Terje Mäesalu: "Olen võtnud oma südameasjaks oma töötajaid hoida ja kaitsta"

Ametikõrgendusele reageervad inimesed erinevalt. Kes võtab pakkumise hurraaga vastu, kes vajab aega järelemõtlemiseks. Haridus- ja Teadusministeeriumi asjaajamise talituse juhataja Terje Mäesalu mäletab, et temal läksid esialgu jalad nõrgaks.

"Ma ei maganud terve nädala korralikult, mõtlesin kogu aeg, et kas saan hakkama. Kuigi asutus ja töövaldkond olid tuttavad, hirmutas just suurema vastutuse võtmine mind kõige rohkem. Teisest küljest olin uhke, tänulik ja rõõmus, et minu panust väärtustatakse ja minu püüdlusi on tähele pandud. Südames siiski muretsesin, et kuidas olla juhiks samas talituses, kus ma seni eksperdina tööd tegin. Näiteks kartsin oma esimest koosolekut talituse juhatajana. Nüüd võin aga öelda, et minu hirm oli asjata ja mind võeti suurepäraselt vastu. Nii asjaajamise talitus kui ka terve osakond aitasid mul uude ametisse sisse elada. Tundsin, et maandun nn pehmele padjale. Mind on organisatsioonis väärtustatud, minu arengut on toetatud."

Tänaseks päevaks on Terje bürootöö valdkonnas tegev olnud juba peaaegu 10 aastat. 1996 aasta augustis, kaks kuud pärast Tartu ülikooli lõpetamist, kutsuti teda Tartu Lasteteatrisse sekretäriks. Bürootöötaja amet oli Terje jaoks juhuslik valik, alguses mõtles ta koguni, et asjaajamise valdkond ei ole tema jaoks. "Aja jooksul hakkas aga bürootöö järjest rohkem huvi pakkuma. Sealt sai ka alguse kindel soov end selles valdkonnas täiendada ja juurde õppida." Terje on veendunud, et igaüks on oma õnne sepp: igaüks meist saab aidata iseennast, siis aitavad sind teisedki. "Mulle meeldib inimeste käitumist jälgida, seda analüüsida. Minu ümber on inimesi, kellelt on väga palju õppida. Väärtustan väga neid inimesi, kes on avatud uuele, kelles on "säde"?, kellega lävimine rikastab ja innustab."?

Pärast Tartu Lasteteatris töötamist, asus Terje 1998.aasta juunis tööle Kõrgema Usuteadusliku Seminari sekretärina. 2001.a kevadel tundis ta, et senine töö teda enam ei rahulda ja ta hakkasin otsima uusi väljakutseid. "Miks? Töös tekkis rutiin. Tahtsin sellest läbi murda ja edasi minna. Saatsin mitmesse firmasse oma CV, kuid ei leidnud sobivat töökohta. Sama aasta juulis ilmus ajalehes Postimees kuulutus, et Haridusministeerium otsib avaliku konkursi kaudu töötajaid erinevatele ametikohadele, sealhulgas otsiti asjaajamise talituse eksperti. Kuigi mul ei olnud täpset ettekujutust, millega ekspert peaks ministeeriumis tegelema (töökuulutuse juures oli vaid lühikirjeldus), otsustasin siiski kandideerida.

Augustis 2001 saigi minust ametnik. Ministeerium oli just Tartusse kolinud ja ees ootas ääretult huvitav ning palju pühendumist nõudev aeg. Tänaseks on minu tööks ministeeriumi asjaajamise talituse juhtimine. See amet on kaasa toonud suurema vastutuse, rohkem kohustusi, väljakutseid ja arenguvõimalusi."

Haridus- ja Teadusministeeriumis (HTM) töötab ligikaudu 150 inimest, allasutustega kokku pea 300 inimest. Haridus- ja Teadusministeeriumi peamiseks ülesandeks on tagada haridus-, teadus-, noorte- ja keelepoliitika sihipärane ja tõhus areng ning teadus- ja arendustegevuse kõrge tase ja konkurentsivõime. Ministeeriumi asjaajamise talitus koosneb Terje sõnul väga erineva vanuse ja mõttelaadiga töötajatest. "Leian, et see on hea. Arvamuste paljususe keskel on küll raskem otsust langetada, kuid samas võin olla kindel, et oleme kõik võimalused läbi kaalunud."?


Millised olid Sinu esimesed raskemad tööülesanded?

"Kõigepealt panna meeskond enda kui uue juhiga, koostööd tegema. Teiseks kindlasti arenguprogrammi "Sekretärist assistendiks"? läbiviimine koostöös personalitalitusega, selle eesmärgiks on sekretäride kompetentsuse, pakutavate teenuste ning tegevuse kvaliteedi tõstmine ehk siis sekretäritöö viimine sisult uuele, assistendi töö tasemele. Kolmanda ülesandena meenub uue sekretäri valimine ja töölevõtmine. Kokkuvõttes võib öelda, et esimesest hirmutundest üle saades, hakkasin usinasti ametit õppima. Kohe oli ju vaja selgeks saada, mida on tehtud, millega võiks edasi minna ja mida muuta. Mul oli ja on siiani palju ideid kuidas edasi liikuda."?


Kas sekretäridel Sinu alluvuses on kergem töötada, sest omad ise ettekujutust, et see võib olla päris raske töö?

"Näen, et neile meeldib minuga koostööd teha. Ma usun, et mõistan nende tööalaseid muresid , sest olen ise seda tööd teinud ning tean kui stressirohke ja väsitav see võib vahel olla. Seepärast suhtun nende muredesse täie tõsidusega. Olen võtnud oma südameasjaks oma töötajaid hoida ja kaitsta, muresid kuulata ja vajadusel abistada. Teen koostööd inimestega, kes on ääretult pühendunud, laialdaste teadmistega ning tõelised spetsialistid oma valdkonnas.

Kipun õhtul uinudes mõtisklema selle üle, kuidas ühel või teisel sekretäril läheb. Näiteks täna oli ühel kolleegil esimene protokollimine, teisel ääretult tihe töögraafik ja kolmas haige, mistõttu pidid kõik teised muuhulgas ka teda asendama jne. Olen veendunud, et sekretärid on asutuse süda, neil on täita asutuses väga tähtis roll. Tsiteerides vahetu ülemuse Jaan Laidmetsa mõtet: "hea sekretäritöö on nagu vereringe, ilma milleta keha lakkab töötamast"?. Õnneks on hakatud järjest rohkem bürootööd väärtustama ning mõistma asjaajamise tähtsust."


Kas töötamine büroos on erinev suures (riigi) ettevõttes võrreldes tööga väikeses (era) firmas?

"Arvan, et suure ja väikese asutuse bürootöö on erinev. Ministeeriumi sekretäridel on suur töökoormus. Igal sekretäril on teenindada mitu osakonda, millele lisandub veel asekantslerite teenindamine. Samas peavad nad olema kursis ka kõigi teiste osakondade tööde ja tegemistega. üksteist asendades peavad nad oskama kodanike kõnedele vastata ministeeriumi igas valdkonnas või siis vähemalt teadma, kes antud teemaga tegeleb. Igal aastal käib meie talituses praktikal mitmeid õppureid (peamiselt Tartu Kutsehariduskeskusest, Tallinna Majanduskoolist ning Sisekaitseakadeemiast), kes kõik on olnud ühel arvamusel - praktika ministeeriumis on andnud neile suurepärase sekretäritöö kogemuse selle valdkonna erinevates tahkudes."


Kui tähtis on üldse organisatsioon, kus töötada?

"Tähtis on teha tööd, mis tõeliselt meeldib. Oma kogemuse põhjal võin öelda, et töötamine suures kollektiivis on andnud mulle väga hea suhtlemisoskuse, oskuse teha koostööd erineva tasandi ametnikega ning väga hea pingetaluvuse. Suurem asutus annab ka rohkem võimalusi karjääriredelil edasi liikumiseks."

Millised on Sinu peamised töökohustused hetkel? Mis on raskeim/keeruliseim?

"Asjaajamise ja dokumendihalduse arendamise korraldamine HTMis ning üldkoordinatsioon ministeeriumi valitsemisalas; juurdepääsupiiranguga teabe ja teabenõuete menetlemise korraldamine ja koordineerimine; sümboolika ja rakendustrükistega tegelemine; valdkonna eelarve planeerimine; teenusstandardite (avalikud teenused) väljatöötamise korraldamine oma valdkonnas, tõlketeenuse ja keelekorrektuuri tellimise korraldamine; protokolliteenuse korraldamine, erinevate koosolekute/nõupidamiste protokollimise korraldamine/ vastavate regulatsioonide väljatöötamine/täiendamine; välisveebis asjaajamise valdkonna info ajakohasena hoidmine - avalik dokumendiregister, asjaajamise valdkonna lepingute haldamine, suhtlemine lepingupartneritega; praktikate kureerimine - koostöö erinevate õppeasutustega; asjaajamise talituse töö korraldamine; sekretäride töö korraldamine - värbamine, edutamine (atesteerimised), arenguvestlused, assistentide arenguprogrammi arendamine; ametijuhendite välja töötamine/vajadusel täiendamine; valdkonna tööplaani koostamine ja tegevuste rakendamine; valdkonna koolituste läbiviimine nii HTM-i kui valitsemisala asutuste töötajatele; talituse koolitusvajaduste kaardistamine.

Minu töö on huvitav ja täis uusi väljakutseid. Kõige keerulisemaks pean kuidas aega planeerida ja kõiki neid erinevad tegevusi omavahel loogilisse seosesse panna."


Millised on olnud suurimad kordaminekud Sinu töös?

"Olen tohutult õnnelik, et asjaajamise talitus teeb head koostööd. Meie ühiseid pingutusi on märgatud ja esile toodud. See, et kogu talitus tahab teha tööd ja pingutada ühise asja nimel, on minu jaoks praegu suurim kordaminek."


Kas töö tuleb koju kaasa ?

"Jah, esimesed kolm kuud iga päev ja nädalavahetused ka. Väsisin kohutavalt ära. Nüüd otsustasin, et põhimõtteliselt ei võta tööd koju. Võtan aega perega olemiseks ja nii tunnen ennast ka töö juures paremini."


Kas tekib ja rutiin ja kuidas sellest üle saada?

"Käesoleva aasta augustis täitub minu viies tööaasta Haridus- ja Teadusministeeriumis. Arvan, et ma ei ole lasknud oma töös rutiinil tekkida. Olen alati püüdnud tööd mitte lihtsalt ära teha, vaid teha seda läbimõeldult ja korralikult, seoseid luues. Uurin miks ja milleks ma midagi teen ja kuidas minu tegevus aitab kaasa asutuse eesmärkide elluviimisele. üritan näha üldist ja ka üksikut üldises."


Kas sekretäritöös on kohta loomingulisusel?

"Kindlasti. Sekretäritöös on palju määratletud tegevusi ja on ka loomingulisust. Sekretärid näevad asutuse kitsaskohti, neil on võimalus kaasa rääkida, ettepanekuid teha. Sekretär on ju ka ruumikujundaja, sünnipäevakaartide meisterdaja, ühisürituste ideede väljapakkuja, kohvilaua katja... Meie asutuse sekretär on oma valdkonna spetsialist ja teeninduspiirkonna perenaise rolli täitja."


Milline on Sinu töös parim tunnustus?

"Minu alluvuses olevate sekretäride motiveeritus tööd teha ning teiste südamest tulev kiitus asjaajamise talitusele hea töö eest."


Mis motiveerib Sind särasilmselt tööd tegema, millest sõltub tööga rahulolu?

"Mina sean endale ise eesmärgid, motiveerin ennast ise. Mind motiveerib armastus oma töö vastu, samuti sekretäride tahe teha tööd ühtse meeskonnana ja tagasiside nende heale tööle."


Kuidas iseloomustaksid head juhti?

"Kui olin sekretär, siis ootasin juhilt enesekindlust, selgeid eesmärke ja toetust oma tegevuste elluviimisel. Mind motiveeris juhi enda motiveeritus tööd teha, oskus selgitada, miks mingeid asju tegema peab, väljendada oma ootusi, tema õiglustunne ja usaldusväärsus. Mulle meeldis väga, et sain juhiga arutelda tööalastel teemadel, küsida nõu ja saada tagasisidet. Samuti oli mulle meelepärane see, et sain piisavalt vabadust tegutseda iseseisvalt, samas oma tegevusi juhiga alati kooskõlastades.

Nüüd olles ise juht leian, et ootama jääda ei ole mõtet, tasub ise oma vahetu juhiga kokku leppida selles, kuidas koostööd teha. Miks? Näen omast kogemusest, et kui isegi väga püüda, ei pruugi alati kõike tähele panna. Soovitan sekretäril julgelt endast märku anda."


Millised isikuomadused ja sisemised väärtused on olulised, et bürootöös edukalt hakkama saada?

"Iseseisvus, väga hea analüüsivõime, diskreetsus, suur kohusetunne, hea suhtlemisoskus, lugupidav suhtumine tööandjasse, kiirus, täpsus, pingetaluvus. Sekretär peab oskama ennast kehtestada ning hoida asutuse sisekliimat stabiilsena."


Mida soovitaksid sekretärile, kes tunneb, et tema tööd ja rolli ei väärtustata?

"Palju sõltub sekretärist endast. Mina soovitan rääkida sellest oma ülemusega, põhjendada oma arvamust ja teha kindlasti ettepanekuid olukorra muutmiseks. Pettumuse endas hoidmine ainult halvendab olukorda. Virisemine ja sapised märkused viivad teised endast veelgi kaugemale."

Kuidas iseloomustaksid motiveerivat ja mõnusat töökeskkonda ?

"Heatahtlik, edumeelne, ühiste eesmärkide täitmisele suunatud meeskond. Selle saavutamiseks peab kogu meeskond panustama. Meie töös on koostööl väga tähtis roll. Asjaajajate tegevused on omavahel väga tihedalt seotud, need toetavad üksteist. Näide: ministeeriumi poole pöördunud kodanik algatab probleemi, teda toetab infosekretäri asjatundlik suunamine, ametniku algatusel produtseeritakse dokument, mille vormilist korrektsust jälgib teeninduspiirkonna sekretär, toimetamine jõuab eksperdini kes viib vormistuse lõpuni ja suunab dokumendi töösse, arhivaarini jõuab dokument selle aktiivse elukäigu möödudes. Kui nüüd kodanik hiljem esitab päringu sama asja kohta info saamiseks suunab infosekretär ta otse arhivaari poole, kes oskab nõustada ja vajadusel väljastada vajalikku informatsiooni."

Sekretär - kui tööõhkkonna looja - Sinu kogemus?

"Sekretäril on tööõhkkonna loomisel suur roll. Tema hea suhtlemisoskus, enesekindlus, iseseisvus teenindamisel on määravaks nii siseklientide kui ka välisklientide hoiakute kujunemisel."


Kuidas veedad töövälist aega, kuidas lõõgastud ?

"Armastan väga lugeda, perega koos olla, looduses jalutamas käia."

Millest unistad?

"Jah, alati millestki unistatakse. Tunnen hetkel, et minu elu on paika loksunud. Mul on suurepärane mees, imearmas laps, tõeliselt kallid ema, vend ja õde peredega, head sõbrad, ilus kodu, töö, mida ma armastan ning mõnus kollektiiv."


Kus ja kellena näed end 10 aasta pärast?

"Näen ennast samal ametikohal laialdaste teadmistega spetsialistina ning targa juhina."


Milline on Sinu elufilosoofia, moto, miski - millest juhindud oma tegemistes?

"Ära mõtle, mis sul kõik olla võiks, ole õnnelik selle üle, mis sul olemas on. Kuula ja pane tähele! Elu on täis võimalusi, õpi neid ära tundma ja neist kinni haarama."

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine