad mulle palju energiat juurde ja aitavad ka särasilmselt oma tööülesannetega hakkama saada. Kord või kaks kuus luban endale massaaÅ?i.

Nädalavahetusel üritame kallimaga koos looduses käia ja tihedast linnaelust puhata. Talvel käime suusatamas, uisutamas või lihtsalt looduses jalutamas, suvel aga jalgratastega sõitmas, ujumas ja päevitamas.

Kuna tööpäeva jooksul saan tavaliselt oma suhtlemise isu täis ja koju jõudes ei jää enam telefoniga rääkimiseks jaksu, jääb ka sõpradega suhtumine tavaliselt nädalavahetusteks."

Millest unistad?

"Olen loomult heas mõttes realist, seega minu unistused on tavaliselt pigem plaanid, kui unistused selle sõna tavalises tähenduses.

Une-eelsel ajal mõtlen tavaliselt kuidas järgmist päeva paremini planeerida, et tööl saaks kõik ilusti ja õigeaegselt ära tehtud ning jääks veel aega ning jõudu ka enda harrastusteks ja töövälisteks tegemisteks."


Kus ja kellena näed end 10 aasta pärast?

"Eduka inimesena kõigepealt:) Elu on ettearvamatu ja mine tea milliseid väljakutseid ma ise enda jaoks välja mõtlen ning kus valdkonnas otsustan oma jõudu proovida."


Milline on Sinu elufilosoofia, miski - millest juhindud oma tegemistes?

"Elu elada tuleb mitmekesiselt ja täisväärtuslikult! Alati tuleb edasi areneda ja mitte piirduda saavutatuga. Olge rõõmsameelsed ja inimlikud!"

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

EVR Cargo otsib JUHIABI

EVR Cargo AS

28. juuni 2017

Ebeta otsib BÜROOJUHTI

M-Partner HR OÜ

24. juuni 2017

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine