Riiklikud normdokumendid: arhiiviseadus, arhiivieeskiri (2)

Hea tava eeldab, et

  •   organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud
  •  reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on määratletud vastutus (Tiiu-Reet Kõrven).

Dokumentide haldamist reguleeritakse riiklike normdokumentidega, väljatöötatud juhistega, juhendmaterjalidega, arvestada tuleb ka oma organisatsiooni tegevusvaldkonda reguleerivate õigusaktidega.

Riiklikud õigusaktid, nende olulisus dokumendihalduse korraldamisel


Arhiiviseadus (1998)

  •  seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused, esitab sätted arhivaalide kaitse kohta.
  •  seab sisse arhiivijärelevalve, mis on meetmete süsteem, mis tagab kontrolli avalike arhivaalide kogumise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, juurdepääsu korraldamise, arhivaalide kohta andmete arhiiviregistrisse kandmise ning hävitamise üle ja asutuste asjaajamise vastavuse seadusele, arhiivieeskirjale ja asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele.
  •  seadus kehtestab arhivaali valdaja vastutuse arhivaali säilimise ja hävitamise õiguspärasuse eest.
  • Oluline arhiiviseadusest:

  • asjaajamine peab olema vastavuses riiklikele normdokumentidele
  • asutusel lasub vastutus arhivaalide hoidmise ja säilitamise eest ettenähtud säilitustähtaja jooksul
    • säilitustähtaja määramisel võetakse aluseks riiklikud, tegevusvaldkondi reguleerivad õigusaktid
  • arhivaalide juurdepääsupiirangud
    • delikaatseid isikuandmeid sisaldavale arhivaalile on juurdepääs võimalik kohtu nõudmisel või juurdlus- või eeluurimisorgani või asjaomase isiku kirjalikul loal või pärast tema surma tema abikaasal, vanematel, lastel, lastelastel, vendadel ja õdedel ning teistel isikutel ja asutustel isikuandmete kaitse seaduse ja avaliku teabe seadusega ettenähtud alustel ja korras ning kooskõlas vastavat valdkonda reguleerivate seadustega.
    • ärisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 20 aastat, alates teabe tunnistamisest ärisaladuseks. Ärisaladust sisaldava arhivaali kasutamine enne juurdepääsupiirangu lõppemist on võimalik omaniku loal või kohtu-, juurdlus- või eeluurimisorgani nõudel.
    • asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud arhivaalide kohta kehtestab juurdepääsupiirangud asutuse juht avaliku teabe seaduses sätestatud korras. Juurdepääs sellisele teabele võimaldatakse avaliku teabe seadusega ettenähtud korras.

    Arhiivieeskiri (1998)

  • arhiiviseaduse rakendusakt, mis sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise, arhivaalide hindamise, hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, kasutamise ja avalike arhiivide poolt arhivaalide kogumise nõuded ja korra.
  • eeskiri kehtib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele, eraõiguslikele juriidilistele ja füüsilistele isikutele (edaspidi arhiivimoodustajad).
    • eraõiguslikele juriidilistele ja füüsilistele isikutele kehtib arhiivieeskiri avalike ülesannete täitmise käigus tekkivate avalike arhivaalide osas ning eraarhivaalide osas, kui käesolev eeskiri seda otseselt sätestab.
  • arhiiviseaduse ja eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad:
    • tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise (sõltumata teabekandjast)vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
    • tagavad kontrollimist (auditeerimist) võimaldava asjaajamiskorralduse;
    • ärgivad arhiveerimisel provenientsiprintsiipi (nimetatakse ka päritoluprintsiibiks- üht päritolu dokumente tuleb hoida koos);
    • täidavad arhivaalide säilitusnõudeid;
    • tagavad juurdepääsu arhivaalidele;
    • võimaldavad avaliku arhiivi esindajale arhiivijärelevalve teostamisel tutvuda arhivaalide olemasolu ja säilitustingimustega;
    • määravad kindlaks arhivaalide alalhoidmise, korrastamise ja arhiivi üleandmise eest vastutavad isikud või ametikohad.

    Oluline arhiivieeskirjast:

  • vastutava isiku määramine
  • sarjade moodustamine ja dokumentide loetelu koostamine
  • arhivaalide säilitustähtaegade kehtestamine
  • arhivaalide loetelu koostamine
  • arhivaalide hindamine, säilitamine (arhivaalide säilitusnõuded), kaitse ja kasutamine
  • arhivaalidele juurdepääsu korraldaminearhivaalide hävitamine või arhiivi üleandmiseks eraldamine
  • arhiivi ohuplaani koostamine.
  • Organisatsioonis kehtestatakse arhiivihalduse tegevused asjaajamiskorras või eraldi regulatsioonina.


    Normatiivaktidega tutvumiseks kasulikud lingid:

    Riigikantselei juhendmaterjalid -

    www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus

    Rahvusarhiivi juhised -

    www.ra.ee

    Riigi Teataja - www.riigiteataja.ee

    Artikli autor Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli Sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja, on andud nõusoleku vastata ka Sekretar.ee lugejate küsimustele, mis puudutavad asjaajamise korraldamist ja dokumendihaldust. Seega - kui igapäevases töös on tekkinud küsimusi, millega oma jõududega hakkama ei saa, siis pange oma mure kirja. Iga dokumendihalduse e-õppe peatüki (ilmuma hakkavad need regulaarselt kord nädalas) lõpus kommenteerib Janne üht probleemi. Oma küsimused saata julgelt aadressile janne.kerdo@tmk.edu.ee

    Osale arutelus

    • Piret Birk

    Raadio ettevõtlikule inimesele

    Hetkel eetris

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

    Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

    Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

    Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

    Küsitlus

    Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

    • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
      28%
      28%
    • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
      17%
      17%
    • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
      10%
      10%
    • Suvepäevi ei peeta
      45%
      45%

    Valdkonna tööpakkumised

    ÄRIPÄEV AS otsib ASSISTENTI

    Äripäev AS

    28. september 2018

    Teabevara