Kes on süüdi, kui sekretäril on igav?

Sekretäri ametinimetus tuleks töölepingus muuta valvuriks, pakub sedasama ametit pidav töötaja. Sekretar.ee foorumi kommenteerijate kogemusel tähendab paljude sekretäride jaoks tööpäev sisuliselt telefonivalves istumist. Võrdlus valvuritööga on seega üsna tabav.Sekretar.ee foorumis vaieldamatult populaarseim teema - nii vaadatavuselt kui kommentaaride arvu poolest oli küsimus - kas teil igav ei ole?

Igavus sunnib töökohta vahetama

Teemaalgataja kurdab, et tal on kohe nii igav, et ei leia sõnu. Et 8 tunni peale päevas jagub töist asjatamist vaid kolmeks ja ülejäänud aeg tuleb mööda saata MSN?´is ja internetis. üks saatusekaaslane lisab, et temal juba teine töökoht, kus igavus kummitama kipub. Lisaks sellele, et töölaua taga igavlemine õhtuks vaimu nii ära väsitab, on reaalne oht ka kehakaalule soovimatud liigkilod turjale saada, teab üks kommenteerijaist oma kogemusest rääkida. Sedasama igavust on toodud tööandjale ka põhjendusena firmast lahkumisel.

Loomulikult leidus ka kommentaare, kus sellise probleemi püstituse üle imestust avaldati, aga tundub, et mure ei ole siiski mitte lihtsalt pastakast välja imetud.Et tegelikult leidubki inimesi, kes oma töökohal erilist rakendust ei leia ja kes ise ka selle tõttu häirtud on. Samal ajal kui suur osa töölkäivatest inimestest otse vastupidise paratamatusega päevast - päeva võitleb. Traditsiooniline tööpäev jääb lühikeseks, et kõige vajalikuga valmis saada ja lisa tuleb näpistada ajast, mis peaks lõõgastuseks ja puhkuseks jääma.


Istu nagu kartsas

Sekretäri ametit pidav igavlev

Heli
kirjeldab oma päeva nii: "Mida ma siis teen tööl? Joon palju kohvi, kolan internetis, vahel tuleb pisut tööasju ka ajada, aga üldiselt ei tee midagi niisugust, mille pärast oleks mõtet tööl käia. Täielik infopuudus on ka - sekretär nagu peaks teadma, mida firmas tehakse, aga ei tea, kuna keegi midagi ei räägi ja kui küsid, öeldakse, et ära päri, see on saladus. Nii ma siis istungi päevad läbi nagu kartsas."?

Mida juhid sellest arvavad

Toomas Tamsar
, Pärnu Konverentside juht ja ühe sekretäri ülemus, saab suurepäraselt aru, kui inimesi igavus närviliseks teeb. Ta on nõus ka nentima, et eelkõige on sellise olukorra tekkes juht süüdi. "Aga mitte ainult. Peaaegu alati on firma majapidamises asju, mis on laokil, vanast ajast pooleli või tegemata. Sekretär peaks suutma vaadata lahtiste silmadega ringi - nagu koduski. Ja nagu koduski, juhtub harva nii, et inimestel, kellel on igav, on asjad väga heas korras. Tegevusetus sünnitab tegevusetust, nii nagu ka tegutsemine tekitab tööd üha juurde."?

Tamsar usub siiski, et enamasti on juhid võimelised nägema küll sekretäris potentsiaali rohkemaks kui vaid kohvi-telefonineiuna tegutsemist. "Aga pole aega tähele panna. Ja selge on see, et kui inimene ise igavleb, seda vähem on juhil huvi sellise inimese potentsiaali näha."? Tamsar soovitab sekretäril ise initsiatiivi üles näidata küsides otse juhilt - ma teeksin selle ja tolle ära, mis sa arvad? "Ja kui ülemus vastab, et tal ükskõik, siis oled tõesti vales firmas."?

Margus Mikk
, Hynday Motor Baltic?´u tegevjuht jõudis foorumis püstitatud temaatikat lugedes järgmist mõteteni."?Usun et väga hea ülemus märkab, kui sekretäril on igav ja liiga väike koormus. Usun, et hea ülemus pigem märkab - kuigi palju oleneb ka sekretärist, kas ta tahab, et märgatakse tema liigset vaba aega või mitte."?

Mikk tõdeb, et ülemus, kes on inimese palganud lihtsalt telefonile vastama, ilmselt ei märkagi, et sekretäril on liiga palju vaba aega ja sellise ülemuse juurde tuleb kindlasti ise minna.

Samas teab Mikk, et sekretäri töökoormuse tõstmine ja lisaülesannete võimalused sõltuvad väga palju ettevõttest. "?Igas firmas on perioode, kus personali on kas liiga vähe või justkui liiga palju. Alati on probleeme tööülesannete jagamisega. Kui firma juht tegeleb aktiivselt igapäevaste operatiivküsimustega, võibki tekkida olukord, kus talle tundub kõik korras olevat ja ta pigem laseb sekretäril natuke rohkem logeleda, kui hakkab talle lisa ülesandeid otsima (sest see kulutab liigselt ülemuse niigi vähest ajaressursi."?

Mikk näeb ka tänaste ülemuste põhiprobleemi - usaldamatust kõigi vastu. Sellest tulenevalt kiputakse parema meelega ise asju ära tegema, kui neid delegeerima. Mida siis teha? Mikk soovitab sekretäril püstitada iseendale küsimuse - "?kas olla kohvi-telefoni-faksi neiu või olla sekretär-juhi abi"?. Kui vastus olemas, siis tuleb ka vastavalt tegutseda. "?Kui valik langes teise variandi kasuks, tuleks natukene kaardistada oma ülemuse käike-tegemisi ja leppida kokku aeg arenguvestluseks,"? soovitab Mikk. Viimase eesmärgiks peaks tema sõnul olema osade ülemuse poolt tehtavate tööde enda peale võtmine. "?Kasvõi igal hommikul juhi kabinetti sisenedes tema päevaplaanide arutamine, nende kommenteerimine ja oma arvamuse esitamine,"? toob ta näiteid.

"?Samas on usaldus asi, mida töölepinguga ei saa, see tuleb välja teenida,"? on Mikk veendunud. "?Hea sekretär on juhi - kui tegemist on meesjuhiga - elus ilmselt olulisem, kui ta oma naine. Sest hea sekretär teab päevaplaane, planeerib kohtumisi, suhtleb äripartneritega, hoiab korras nii tööalast kui isiklikku kirjavahetust, tegeleb väikeetevõtte personaliga, osaleb kohtumistel jne. Neid ülesandeid on veelgi ja need kõik on seotud usaldusega."? Mikk nimetab tõeliselt head sekretäri juhi kaitsekilbiks, filtriks, mis annab juhile võimaluse juhtida oma aega ja mitte tegeleda pisiasjadega.

üldiselt tõdeb Mikk aga paradoksi, et enamus meist viriseb, kui on vähe tööd ja teeb sedasama, kui on palju tööd. "?Aga üldjuhul on virisemine muidugi rahuolematuse märk. Samas tundus foorumit lugedes, et enamus neist rahulolematuteist ei ole ülemusega asjast rääkinud - seega ei ole nad olukorra parandamiseks ka midagi teinud.

Jõua selgusele, mida sa ise teha tahaksid. Ja siis tegutse!

Raili
on juhiabina töötanud veidi rohkem kui aasta. Enne seda tegutses ta pea neli aastat teeninduse valdkonnas. "Pidevalt tuli suhelda erinevate klientidega - sõbralike, kannatamatute, naeratavate ja kiuslikega. Sain hea kogemuse inimsuhetest, hea eneseväljendusoskuse ja pideva "mõtte liikumise" - kuidas käituda nii, et säiliks kliendi rahulolu."

Töökohta vahetades unistas Raili väikefirmas töötamisest. "Vähem inimesi, vähem muresid ja stressi. Kontoris ootas mind ees vaid neli inimest ja algusfaasis kulus mingi aeg mõistmaks mida, kuidas ja kui palju teha tuleb. Kuna töövaldkond oli hoopis teine, siis sisseelamine võttis aega.

Minu ülesanneteks sai nagu enamus juhiabidel- sekretäridel ikka, dokumentide korrashoid, arhiveerimine, kirjavahetus, koosolekute ettevalmistamine, telefonikõnedele reageerimine, personalitöö, kontori korrashoid ja hubasuse loomine, aga ka sünnipäevade, suvepäevade, jõuluõhtusöögi korraldamine."

Umbes poole aasta möödudes tundis Raili, et aega hakkab üle jääma. Ta märkas end internetis surfamas ja MSN?´is sõpradega muid asju ajamas. "Ei saa öelda, et mu oleks töö sellepärast tegemata jäänud, sain kõigega hakkama. Lihtsalt koormus oli võrreldes eelneva tööga väiksem, inimesi ja vastutust vähem. Oli päevi, kus pidin terve päeva veetma kontoris üksinda ja see oli mulle harjumatu. Öeldakse, et kui aega on liiga palju, jäävad mitmed asjad tegemata. Inimene on loomult laisk ja see laiskus tahtis ka mind nakatada. Õhtu kätte jõudes valdasid mind süümepiinad, et oleks pidanud ikka rohkem tegema - kasvõi arhiveerimisega tegelema, mis just mu lemmikala ei ole. Koju minnes mõtlesin alati, et ma peaks ju ometi rohkemaks võimeline olema (keeled suus, noor ja terve inimene)."

Kuu aega tagasi sattus Raili kätte Tiina Saare raamat: "Karjääri keerdtrepp". "Lugesin ja mõistsin, et on viimane aeg midagi ette võtta. Püüdsin jõuda selgusele, mida ma kõige enam teha sooviksin, milline töö annaks mulle lisaenergiat. Sain aru, et endiselt vajan ma rohkem suhtlemist, enam vastutavamaid ülesandeid, millega olin oma eelnevas töökohas harjunud ja rohkem liikumist kontorist väljaspool. Panin paberile kirja - mis on muutunud peale minu tööleasumist selles kontoris ja mida peaks/võiks veel muuta. Milles peaksin end täiendama? Kuidas muuta kontor veelgi hubasemaks, sealjuures töö efektiivsemaks?"

Raili võttis julguse kokku ja läks ülemuse jutule, kes ta heal meelel vastu võttis. "Rääkisin oma uutest ideedest ja soovidest. Kõik lahenes, nii minu jaoks ja loodan ka tööandjale kasutoovalt. Minu ideed võeti hästi vastu ning lähitulevikus ootab ees kontori miniremont, sain ülesandeks tegelda hinnapakkumiste järelpärimistega, sügisest saan end täiendada inglise ärikeele kursustel, samuti hakkasin tegelema pisemate tõlketöödega. Vabamatel hetkedel püüan aega sisustada raamatu lugemise ja analüüsimisega, hetkel on pooleli Malcolm Gladwelli " Silmapilk". Ma ei tohiks mitte pisutki nuriseda, sest sain ka palgalisa, kuna minu tehtud tööd hinnati igati positiivselt."

Raili usub, et iga töö nõuab pidevat fantaasiat, et see oleks huvitav ja rahuldustpakkuv. "Kust seda ammutada - selleni peab igaüks jõudma ise. Sealjuures arvan ma, et oluline on nii positiivne kui ka negatiivne tagasiside tööandjalt. Mõlemad ärgitavad meid edasi tegutsema ja midagi muutma. Muutus on aga edasiviiv jõud, millega kaasneb pidev areng ja rahulolu iseendaga."

Süüdlast häbiposti naelutada sel teemal ilmselt ei õnnestugi. Ja kas seda tegelikult ka vaja on. Nii artiklis arvamust avaldanud juhtide, kui ka kunagi igavust tundnud sekretäri sõnum on ju ühene. Ise tuleb olla aktiivne ja leida võimalusi enese paremaks rakendamiseks. Ei ütle ülemus reeglina ära lisa abijõust ning ennast vajaliku ja kasulikuna tundev sekretär on kindlasti rahulolevam ja motiveeritum. Küll siis tuleb õnn ... ja palgalisagi. Ja kui mingit reaktsiooni igavuse probleemile juhilt ei tulegi, siis vaata tööturul ringi - kindlasti on ettevõtteid, kus osatakse tegutseda tahtvat sekretäri paremini hinnata.

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine