Dokumendihalduse korraldus (1)

"Organisatsiooni kultuur - kujutab endast väärtuste, normide, hoiakute ja põhimõtete kogumikku, mis kujundab organisatsiooni igapäevast tegevust, ka asjaajamist.

Asjaajamiskultuur on üheks osaks organisatsiooni kultuurist, see mõjutab juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja juhtimistöö efektiivsust. Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib hulgaliselt dokumente, mis sisaldavad informatsiooni ja mida tuleb töödelda ning hallata. Osa informatsioonist on oluline, osa mitte. On, mida hävitada ja on, mida säilitada..."

Nii alustasin sekretar.ee-s artiklit dokumendihalduse korraldusest aastal 2001.

Aja möödudes on dokumendihalduse korralduse tähtsus kasvanud - meid ümbritseb info, andmed, mida tuleb hoida, säilitada. Info hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis toovad endaga kaasa vajaduse veel hoolikamalt antud valdkonda reglementeerida: määratleda vastutused, dokumentide loomise protsessid.

Dokumendihalduse valdkonna korralduse eest vastutab sekretär - asjaajamise eest vastutav isik (üldvastutus lasub organisatsiooni tippjuhil). Sõltumata ametinimetusest on asjaajaja töö muutunud - tehniline töö on asendunud sisulise infotööga, mis eeldab erialaseid oskusi, teadmisi.

Asjaajaja roll organisatsioonis

* juhi/juhtide tegevuse toetamine * juhile ja büroole vajaliku töökeskkonna tagamine * nõustamine * tööst ja oskustest sõltub organisatsiooni maine, oluline on roll organisatsioonikultuuri hoidmisel ja arendamisel

* võib-olla ka süsteemiadministraator, projektijuht jne.

Seda nimekirja võiks igaüks meist täiendada. Oluline on mõista, et sekretärist organisatsioonis sõltub väga palju. Tihtipeale on töös takistuseks juhtkonna ja kolleegide toetuse puudumine. Vahel tundub, et mõnes organisatsioonis on sekretär üksi oma töödega, kuid selleks, et organisatsioon edukalt toimiks, on vaja kõikide organisatsiooni liikmete toetust. Käesoleva artiklite sarja eesmärgiks ongi anda selgitavaid näpunäiteid ning ajakohast informatsiooni, kuidas oma tööd paremini korraldada, saada kindlustunnet oma edasises töös.

Iga valdkond vajab reglementeerimist. Dokumentide haldamist reguleeritakse riiklike normdokumentidega, väljatöötatud juhistega, juhendmaterjalidega, arvestada tuleb ka oma organisatsiooni tegevusvaldkonda reguleerivate õigusaktidega.

Normatiivaktidega tutvumiseks kasulikud lingid:

Riigikantselei juhendmaterjalid -

www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus

Rahvusarhiivi juhised -

www.ra.ee

Riigi Teataja - www.riigiteataja.ee

Ja veel, rõõmustav uudis - kinnitatud on kauaoodatud standard EVS 882-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri"?. Standardikomitee TK 22 on korraldamas koolitusi, millest teavitatakse täiendavalt.

Järgmisel korral juba õigusaktidest pikemalt.

Artikli autor Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli Sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja, on andud nõusoleku vastata ka Sekretar.ee lugejate küsimustele, mis puudutavad asjaajamise korraldamist ja dokumendihaldust. Seega - kui igapäevases töös on tekkinud küsimusi, millega oma jõududega hakkama ei saa, siis pange oma mure kirja. Iga dokumendihalduse e-õppe peatüki (ilmuma hakkavad need regulaarselt kord nädalas) lõpus kommenteerib Janne üht probleemi. Oma küsimused saata julgelt aadressile janne.kerdo@tmk.edu.ee

Osale arutelus

  • Piret Birk

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Aasta suurejooneliseim sündmus Radisson Blu Sky Hotelis!

Jõulupidu, kui üks ettevõtte olulisemaid sündmusi, on oodatud nii töötajate kui ka koostööpartnerite poolt. Radisson Blu Sky Hotel pakub peohõngulist atmosfääri ning erakordset elamust, mida elevusega oodatakse ja soojusega meenutatakse. Meie eesmärgiks on täita teie soovid ja ergutada maitsemeeli hõrgutistega, milles traditsioonid kohtuvad mitmekesise tänapäevaga.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara