Mida on vaja suurepärase nõupidamise läbiviimiseks? Lihtne vastata, raske teha

Tulemuslikuks koosolekuks piisab lihtsatest teadmistest ja ebaõnnestumistest õppimisest. Nõupidamisteave on praegu kergesti kättesaadav ja oma probleeme teatakse ning arutatakse ka piisavalt, kuid ikkagi ei olda alati oma koosolekutega rahul.

Praktilist nõupidamiskoolitust tehes olen märganud kahte asja. üks on, et koosoleku läbiviijatel puuduvad tihti teadmised selle kohta, millal on nõupidamine vajalik, keda sinna kutsuda, mida teha, kui keegi käitub häirivalt.

Teine on, et teatakse küll, kuidas peaks nõupidamist läbi viima, kuid tegelikult ei usuta, et kaaslastega nõu pidamine võib olla väärtuslik ja aidata edasi liikuda kiiremini ja kaugemale.

Vajalik või mitte?

Alustada tuleks otsusest, kas nõupidamist ikka on vaja või on sama eesmärgi saavutamiseks kiiremaid ja odavamaid viise. Lisaks eesmärgile on selgust vaja ka oodatava tulemuse osas. Edasi tuleks vaagida, keda nõupidamisele kutsuda. Kriteeriumiks on seotus päevakorraga ja optimaalne osalejate arv lähtuvalt eesmärgist.


Kuidas osalejaid nõupidamiseks ette valmistada?

Näiteks sobib kutse vormis e-kiri eesmärgi sõnastamise ja mingi küsimusega, millele osalejatel oleks juba enne nõupidamist soovitav mõelda.

Juba ühistes mängureeglites kokkuleppimine ja nõupidamiskultuuri kujundamine nii, et neist ka kinni peetakse, võib aidata oluliselt kokku hoida koosolekutele kuluvat aega ja energiat. Kui sellele lisaks panustada korralikult enda, osalejate ja keskkonna ettevalmistusse, siis on rahuldav tulemus väga tõenäoline.

Mõne probleemi arutamine kolleegidega võib kulutada hulganisti aega ja energiat ning tekitada tugevaid emotsioone, lõppedes samas ikkagi otsuseta või otsusega, mida ellu ei viida.

Juhi jaoks võib seetõttu olla väga ahvatlev otsustada üksi ja kiiresti või teha pärast otsustamist lobitööd, et siis koosolekul varem otsustatu ühise otsusena vormistada. Ebaedu puhul vastutab juht üksi.

Kui taotluseks on suurepärased nõupidamised, siis on vajalik, et kohale tulnud üksteist usaldaks, et valitseks veendumus, et just kohalolijad on need, kes asja ära otsustavad või ellu viivad. Samuti usk sellesse, et arutelu käigus sünnivad paremad ideed kui üksi mõeldes. Nõupidamise mõte on ära kasutada eri huvide ja teadmistega inimeste potentsiaal. Kui see õnnestub, siis sünnib sellest protsessist boonusena hulk rõõmu ja energiat, mis omakorda toidab efektiivsustunnet, süvendab ühtsust ja suurendab omavahelist usaldust.

Nõupidamiste tulemuslikuks muutmisel tasub alustada eelpoolmainitud väikestest sammudest, mis viivad väikeste tulemusteni. Nende kogemine aitab teha järgmisi samme ja kasvatada tulemusi.

Asjalik nõupidamine

Nõupidamise õnnestumiseks tasub meeles pidada:

"¢"¢ Hea õhkkonna loomine alguses võtab aega vaid mõne minuti ja säästab seda hiljem."¢"¢ Alusta ja lõpeta nõupidamine alati kokkulepitud ajal."¢"¢ Esimesel nõupidamisel jõua osalistega kokkuleppele nn mängureeglite osas."¢"¢ Lepi kokku, kes mida teeb: kes juhib sisulist ja/või tehnilist poolt, kes protokollib."¢"¢ Alustuseks lase igalühel öelda midagi teema või eesmärgiga seonduvat, nt mis kasu on olnud viimati tehtud otsustest/kokkulepetest või mis ootustega täna tulin, vms."¢"¢ Päevakord koosta koos osalejatega, hiljem sellele toetudes pea silmas, et alustada ja lõpetada tasub mõne meeldiva ja/või lühema punktiga."¢"¢ Märka häirivat käitumist ja tee midagi selle korrigeerimiseks."¢"¢ Jutupauniku ohjeldamiseks küsi konkreetset näidet või ettepanekut ning täna teda ja küsi joonelt kellegi teise arvamust."¢"¢ Vaikiva osaleja puhul anna talle aega olla ja tunda end asjaosalisena, märka hetke, mil ta tahab midagi öelda ja küsi, mis ta mõtleb."¢"¢ Kritiseeriva osaleja puhul küsi temalt, mida asja parendamiseks ette võtta, selle asemel, et lasta end ahvatleda kõikidele tema küsimustele ja kriitikale vastama.

Osale arutelus

  • Siret Ristmägi

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

ÄRIPÄEV AS otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

28. september 2018

Teabevara