Mida jälgida üritus-turundusagentuuri valikul?

Turundusjuhid seisavad sageli valiku ees, kas korraldada firmaüritus ise, kaasata üritusturundusagentuur või koguni -agentuurid. Mõlemal valikul on omad plussid ja miinused, mida tuleb otsust tehes kindlasti hoolikalt kaaluda.

Hea soovitus on, et koostööpartnerit kaasates tagatakse sündmuse organiseerimiseks piisavalt inimesi, piisavalt kogemusi, piisavalt palju ideid ja lisaks jagub ka piisavalt aega. Koostööpartnerita on üks inimene, vähe kogemusi, põhitöö võtab kogu aja ning ürituse korraldamiseks seda napib, ähvardavad liiga suured riskid, on vähe julgust ning ollakse kinni vanades tavades.

Kui nimetatud faktid hoolikalt läbi mõelda ja kaaluda, jõuab väga ruttu ka selgusele, kumba varianti tasuks eelistada. Levinuim on segavariant, kus projekti juhitakse firma seest, kuid lisaks kasutatakse koostööpartnerite, sealhulgas ka sündmusturundusagentuuri abi.

Kui aga on jõutud arusaamisele, et kasulikuma ja efektiivsema tulemuse saavutamiseks on kindlasti vajalik palgata sündmust organiseerima agentuur, tuleb esimesed sammud väga hoolikalt läbi mõelda. Alustada võiks sellest, et otsustada, millist abi täpselt vaja on. Vastavalt sellele saab asuda otsima koostööpartnerit.

üritusturundusagentuuri valikul tuleb tugevasti toetuda eelnevale kogemusele. See mängib rolli lõppeesmärgi saavutamisel. Kui juhtub, et üritust planeerival ettevõttel endal pole kogemust, võib julgelt teadjamatelt ja tuttavatelt nõu küsida.

Lähtudes saadud infost, saab juba valida välja kaks kuni kolm teenuseosutajat, kellelt küsida konkreetne pakkumine sündmuse korraldamiseks.

üritusturundusagentuuri valides arvesta kindlasti ka agentuuri varasemat (positiivset) kogemust. Küsi sirvimiseks nende portfooliot ja viimaseid töid ning tagasisidet tööde kohta. Süvene ideesse, mida agentuur pakub; mõtle, kas see on küllalt hea. Mida täpsemalt saad pakutud ideed kasutada, seda parem.

Valikut tehes lähtu oma eelarvest ja pakutud ajakavast ning kaalu, kas need on sinu sündmuse jaoks mõistlikud. Jälgi, et eelarve oleks läbipaistev ja algusest peale arusaadav.

Oluline on teada, et alati on sündmuse ettevalmistamisel ja korraldamisel kohustusi, mille tellijaettevõte peab enda kanda võtma. Otsustamisel tuleb olla objektiivne ja küsida, kas nende ülesannetega ka hakkama saadakse.

Suur osa ettevõtetest ostab reklaamiideed ja vahel ka terviklikud turunduslahendused kalli raha eest väljastpoolt sisse. Oma kogemustest saan aga väita, et tihti võib firma töötajailtki tulla väga leidlikke lahendusi. Näiteks, kuidas saaks veelgi paremini kliente teenindada või milline võiks olla uus toode, teenus või hoopis ettevõtte sünnipäevapidu.

Seega tasub üritusturundusagentuurile maksmise asemel alati kaaluda ka oma töötajate kaasamist suve- ja talvepäevade või muude firmapidude korraldamisse.

üritusturundusagentuur olgu kogenud ja ideerikas

* Agentuuri valikul pea silmas: agentuuri varasemat ürituste korraldamise kogemust, portfoolio suurust ja mitmekesisust;* kas agentuur pakub täisteenust;* soovitusi ja tagasisidet ettevõtetelt, kellele kaalukausil olev üritusturundusfirma on oma teenuseid varem pakkunud;* professionaalse meeskonna olemasolu agentuuris;* kas agentuuril on piisavalt palju innovaatilisi ideid ja kõrge loovusega meeskond;* kas meeskonnaliikmed oskavad näha ning tähele panna ka erinevaid pisidetaile;* kas pakutav projektijuht on küllalt põhjalik, süsteemne ja sõnapidaja;* kas projektijuht on vajadusel kiirelt kättesaadav ning võimeline operatiivselt päringutele vastama;* kas projektijuht suudab leida kriitilistel hetkedel kiireid ja toimivaid (eri)lahendusi;* mõtle, mis on korraldatava ürituse eesmärk ja kas partnerite kaasamine on üldse tingimata vajalik;

* kohtu valitud agentuuri(de) esindajatega, et veenduda, kas nende suhtumine koostöösse ning teie nägemus koostööst on sarnased.

Allikad: Tiina Shein, Anneli Vask, Neeme Kari

Osale arutelus

  • Tiina Shein

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine