Lugeja kirjutab: Combiwood Oü juhid Virko Lepmets ja Arvo Türner hindavad head sekretäri kõrgelt

Mida ootab firmajuht sekretärilt? Millistest kriteeriumitest lähtutakse personalivalikul? Vestlusringis jagavad oma mõtteid Combiwood Oü juhid Virko Lepmets ja Arvo Türner.

Puiduettevõte Combiwood Oü on loodud 2005. aastal, tootmis- ja büroohoone asub Lõuna-Eestis, looduskaunis Helme vallas, Möldre külas. Peamisteks artikliteks on höövelliistud, mida eksporditakse Skandinaavia riikidesse ja Jaapanisse. Hetkel töötab ettevõttes 60 inimest.

Virko Lepmets
(31) on vastutav Combiwood Oü müügi ja välissuhtluse eest, varem töötanud ka Aravete Saeveski ning Viljandi Liimpuidu juhatajana.

Arvo Türner
(45) tegeleb tootmise arendamisega. Eelnevateks töökohtadeks on Eesti Höövel ning Ha-serv.

Milliste kriteeriumite järgi sekretäre valite?

Virko Lepmets (VL): Soovitatav oleks kindlasti eelnev töökogemus. Ka see, et sekretär suudaks vajadusel ka raamatupidajat aidata. Peaasi, et ta on õppimisvõimeline ja korrektne inimene. Hetkel otsimegi sekretäri, senine sekretär on lasehoolduspuhkusele minemas. Täna hommikul üks kandidaat ka käis, õmblejaks õppinud, aga näha, et korrektne ja tundus, et võiks hakkama saada.

Nii et haridus ei ole kõige olulisem?

VL: Elementaarseid asju peab oskama, seega haridus on suureks plussiks ja eeliseks, aga töö õpetab samuti. Keelteoskus on väga oluline, sissetulevatest kõnedest on päris suur osa välismaa äripartneritelt ning firma prestiižile umbkeelne sekretär väga hästi ei mõju. Inglise keelt peab kindlasti oskama.

Millisel tasemel?

VL: Peale elementaarsete viisakusväljendite peab sekretär kindlasti valdama mingil määral ka erialast keelt. Small talk"™ i valdamine ei ole ka vähetähtis, seda eelkõige firmas vahetul suhtlemisel.

Aga kui oluline on vene keele oskus? Noortel eestlastel ei ole vene keele oskuse tase eriti hea, Tallinnas on näiteks pangatelleriks või sekretäriks kandideerivatel vene noortel, kes riigikeelt oskavad, suur eelis eestlaste ees.

Arvo Türner (AT): Vene keele oskust oleks ikka vaja. Asume ja tegutseme ääremaal, Läti piiri ääres ning piiriülesel suhtlemisel on juba igapäevases elus suur roll. Nii võibki öelda, et lätlased "arendavad"? meil keelt.

VL: Aga põhiline on ikka inglise keel, kuigi teisalt suhtlevad lätlastest äripartnerid parema meelega vene kui inglise keeles.

Mille järgi tunnete ära, et sekretär saab hakkama?

AT: Sekretär peab olema aktiivselt tähelepanelik klientide suhtes, kindlasti pakkuma ka kohvi või teed, mitte istuma omaette nurgas.

Milline on sekretäri roll tööõhkkonna loomisel?

AT: Sekretär suhtleb nii firma juhtide kui ka töölistega. Meie firmas jagavad õnneks töölised üsna julgelt ka meiega oma muresid, arvatavasti sellepärast, et suhtleme iga päev vahetult alluvatega ega kasuta nii-öelda vahelülisid.

VL: Personalijuhi rolli sekretäri töös ikkagi alahinnata ei saa. On väga oluline, et liinitöölistel ja kontoril oleks side, sest iga probleemiga juhataja jutule ei julgeta tulla, iga probleemiga pole muidugi ka vaja juhataja jutule tulla ning nii on ka omamoodi mõistetav, et kõiki muresid nad meile ei räägi. Nii, et sekretäri roll on vahel oluline ka parema ja usalduslikuma suhte loomisel ettevõtte seest ning tal on teinekord võimalus rääkida mõlema poolega ja vahendada ühe pooleni seda, mis teisel hinge peal.

Kui suur võiks olla sekretäripoolne initsiatiiv?

VL: Ausalt öeldes, päris suur. Sekretär peab nägema probleeme, mitte passiivselt istuma ja ootama juhipoolseid instruktsioone. On oluline tunnetada juhi vajadusi ja näha probleeme. Kitsaskohti oleks minu arvates väga soovitav välja tuua ning hiljem on juba juhi otsustada, mida ta konkreetse probleemiga ette võtab. Initsiatiiv on tähtis, mina pean seda küll vajalikuks.

Kuidas sina ülemusena näitad välja, kui oled rahul alluvaga?

VL: Lihtsate töömeestega suhtleme tootmishoones aktiivselt ringi käies ning ütleme kui töö on hästi tehtud "” see on väga oluline. Sekretär on kontoriinimene, õlale patsutamas ei ole käinud.

Kas sekretärile on raskem öelda, kui midagi on halvasti? Töötate ju "ninapidi koos"? kogu aeg?

VL: Kindlasti on raskem öelda kontoris töötavatele inimestele, aga siinkohal peab juht tunnetama, kuidas oleks kõige "valutum"? probleemist rääkida. Inimesed on ju erinevad.

AT: Ausalt öeldes vahel ei ütlegi ja kui võimalik, üritan ära laveerida.

Külastate ka teisi ettevõtteid, kuidas üleüldine sekretäride tase tundub?

AT: üldine tase on hea.

VL: Sekretär jääb kohe silma. Käisime hiljuti Lätis, Arvo ütles kohe, et näe, teil on uus sekretär.

Mis te arvate, kas sekretär võiks olla ka meessoost? Või tekitab see eelarvamusi?

VL: Natuke vist ikka tekitab küll eelarvamusi. Sekretäri töö eeldab korrektsust "” andmete sisestamine ja muud analoogsed ülesanded. Mina arvan, et naised on selles valdkonnas ikkagi paremad. Sekretäri isikuomadused on pigem naisel. ülemuse ja mehena kipun mõnes asjas pisut lohakas olema, aga firma ei saa endale lohakust lubada (vähemalt teatud asjades). Mina oma ettevõttesse ei valiks meessoost sekretäri.

AT: Mina ka ei valiks.

Kas ainult sellepärast, et te eeldate, et leiate sobivad isikuomadused naistel? Või on mingeid põhjusi veel?

VL: No ma arvan, et sellisel juhul (kui valiksin meessoost sekretäri) oleks tal mingi teine nimetus, ta ei oleks sekretär vaid näiteks juhiabi. Mees kindlasti ise ka nõuaks mingit muud nimetust. Sekretär on eelkõige naine, ma olen ikkagi stagnant selles mõttes"¦

Seega mõjutab inimese enesehinnangut ametinimetus?

VL: Olen kohanud ka naissoost sekretäre, kes soovivad ametinimetuseks juhiabi, personalijuht või miski muu, kuid mitte mingil juhul ei taha olla sekretärid. Ka lihttöölistele on see oluline, et töölepingus ei oleks "tööline"? vaid operaator. Mina ise nimes probleemi ei näe.

Kas teie kui tööandjate seisukohast oleks mõttekam võtta tööle selline inimene, kelle "lagi"? ongi sekretäri ametikoht või hoopis ambitsioonikas, edasipüüdlik ning tark naine, kes oleks küll mõnda aega sekretär kuid siis ühel hetkel "ära lendaks"??

AT: Parem oleks teine variant, mingu või edasi, aga kui sekretär areneb, areneb edasi ka firma. Kui aga tuim sekretär nurgas istub, ei mõju see ettevõttele tervikuna hästi.

VL: Mina jällegi arvan teisiti. Kui on hea sekretär, kes teeb oma tööd hästi, on kõik rahul. Juhul aga, kui kasvab "üle pea"?, oled ühel hetkel sekretärita.

AT: Sekretär peaks ikka edasi arenema.

VL: Seda küll, ta peab kindlasti igati õppimisvõimeline olema "” näiteks kõikide uute seadustega kursis olema ja end pidevalt täiendama. Võib aga juhtuda, et koolitad sekretäri, palganõue kasvab ja ühel hetkel on ta läinud"¦ Aga eks iga amet muidugi ammendab varem või hiljem ning inimene tahab muutust.

Milline on hea sekretär?

VL: Kindlasti peab olema korrektne ning mina pean oluliseks, et sekretär ka nägus oleks. Sekretäride ilu panevad tegelikult firmajuhid vägagi tähele, müügijuhtidega vesteldes tuleb see alati teemaks, kui kuskil firmas on kena sekretär. Meil oli näiteks Viljandi Liimpuidus väga kena sekretär ning kui kliendid tulid, ei saanud tema lauast kaugemalegi ja pärast ei tahtnud ära minna (naer).

AT: Suhtleja peab olema. Võib olla ka vanem inimene, aga peab olema korrektne ja täpne.

VL: Kiire reageerimisvõime peab ka olema. Näiteks kui Arvol või minul on mingi mõte peas, peab sekretär kohe teadma, kust millist infot kiiresti hankida.

AT: Süsteemilooja peab olema"¦

VL: Sekretär peab meid ka mõõdukalt tagant torkima, et asjad ikka tehtud saaks. Näiteks eelmises firmas (Viljandi Liimpuidus) ei olnud meil mingil hetkel sekretäri kuid ISO-standarditele vastamiseks on firmale väga vajalik korrektne inimene, kes on valmis tegelema tohutu hulga paberitega ja bürokraatiaga ning samas ülemusi "tagant torkima"?. Loomulikult läks asi sekretäri puudumisel käest ära ning palkasime esimesel võimalusel korrektse ja tubli sekretäri.

AT: peamine on ikka hea suhtlemisoskus, et oskaks ikka kliendid ära võluda. Samas ei ole sekretär kindlasti mitte ainult visiitkaart.

VL: Oluline on, et sekretär teeks oma töö õigel aja ära, et asjad ei jääks ripakile. Kui on konkreetsed tähtajad, siis eeldan, et töö on ka selleks ajaks valmis. Korrektse mulje peab jätma, see on isegi tähtsam kui haridus. Veel võib lisada, et hea sekretär peab omajagu olema ka hea psühholoog, oskama suhelda ning hästi läbi saada erinevate inimestega. Sekretär on ühendav lüli, mis hoiab ära intriigide tekkimise, selleks peab ta aga hästi tunnetama, mis on õige ja mis vale ning olema väga usaldusväärne.

Osale arutelus

  • Kristi Helme

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

BVT PARTNERS otsib BÜROOJUHTI

Tammiste Personalibüroo OÜ

28. juuni 2018

Teabevara