Automaatse meilivastuse kasutamine heaks tavaks

En

amasti teab töötaja töölt eemalviibimisi ette ning siis on oluline meeles pidada, et ta sellest ka kliente, partnereid ja kaastöötajaid teavitaks.

Hea viis seda teha on panna oma kirjakastile peale automaatvastaja (automaatvastus, out-of-office-assistant, autoreplay), mis teavitab kirja saatjat adressaadi äraoleku ajast ja asendajast, kes vajadusel lahendusi leiab.

Mõned ettevõtted on oma klienditeeninduse standardites võtnud endale kohustuse vastata kliendi kirjadele teatud aja jooksul ja reklaamivad seda ka oma klientidele. See, kas firma töötaja töölt ära olles automaatvastajat kasutab, sõltub paljuski firma töökultuurist.

Sageli võib kirjadele vastamise kiirus olla aga mõjus konkurentsieelis. Seega on töötajal lubamatu jätta automaatvastus oma äraolekul peale panemata.

Tavapärasem viis on anda kirjakastile käsk, et kõik saabuvad kirjad saavad standardse vastuse. Sõltuvalt töö iseloomust on võimalik kasutada erinevaid automaatvastuse seadistusvariante. Näiteks saab vastuse saata vaid konkreetsetele adressaatidele või anda käsu suunata saabunud kiri asendajale edasi ja kirja saatjale lähetada selle kohta info. Võimalik on, et automaatvastust ei saadeta neile kirjadele, mis on koopiana kellelegi teadmiseks saadetud.

Kui on siiski juhtunud, et kontorist väljasoleku abimees on meelest läinud või töötaja haigeks jäänud, on võimalik paluda firma IT-töötajal mure lahendada ning automaatvastus tööle lülitada.

Kindlasti ei saa häid äritavasid järgiv ja hea klienditeenindusega ettevõte endale lubada, et nende kliendid ja koostööpartnerid mõne töötaja puudumise tõttu unarusse jääksid. Seega võiks sellistes organisatsioonides automaatvastaja kasutamine olla kõigile töötajaile kohustuslik.

Automaatvastaja kasutamine saamas loomulikuks normiks

Silver Vohu

Eesti Panga avalike suhete büroo

Automaatvastuste kasutamine on Eesti Pangas normiks saamas. Osadel ametikohtadel (näiteks ajakirjanikega suhtlevad töötajad) on see elementaarne ja üle 24tunniste eemalviibimiste puhul lülitatakse sisse teade asendaja kontaktide ning töötaja naasmise kuupäevaga.

Teate kasutamine võimaldab rahuliku südamega puhata ja mitte muretseda kiiret reageerimist nõudvate e-kirjade pärast.

Samas kujutab automaatvastus endast ka ohtu, kuna rämpsposti saatjad saavad selle kaudu kinnituse, et antud aadress on aktiivne.

automaatvastuse sisselülitamise võib teha töötajaile kohustuslikuks

  • tagamaks, et töötajad automaatvastuse töösse rakendaksid, saab näiteks lisada vastava klausli töölepingusse kohustuse saab panna kirja töötaja ametijuhendisse, töösisekorraeeskirjadesse, ka töölepingusse
  • puhkuse või lähetuse vormistamisel on avaldusel meeldetuletav kiri automaatvastaja kasutamise kohta
  • firmas peaks olema kindel inimene, kes kontrollib, kas töötaja on oma äraolekul automaatse teate rakendanud
Kui firma jaoks on oluline, et töö sujuks ning kliendid, koostööpartnerid ja kaastöötajad saaksid oma küsimustele kiireid vastuseid, peaks automaatvastaja kasutamine äraolekul olema kohustuslik kõigi töötajate jaoks.

Allikas:

Äripäev

Osale arutelus

  • Marit Antik

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Ebeta otsib BÜROOJUHTI

M-Partner HR OÜ

24. juuni 2017

EVR Cargo otsib JUHIABI

EVR Cargo AS

28. juuni 2017

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine